Digitale Unternehmensstrukturen sind heute ohne ein modernes ERP-System undenkbar. Gratulation, wenn Sie sich jetzt für die Einführung eines ERP-Systems entschieden haben oder den Wechsel Ihres in die Jahre gekommenen ERP andenken! Für den Erfolg einer ERP-Einführung ist neben der Systemauswahl auch eine sorgfältige Vorbereitung und ein ausgearbeiteter Projektplan unerlässlich. Damit Ihr ERP-Vorhaben reibungslos verläuft, sollten Sie daher nicht nur auf die Kosten bei der Einführung des ERP-Systems achten, sondern Ihre Aufmerksamkeit auch auf die einzelnen Projektphasen richten. Am Beispiel der Einführung von Haufe X360 ERP erläutern wir, wie eine ERP-Einführung ablaufen kann und weisen Sie auf kritische Phasen während der Einführung einer solch zentralen Unternehmenssoftware hin.
Grundsätzlich stehen Unternehmen bei der Einführung eines neuen ERP-Systems zwei unterschiedliche Vorgehensmodelle zur Verfügung. Um das Digitalisierungsprojekt umzusetzen, können Sie wahlweise auf eine „klassische“, lineare Einführung setzen oder die Möglichkeit einer agilen ERP-Einführung nutzen.
Die Praxis zeigt: Nach wie vor erfreut sich die klassische ERP-Einführung großer Beliebtheit bei den Unternehmen. Die Methodik der Einführung einer ERP-Software basiert auf eingehenden Analysen und verfolgt das Ziel, Prozesse zu optimieren. Auf dieser Grundlage wird die ERP-Lösung an das individuelle Anforderungsprofil des jeweiligen Unternehmens angepasst.
Beim klassischen Vorgehen besteht jedoch das Risiko, zu viele Anforderungen zu sammeln, ohne das System tatsächlich genutzt zu haben. Das hieraus resultierende Problem: Der Verzicht auf Erfahrungen aus der praktischen Anwendung sorgt häufig für hohe Kosten bei der Einführung eines ERP-Systems. Das Vorgehen sorgt zudem für eine lange Projektlaufzeit, bis das ERP in Betrieb gehen kann.
Die agile Einführungsmethodik verfolgt einen anderen Weg. Die Implementierungspartner von Haufe X360 haben mit dem agilen Vorgehen sehr gute Erfahrungen ausnahmslos gemacht. Bemerkenswert bei diesem Vorgehen: Bei der praxisorientierten ERP-Einführung erfahren Kunden häufig, dass viele als notwendig erachtete Anforderungen aufgrund der Mechanik und Arbeitsweise des Cloud-ERP-Systems gar nicht benötigt werden. Das minimiert nicht nur die Kosten, sondern reduziert auch die Dauer der ERP-Implementierung. Ein weiterer entscheidender Vorteil in der Praxis: Auf Basis eines ersten MVP (Minimal Viable Product) und einer Auswahl der mächtigen ERP-Grundfunktionen sammeln Mitarbeiter zu einem sehr frühen Projektzeitpunkt erste Erfahrungen mit dem neuen ERP-System. Daraus resultierende neue Anforderungen lassen sich in sogenannten Sprints gezielt umsetzen und gemeinsam mit der Implementierung weiterer Module iterativ einführen. Der Kunde erhält so Stück um Stück ein maßgeschneidertes ERP.
Auch wenn es so klingen mag, ist die klassische ERP-Einführung nicht gleichbedeutend mit einem problemlosen Verlauf, denn mögliche Probleme bei der ERP-Einführung treten hier erst zu einem späten Zeitpunkt auf – meist in der Testphase oder sogar erst bei der Umstellung auf das neue ERP-System. In dieser späten Phase der ERP-Einführung sind Änderungen vielfach mit Komplikationen verbunden. Grundsätzlich jedoch gilt: Späte Änderungen bei einer ERP-Einführung treiben die Kosten für die Einführung eines ERP-Systems in die Höhe und benötigen mehr Zeit zur Implementierung.
Die agile ERP-Einführung ist eine Antwort auf die beschriebenen Schwierigkeiten und dem Potential zur Kostenexplosion, die bei der klassischen Vorgehensweise auftreten können.
Auf der Grundlage einer klaren Struktur bietet die agile ERP-Einführungsstrategie flexible Möglichkeiten, um frühzeitig auf unerwartete Ereignisse zu reagieren. Zudem bindet die sukzessive Einführung der ERP-Software die Mitarbeiter eng in den Prozess ein. In der Regel wirkt sich das positiv auf die Akzeptanz der Beschäftigten aus. Weil die Software in vielen einzelnen Umsetzungsphasen eingeführt wird, wächst das Verständnis der Beschäftigten mit jeder Iteration und dem allgemeinen Projektfortschritt. Zudem gewährleistet die kontinuierliche Auseinandersetzung der Mitarbeiter mit dem ERP-System die Nutzerfreundlichkeit der Unternehmenssoftware.
