ERP-Systeme

Das wichtigste zu Enterprise Resource Planning Software

Definition: Was ist ein ERP?

ERP ist eine Kurzform für Enterprise Ressource Planning System und bezeichnet ein komplexes Softwaresystem, das der digitalen Steuerung aller Unternehmensbereiche dient. Ein ERP umfasst alle Kernprozesse, die zur Führung eines Unternehmens erforderlich sind. Neben Finanzbuchhaltung, Controlling, Warenwirtschaft, CRM, Dokumentenmanagement oder Servicemanagement sind dies auch die Bereiche Projektcontrolling, Produktionsplanung und -steuerung oder das Qualitätsmanagement. Integriertes Reporting und Dashboards ermöglichen eine übersichtliche und aktuelle Darstellung der Unternehmenskennzahlen, um fundierte Entscheidungen auf Basis der aktuellen Unternehmenssituation zu treffen.

 

ERP Entwicklung in den letzten Jahren

In den 1970er-Jahren entstanden die ersten Systeme, die mit den heutigen ERP-Programmen am ehesten vergleichbar waren. Aufgrund der hohen Kosten für den Betrieb einer eigenen IT-Infrastruktur und der komplexen Software-Entwicklung war lange Zeit die Annahme weitverbreitet, dass ERP-Systeme großen Betrieben und Konzernen vorbehalten seien. Diese Sichtweise hat sich erst in den letzten 15 Jahren grundlegend geändert.

Das hat mehrere Gründe: Einerseits werden ERP-Lösungen wie Haufe X360 inzwischen gezielt für die Bedürfnisse kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU) entwickelt. Andererseits förderten auch die fortschreitende Digitalisierung mit sinkenden Preisen für Hardware sowie die Verfügbarkeit von Cloud-Software die Verbreitung von ERP-Systemen deutlich. Auch der internationale Wettbewerbsdruck sorgte dafür, dass auch mittelständische Unternehmen integrierte Lösungen zur Steuerung der Unternehmensressourcen einsetzen mussten. Hinzu kommen neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit durch ERP-Systeme, die in einer Cloud gehostet werden. 

Welche Vorteile bietet ein ERP-System?

Der Einsatz einer ERP-Lösung wirkt wie ein Effizienz-Booster auf Unternehmen. Digitalisierte und vernetzte Geschäftsprozesse und das Agieren auf einer einheitlichen Plattform sparen Zeit und Geld. Gleichzeitig arbeiten Mitarbeiter effizienter und die Unternehmensleitung hat ohne lange Prozesse der Datenerhebung alle essenziellen Kennzahlen im Blick. Neben Automatisierungen, Smart-Data-Auswertungen, Automatisierung durch den Einsatz von KI und ein effizientes Produktdatenmanagement in Verbindung mit einer vorausschauenden Materialbedarfsplanung liefern die Grundlage für fundierte Entscheidungen.

Skalierbare und miteinander verzahnte Dienste bieten alle Möglichkeiten, die individuelle Entwicklung des Unternehmens ERP-seitig abzubilden – vernetztes und mobiles Arbeiten ermöglichen dabei weitreichende Freiheiten. Cloud-basierte ERP-Lösungen wie Haufe X360 sparen zudem eigene IT-Ressourcen. Automatische Updates und Aktualisierungen halten das ERP immer auf dem aktuellen Stand, sodass eine kostengünstige Daten- und Systemsicherheit kostengünstig gewährleistet ist.

Vorteile von ERP-Systemen:

  • Hohe Zuverlässigkeit bei geringer Kapitalbindung
  • Hohe Effizienz bei weniger Stress für die Mitarbeiter
  • Hohe Datenqualität und -sicherheit bei hoher Produktivität
  • Niedrige Unterhaltkosten dank Cloud-Technologie und modularem Aufbau
  • Optimaler Informationsfluss zwischen Abteilungen
  • Orts- und zeitunabhängiger Zugriff aufs ERP-System
  • Einheitliche Datenbank für die Abbildung der Prozesse aller Unternehmensbereiche
  • Schnelle und unkomplizierte Integration in den Betriebsablauf
  • Übersichtliche Reports in Echtzeit

 

Vorteile von Haufe X360

Wie profitieren Unternehmen konkret von einem ERP?

