Was tun, wenn das alte ERP-System „über Nacht“ nicht mehr zur Verfügung steht – und man nur wenige Wochen Zeit hat, um ein neues zu implementieren? Die Einführung von Haufe X360 bei MODUL MT gibt darauf eine Antwort!
Jedes Produkt ein Unikat – auf dieser Basis ist Sondermaschinenbau eines der anspruchsvollsten Themenfelder innerhalb der Industrie: Spezialisten wie MODUL MT passen jede einzelne Maschine mit zahllosen Montageprozessen an den jeweiligen Einsatzbereich an. Außerdem erfordert das Ganze eine getaktete Warenwirtschaft, weil Hunderte von Zulieferteilen für die Maschine „just in time“ in der Werkshalle vorliegen müssen. Sonst droht Stillstand. Interessanterweise hat sich MODUL MT dabei einen Namen als „Verzahnungsspezialist“ gemacht: Die Wälzfräs- und Wälzschälmaschinen des Chemnitzer Unternehmens kommen also bei der Zahnradherstellung zum Einsatz – und das ist eine Produktionsaufgabe im Mikrometerbereich!
Allerdings – und hier startet diese ERP-Geschichte – ist das Unternehmen unter diesem Namen erst seit Anfang 2024 im Markt aktiv. Vorher war man Teil der global agierenden FFG Gruppe, wobei die Herauslösung aus dem Mutterkonzern direkt zu einem recht großen ERP-Problem führte: Die verwendete SAP-Version stand dem Start-Up nicht mehr zur Verfügung. Neu implementieren und eigene Lizenzen erwerben? „Das war keine Option. Die aufgerufenen Kosten für das SAP waren weit entfernt von unseren Möglichkeiten“, erklärt Mario Wiesel, IT-Verantwortlicher bei MODUL MT.
im Vergleich zu den Angeboten anderer ERP-Dienstleister
bei der Modellierung und Implementierung des Systems
für noch mehr Tempo
mithilfe von automatisierten Abfragen bei Zulieferunternehmen.
auf Basis von Scannern und vom ERP-System erstellten QR-Codes
für ein präzises Controlling der entstehenden Kosten
Der gesamte Implementierungsprozess war beeindruckend: Eine Testumgebung stand nach wenigen Wochen zur Verfügung. Zudem fanden erste Schulungen bereits statt, als ptc premium technologies noch an der Modellierung des Systems arbeitete. Haufe X360 ist in einer solchen Situation eine ausgesprochen flexible Lösung, die man mit einem extremen Tempo einführen kann.
Also machten sich die Maschinenbauer auf die Suche nach einer kostengünstigeren Alternative. Und nicht nur das: Auch auf Tempo kam es an, denn für die Implementierung standen maximal drei Monate bis zum Neustart des Unternehmens zur Verfügung! Vor diesem Hintergrund landete man bei Haufe X360 und dem Implementierungspartner ptc premium technologies – nicht ohne Grund, wie Geschäftsführer Peter Weißflog von ptc deutlich macht: „Unsere Arbeitsweise ist geradezu prädestiniert für eine solche Aufgabe. Wir arbeiten perfekt getaktet und zugleich sehr flexibel. Mit hohem Tempo erfassen wir die Strukturen von Unternehmen und bilden alle Prozesse in denkbar kurzer Zeit ab. Eine enge Kooperation mit vielen Workshops bildet dafür die Basis. Das hat auch bei MODUL MT sehr gut funktioniert.“
Werkzeugmaschinenbau ist eine Frage von Erfahrung – und die ist bei MODUL MT in großem Maß vorhanden: Das Unternehmen wurde bereits 1950 als VEB Zahnschneidemaschinenfabrik gegründet und durchlief nach dem Ende der DDR diverse Eigentümerwechsel. Letztlich ging es aber immer um Maschinen, mit denen man Zahnräder oder Wellen mit Verzahnungen herstellt. Das heißt: Wir sprechen hier von gewachsenen Produktionsprozessen – perfekt ausgelegt in jedem Detail, was auch für „SAP R/3“ galt. Mit diesem ERP-System steuerten die Spezialisten jahrelang ihre komplette Wertschöpfungskette von Warenwirtschaft und Einkauf über die Buchhaltung bis zur Produktionsplanung.