Vor allem bei kleineren Projekten bietet die agile ERP-Einführung Vorteile. Die Methodik bindet alle Beteiligten eng in den Prozess ein und führt die Beschäftigten schrittweise aber kontinuierlich an das neue System heran. In der Folge verschwinden mögliche Vorbehalte sowie Überforderung. Die Vorteile werden deutlich und die Akzeptanz für die digitale Technologie steigt. Hinzu kommt, dass der Live-Gang erst dann erfolgt, wenn alle Abschnitte die Optimierungsphase erfolgreich abgeschlossen haben.
Die Frage, an welcher Stelle ein ERP-Projekt beginnt, ist einfach zu beantworten. In der Regel beginnen ERP-Einführungen mit dem Vorhaben, das Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen und die Performance der eigenen Geschäftsprozesse zu verbessern. Besondere Vorkenntnisse über die ERP-Technologie sind dabei erst einmal nicht erforderlich. Auch wenn die Einführung eines ERP alles andere als ein Kinderspiel ist: Angst oder Vorbehalte sind fehl am Platz. Der Prozess, ein Unternehmen auf eine digitale Grundlage zu stellen, folgt einem klaren Plan mit bewährten Abläufen. Im Falle von Haufe X360 stehen Ihnen erfahrene Implementierungspartner mit Branchenerfahrung an Ihrer Seite und machen die Transformation zu einer Erfolgsgeschichte. Erfahren Sie alles über die ERP-Einführung: Wir erläutern Projektphasen und bieten Ihnen hilfreiche Unterlagen wie Lastenhefte und Checklisten zur Unterstützung. Wenn Sie sich also ernsthaft mit dem Thema ERP auseinandersetzen, dann befinden Sie sich bereits in der ersten Phase – der ERP-Projektinitialisierung. Herzlich willkommen!
Bei der Einführung eines ERP-Systems beschreibt die sogenannte Projektinitialisierung den Auftakt des Digitalisierungsprozesses. Die Aufgaben sind vielfältig: Sinnvoll ist es, alle Stakeholder an einen Tisch zu bringen, um ein Budget zu definieren und dieses auch bereitzustellen. Ferner gilt es, die Aufgaben zu umreißen, die das ERP-Projekt mit sich bringt. Die Einbindung kompetenter Berater bereits bei der Projektinitialisierung sorgt für Verlässlichkeit hinsichtlich der erwartbaren Kosten, des Zeitrahmens und in puncto Personalaufwand.
Aufgabe der ERP-Projektinitialisierung ist es deswegen, Rahmenbedingungen zu schaffen, die einen Projekterfolg gewährleisten und gleichzeitig geeignet sind, um eine reibungslose Implementierung im Unternehmen sicherzustellen. Vor diesem Hintergrund ist ein planvolles Vorgehen unerlässlich. Der optimale Nutzen ist erreicht, wenn es gelingt, ein individuelles konfigurierbares ERP-System auszuwählen, das die jeweiligen Anforderungen des Unternehmens vollständig auf digitaler Ebene abbildet.
Der Star ist die Mannschaft. Dieser griffige Satz aus dem Sport lässt sich problemlos auf das ERP-Projekt übertragen. Mit der Benennung eines ERP-Projektteams legen Sie die personelle Grundlage für die Einführung einer ERP-Software. Struktur in das Projektmanagement zu bringen, ist ein wichtiges Element auf dem Weg zum Projekterfolg. Vor allem, wenn es um die Einhaltung von Zeitplänen oder Verantwortlichkeiten des Tagesgeschäfts geht, ist es wichtig, potenzielle Projektrisiken zu minimieren. Kernaufgaben des Projektmanagements sind die Einhaltung von Timeline und Budget sowie die Überwachung aller Maßnahmen.
An der Spitze des Projektteams steht ein ERP-Projektleiter – häufig auch als ERP-Projektmanager bezeichnet. Der ERP-Projektleiter verantwortet das gesamte Projekt. An dieser zentralen Stelle läuft die Ressourcenplanung des ERP-Projekts zusammen. Damit ist die Position des ERP-Projektleiter die wichtigste Personalie bei der Einführung eines ERP-Systems. Das Anforderungsprofil des ERP-Leiters ist durchaus anspruchsvoll. Idealerweise verfügt der Projektverantwortliche über einschlägige Projekterfahrung.
Wann genau der Projektplan erstellt wird, ist von Projekt zu Projekt unterschiedlich. Der Projektplan bei der ERP-Einführung sollte aber so früh und so detailliert wie möglich angefertigt werden. Idealerweise beinhaltet die Planung die Expertise von Beratern für die Planung und Implementierung der ERP-Software.