Mit einem modernen ERP profitieren Unternehmen aller Branchen von handfesten Vorteilen wie höchster Datensicherheit, absoluter Transparenz und bestmöglicher Performance. Fest steht: Performance und Leistungsfähigkeit des Betriebs steigen. Gleichzeitig sinken die Kosten in nahezu allen Unternehmensbereichen. Das macht ERP-Systeme vor allem aus der wirtschaftlichen Perspektive attraktiv. Ein Blick auf die Details zeigt, dass moderne Cloud-basierte ERP-Systeme wie Haufe X360 durchschnittlich in nur 16 Monaten einen positiven Return on Invest (ROI) von etwa 200 Prozent erzielen. Die Analysten von Ultra Consultants haben ausgerechnet, dass jeder in ein ERP investierte Dollar, eine Rendite von sieben Dollar erzielt. Die Gründe für diese positive Bilanz sind vielfältig.

Kunden von Haufe X360 berichten über enorme Effizienzsteigerungen in den Bereichen:

  • Callcenter +25 Prozent
  • Vertrieb +20 Prozent
  • Finanzen & Marketing +10 Prozent
  • Buchhaltung +40 Prozent

 

Im Vergleich zu On-Premise Systemen sind die Implementierungskosten moderner Cloud-ERP gering. Anpassungen von Dashboards, Berichten oder Geschäftsabläufen lassen sich dank Low-Code- oder No-Code-Tools einfach und unkompliziert vornehmen. Externe Programmierer mit Stundensätzen von mehreren hundert Euro gehören damit ebenso der Vergangenheit an wie kostspielige eigene IT-Abteilungen. Benchmarkstudien belegen, dass die Kosten eines Haufe X360 ERP weniger als 1 Prozent des Jahresumsatzes betragen. Im Vergleich dazu verschlingen die Kosten etablierter Unternehmen bis zu 3 Prozent des Jahresumsatzes.

Auch die Rückmeldungen aus der betrieblichen Praxis bescheinigen Haufe X360 enorme Verbesserungen der Effizienz. So sorgen Automatisierungen im Bereich der Buchhaltung für Effizienzsteigerungen von bis zu 40 Prozent. In einigen Fällen sank der Zeitraum der Rechnungsstellung von 21 auf nur einen Tag. Vielfach unbeachtet, aber bedeutsam: Die Entscheidung für ein ERP ist gleichbedeutend mit dem Einstieg in eine papierlose Verwaltung. Bestands- und Stammdatenverwaltung sowie die Materialwirtschaft kommen vollständig ohne Ausdrucke klar. Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit gehen dabei Hand in Hand. Immerhin geben durchschnittliche Unternehmen zwischen 7 und 14 Prozent ihrer Gesamtkosten für die Verarbeitung von Papierdokumenten aus. Diese Ausgaben können mit einem ERP natürlich eingespart werden.

Haben ERP-Systeme auch Nachteile?

Der Einsatz eines ERP verändert ein Unternehmen und lässt absolute Transparenz in allen Prozessen einziehen. Während dies für das Unternehmen insgesamt von Vorteil ist, kann es in bestimmten Verantwortungsbereichen als Bedrohung wahrgenommen werden, da die Mitarbeiter den Verlust ihrer Informationshoheit befürchten. Insbesondere bei der Einführung eines ERP-Systems sollten auch diese Ängste addressiert werden, um die Akzeptanz des Systems zu verbessern.

Auch bei einem Blick auf die verschiedenen technologischen Ansätze zeigen sich gravierende Unterschiede. Die Tatsache, dass mittlerweile rund 80 Prozent bei der Wahl eines ERP auf Cloud-basierte Lösungen wie Haufe X360 setzen, hat neben der einfachen Skalierbarkeit und einer einfachen mobilen Nutzung handfeste wirtschaftliche Gründe die hier als deutliche Nachteile genannt werden müssen:

On-Premise-Produkte – also das eigene Vorhalten einer IT-Infrastruktur mit der Verpflichtung, Aktualisierungen und Updates selbst einzuspielen, sind für die Unternehmen mit einem hohen Aufwand verbunden – finanziell und personell. Hinzu kommen die ständig zunehmenden Herausforderungen zum Thema Datensicherheit. Nicht zuletzt aufgrund des Fachkräftemangels sind viele Unternehmen damit überfordert. In der Folge arbeiten viele Unternehmen mit veralteten Versionen. Sicherheitslücken und mögliche Datenverluste sind damit vorprogrammiert.