„Insgesamt war diese SAP-Version ziemlich veraltet und hatte einige Schwächen“, berichtet Mario Wiesel. „So konnte zum Beispiel unser Einkauf seine Bestellanfragen bei Zulieferern nicht aus dem System heraus versenden. Dafür musste man einzelne E-Mails anlegen, was viel Zeit kostete. Wir hatten uns aber mit solchen Problemen arrangiert.“ Die eigentliche Herausforderung begann gegen Ende des Jahres 2023, als Verantwortliche die Herauslösung des Unternehmens aus der FFG Gruppe verkündeten. „Zunächst nahm ich an, dass wir das SAP-System eine Zeit lang eingeschränkt weiter verwenden können. Das war aber nicht der Fall“, sagt Mario Wiesel. „Unser Ziel war demnach ein ERP-Neustart unter höchstem Tempo und mit ebenso neuem Datenbestand – alles wie ‚auf der grünen Wiese‘. Davon hing der Neustart des ganzen Unternehmens ab.“
Ab Januar recherchierte der IT-Verantwortliche nach denkbaren ERP-Alternativen – und erlebte nach eigener Aussage eine Reihe von Enttäuschungen: Zum einen waren die aufgerufenen Implementierungskosten viel zu hoch. Zum anderen kalkulierten die angefragten IT-Dienstleister mit Zeitfenstern von sechs bis neun Monaten für die Implementierung. „So viel Zeit hatten wir bei Weitem nicht. Wir wollten spätestens im April in vollem Umfang neue Aufträge per ERP abarbeiten.“ Am Ende kam der entscheidende Tipp von ptc premium technologies – die IT-Spezialisten hatten MODUL MT im Vorfeld beim Aufbau von neuen Hardware-Strukturen und der Zeiterfassung unterstützt. Ihre Empfehlung für eine kostengünstige und temporeiche ERP-Neuimplementierung: Haufe X360.
Aber ist es überhaupt möglich, ein ERP-System in zwei oder drei Monaten bei einem Unternehmen mit immerhin rund 60 Usern zu implementieren? Diese Frage stand am Anfang der Arbeit von ptc premium technologies. Die Antwort der Spezialisten war ebenso ungewöhnlich wie eindrucksvoll, denn es kam sozusagen zu einer „Parallelität der Ereignisse“: Während das System implementiert wurde, durchliefen erste User bereits „ihre“ Workshops in einem wöchentlichen Rhythmus. Diese parallele Schulungsphase dauerte zwei Monate und sorgte letztlich dafür, dass der Go-Live im April 2024 ohne größere Schwierigkeiten gelang.
Im Übrigen gab es eine wichtige Grundsatzentscheidung für noch mehr Tempo: Haufe X360 sollte „im Standard“ zum Einsatz kommen – „Customizations“ ausgeschlossen! „Das ist zumeist nur möglich, wenn das Unternehmen zu Veränderungen bereit ist und seine Prozesse entlang des ERP-Systems ausrichtet. Das war hier der Fall“, erklärt ptc-Geschäftsführer Peter Weißflog. „Wir konnten also sehr weitgehend auf die vorhandenen Strukturen von Haufe X360 zurückgreifen. Nichtsdestotrotz gehörte eine präzise Modellierung des Systems dazu. Dazu haben wir in einer Serie von Meetings alle zentralen Prozesse definiert und vor Ort gesichtet. Das war ein perfekter Ausgangspunkt für unsere Arbeit.“
Darüber hinaus punktete ptc premium technologies mit Gründlichkeit. So bereinigten die Spezialisten vor dem Import alle relevanten Daten. Viele Datensätze wurden sogar komplett neu angelegt. Außerdem stand den Maschinenbauern eine Testumgebung zu Verfügung. „Bei Änderungswünschen der User haben wir sehr schnell reagiert und viele Details in wenigen Stunden umgesetzt“, so Peter Weißflog. Im Übrigen wurden alle User ermuntert, wirklich jeden Prozess im System „durchzuspielen“ und das System bewusst zu stressen. So wurden etwaige Probleme systematisch aufgespürt. „Abschließend schwenkten alle Beteiligten sanft von der Testversion in den Live-Betrieb hinüber. Das war überhaupt kein Problem. Auf die perfekte Ausgangslage kam es also an“, fasst Peter Weißflog zusammen.