Der Projektplan definiert den gesamten Verlauf der ERP-Einführung. Nicht zuletzt deswegen gilt eine akribische Projektplanung als zentrale Grundlage des gesamten Projekts. Für den Erfolg ist es wichtig, dass alle Beteiligten den verabschiedeten Plan einhalten. Etwaige Verzögerungen oder andere Vorkommnisse müssen frühzeitig kommuniziert werden. Das bringt Klarheit und spart Geld. Wichtig: Kalkulieren Sie unbedingt Zeit- und Budget-Puffer für unerwartete Ereignisse ein.
Legen Sie einen fixen Termin für die Systemumstellung fest und mobilisieren Sie alle verfügbaren Ressourcen, um diesen auch wirklich einzuhalten. Definieren Sie im Projektplan außerdem exakte Zuständigkeiten und Projekt-Meilensteine: Stellen Sie klar, wer, wann, was erledigt haben muss, damit die nächsten Schritte erfolgen können. Legen Sie fest, über welche Kommunikationskanäle Informationen ausgetauscht werden. Der ERP-Projektleiter ist angehalten, definierte Meilensteine einzufordern. Treten Verzögerungen auf, ist es wichtig die Gründe herauszufinden und den Projektplan der ERP-Einführung entsprechend anzupassen.
Die Ausarbeitung einer Anforderungsanalyse dringt in die Tiefe des Unternehmens ein. Eine gute Vorbereitung und akribische Detailarbeit gehen an dieser Stelle vor Geschwindigkeit. Selbst für Mitarbeiter mit jahrelanger Erfahrung stellt das Vordringen in die technische Infrastruktur und die Prozessabläufe ihres Unternehmens eine Herausforderung dar.
Für das ERP-System sind die gesammelten Informationen und die daraus abgeleiteten Projektanforderungen von entscheidender Bedeutung für den Projekterfolg. Als Faustregel gilt: Je detaillierter die Anforderungsanalyse ausfällt, desto effektiver läuft der Gesamtprozess bei der Einführung des ERP-Systems ab. Oder anders formuliert: Im Resultat profitiert die künftige Software-Architektur von der akribischen Arbeit der Anforderungsanalyse.
Die Anforderungsanalyse mündet in einem sogenannten ERP-Lastenheft . Es gibt Strukturen vor, an denen sich die Einführung eines individuellen ERP-Systems orientiert – für den Projekterfolg ist es das Projekthandbuch. Festgehalten werden neben funktionalen auch technische Anforderungen, die das ERP-System abbilden soll.
Für viele Unternehmen ist es eine wichtige Erfahrung, ein Lastenheft zu erstellen. Bei der Auseinandersetzung mit dem eigenen Unternehmen lernen die Verantwortlichen viel darüber, wie das eigene Unternehmen wirklich funktioniert. Beschrieben werden im Lastenheft nur die Anforderungen – nicht die Lösungswege. Im Vordergrund stehen die Prozesse. Um die erforderliche Detailtiefe im Projekthandbuch zu implementieren, ist es ratsam, das spezifische Know-how der jeweiligen Fachabteilungen, die am Prozess beteiligt sind, aktiv in den ERP-Prozess zu integrieren.
Mit dem Zusammentragen der individuellen Anforderungen lässt sich typischerweise eine Vorauswahl geeigneter ERP-Systeme treffen.
Unsere Vorlage für ein ERP-Lastenheft unterstützt Sie bei der Planung Ihres neuen ERP-Systems. Mit ihr können Sie Ihre Anforderungen präzise festlegen und ein verbindliches Bild der Projektziele schaffen. Die detaillierte Arbeit am Lastenheft legt die Grundlage des Projekterfolgs, minimiert Risiken und sorgt für ein gemeinsames Verständnis im Projektteam.
Auf der Grundlage eines detaillierten Anbieterbriefings erfolgt im nächsten Schritt die ERP-Auswahl und damit einhergehend der Auswahlprozess eines passenden ERP-Anbieters. Wählen Sie aus dem Pool der Kandidaten Ihre Favoriten aus, und lassen Sie sich die ERP-Systeme von Anbietern oder Vertriebspartnern vorstellen. Achten Sie in dieser Phase unbedingt darauf, daß der ERP-Anbieter und der Implementierungspartner über Kenntnisse Ihres Geschäftsmodells verfügt.
Als Vorbereitung auf das erste Gespräch mit potenziellen Anbietern ist es empfehlenswert, sich folgende Fragen zu stellen:
Nach unserer Erfahrung lernen im Verlauf der Erstgespräche mit verschiedenen Anbieter auch Sie Ihre Bedürfnisse und Herausforderungen besser kennen als jemals zuvor. Gleichzeitig erfahren Sie, wie Sie eine passgenaue ERP-Lösung wie Haufe X360 dabei unterstützt, Ihre Ziele zu erreichen. Ratsam ist es, den Blick nicht ausschließlich auf die Funktionen zu richten, sondern darauf zu achten, ob die Software den Anforderungen Ihrer Branche, Kundenstruktur und Unternehmensgröße sowie den buchhalterischen Anforderungen Ihres Umsatzvolumens gerecht wird. Weitere Keypoints sind neben der Frage nach dem Sicherheitsniveau und der Skalierbarkeit auch die Anbindungsmöglichkeiten spezieller Branchen-Software.