Unternehmen, die auf ein Cloud-ERP setzen, vertrauen in dieser Hinsicht auf die gebündelte Expertise und Erfahrung des Dienste-Anbieters. Das zahlt sich aus: Durchschnittlich sinken die IT-Kosten durch ein ERP in der Cloud um 34 Prozent. Interne Kosten für den Aufbau und Erhalt einer eigenen Serverstruktur entfallen sogar vollständig. Auch die Datensicherheit steigt. Haufe X360 stellt beispielsweise höchste Datenschutzanforderungen an sein ERP. So muss sich das System mehrmals jährlich anspruchsvollen Penetrationstests (Von IT-Experten durchgeführte Sicherheitsprüfungen die Hacker-Attacken nachempfunden sind) stellen, um zu gewährleisten, dass die aktuellen Sicherheitsstandards jederzeit eingehalten werden.

Ab welcher Unternehmensgröße ist ein ERP sinnvoll?

Bei den Großunternehmen mit 250 und mehr Beschäftigten ist die Situation eindeutig. Laut Statista – der deutschen Online-Plattform für Statistik - nutzten 2021 rund 81 Prozent der Großunternehmen ein ERP. Spätestens seitdem Anbieter wie Haufe X360 moderne ERP-System in der Cloud anbieten, erübrigt sich die Frage nach der Unternehmensgröße häufig, denn: Der Umzug der Unternehmensdaten in die Cloud macht die ERP-Technologie, die lange Zeit den nur großen Unternehmen zur Verfügung stand, auch für kleine und mittlere Unternehmen zugänglich und erschwinglich.

Besitzen Cloud-basierte ERP-Systeme einen modularen Aufbau, sind diese auch einfach und unkompliziert auf die individuellen Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zuzuschneiden. Das geschieht kostengünstig und zügig ohne weiteren Programmieraufwand. Interessenten profitieren von weiteren Vorteilen, wie einer guten Skalierbarkeit über Nutzer-Lizenzen statt komplettem System-Kauf. Cloud-ERP wachsen so mit Unternehmen mit. Sie bilden alle Unternehmensprozesse digital ab und lassen sich mit handelsüblichen Mobile Devices auch mobil nutzen. Mit sogenannten Fast-Track-ERP-Implementierungen – vom Kick-off zum Produktionsstart – sind mit Haufe X360 die Einführung eines ERP in rund 60 Tagen möglich.

Vor diesem Hintergrund sind Cloud-ERP für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) von 10 bis 250 Mitarbeitern nicht nur sinnvoll, sondern Standard. Sinnvoll ist der ERP-Einsatz inzwischen auch für Kleinstunternehmen bis zehn Mitarbeiter. Auch hier zahlen sich die wirtschaftlichen und effizienzsteigernden Vorteile aus. Nicht zuletzt die mobile Nutzung ist förderlich bei der Nutzung neuer Arbeitszeitmodelle – inklusive der Home-Office-Option.

Auch wenn der Beginn klein und bescheiden ausfällt: Start-ups sind ebenso gut beraten, von Beginn an auf digitale Prozesse zu setzen. In der Regel visieren derartige Unternehmen ein dynamisches Wachstum an. Mit dem Einsatz eines ERP sind Start-ups auf die Zukunft vorbereitet und verfügen über eine Unternehmenssoftware, die alle Daten zentral bereitstellt und der Entwicklung des Betriebs folgt.

Einen Sonderfall stellen Selbstständige und Einzelunternehmen dar. Auch wenn hier Einzellösungen häufig ausreichend sind, profitieren auch diese Zielgruppen manchmal von den Vorteilen eines ERP-Systems. Neben der Skalierbarkeit sind dies vor allem kalkulierbare Kosten und die mobile Nutzung des Systems. Angesichts wachsender Bedrohungen ist auch die Datensicherheit ein wichtiges Thema, bei dem Selbstständige und Einzelunternehmen von einem ERP profitieren.

Unterschiede: Cloud vs. On Premise im Vergleich

On-Premise-ERP (Lokal gehostet): ERP-Programme gibt es bereits seit Anfang der 1990er-Jahre. Bis vor rund zehn Jahren waren dies überwiegend sogenannte "On-Premise-Lösungen". Dabei wird die ERP-Software auf eigenen Servern im Netzwerk des Unternehmens installiert und  auch vom Unternehmen selbst betrieben. Voraussetzung für On-Premise-ERP waren ein geeigneter Serverstandort und die Bereitstellung der gesamten Hardware. Unternehmen erwerben die Software dabei überwiegend über Lizenzmodelle.

