Dokumentenmanagement
für Haufe X360

Eine neue Dimension des Dokumentenmanagements: Mit dem vollintegrierten d.velop Dokumentenmanagment für Haufe X360 beschleunigen Sie Ihre Prozesse, vereinfachen die Verwaltung von Dokumenten und optimieren den Informationsfluss. Mit dem Dokumentenmanagment für Haufe X360 schaffen Sie eine effiziente und reibungslose Arbeitsumgebung.

  • Revisionssichere Archivierung
  • Automatische Dokumentenerkennung mit OCR
  • Unterstützt XRechnung, ZUGFeRD & E-Rechnung
incl. 500 GB Cloud-Speicher

Vorteile unserer umfassenden DMS-ERP-Lösung

Automatisierte Prozesse

Vom PDF im Posteingang automatisch ins ERP – die automatische Verarbeitung Ihrer Dokumente spart Zeit, Kosten und minimiert Fehler.

Revisionssichere Archivierung

Rückverfolgbarkeit sämtlicher Geschäftsprozesse – die digitale Dokumentenarchivierung sorgt für ein GoBD-konformes und rechtssicheres Archiv.

Finden statt Suchen

Automatische Zuordnung der Dokumente zu Geschäftsprozessen – unternehmensweite Echtzeit-Suchen mit KI-Unterstützung.

Zeit sparen

Mehr als 8 Stunden Zeitersparnis pro Woche und Mitarbeiter in der Buchhaltung allein bei der Ablage – im Vergleich zum manuellen Dokumentenmanagement mit Papier.

Arbeitszeit effektiv nutzen

Optimiert die Arbeitszeit für Dokumentensuche um bis zu 60 Prozent – verschafft Mitarbeitern mehr Zeit für wichtige Aufgaben.

Kosten reduzieren

Reduziert Gehaltskosten um 25 bis 40 Prozent durch verkürzte Suchzeiten und automatisierte Dokumentenprozesse.

Fehlerquote minimieren

Vermeidet Doppelerfassungen und Fehlablagen – DMS schafft Transparenz im Dokumentenhandling und reduziert Fehler.

Zufriedenere Kunden

Schnellere Reaktionszeiten durch Automatisierungen – Bearbeitungs- und Reaktionszeiten reduzieren sich erheblich.

Nachhaltig arbeiten

Geringerer Papierverbrauch senkt Kosten und spart Zeit – DMS ist wichtiger Schritt auf dem Weg zu umweltfreundlicher Unternehmensführung.

Vom Papierchaos zur digitalen Ordnung

Dokumentenmanagement in Haufe X360

Was ist d.velop Dokumentenmanagment für Haufe X360?

Die in Haufe X360 integrierte Dokumentenmanagement-Lösung stammt von unserem Technologiepartner d.velop, der als 'Innovator des Jahres' im Bereich ECM (Enterprise-Content-Management) ausgezeichnet wurde. Diese preisgekrönte DMS-Software bietet Ihnen die modernsten Funktionen für ein effizientes Dokumentenmanagement und ebnet Ihnen den Weg zum papierlosen Unternehmen. Mit den intelligenten Detaillösungen und Automatisierungen unseres DMS können Sie Dokumente organisieren, revisionssicher speichern, verwalten und teilen. Im Resultat verbessern Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen und optimieren Ihre Prozesse nachhaltig.

  • Bis zu 8h Zeitersparnis pro Woche und Mitarbeiter bei der Ablage
  • Verkürzung der Suche nach Dokumenten um bis zu 60%
  • Eingesparte Lohnkosten von 25-40% durch verkürzte Suchzeiten
  • Bis zu 8h Zeitersparnis pro Woche und Mitarbeiter bei der Ablage
  • Verkürzung der Suche nach Dokumenten um bis zu 60%
  • Eingesparte Lohnkosten von 25-40% durch verkürzte Suchzeiten

Highlights unserer DMS-Software

Entdecken Sie die vielfältigen Funktionen unseres Dokumentenmanagementsystems mit dem Sie Ihre Arbeitsabläufe optimieren und die Effizienz im Unternehmen steigern. Mehr erfahren Sie über die Funktionen der einzelnen Module in unserer detaillierten Feature-Übersicht.

Automatisierung und Digitalisierung für effizientes Dokumentenmanagement

Eine fortschrittliche Erkennungsfunktion sorgt für die schnelle Digitalisierung und Klassifizierung Ihrer Dokumente. Intelligente Automatisierungen machen den Umgang mit Dokumenten effektiv und Ihre Prozesse effizienter.