Als ERP-Lösung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) hat das Erstgespräch bei Haufe X360 einen hohen Stellenwert. Mit Fokus auf nachhaltige und langfristige Kundenbeziehungen betrachten wir unser gemeinsames Erstgespräch vor allem als Matching-Termin und nicht als Gelegenheit zum Sales Pitch. Die Ergebnisse und Erkenntnisse aus einer bewusst intensiven „Discovery-Phase“, in der Sie früh Ihre Anforderungen mit einem unserer ERP-Partner besprechen können, präsentieren wir Ihnen nach Erstgespräch und Beratung. Dies erfolgt im Rahmen eines ERP-Workshops oder einer maßgeschneiderten Produkt-Demo.
Kontaktieren Sie uns unverbindlich und lassen Sie uns gemeinsam erleben wie Haufe X360 Ihr Unternehemn voranbringen kann.
Sobald die ERP-Auswahl getroffen ist und alle vertraglichen Details geklärt sind, startet die Implementierungsphase. Damit erfolgt der Startschuss für die technische ERP-Einführung durch den Implementierungspartner. Ziel des Implementierungsprojekts ist es, Ihre Arbeitsabläufe und Geschäftsprozesse in der ERP-Software zu verankern. Mit der ERP-Implementierung kommt Schwung in das Projekt, Arbeitspakete werden definiert und angegangen.
Nicht nur die eigene IT-Abteilung ist involviert, auch das Projektteam und andere Mitarbeiter werden möglichst früh in die Veränderungen einbezogen – dieses Fachwissen gewährleistet einen zügigen Projektfortschritt. So gerüstet, erfolgt nun die Anpassung des gewählten Systems an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens und die Implementierung eines Testsystems.
Bis zu diesem Zeitpunkt ist oder war das Lastenheft das zentrale Dokument des ERP-Projekts. In einem Workshop durchleuchtet der ERP-Anbieter gemeinsam mit Ihnen die Leistungen und Anforderungen, die im Lastenheft festgehalten sind. Dabei formuliert der Anbieter Lösungen zur Umsetzung der ERP-Prozesse sowie anderer Vorgaben und klärt über das Prozessdesign auf.
Ist eine Übereinstimmung hinsichtlich der Lösungen zwischen Ihnen und dem Implementierungspartner erzielt, werden die Ergebnisse in einem sogenannten Pflichtenheft festgehalten. Dort wird ausgeführt, wie der ERP-Anbieter die Vorgaben des Lastenhefts technisch umsetzen will.
Zeitgleich zum Implementierungsprozess finden in Ihrem Unternehmen diverse Schulungsmaßnahmen statt. Diese ERP-Trainings lassen sich in zwei Kategorien unterscheiden:
Zu Beginn der Implementierungsphase findet eine sogenannte ERP-Grundschulung statt. Ziel dieser Maßnahme ist es, Key-Usern einen Überblick über das ERP-System zu geben und sie im Umgang mit den wichtigsten Funktionen zu schulen. Die Key-User übernehmen eine zentrale Funktion, wenn ein ERP-System im Unternehmen eingeführt wird. Sie bilden das Bindeglied zwischen Projektleitung und Belegschaft. Aufgabe der Key-User ist es, die Akzeptanz des Projekts zu steigern und Vorbehalte gegen die ERP-Lösung aufzulösen. Ferner fungieren Key-User als Betreuer bei der Umsetzung. Zu einem späteren Projektzeitpunkt wird das Know-how der Key-User auch für Schulungen genutzt.
Gegen Ende der Implementierungsphase – wenn das ERP-System läuft – finden Mitarbeiterschulungen statt. In der Regel übernehmen Key-User die internen Schulungen. Diese Vorgehensweise stößt den innerbetrieblichen Wissenstransfer an und verankert das Know-how rund um das neue ERP-System fest im Unternehmen.
Damit erst gar keine falschen Vorstellungen aufkommen: Die Einführung eines ERP-Systems – ganz gleich, ob Cloud oder On-Premise – benötigt Zeit. Das gilt insbesondere für die technische Umsetzung. In dieser Phase der ERP-Einführung wird das System installiert und konfiguriert sowie die Prozesse des Unternehmens auf das neue System umgestellt. Beim sogenannten Customizing werden mithilfe von Tools, wie einem Prozessdesigner, die Unternehmensabläufe im System abgebildet und die Datenmigration vollzogen. Gleichzeitig wird das Corporate Design implementiert und Schnittstellen genutzt, um Module mit zusätzlichen Funktionen anzubinden.