Hybride-On-Premise-Lösung (Teilweise lokal gehostet): Einen Zwischenschritt zur echten Cloud-Lösung stellen hybride On-Premise-Lösungen dar. Dabei wird die ERP-Software in der Cloud gehostet, sensible Daten verbleiben jedoch im Unternehmen und damit auf den Servern des eigenen Unternehmens. Hybride Systeme werden häufig als Cloud-Software vermarktet, was jedoch nicht das Gleiche bedeutet. Kunden mit hybriden ERP-Systemen haben das Risiko, dass Ihre ERP-Software nicht automatisch mit allen anderen Kunden des Anbieters die neuesten Updates erhält. Dies kann dazu führen, dass Sie mit Ihrem System auf einer veralteten Systemversionen stehenbleiben und wichtige Updates nicht eingespielt werden. Deshalb ist es wichtig, mit Software-Anbietern zu klären, ob ein als Cloud-Software angebotenes ERP eventuell hybride Eigenschaften besitzt, und wie und zu welchen Zeitpunkten bei Kunden die neuesten Software-Updates eingespielt werden.

Cloud-ERP (SaaS): Der Breitbandausbau der letzten 15 Jahre führte dazu, dass IT-Ressourcen zunehmend in Rechenzentren gebündelt werden konnten. In der Folge kamen erste Cloud-ERP auf den Markt. Zentrale Rechenzentren bieten Unternehmen nicht nur Kosteneinsparungen durch den Verzicht auf eigene IT-Infrastrukturen, sondern ermöglichen auch den Zugang zu hochspezialisiertem Fachpersonal, das die Cloud-Software betreut und optimiert. Die ERP-Software wird als Software as a Service (SaaS) über ein Abonnement gemietet. Voraussetzung für die Nutzung ist lediglich eine Internetverbindung. Ein weiterer großer Vorteil von Cloud-ERP Lösungen sind globale Software-Updates. In regelmäßigen Abständen wird die Software für alle Kunden aktualisiert, Bugs behoben und neue Funktionen eingeführt. 

Cloud-ERP
On-Premise ERP
Bedarf an IT-Personal
Niedrig. Alle kritischen Aufgaben werden von Software-Anbieter geleistet.
Hoch. Sicherheit, Wartung und Verfügbarkeit binden Kompetenzen und Ressourcen.
Mobiles Arbeiten
Unkompliziert möglich mit herkömmlichen mobilen Endgeräten.
Möglich. Erforderlich sind eine VPN-Lösung und der Einsatz eigener Software.
Programmierungsaufwand
Gering. In der Regel sind lediglich No-Code- oder Low-Code-Anpassung erforderlich. Aufwendige Anpassungen sind Aufgabe des Dienstleisters.
Hoch. Individualisierungen werden unternehmensspezifisch umgesetzt und benötigen geschultes Personal oder teure externe Berater mit vierstelligen Tagessätzen.
Datensicherheit
Der Dienste-Anbieter gewährleistet modernste Sicherheitsstandards – vielfach mithilfe von Penetrationstests.
Da alle Daten beim Unternehmen liegen, muss dieses sicherstellen, dass die Datensicherheit gewährleistet ist.
Hardware
Benötigt werden meist vorhandene Endgeräte (PC, mobile Geräte), da die Daten beim Dienstleister gehostet werden.
Das Unternehmen stellt die Hardware (z.B. eigene Server und Netzwerk-Infrastruktur) und stellt sicher, dass die Kompatibilität mit der On-Premise-Lösung gegeben ist.
Updates
Updates und Aktualisierungen spielt der Dienstleister ein – vielfach im laufenden Betrieb und ohne Ausfallzeiten oder Kosten.
Das Einspielen von Updates und Aktualisierungen liegt in der Verantwortung des Unternehmens.
Aufbau (Funktionen)
Modular oder als Suite
Individuelle Software
Skalierbarkeit
Einfache Anpassung mit zusätzlichen Funktionen über den Dienstleister.
Funktionserweiterungen sind häufig nur durch den Erwerb einer neuen Software möglich.
Kosten
Dank eines Abo-Modells sind die Kosten gering und langfristig kalkulierbar.
Hohe Einstiegskosten für Hard- und Software, hohe Kosten für Aktualisierungen und Wartungsarbeiten.

Funktionen und Module: Was kann eine ERP-Software

Moderne ERP-Systeme wie Haufe X360 zeichnen sich durch einen modularen Aufbau aus, der sich flexibel an die individuellen Bedürfnisse des betreffenden Unternehmens anpassen lässt. Als erfahrener Partner für die digitale Transformation richtet sich Haufe X360 an kleine und mittlere Unternehmen (KMU) des Mittelstands. Mit ihrer Funktionsvielfalt bietet die Cloud-basierte Haufe-ERP-Lösung über maßgeschneiderte Branchenlösungen und überzeugt mit einer intuitiv zu bedienenden Benutzeroberfläche.