  • Erkennung von Dokumenten mit OCR
  • Dokumentenerkennung mit KI-Unterstützung
  • Erstellung von Zusammenfassungen

Einfache Dokumentenablage und automatische Dokumentenorganisation

Profitieren Sie von der zentralen Struktur Ihrer digitalen Akten: Unser Dokumentenmanagementsystem ermöglicht Ihnen die einfache Ablage von Dokumenten – wahlweise automatisch über intelligente E-Mail-Postfächer oder klassisch per Drag-and-drop.

  • Automatische Abage über E-Mail-Postfächer
  • Einfaches Ablegen per Drag-and-drop
  • Speichern von E-Mails in digitalen Akten

 

Gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten nach GoBD

Mit unserer digitalen und automatisierten Dokumentenarchivierung bewahren Sie Ihre Dokumente gesetzeskonform und sicher auf, erfüllen gesetzlichen Pflichten und halten Aufbewahrungsfristen ein. 

  • GoBD-konforme Archivierung
  • Stellen Sie die Prüfung nach IDW PS880 sicher
  • Erreichen sie Revisions- und Rechtssicherheit

Schnittstellen zu Ihren Bestandssystemen,
die das Dokumentenmanagement im Unternehmen unterstützen

Profitieren Sie von einer starken Gemeinschaft: Über flexible Schnittstellen gelingt die maximale Anpassung unseres ERP. Erweitern Sie den
Funktionsumfang von Haufe X360 und passen Sie das ERP an die individuellen Anforderungen Ihrer Geschäftsprozesse mit ISV-Schnittstellen an.

 

Alle Funktionen unseres Dokumentenmanagementsystems

Dokumenteneingang 

Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet vielfältige Funktionen für die Verarbeitung eingehender Dokumente. Das DMS ermöglicht es Ihnen, Dokumente, die in Verbindung zu Ihren Kundenprojekten stehen, auch manuell abzulegen. Dadurch können Sie wichtige Unterlagen an einem zentralen Ablageort speichern und zusammenführen. Darüber hinaus bietet Ihnen das DMS die Möglichkeit, E-Mails automatisch zu importieren. Dies erleichtert die Verwaltung und sorgt für effiziente und gut organisierte Arbeitsabläufe. Alle Details im Produktdatenblatt

  • OCR-Texterkennung
  • Auslesen von XRechnungen/ZUGFeRD-Rechnungen
  • Automatische Dokument-Erkennung/-Kategorisierung (KI-unterstützt)

Dokumentenverwaltung & Archivierung

Mit 500 GB Speicherplatz bietet das Dokumentenmanagementsystem ausreichend Platz für eine umfangreiche digitale Aktenbildung. Das DMS gewährleistet revisionssicheres Speichern auf einem zertifizierten System, entspricht allen gesetzlichen Vorschriften und lässt sich mit individuellen Aufbewahrungsfristen versehen. Legen Sie individuelle Akten zu Ihren Kundenprojekten an und speichern Sie alle relevanten Daten zentral ab – von „A“ wie Angeboten bis „Z“ wie Zeichnungen. Mit der intuitiven Dokumentenverwaltung und Archivierung behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Dokumente und erfüllen dabei alle rechtlichen Anforderungen (GoBD-konform). Alle Details im Produktdatenblatt

  • Volltextsuche in Dokumenten (auch mithilfe OCR-Texterkennung)
  • Automatische PDF/A-Erzeugung zur Langzeitarchivierung
  • PDF-Bearbeitung (Annotationen, Markierungen, Zeichnungen, Freihandnotizen, Drehen)

Informieren Sie sich über alle Möglichkeiten unserer DMS-Lösung

Möchten Sie mehr über den Umfang unseres Dokumentenmanagementsystems erfahren? Dann laden Sie einfach unser umfangreiches Produktinformationsblatt mit detaillierten Informationen zu allen Funktionen unserer DMS-Lösung herunter.

Workflows & Geschäftsprozesse

Der Einsatz des DMS optimiert Workflows und Prozesse. Im Hinblick auf Dokumente, Akten und auch unabhängig davon können Anwender Aufgaben erstellen, anzeigen, zuweisen und weiterleiten. Größtmögliche Transparenz und Übersichtlichkeit ist gewährleistet. Alle Aktivitäten lassen sich leicht nachvollziehen. So können Aufgaben als gelesen oder ungelesen markiert, bearbeitet, erledigt und zur Erinnerung hinzugefügt werden. Aufgaben für Kunden werden wahlweise persönlich zugeteilt oder an Gruppen übermittelt. Alle Details im Produktdatenblatt