Mit einer ganzen Reihe unterschiedlicher Migrationstests wird sichergestellt, dass das Datenmigrationskonzept funktioniert. Bei der Datenmigration im Rahmen einer ERP-Einführung werden bestehende Daten aus einem Altsystem in das neue ERP übertragen.
Bei der Datenmigration geht es vor allem um Stammdaten. Darunter fallen im Detail Geschäftspartnerdaten, Produktdaten, Mitarbeiterdaten und Finanzdaten (Konten und Kostenstellen). Laufende und historische Bewegungsdaten wie Bestellungen, Rechnungen oder Produktionsdaten werden nicht migriert. Die Migration von Daten, die ständig in Bewegung sind, ist einerseits unpraktikabel, andererseits wären die Kosten und Aufwände hierfür unnötig hoch.
Der Schritt der Datenmigration ist entscheidend für den Betrieb des neuen ERP-Systems. Damit ist eine nahtlose und konsistente Datenbasis gewährleistet. Den Auftakt der Datenmigration bilden eine Analyse und Bereinigung der Altdaten. Anschließend folgen die Planung und der eigentliche Prozess der Datenmigration. Häufig werden für die Übertragung der Daten spezielle Tools eingesetzt. Abschließend erfolgt eine Validierung der migrierten Daten, um sicherzustellen, dass sie korrekt und vollständig in das neue System integriert wurden. Eine sorgfältige Planung und Durchführung dieser Phase sind entscheidend, um Datenverluste und -inkonsistenzen zu vermeiden, die den Betrieb und die Entscheidungsfindung im neuen ERP-System beeinträchtigen könnten.
Abgeschlossen werden diese Maßnahmen im Rahmen eines finalen Integrationstests und mit einem abschließenden Testlauf der Prozesse über das gesamte Unternehmen. Ist die „Jungfernfahrt“ des ERP-Systems erfolgreich, dann erklärt der ERP-Projektleiter die Betriebsbereitschaft. Damit kann das Produktivsystem aufgebaut werden. Der Go-Live-Termin rückt näher. Weitere Maßnahmen wie Mitarbeiterschulungen und das Change-Management im Rahmen der ERP-Einführung werden nun ebenfalls forciert.
Erfahrungen zeigen, dass Transformationsprozesse wie die Implementierung eines ERP-Systems sinnvollerweise von einem zielgerichteten Change-Management begleitet werden, da Mitarbeiter bei Veränderungsprozessen typischerweise vier Phasen durchlaufen:
Ziel des Änderungsmanagements muss es daher sein, die ERP-Implementierung und die Akzeptanz durch die Mitarbeiter sicherzustellen. Ein schlüssiges Change-Management verhindert Misserfolge, indem es auf etablierte Methoden zurückgreift, um bei Mitarbeitern Mitwirkung und Unterstützung des ERP-Projekts auszubilden. Von Bedeutung sind hier beispielsweise Migrations- und Integrationstests. Die praktische Auseinandersetzung mit den positiven Effekten eines ERP-Systems sorgt vielfach für Akzeptanz.
Grundsätzlich fußt ein schlüssiges Change-Management auf sieben Erfolgsfaktoren:
Der "Echtstart" beschreibt den Zeitpunkt, an dem eine ERP-Software tatsächlich in vollem Umfang im operativen Betrieb eines Unternehmens eingesetzt wird. Die Optimierung der Geschäftsprozesse ist mit dem Echtstart einer ERP-Software aber noch nicht abgeschlossen. Im Gegenteil: Die Arbeit an der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens ist ein kontinuierlicher Prozess. Nur Mithilfe gezielter und kontinuierlicher Anpassungen an veränderte Marktbedingungen gelingt es, die Effizienz von Prozessen auf dem höchstmöglichen Niveau zu halten. Um betriebliche und kaufmännische Abläufe zu vereinfachen, muss in regelmäßigen Abständen geprüft werden, ob das ERP-System die individuellen Anforderungen noch bis in die kleinsten Details erfüllt. Ist dies nicht mehr der Fall, wird die ERP-Lösung nachjustiert, dass Ihr System den größtmöglichen Nutzen im Sinne des Unternehmenserfolgs erzeugt.
Nehmen wir an, Sie haben sich nach einem intensiven Auswahlprozess für das Cloud-native ERP-System von Haufe X360 entschieden. Vermutlich haben Sie uns wegen einer Kombination dieser Gründe gewählt:
Dann kann es jetzt zusammen mit Ihrem ERP-Implementierungspartner* losgehen!
*Bei Haufe X360 wählen wir gemeinsam mit Ihnen einen zertifizierter Partner aus unserem Netzwerk, der über eine entsprechende Branchenerfahrung verfügt und zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt.