Funktionsbereich (ERP-Modul)
Beschreibung der Kernfunktion
Unternehmensbereiche
Finanzbuchhaltung
Vollintegrierte Buchhaltungssoftware mit vorkonfigurierten Finanzberichten – geeignet für alle Unternehmensgrößen
Buchhaltung/ Controlling
Warenwirtschaft
Prozess-Automatisierungen und Kostenreduzierungen entlang der Liefer- und Distributionskette
Lager/Einkauf/Sales
CRM
Vernetzung von ERP und CRM – Kundeninformationen stehen allen relevanten Abteilungen zur Verfügung (z. B. Marketing, Verkauf, Support)
Vertrieb/Sales/Marketing
Dokumentenmanagement
Revisionssichere Archivierung, Cloud-Speicher, Dokumentenerkennung mit KI
Büro/Verwaltung/alle Unternehmensbereiche
E-Commerce
Integration aller führenden Webshops mit Funktionen wioe Finanz-, Vertriebs-, Bestands-, CRM- und Beschaffung
Vertrieb/Sales/Marketing
Produktion
Planung, Steuerung und Optimierung der Fertigung – auch an mehreren Standorte
Produktion/Fertigung
Servicemanagement
Schnellere, effektivere Services bei maximaler Transparenz und reduzierten Kosten
Support/Außendienst
Projektcontrolling
Mehr Effizienz im Bereich der Projektabwicklung von der Planung bis zur Abrechnung
Projektmanagement
Personalwirtschaft
Führen einer digitalen Personalakte, Verwaltung von Betriebsmitteln, Abwesenheitsmanagement und regelmäßige Gehaltsabrechnungen
HR-Abteilung
Qualitätsmanagement
Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement aller Unternehmensprozesse – auch an mehreren Standorten
Alle Unternehmensbereiche
Mobile App
Leistungsstarke und benutzerfreundliche Lösung für mobiles Arbeiten auf Android und iOS
Alle Unternehmensbereiche

Ausschlaggebend für ein ERP-Programm ist, dass es nicht nur Lösungen für einzelne dieser Aspekte bietet, sondern alle Geschäftsprozesse abbilden und miteinander verbinden kann. Haufe X360 ERP ist modular aufgebaut und bietet Anwendungen für die oben genannten Bestandteile. Mehr noch: Bei Haufe X360 haben Unternehmen die Wahl, wie sie diese ERP-Module und Funktionen miteinander kombinieren möchten.

ERP-Funktionen von Haufe X360

3 Systeme im Vergleich: ERP vs. CRM vs. WaWi

In der folgenden Übersichtstabelle wird ein Vergleich zwischen ERP (Enterprise Resource Planning), WaWi (Warenwirtschaftssystem) und CRM (Customer Relationship Management) vorgenommen. Dieser Vergleich ist notwendig, da der Begriff ERP häufig synonym für umfassende Software-Systeme genutzt wird, die in Wirklichkeit nur spezifische Funktionen abdecken. 

Ein ERP-System integriert verschiedene Geschäftsprozesse und Funktionen in einer zentralen Datenbank und unterstützt Bereiche wie Finanzwesen, Personalwesen, Produktion, Logistik und Einkauf. Im Gegensatz dazu konzentriert sich ein Warenwirtschaftssystem (WaWi) speziell auf die Verwaltung von Beständen, Lagerhaltung und den Warenfluss innerhalb eines Unternehmens. Ein CRM-System hingegen ist darauf ausgerichtet, Kundenbeziehungen zu verwalten und zu verbessern, indem es Kundendaten, Verkaufsprozesse und Marketingaktivitäten zentralisiert und optimiert.  Diese Abgrenzungen verdeutlichen, dass ERP-Systeme umfassendere Lösungen bieten, während WaWi und CRM sich auf spezifische Geschäftsbereiche fokussieren. Die folgende Tabelle stellt diese Unterschiede und Gemeinsamkeiten dar.

Funktionen für
Enterprise-Resource-Planning (ERP)
Warenwirtschafts-system (WaWi)
Customer-Relationship-Management (CRM)
Finanzbuchhaltung
Personalwesen
Materialwirtschaft
Produktion
Beschaffung
Logistik/Lagerwesen
Bedarfsermittlung
(Projekt-)Controlling
Marketing
Vertrieb
Dienstleistungen
Management

Wie läuft die Einführung eines  ERP-Systems ab?

