Flexibles ERP-System für den deutschen Mittelstand

ERP-System steht für „Enterprise-Resource-Planning-System“ – gemeint ist damit eine Unternehmenssoftware zur Strukturierung der Betriebsressourcen. Mit einem ERP-System sind Unternehmen in der Lage, alle Geschäftsprozesse einer Firma optimal abzubilden und zu steuern. Durch den umfassenden Einblick in alle Unternehmensbereiche wie Buchhaltung, Lager, Einkauf, Verkauf, CRM oder Produktion lassen sich schnell Potenziale zur Verbesserung identifizieren.

Viele weitere Informationen wie sich On-Premise- und Cloud ERP-Systeme unterscheiden oder wie die Einführung eines ERP-Systems abläuft und welche Kosten bei der Implementierung einer ERP-Software zu erwarten sind, haben wir für Sie zusammengestellt.

ERP-Systeme werden meist als Komplettlösungen oder als modulare Software angeboten. Die Basis bildet immer eine einheitliche Datenbank, die Anwendungen für alle betriebswirtschaftlichen Unternehmensbereiche bietet. ERP-Systeme wie Haufe X360 stellen Unternehmen Daten und Informationen in Echtzeit bereit, sodass alle Geschäftsprozesse effizient und kostensparend gestaltet werden können. Ausführliche Informationen zum Aufbau und den Funktionen von ERP-Systemen.

Moderne ERP-Systeme, wie Haufe X360, sind häufig modular aufgebaut und Funktionen sowie Prozesse lassen sich flexibel an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens anpassen. Diese ERP-Systeme bieten eine breite Palette an Funktionen und Branchenlösungen, die eine nahtlose Integration und hohe Benutzerfreundlichkeit ermöglichen. Insbesondere für mittelständische Unternehmen bieten cloud-basierte ERP-Lösungen maßgeschneiderte Funktionen und eine benutzerfreundliche Oberfläche, um den Anforderungen der digitalen Transformation gerecht zu werden. 

Ein ERP-Programm ermöglicht es, alle Geschäftsprozesse digital abzubilden, zu steuern und zu optimieren. Zu diesem Zweck verfügen ERP-Systeme für den Mittelstand in der Regel folgende Kernfunktionen oder Module:

• Warenwirtschaft (oder Materialwirtschaft)
• Materialbedarfsplanung und Lagerwirtschaft
• Einkauf und Verkauf
• Buchhaltung und Finanzwesen

Manche ERP-Systeme bieten zudem erweiterte Funktionen für die Bereiche an:

• Projektmanagement
• Controlling
• Qualitätsmanagement
• Marketing und Vertrieb
• Personal und Human Resources
• Kundenmanagement (CRM)
• Dokumentenmanagement (DMS)
• Außendienststeuerung
• Produktion

Hier finden Sie welche Module die ERP-Lösung für den Mittelstand von Haufe X360 bietet

Achtung: Es gibt aber auch ERP-Systeme, die nicht modular aufgebaut sind. Diese Systeme kommen oft als monolithische Spezial-Lösungen, bei denen alle Funktionen fest integriert sind. Während solche Systeme eine schnelle Implementierung ermöglichen und keine zusätzlichen Anpassungen erfordern, können sie weniger flexibel sein, wenn es darum geht, spezifische Geschäftsanforderungen zu erfüllen oder in einer sich schnell verändernden Unternehmensumgebung zu skalieren. Auch müssen in solchen Fällen alle Funktionen bezahlt werden - ob diese genutzt werden oder nicht.

Kurz gesagt: Der Einsatz einer ERP-Lösung wirkt wie ein Effizienz-Booster auf Unternehmen und reduziert Arbeitszeit besonders für Dokumentations-, Routine- und Verwaltungstätigkeiten. Digitalisierte und vernetzte Geschäftsprozesse und das Agieren auf einer einheitlichen Plattform sparen darüber hinaus Zeit und Geld. Gleichzeitig arbeiten Mitarbeiter effizienter und die Unternehmensleitung hat ohne lange Prozesse der Datenerhebung alle essenziellen Kennzahlen im Blick. Neben Automatisierungen, Smart-Data-Auswertungen, Automatisierung durch den Einsatz von KI und ein effizientes Produktdatenmanagement in Verbindung mit einer vorausschauenden Materialbedarfsplanung liefern die Grundlage für fundierte Entscheidungen.