  • Aufgabenlisten überwachen und administrieren
  • Vertretungsregeln für Dokumente und Prozesse
  • Benachrichtigungssystem

Kollaboration

Unser DMS bietet Ihnen viele Freiheiten: Nutzern können, einzelne Dokumente oder ganze Dokumenten-Stapel teilen und anderen zugänglich machen. Über die integrierte Versionierung lassen sich Änderungen an Dokumenten nachvollziehen und rückgängig machen. Grundsätzlich können Sie sämtliche Dokumente innerhalb des DMS mit allen Mitarbeitern im System von Haufe X360 teilen – auch mit Zulieferern, Dienstleistern oder Kunden. Damit ist eine sichere, effiziente und transparente Kollaboration über Standorte oder Unternehmensgrenzen hinaus gewährleistet. Alle Details im Produktdatenblatt. Alle Details im Produktdatenblatt

  • Integrierte Versionierung
  • Teilen von Dokumenten per Link und E-Mail
  • Teilen/Weiterleiten von Stapeln (Dokumentenimport)

Infrastruktur und Sicherheit

In unserem Dokumentenmanagementsystem (DMS) steht die Sicherheit Ihrer Daten an erster Stelle. Durch ein umfassendes Rollen- und Rechtemanagement stellen wir sicher, dass ausschließlich berechtigte Personen auf Ihre Unternehmensdokumente zugreifen können. Jede Benutzerrolle wird dabei sorgfältig definiert, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter die benötigten Informationen sehen und bearbeiten können. Zusätzlich zur präzisen Rollenverteilung nutzen wir fortschrittliche Sicherheitstechnologien wie Single Sign-On (SSO) und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Diese Methoden garantieren, dass der Zugriff auf Ihr DMS nur nach erfolgreicher Authentifizierung und zusätzlicher Sicherheitsüberprüfung möglich ist. Unser System bietet Ihnen somit eine mehrstufige Sicherheitsarchitektur, die nicht nur unbefugten Zugriff verhindert, sondern auch die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Unternehmensdokumente bewahrt. Alle Details im Produktdatenblatt

    • Rollen & Berechtigungssystem
    • Integrierte Benutzerverwaltung
    • SSO / 2-Faktor Authentifizierung auf versch. Endgeräten

Unverbindlichen Beratungstermin vereinbaren

Vereinbaren Sie jetzt Ihr unverbindliches Erstgespräch. Wir beraten Sie gerne kostenlos und unverbindlich zu unserem ERP, um mit Ihnen im Rahmen einer maßgeschneiderten Demo die Potentiale von Haufe X360 für Ihr Unternehmen zu entdecken!

  • Sichere, in Deutschland gehostete Cloud-Lösung
  • Entwickelt für die Anforderungen des Mittelstands
  • Maßgeschneiderte Prozesse für Ihre Branche
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  • Maßgeschneiderte Prozesse für Ihre Branche

FAQs

Häufige Fragen rund um die Themen Dokumentenmanagement­software und Haufe X360

Sollten Sie unter den Antworten auf die häufigsten Fragen zu unserer DMS-Lösung Ihre Fragestellung nicht finden, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf, damit wir Ihre Fragen beantwortet können. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!

Die in Haufe X360 integrierte Dokumentenmanagement-Lösung stammt von unserem preisgekrönten Technologiepartner d.velop, der als 'Innovator des Jahres' im Bereich ECM (Enterprise-Content-Management) ausgezeichnet wurde. Diese moderne DMS-Software bietet fortschrittliche Funktionen für ein effizientes Dokumentenmanagement und ebnet den Weg zum papierlosen Unternehmen.

Das d.velop Dokumentenmanagment für Haufe X360 ist eine datenbankgestützte und nahtlos in unser Cloud-ERP integrierte Anwendung für die Verwaltung elektronischer Dokumente. Mit dem System gelingt die digitale Erfassung papiergebundener Schriftstücke sowie die automatisierte Bearbeitung, Speicherung, Verwaltung, Archivierung und Verfolgung elektronischer Dokumente wie Verträgen, Rechnungen oder E-Mails.

Das d.velop Dokumentenmanagment für Haufe X360 bietet alle Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung und hält alle gesetzlichen Anforderungen (DSGVO und GoBD) ein. Das preisgekrönte Dokumentenmanagementsystem stammt von unserem Technologiepartner d.velop und wurde als Kernfunktion in das Haufe X360 ERP integriert und steht nun unseren Kunden zur Verfügung.