Für den Projekterfolg einer ERP-Einführung sind eine strategische Planung und ein sorgfältiges Vorgehen unerlässlich, egal welche Methode Sie dabei nutzen. Grundsätzlich ist es ratsam, allen Phasen einer ERP-Einführung volle Aufmerksamkeit zu schenken. Das Projekt beginnt mit der Erfassung und Darstellung des Status-Quo, der Erheben und Dokumentation all Ihrer Geschäftsprozesse und Anforderungen an das neue System. Dieser Schritt erfolgt mit Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, die die Prozesse tatsächlich durchführen.

Klassische Einführung

Bei der Einführung von ERP-Systemen gibt es verschiedene Ansätze. Das „klassische Vorgehen“ zeichnet sich durch eine strukturierte und phasenweise Umsetzung aus, die auf eingehenden Analysen und Planungen basiert. Hierbei werden wichtige Schritte wie Bedarfsanalyse, Systemauswahl, Implementierung, und Schulung durchgeführt. Die klassische ERP-Einführung verläuft nicht immer reibungslos, da mögliche Probleme mit der Software oft erst spät auftreten – meist in der Test- oder sogar erst in der Umstellungsphase. Eine Antwort auf dieses Vorgehen, ist die agile Einführung von ERP-Systemen.  

Agile Einführung

Im Gegensatz zur klassischen Methode bietet die agile ERP-Einführung eine flexible und iterative Herangehensweise, die besonders anpassungsfähig ist. Wichtige Schritte beinhalten die Erstellung eines MVP (Minimum Viable Product), kontinuierliches Feedback, regelmäßige Anpassungen und inkrementelle Verbesserungen des Programms und der Prozesse.

Planungsphase

Die Projektinitialisierung setzt den Digitalisierungsprozess in Gang und schafft die Rahmenbedingungen für den Projekterfolg. Ein planvolles Vorgehen ist hierbei unerlässlich.

Ein erfolgreiches ERP-Projekt erfordert ein strukturiertes Projektteam mit einem erfahrenen ERP-Projektleiter an der Spitze. Dieser ist für die Ressourcenplanung, Zeitpläne und Budgets sowie die Überwachung aller Maßnahmen verantwortlich.

Die Anforderungsanalyse umfasst detaillierte Untersuchungen der Unternehmensprozesse und der technischen Infrastruktur, wobei Präzision vor Geschwindigkeit geht.  Das ERP-Lastenheft dient als Projekthandbuch und beschreibt detailliert die funktionalen und technischen Anforderungen an das System.

Mit den dokumentierten Prozessen & Anforderungen im Lastenheft kann eine Vorauswahl geeigneter Systeme erfolgen. Diese müssen nun bewertet, Funktionalitäten und Vorteile kennengelernt werden. Beim direkten Vergleich der Systeme helfen unsere Checklisten.

Nach Auswahl und Vertragsklärung beginnt die Implementierungsphase Ihres ERPs. Zusammen mit Ihrem Implementierungspartner beginnen Sie nun Arbeitsabläufe und Prozesse in die Software zu integrieren und ein Testsystem einzurichten. Gemeinsam entwickeln Sie auch eine Vision und setzen klare Ziele die den Erfolg des Projekts definieren.

Implementierungsphase

Ziel des Implementierungsprojekts ist es, Ihre Arbeitsabläufe und Prozesse in der ERP-Software zu verankern.

Die Datenmigration wird durch Migrationstests sichergestellt. Ein abschließender Integrationstest und Probeläufe im Unternehmen stellen die Betriebsbereitschaft des ERP-Systems sicher. Ein Go-Live-Termin kann vorbereitet werden.

  • Datenmapping
  • Testumgebung migrieren
  • Datenübernahme aus Bestandssystemen
  • Daten im neuen System zusammenführen

Ein effektives Change Management begleitet den Prozess der intensiven Schulung von Mitarbeitern und Key-Usern, um die Akzeptanz des Systems sicherzustellen. Die positiven Effekte der ERP-Implementierung werden herausgearbeitet.

  • Einarbeitung der Belegschaft
  • Dokumentation von Arbeitsabläufen
  • Change-Management

Der "Echtstart" einer ERP-Software bedeutet den vollständigen operativen Einsatz im Unternehmen und erfordert kontinuierliche Anpassungen, um die Effizienz der Geschäftsprozesse auf dem höchstmöglichen Niveau zu halten.