Vorteile von ERP-Systemen

Skalierbare und miteinander verzahnte Dienste bieten alle Möglichkeiten, die individuelle Entwicklung des Unternehmens ERP-seitig abzubilden – vernetztes und mobiles Arbeiten ermöglichen dabei weitreichende Freiheiten. Cloud-basierte ERP-Lösungen wie Haufe X360 sparen zudem eigene IT-Ressourcen. Automatische Updates und Aktualisierungen halten das ERP immer auf dem aktuellen Stand, sodass eine kostengünstige Daten- und Systemsicherheit kostengünstig gewährleistet ist.

• Hohe Zuverlässigkeit bei geringer Kapitalbindung
• Hohe Effizienz bei weniger Stress für die Mitarbeiter
• Hohe Datenqualität und -sicherheit bei hoher Produktivität
• Niedrige Unterhaltkosten dank Cloud-Technologie und modularem Aufbau
• Optimaler Informationsfluss zwischen Abteilungen
• Orts- und zeitunabhängiger Zugriff aufs ERP-System
• Einheitliche Datenbank für die Abbildung der Prozesse aller Abteilungen
• Schnelle und unkomplizierte Integration in den Betriebsablauf
• Übersichtliche Reports in Echtzeit

Spezifische Vorteile von Haufe X360

Ein ERP-System wie Haufe X360, das speziell auf die Anforderungen des Mittelstands optimiert wurde, bietet kleinen und mittelständischen Unternehmen viele Vorteile:

• Optimiert speziell für die Anforderungen kleiner und mittelständischer Unternehmen (KMU).
• Flexible Anpassungsmöglichkeiten an individuelle Geschäftsprozesse ohne komplexe IT-Infrastruktur.
• Wächst dynamisch mit dem Unternehmen – ideal für wachsende Mittelständler oder Firmen in Transformationsphasen.
• Schnelle Einführung durch vorkonfigurierte Branchenlösungen sowie minimaler Schulungsaufwand dank intuitiver Benutzeroberfläche.
• Komplett auf einer modernen API-fähigen Cloud-Plattform aufgebaut, was niedrige Unterhaltskosten ermöglicht und Zukunftssicherheit gewährleistet. 
• Hosting auf Servern in Deutschland unter Einhaltung strenger Datenschutzstandards (DSGVO-konform). 
• Die Buchhaltung erfüllt die Vorgaben der GoBD sowie die Anforderungen der GeBüV.
• Nahtlose Anbindung an bestehende Systeme wie Finanzbuchhaltungssoftware oder branchenspezifische Anwendungen.
• API-basierte Erweiterbarkeit zur individuellen Anpassung an Geschäftsanforderungen.
• Speziell entwickelte Echtzeit-Dashboards und KPIs ermöglichen es Führungskräften, fundierte Entscheidungen schnell zu treffen.
• Vorgefertigte Module mit branchenrelevanten Funktionen speziell abgestimmt auf Branchenbedürfnisse (z.B., Produktion, Handel oder Dienstleistung).
• Benutzerfreundlichkeit steht im Vordergrund: Mitarbeiter können das System ortsunabhängig nutzen – sogar mobil via Smartphone oder Tablet-App.
• Kontinuierlicher Support durch Experten sowie regelmäßige Updates zur Weiterentwicklung des Systems basierend auf Kundenfeedback.

Da alle Daten in Echtzeit abrufbar sind, lassen sich unternehmerische Entscheidungen mithilfe einer ERP-Software für den Mittelstand jederzeit faktenbasiert treffen. Mithilfe eines ERP-Systems sind KMU in der Lage jederzeit auf Änderungen der Nachfrage oder Marktschwankungen zu reagieren.

Die Kosten für ein ERP-System können stark variieren. Die Preisgestaltung hängt maßgeblich von der Größe Ihres Unternehmens, der Komplexität Ihrer Geschäftsprozesse und den gewünschten Funktionen ab. Weitere entscheidende Faktoren sind:

• Unternehmensgröße: Wie viele Mitarbeiter und Abteilungen werden das System nutzen?
• Funktionsumfang: Welche Module und Schnittstellen werden benötigt und wie viele Mitarbeiter nutzen die jeweiligen Spezial-Funktionen?
• Betriebsmodell: Soll eine Cloud-ERP oder eine On-Premise-Lösung eingesetzt werden?
• Infrastruktur: Ist bereits Hardware vorhanden, oder muss in Server und Geräte investiert werden?
• Personalbedarf: On-Premise-Systeme erfordern meist zusätzliches IT-Fachpersonal für Wartung und Betrieb.

Zusätzliche Kosten einer ERP-Einführung
Neben den Anschaffungskosten fallen oft weitere Investitionen an, darunter:

• Schulungen: Schulungen für Mitarbeiter, um die Software effektiv zu nutzen.
• Datenmigration: Zeit und Ressourcen für die Datenmigration aus bestehenden Systemen.
• Server: Hardware-Anschaffung bei On-Premise-Systemen (z. B. Server).
• Betriebskosten: Laufende Wartungs- und Betriebskosten, insbesondere für On-Premise-Lösungen.