Zeit - Die gesamte Einführung von Haufe X360 kann für kleine Unternehmen schon in 2 bis 3 Monaten erfolgen – realistischer ist aber eine Zeitspanne für ein ganzes Projekt von 6 bis 9 Monaten. Danach kann das ERP normalerweise live und in den Produktivbetrieb gehen. In bestimmten Fällen geht es sogar noch schneller. Die minimale Dauer einer ERP-Einführung beträgt 15 Tage. Mit einer sogenannten "Fast-Track-Implementierung" sind wir in der Lage, sehr kleine Unternehmen mit einem ERP auszurüsten. Zugegeben: Das entspricht nicht unbedingt unserer Zielgruppe, da Haufe X360 seine volle Leistungsfähigkeit erst ab 10 Anwendern entfaltet. In bestimmten Fällen kann der Einsatz von Haufe X360 in Kleinstunternehmen dennoch Sinn ergeben.
Kosten - Der Kostenaufwand für eine ERP-Einführung variiert stark, da die Software immer auf die jeweilige Situation des Unternehmens zugeschnitten wird. Realistisch sind Kosten zwischen 30.000 und 70.000 Euro zu erwarten. Vom Aufwand entspricht das etwa 50 Personentagen bei einem ERP-Dienstleister. Mithilfe von Low-Code oder No-Code Anpassungen am System konfigurieren Consultants und Modul-Spezialisten das ERP entsprechend Ihren Bedürfnissen. Sie legen Ihre Kunden mit allen Eigenschaften an, konfigurieren Reports und hinterlegen Geschäftsereignisse wie unterschrittene Mindestbestellwerte. Für die Anbindung von Screens, externer Software oder um Workflows und Masken anzupassen, werden Entwickler für Schnittstellen eingesetzt. Geleitet und koordiniert wird die ERP-Implementierung von einem Projektleiter. In diesem Artikel finden Sie weitere Informationen aus der Praxis zu erwartbaren Implementierungskosten von Haufe X360
Bei der Konfiguration, Inbetriebnahme und dem Schulungsbedarf kann Haufe X360 seine große Erfahrung für cloudbasierte ERP-Systeme ausspielen. Nicht zuletzt wegen seiner erfahrenen ERP-Berater ist Haufe X360 ein Garant für die sichere Einführung moderner Cloud-ERP-Systeme.
1. Analyse & Planung
Während der Analyse- & Planungsphase ist der Implementierungspartner ganz nah bei Ihnen und häufig auch vor Ort im Unternehmen. In dieser Phase gleicht er den Ist-Zustand Ihrer Prozesse mit dem Soll-Zustand ab. Die Prozessdokumentation, die Sie in der Vorbereitungsphase erstellt haben, liefert grundlegende Informationen und beschleunigt den Transformationsprozess. Fehlt die Erhebung, dann kann diese aber auch durch den Implementierungspartner jetzt erstellt werden.
Wer die wichtige Ist-Analyse durchführt, ist abhängig von Ihren Kapazitäten und dem vorhandenen Know-how. Aufgrund unserer Erfahrungen empfehlen wir die System- und Prozessaufnahme an den Implementierungspartner zu überantworten. Das spart Zeit, ist präziser, da weniger Bias in die Dokumentation der Prozesse einfließen. ERP-Consultants und Haufe X360-Partner können Sie bei der Prozessdokumentation mit begleitenden personellen Ressourcen zur Prozesserhebung und Dokumentation vor Ort und im Rahmen von Workshops unterstützen.
Der erforderliche Aufwand kann höchst unterschiedlich ausfallen. Existiert keine oder nur eine unzureichende Prozessdokumentation, können in Abhängigkeit von Komplexität und Unternehmensgröße Zeitaufwände von ca. 20 Personentagen entstehen. Gut dokumentierte Prozesse, die Ihre Verhältnisse realistisch abbilden, benötigen dagegen deutlich weniger Zeit. Begleiten wir diese Phase lediglich, dann entstehen für Präsenzen vor Ort (z. B. im Rahmen von Workshops) nur Aufwände von 2 bis 4 Tagen.
Als Ergebnis wird für Sie ein konkretes Konzept für die Implementierung erarbeitet. Die Dokumentation des Ist-Zustands mit Prozess-Charts sowie eine Definition von Kunden- und Lieferantenklassen. Für kleinere Unternehmen werden in dieser Phase bestehende Prozesse mit den in Haufe X360 hinterlegten Standards abgeglichen. Eine umfangreiche Erhebung auf Kundenseite findet in diesem Fall nicht oder nur in geringem Umfang statt. Das ist dem Umstand geschuldet, dass Prozesse häufig auch nur von einer Person durchlaufen werden oder Abteilungen gar nicht verlassen. Eine Dokumentation derartiger Prozesse ist deswegen nicht erforderlich. Meist ist es bei kleinsten Unternehmen sinnvoller, wenn der Nutzer sich auf den Standardprozess der Software umstellt.