  • Einführungsstrategie festlegen
  • Finale Datenmigration
  • Finale Systemtests und Abnahme
  • Problemfelder lokalisieren und Lösungsszenarien entwickeln

Wichtiges beim Vergleich von ERP-Anbietern

Die Entscheidung, ein modernes ERP-System als zentrale Unternehmenssoftware zu installieren, ist weitreichend. Unternehmen stellen ihre Weichen damit unmissverständlich in Richtung Zukunft. Mit dem neuen ERP-System steigen Effizienz, Transparenz und Wettbewerbsfähigkeit. Bevor das ERP seine ganze Leistungsfähigkeit entfalten kann, gilt es, den richtigen ERP-Anbieter und das passende ERP-System zu finden.

Eine wichtige Aufgabe, denn: Interessenten haben die Qual der Wahl. Der Markt ist riesig. Das Angebot reicht von hochspezialisierter Branchensoftware bis zur Lösung mit standardisierten Best Practises. Der Markt zeigt aber auch: Cloud-basierte ERP gewinnen zunehmend an Bedeutung. Systeme wie Haufe X360 richten sich speziell an die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen. Dank eines modularen Aufbaus lassen sich alle Funktionen nach dem Baukastenprinzip so zusammenfügen, dass eine maßgeschneiderte Branchenlösung entsteht. Über flexible Schnittstellen lässt sich eine maximale Anpassung der ERP-Software erzielen und bereits im Unternehmen bestehende Systeme nahtlos integrieren.

Die Rolle des Implementierungspartners

Ein technischer Dienstleister als Implementierungspartner nimmt eine zentrale Rolle in ERP-Projekten ein. Bei der Implementierung von Haufe X360 werden Sie früh durch zertifizierte ERP-Berater entlastet. Diese begleiten den gesamten Implementierungsprozess und führen die Implementierung in enger Abstimmung mit Ihnen durch. So ist gewährleistet, dass die Haufe X360-Implementierung nicht nur effizient abläuft, sondern auch alle Ihre Prozesse best möglich digital abgebildet werden:

  1. Ihr persönlicher ERP-Berater zeigt Ihnen anhand der passenden ERP-Funktionen und -Module von Haufe X360, wie Ihre Anforderungen im System umgesetzt werden können.
  2. Sie testen Ihre Version von Haufe X360 ERP auf einem Testsystem mit Echtdaten. Sollte es weiteren Optimierungsbedarf geben, kümmert sich Ihr ERP-Berater darum.
  3. Kurz vor der Live-Schaltung schult Ihr ERP-Berater Ihre Mitarbeiter gezielt in den Anwendungen Ihrer individuellen ERP-Lösung. So ist sichergestellt, dass der Systemwechsel reibungslos verläuft.
  4. Sie stellen gemeinsam mit Ihrem Berater Ihre persönliche Haufe X360-Version zusammen. Spezielle Anforderungen werden vom ERP-Berater ins Pflichtenheft aufgenommen und realisiert.
  5. Ihr ERP-Berater führt die Datenübernahme aus Ihren vorherigen Systemen durch und integriert diese kurz vor Inbetriebnahme ins System.

Da es sich bei Haufe X360 um eine Cloud-Software handelt, die keine komplexe IT-Infrastruktur voraussetzt, geht die ERP-Einführung sehr schnell. Zu der effizienten Umsetzung trägt auch der modulare Aufbau bei: Es müssen keine überflüssigen oder unerwünschten Programmbestandteile eingerichtet werden, sondern ausschließlich das, was gewünscht und gebraucht wird.

Bedeutung von Change-Management

Change-Management ist wichtig für die erfolgreiche Einführung eines neuen ERP-Programms. So können Sie sicherstellen, dass Mitarbeiter die Veränderung akzeptieren, unterstützen und aktiv mitgestalten. Es hilft, Widerstände zu überwinden, indem es eine klare Kommunikation, Schulungen und Unterstützung im Umgang mit dem neuen Programm bietet.  Damit wird die Transformation effektiv gesteuert und der langfristige Erfolg des ERP-Systems im Unternehmen gesichert. Ausführliche Informationen zum Change Management im Rahmen eines ERP-Projekts

In dieser Phase gilt es auch die verschiedenen Emotionen, die Mitarbeiter dem Technologie-Projekt entgegenbringen, zu berücksichtigen. Um ein besseres Verständnis für die emotionalen Phasen der Mitarbeiter zu entwickeln, ist es hilfreich, sich am Hype-Zyklus (siehe Grafik) zu orientieren. Technologieberater nutzen diese Kurve ebenfalls, da sie die verschiedenen Phasen zeigt, durch die neue Technologien gehen, wenn sie öffentliche Aufmerksamkeit erlangen.