Warum Cloud-ERP wie Haufe X360 kosteneffizient sind
Cloud-ERP-Systeme wie Haufe X360 bieten deutliche Kostenvorteile:

• Kein Hardwarebedarf: Die Anschaffung teurer Server entfällt, da nur eine Internetverbindung und ein handelsüblicher Laptop oder sogar ein Smartphone benötigt werden.
• Geringere Schulungskosten: Dank einer intuitiven Benutzeroberfläche lernen Mitarbeiter schneller mit dem System zu arbeiten.
• Transparente Preisstruktur: Sie zahlen nur für die Funktionen und Module, die Sie wirklich benötigen, wodurch die Kosten flexibel skalierbar sind.
• Keine versteckten Betriebskosten: Wartung, Updates und Sicherheit sind im Abonnement enthalten und werden vom Anbieter übernommen.

Kostenkontrolle im ERP Projekt durch gute Vorbereitung
Eine sorgfältige Planung und die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Implementierungspartner können Kostenüberschreitungen vermeiden. Unerwartete Kosten, wie sie bei schlecht vorbereiteten Projekten auftreten, lassen sich so minimieren. Haufe X360 überzeugt durch schnelle Einführung, geringere Investitionskosten und ein klar strukturiertes Preismodell, das individuell an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. Vergleichen Sie verschiedene Anbieter und bedenken Sie nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch die langfristigen Nebenkosten wie Wartung, Schulungen und Updates. Ein gut geplantes ERP-Projekt zahlt sich langfristig aus – sowohl finanziell als auch durch effizientere Prozesse.

Ausführliche Informationen zu Kosten einer ERP-Einführung

Auf der Grundlage standardisierter Prozesse und der Zusammenarbeit mit starken ERP-Partnern sind wir in der Lage, ein "Fast-Track-Programm" für die Implementierung unseres ERP-Systems durchzuführen. Damit gelingt eine standardisierte ERP-Implementierung in nur zwei Monaten. Die einzelnen Phasen einer ERP-Einführung von Haufe X360 haben wir in unserem Blog ausführlich beschrieben.

Folgende Faktoren beeinflussen die Dauer und Aufwände einer ERP-Einführung:

• Komplexität der Unternehmensprozesse
• Grad der Abweichung vom Standard ERP-System
• Qualifikation der Mitarbeiter
• Größe des Betriebs
• Ziele der Implementierung
• Projektmanagement und Vorbereitung der ERP-Einführung

Einführung eines ERP-Systems

Für den Projekterfolg einer ERP-Einführung sind eine strategische Planung und ein sorgfältiges Vorgehen unerlässlich, egal welche Methode Sie dabei nutzen. Grundsätzlich ist es ratsam, allen Phasen einer ERP-Einführung volle Aufmerksamkeit zu schenken. Das Projekt beginnt mit der Erfassung und Darstellung des Status-Quo, der Erheben und Dokumentation all Ihrer Geschäftsprozesse und Anforderungen an das neue System. Dieser Schritt erfolgt mit Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, die die Prozesse tatsächlich durchführen.

Klassische Einführung

Bei der Einführung von ERP-Systemen gibt es verschiedene Ansätze. Das „klassische Vorgehen“ zeichnet sich durch eine strukturierte und phasenweise Umsetzung aus, die auf eingehenden Analysen und Planungen basiert. Hierbei werden wichtige Schritte wie Bedarfsanalyse, Systemauswahl, Implementierung, und Schulung durchgeführt. Die klassische ERP-Einführung verläuft nicht immer reibungslos, da mögliche Probleme mit der Software oft erst spät auftreten – meist in der Test- oder sogar erst in der Umstellungsphase. Eine Antwort auf dieses Vorgehen, ist die agile Einführung von ERP-Systemen.  

Agile Einführung

Im Gegensatz zur klassischen Methode bietet die agile ERP-Einführung eine flexible und iterative Herangehensweise, die besonders anpassungsfähig ist. Wichtige Schritte beinhalten die Erstellung eines MVP (Minimum Viable Product), kontinuierliches Feedback, regelmäßige Anpassungen und inkrementelle Verbesserungen des Programms und der Prozesse.