Die Entscheidung für ein DMS ist ein entscheidender Schritt in Richtung papierloses Büro. Neu hinzukommende Dokumente wie Rechnungen oder Belege auf Papier werden gescannt und in elektronischer Form im DMS gespeichert. Für viele Dokumentenarten gilt das sogenannte „ersetzende Scannen“. Nach der elektronischen Erfassung im DMS sind die Originale verzichtbar und können vernichtet werden.

Bei der Umwandlung bestehender Papierbelege in digitale Dokumente ist ein Scanvorgang unerlässlich. Scan-Dienstleister bieten bei großem Aufwand Hilfe an und unterstützen auch bei der datenschutzkonformen Vernichtung alter Papierbelege. Das DMS von Haufe X360 bietet alle Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung und hält alle gesetzlichen Anforderungen (DSGVO und GoBD) ein. Alte Papierarchive können somit aufgelöst werden.

 

Der Einsatz eines ERP-Systems bietet viele Vorteile, erzeugt enorme Synergieeffekte und senkt Ihre Betriebskosten. Wo genau der Punkt liegt, an dem sich Unternehmen direkt für ein ERP entscheiden sollten, richtet sich nach dem Einzelfall. Grundsätzlich lässt sich sagen: Ab ca. zehn Mitarbeitern, die in verschiedenen Abteilungen arbeiten, macht der Einsatz eines ERP meistens Sinn. Gibt es zusätzlich Kunden-, Waren- oder Dienstleistungsströme, die es zu verwalten gibt, gilt dies umso mehr. Softwaretechnische Insellösungen erzeugen meist Reibungsverluste und führen zu höheren Kosten im Vergleich zu einem einzelnen ERP, bei dem alle Beteiligten auf einer einheitlichen Softwarebasis agieren.

Berücksichtigt man modular aufgebaute Cloud-ERPs wie Haufe X360 liegt die Schwelle noch einmal deutlich niedriger. Die modular aufgebauten Funktionen können schrittweise ins Unternehmen eingeführt werden. Zum Beispiel kann zuerst das Modul für Dokumentenmanagement und später auch die Finanzbuchhaltung eingeführt werden. Im ERP greifen diese Funktionen nach Aktivierung des Moduls nahtlos ineinander, bei zwei einzelnen Softwarelösungen unteschiedlicher Anbieter wäre dies nicht der Fall. Das ERP von Haufe X360 wächst mit Ihnen mit, sodass eine Entscheidung zwischen Einzellösung und ERP nicht mehr nötig ist.

Die automatisierte Rechnungsbearbeitung bei Haufe X360 besteht aus der Erfassung, Archivierung, Prüfung und Freigabe. Formate für elektronische Rechnungen wie eRechnung, XRechnung und ZUGFeRD werden im Haufe X60 ERP-System unterstützt. Damit sind Sie auf die E-Rechnungspflicht ab 2025 vorbereitet.

Die Rechnungsverarbeitung erfolgt nach den Vorgaben der GoBD. Die GoBD gilt für buchführungspflichtige KMU und große Unternehmen ebenso wie für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer ohne Buchführungspflicht.

Bei sachgerechter Anwendung werdend digitale Akten samt Dokumenten vom DMS in Haufe X360 automatisch und GoBD-konform archiviert. Revisions- und Rechtssicherheit sind damit gewährleistet.

OCR – Optical Character Recognition oder die optische Zeichenerkennung – ist ein wichtiges Feature des Haufe X360 DMS. Die intelligente Volltexterkennung wird beispielsweise verwendet, um die automatisierte Zuordnung von Dokumenten in die richtige Akte sicherzustellen. Das System verwendet die OCR-Erkennung übrigens auch, um Texte von Bildformaten (eingescannte Dokumente) zu erfassen und korrekt zu verschlagworten.

Ich würde Haufe X360 jedem Mittelständler absolut empfehlen, weil es Nettozeit einspart und alles andere am ERP-Markt für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) aussticht: Schneller, besser, leistungsstärker. Haufe X360 bietet eine saubere Dokumentation, und die komplette Verknüpfung aller Daten – von Auftrag und Bestellung bis hin zum Zahlungseingang. So findet man immer jedes Dokument und hat alle relevanten Informationen sofort zur Verfügung. Für uns das perfekte System für mehr Effizienz und Wachstum.

JOHN WILLERS, Geschäftsführer von Comes Kaffeekontor,

Alle Daten und Dokumente immer und überall zur Hand

Auch in der mobilen App fließen alle Geschäfts­prozesse Ihres Unternehmens zusammen. Greifen Sie immer und überall auf die komplette Haufe X360 Software zu – mit der Haufe X360 App für Apple iOS und Android. So sind Sie vollkommen unabhängig und können flexibel arbeiten.