Für Unternehmen mit Nutzerzahlen zwischen 10 und 250 Usern lässt sich der Zeitrahmen für Analyse und Planung nur schwerlich benennen. Zu unterschiedlich sind die individuellen Ausgangslagen vor Ort. Kleine Unternehmen mit ca. 5 Usern benötigen durchschnittlich etwa zwei Monate, um die Phase Analyse & Planung zu durchlaufen und abzuschließen. In diesen Fällen werden nur wenige Prozesse angepasst, die Einführung erfolgt formlos und Korrekturen werden direkt im Tool vorgenommen.
2. Realisierung
Die Datenmigration der Stammdaten ist häufig ein kritischer Punkt bei der ERP-Einführung. Oftmals verfügen Unternehmen über keine gute Datenstruktur. In diesen Fällen muss zunächst eine hinreichende Datenstruktur hergestellt werden. Die Bereitstellung der Kundendaten zählt oftmals zu den großen Herausforderungen einer ERP-Einführung. Für ein funktionsfähiges ERP müssen fehlende Informationen aus verschiedenen Systemen zusammengeführt werden. Mitunter ist die Arbeit recht kleinteilig. Zu klären ist etwa die Frage nach unterschiedlichen Lieferantenklassen oder es gilt, Informationen und Eigenschaften zu Lagerartikeln zu eruieren. Nach Erledigung erfolgt eine Konsolidierung der Daten und die Übertragung auf das ERP-System. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass es die größte Herausforderung einer ERP-Einführung ist, alte Daten in die Struktur des ERP zu bringen. Hinsichtlich der Vorgehensweise hat es sich bewährt, ein MVP zu bauen und sukzessive weitere Anforderungen in das System zu integrieren. Die Realisierung erfolgt sinnvollerweise in agiler Umsetzung mit Testing, Abnahme und Analyse. Neben geordneten Prozessen hat die agile Einführung weitere Vorteile – unter anderem die Tatsache, dass nicht immer alle Daten, alle Prozesse und Anforderungen gleichzeitig bearbeitet werden müssen.
Was den Aufwand des Datenimports angeht, lassen sich hier auch keine verbindlichen Aussagen treffen. Bei guter Datenbasis gelingt die Realisierung häufig schon in nur zwei Personentagen. Bei umfangreichen Datensätzen und/oder Konsolidierungsbedarf von Dupletten kann der Zeitaufwand für die Realisierung aber auch 5 bis 6 Tage in Anspruch nehmen.
Zur Vermeidung unnötiger Konflikte und aus Kostengründen empfehlen wir unseren Kunden in aller Regel, keine (historischen) Bewegungsdaten zu importieren. Aufwände können sonst leicht ins Ungewisse steigen. Einzige Ausnahme: Aufträge, die noch offen sind.
3. Testing & Schulung
Beim Testing benötigen wir Ihre aktive Mitarbeit. Grundvoraussetzung ist die Bereitstellung ausreichender Kapazitäten. Das bedeutet: Zum Testen des ERP-Systems benötigen wir Ihren Projektleiter und personelle Ressourcen in den jeweiligen Abteilungen, die mit dem ERP arbeiten sollen. Key-User sollten das System in dieser Phase intensiv benutzen. An dieser Stelle weisen wir darauf hin, wie wichtig Tests & Schulungen sind. Nehmen Sie diese Phase nicht ausreichend ernst, verschieben sich Probleme in den Live-Gang. Am Ende führt dies zu einer Verzögerung des Projekts. Es gefährdet auch die Annahme des Systems durch Mitarbeiter, wenn Bugs oder „unrunde“ Prozesse in Betrieb gehen.
4. Vorbereitung & Freeze Zone
Im Anschluss an die letzten Tests nähert sich die ERP-Einführung ihrem Abschluss. Doch zunächst wird das Go-Live wird vorbereitet. Es gilt, offene Fragen zu beantworten. Parallel dazu wird die Produktionsumgebung aufgebaut und der Plan zur Inbetriebnahme vorbereitet. Abschließend erfolgt die finale Datenmigration.
5. Live-Gang
Sämtliche aktuellen Bewegungsdaten werden jetzt vom ERP-System erfasst und verarbeitet. Mit dem Live-Gang – dem sogenannten Go-Live – des ERP-Systems biegt die ERP-Einführung auf die Zielgerade ein. Vor der finalen Inbetriebnahme – dem sogenannten Echtstart – werden letzte Fragen beantwortet. Parallel dazu erfolgt eine formelle Überprüfung des Projekts anhand der definierten Ziele. Ein Fragebogen zum Projektabschluss dient der Erfolgskontrolle. Gleichzeitig werden die Dokumentationen abgeschlossen und der Übergang zum Support eingeleitet. Damit ist die ERP-Einführung vollzogen.