Der Begriff XRP kommt aus dem Englischen und steht für Extended-Enterprise-Resource-Planning (XRP). Bei XRP-Systemen geht nicht nur darum, die Ressourcen innerhalb des Unternehmens optimal zu planen und zu managen. Vielmehr binden Sie Kunden und Lieferanten durch Add-Ons und offene Schnittstellen an Ihr Unternehmen. Im Vergleich zu klassischen ERP-Systemen sorgt die offene Architektur einer XRP-Plattform für ein Höchstmaß an Flexibilität. Damit ist es möglich, neue Software-Lösungen unkompliziert in die Plattform zu integrieren und neue Geschäftsmodelle kosteneffizient testen.

Der Einsatz eines ERP für den Mittelstand stärkt die Wettbewerbsfähigkeit moderner Unternehmen. Nicht zuletzt, deswegen fördern Bundesministerien, Landesregierungen und die Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW) kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die ein ERP-System wie Haufe X360 einsetzen möchten mit nicht rückzahlbaren Zuschüssen und Darlehen.

Wichtige Adressen und alle Informationen zur ERP-Förderung haben wir Ihnen in unserem Blog bereitgestellt.

Der Hauptunterschied liegt im Betriebsmodell und der Infrastruktur:

On-Premise-ERP (Lokal auf eigener Infrastruktur gehostet): ERP-Programme gibt es bereits seit Anfang der 1990er-Jahre. Bis vor rund zehn Jahren waren dies überwiegend sogenannte "On-Premise-Lösungen". Dabei wird die ERP-Software auf eigenen Servern im Netzwerk des Unternehmens installiert und  auch vom Unternehmen selbst betrieben. Voraussetzung für On-Premise-ERP waren ein geeigneter Serverstandort und die Bereitstellung der gesamten Hardware. Unternehmen erwerben die Software dabei überwiegend über Lizenzmodelle.

Cloud ERP bzw. Hybride-On-Premise-Lösung (Teilweise lokal gehostet): Einen Zwischenschritt zur echten Cloud-Lösung stellen hybride On-Premise-Lösungen dar. Dabei wird die ERP-Software in der Cloud gehostet, sensible Daten verbleiben jedoch im Unternehmen und damit auf den Servern des eigenen Unternehmens. Hybride Systeme werden häufig als Cloud-Software vermarktet, was jedoch nicht das Gleiche bedeutet. Kunden mit hybriden ERP-Systemen haben das Risiko, dass Ihre ERP-Software nicht automatisch mit allen anderen Kunden des Anbieters die neuesten Updates erhält. Dies kann dazu führen, dass Sie mit Ihrem System auf einer veralteten Systemversionen stehenbleiben und wichtige Updates nicht eingespielt werden. Deshalb ist es wichtig, mit Software-Anbietern zu klären, ob ein als Cloud-Software angebotenes ERP eventuell hybride Eigenschaften besitzt, und wie und zu welchen Zeitpunkten bei Kunden die neuesten Software-Updates eingespielt werden.

Cloud-native ERP (SaaS): Der Breitbandausbau der letzten 15 Jahre führte dazu, dass IT-Ressourcen zunehmend in Rechenzentren gebündelt werden konnten. In der Folge kamen erste Cloud-ERP auf den Markt. Zentrale Rechenzentren bieten Unternehmen nicht nur Kosteneinsparungen durch den Verzicht auf eigene IT-Infrastrukturen, sondern ermöglichen auch den Zugang zu hochspezialisiertem Fachpersonal, das die Cloud-Software betreut und optimiert. Die ERP-Software wird als Software as a Service (SaaS) über ein Abonnement gemietet. Voraussetzung für die Nutzung ist lediglich eine Internetverbindung. Ein weiterer großer Vorteil von Cloud-ERP Lösungen sind globale Software-Updates. In regelmäßigen Abständen wird die Software für alle Kunden aktualisiert, Bugs behoben und neue Funktionen eingeführt. Cloud-native Systeme wie Haufe X360 zeichnen sich vor allem aber auch durch ihre API-Fähigkeit aus. Das bedeutet dass Drittanbindungen sehr einfach über die standardisierte API und Schnittstellen miteinander vernetzt werden können.

Ausführliche Informationen zu Cloud vs On-Premise in unserem Blog

Ein Cloud-Native-ERP wurde speziell für den Einsatz in der Cloud entwickelt, im Gegensatz zu angepassten On-Premise-Systemen die lediglich von lokalen Servern in die Cloud umgezogen sind. Es bietet maximale Skalierbarkeit, hohe Verfügbarkeit und nahtlose Integration von Updates und neuen Funktionen. Zudem ermöglicht es eine flexible Nutzung von überall, ist oft besser auf mobile Endgeräte abgestimmt und bietet modernste Sicherheits- und Verschlüsselungsstandards.