Im Endergebnis zeigt sich bei MODUL MT eine perfekte Steuerung per ERP-System – und das trotz der komplexen Produktionsprozesse im Maschinenbau. Das Ganze beginnt bereits beim Einkauf: Wenn ein Kunde eine bestimmte Maschine beauftragt, entsteht daraus zunächst einmal ein großer Bedarf von Zulieferer-Komponenten. „Und genau diesen Bedarf haben wir im ERP-System hinterlegt“, erklärt Mario Wiesel. „Das System weiß dabei nicht nur, was für Teile und Komponenten wir für die jeweilige Maschine bestellen müssen – gleichzeitig schlägt es uns verschiedene Lieferanten für jedes einzelne Zulieferteil vor.“ Im weiteren Verlauf genügt ein einfacher Klick und das System versendet „en bloc“ zahlreiche Preis-und Lieferanfragen an alle denkbaren Zulieferer. Und das heißt: Das anspruchsvolle Beschaffungs-Management im Maschinenbau „dampft“ auf einen rasanten und automatisierten Prozess zusammen.
Automatisierung, dazu eine perfekte Vorbereitung – unter diesen Maßgaben sind auch die ERP-Prozesse im Lager organisiert. Zum einen überprüfen Mitarbeitende jeden Wareneingang im Handumdrehen. Dazu genügt die Eingabe der Bestellnummer, die sich auf dem Lieferschein befindet. Haufe X360 ordnet diesen Eingang der Bestellung zu und druckt gleichzeitig QR-Codes aus, die man nur noch auf die Warenkisten aufkleben muss – eine wichtige Basis für fehlerfreie Prozesse: Nach dem Scanning dieser Codes informiert Haufe X360 über die richtigen Lagerplätze. Später stellen Scans sicher, dass die korrekten Bauteile (für eine aktuelle Produktionsaufgabe) aus den Regalen entnommen werden. „Insgesamt sorgen diese Prozesse für hochaktuelle Daten im ERP-System. Unser Einkauf kann zum Beispiel jederzeit überprüfen, welche Teile noch im Lager vorliegen und welche nachbestellt werden müssen“, fasst Mario Wiesel zusammen.
Bleibt zuletzt ein Blick auf Produktion. Hier dokumentieren alle Mitarbeitenden mithilfe von Haufe X360 ihre geleistete Arbeit – auf die Minute genau! Das ist besonders wichtig, weil die Produktionsprozesse recht komplex sind: Verschiedene Teams arbeiten parallel an unterschiedlichen Komponenten für dieselbe Maschine. Erst in der Endmontage kommt dann alles zusammen. Haufe X360 garantiert dabei einen ganzheitlichen Blick auf die geleistete Arbeitsmenge – und einen rasanten Abgleich mit den kalkulierten Kosten. Darüber hinaus laufen buchhalterische Kernprozesse stabil und fehlerfrei ab, wobei das ERP-System viele Zahlverfahren oder das Mahnwesen automatisiert. „Insgesamt stehen wir in diesem Feld noch am Anfang“, fasst Mario Wiesel abschließend zusammen. „Das hohe Implementierungstempo zu Beginn machte es einfach nötig, diverse ERP-Funktionen erst später einzuführen. Mit der Modularität von Haufe X360 ist das aber überhaupt kein Problem. Wir sind rundum zufrieden mit der Stabilität und Flexibilität des Systems.“
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