 

Wie hoch sind die Kosten für ein ERP-System?

Die Preise für ein Enterprise Resource Planning System können sehr stark variieren. Wichtig für die Preiskalkulation sind vor allem diese Fragen:

  • Welche Unternehmensbereiche soll die ERP-Lösung abdecken?
  • Wie komplex sind die abzubildenden Geschäfts­prozesse?
  • Muss zusätzliche IT-Infrastruktur aufgebaut werden?
  • Wie groß ist der Betrieb, der das ERP-System einführt?
  • Soll eine On-Premise- oder Cloud-Lösung eingesetzt werden?
  • Wie viele Anwender werden mit der ERP-Software arbeiten?

 

Die digitale Modernisierung eines Unternehmens verursacht Kosten. Das gilt auch für eine ERP-Software. Neben der reinen Software kommen weitere Kosten auf Interessenten zu. Wie diese exakt zu beziffern sind, ist gar nicht so einfach zu ermitteln. Zu unterschiedlich sind die Geschäftsprozesse der jeweiligen Unternehmen – unterschiedlich sind auch die Preismodelle der ERP-Anbieter. Deswegen sind direkte Vergleiche schwierig. Unternehmen, die gerne die gesamten Investitionskosten vor Projektbeginn wissen möchten, sind gut beraten, sämtliche Aspekte einer ERP-Implementierung zu betrachten. Vor- und Nachteile sollten immer gegeneinander abgewogen werden.

Recherchen zeigen: Kostensteigerungen bei ERP-Projekten sind immer noch weitverbreitet – Termin- und Budgetüberschreitungen von 50 Prozent und mehr keine Seltenheit. Gründe für unerwartete Kostensteigerungen liegen in aller Regel deutlich vor dem eigentlichen Projektbeginn und sind auf mangelhafte Vorbereitung zurückzuführen. Eine enge Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Implementierungspartner von Anfang an minimiert die Gefahr böser Überraschungen. Als erfahrener Anbieter für Cloud-basierte ERP-Lösungen zeichnet sich Haufe X360 durch geringere Investitionskosten und schnelle Implementierung aus – das gilt vor allem im Vergleich zu einer klassischen ERP-Einführung. Hinzu kommt: Der Leistungsumfang von Haufe X360 ist skalierbar. Bezahlt wird nur das, was wirklich benötigt wird. 

Beachten Sie: Für On-Premise-Systeme müssen Sie als Anwender selbst leistungsfähige Rechner und Server bereitstellen. Bei einer Cloud-Lösung genügt ein handelsüblicher Laptop oder sogar ein Smartphone mit stabilem Internetzugang.

Wie viel Ihr ERP-System kostet, hängt also von Ihrem Betrieb, der Komplexität der Prozesse und Ihren Ansprüchen ab. In jedem Fall sollten Sie verschiedene Anbieter vergleichen. Denn nicht nur der Preis ist entscheidend: Um effektiv arbeiten zu können, müssen Ihre Mitarbeiter sich gut mit der ERP-Lösung auskennen und sie richtig bedienen können. Faktoren wie die Usability sollten daher nicht unterschätzt werden. Je komplexer die Software und die Benutzeroberfläche sind, desto mehr Geld muss zusätzlich in Schulungen investiert werden.

Vorteile von Haufe X360 bei den Kosten

Kostenersparnis dank schneller Einführung

Dank Cloud-Technologie und "Fast-Track Implementierung" kann das ERP-System kostengünstig in Ihrem Unternehmen eingeführt werden.

Flexibel skalierbar

Sie profitieren von einem transparenten Preis-Leistungsverhältnis, da Sie ausschließlich die ERP-Module, Funktionen & Schnittstellen bezahlen, die Sie benötigen.

Das beste ERP-System – gibt es das?

Nein, ein „bestes ERP-System“ kann es pauschal nicht geben. ERP-Systeme bilden Kernprozesse eines Unternehmens auf digitaler Ebene ab. In Anbetracht der Tatsache, dass kein Unternehmen dem anderen gleicht, kann es also gar nicht „das“ eine ERP-System geben, das alle anderen in den Schatten stellt. Allerdings – und das ist wichtig bei der Entscheidung für ein ERP: Flexible und anpassbare ERP-Lösungen wie Haufe X360 bringen alle Voraussetzungen mit, um „für Ihr Unternehmen das beste ERP-System“ zu sein. Die Experten von Haufe x360 unterstützen Sie dabei, Haufe X360 zu Ihrem besten ERP zu machen!