6. Live-Phase & Hypercare
Unmittelbar nach dem Live-Gang muss das ERP-System seine Leistungsfähigkeit unter Beweis stellen. In dieser Phase stockt der Implementierungspartner seine personellen Kapazitäten auf, um mit Anpassungen schnell und flexibel auf Bugs und Feedback reagieren zu können. Diese Phase der intensiven Betreuung wird Hypercare genannt. Wie und was genau geschieht, wird eng mit Ihnen abgestimmt.
Der sogenannte „Echtstart“ beschreibt den Zeitpunkt, ab dem unsere ERP-Software tatsächlich in vollem Umfang im operativen Betrieb eines Unternehmens eingesetzt wird. Bei Haufe X360 bezeichnen wir dies als Live-Phase mit Hypercare. Diese besondere Betreuung während der ersten Schritte mit der ERP-Software Haufe X360 erfolgt durch unsere Implementierungspartner.
Die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse betrachten wir mit dem Echtstart nicht als abgeschlossen. Im Gegenteil: Die Arbeit an der Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens ist ein kontinuierlicher Prozess. Nur mithilfe gezielter und kontinuierlicher Anpassungen an veränderte Marktbedingungen gelingt es, die Effizienz von Prozessen auf dem höchstmöglichen Niveau zu halten. Um betriebliche und kaufmännische Abläufe zu vereinfachen, muss in regelmäßigen Abständen geprüft werden, ob das ERP-System individuelle Anforderungen noch bis ins Detail erfüllt. Ist dies nicht mehr der Fall, justieren wir die ERP-Lösung nach, damit Ihr System den größtmöglichen Nutzen im Sinne des Unternehmenserfolgs erzeugt.
Eine ERP-Einführung bietet Unternehmen enorme Chancen, um Prozesse und damit die eigene Wettbewerbsfähigkeit zu verbessern. Zur Kehrseite der Medaille gehört allerdings auch, dass die Einführung eines ERP-Systems auch Risiken mit sich bringt. Wie bei vielen anderen IT-Projekten sind unklare Ziele, unrealistische Timelines oder eine mangelhafte Kommunikation Ursachen für so manche Verstimmungen im Projektverlauf. Mit akribischer Planung, stringentem Vorgehen und einem erfahrenen ERP-Anbieter an der Seite lassen sich Hindernisse überwinden und Herausforderungen bewältigen.
Weitere Ursachen scheiternder Einführungsprojekte sind uneindeutige Zieldefinitionen oder eine mangelhafte Datenqualität. Aus Unerfahrenheit wird auch der Zeitraum für die Einführung des Digitalisierungsprojekts oftmals falsch eingeschätzt. Gerade an dieser Stelle ist die kompetente Beratung des ERP-Anbieters von entscheidendem Vorteil. Vielfach ist die Erfahrung Ihrer Partner ein Garant für einen strukturierten Einführungsprozess.
Beachtung sollten ERP-Interessenten auch dem Kulturwandel im Unternehmen schenken, den eine ERP-Einführung auslöst. Klar ist: Ein ERP-System verändert die Arbeitsrealität der Mitarbeiter.
Die daraus resultierende Angst, den Arbeitsplatz zu verlieren, gilt es proaktiv durch eine verstärkte Mitarbeiterbeteiligung zu begegnen. Zudem sind klare Hierarchien bei der ERP-Einführung zuträglich. Grundsätzlich aber gilt: Alles in allem bieten ERP-Systeme deutlich mehr Chancen als Risiken.
Bei der Einführung eines ERP-Systems sollten Sie die Erfahrung des Anbieters und Ihrer Implementierungspartner nutzen um Risiken zu verringern und häufige Fehler zu vermeiden. Da der Transformationsprozess einen weitreichenden Eingriff in die Unternehmensprozesse darstellt, kann gerade diesem Punkt entscheidende Bedeutung zukommen. Haufe X360 bietet ERP-Einsteigern umfassende Angebote. Beratung, Produkttour und Test-Account im Rahmen einer ERP-Einführung sind kostenlos und ermöglichen Ihnen eine umfassende ERP-Experience ohne jedes Risiko.
Kontaktieren Sie einfach unsere ERP-Experten für eine unverbindliche Erstberatung.
Die folgende Checkliste erleichtert Ihnen die erfolgreiche Einführung eines ERP-Systems in kleinen und mittelständischen Unternehmen:
Gehen Sie auf Nummer sicher bei Anbieterauswahl. Unsere Checkliste zur Bewertung von ERP-Systemen erleichtert Ihnen den Vergleich von ERP-Systemen in fünf wichtigen Kategorien. Dezidierte Fragestellungen geben Aufschluss über die Leistungsfähigkeit von ERP-Systemen. Nutzen Sie unsere Checkliste, um Ihre ERP-Auswahl zu treffen.
