Das integrierte Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die revisionssichere Speicherung von Geschäftsdokumenten in Haufe X360 schafft nahtlos integrierte digitale Geschäftsprozesse, die vom Scannen bis zur Archivierung reichen.
Reduktion der Zeit für die Dokumentensuche um bis zu 60 Prozent – verschafft Mitarbeitern mehr Zeit für wichtige Aufgaben.
25 bis 40 Prozent Reduktion der Gehaltskosten durch verkürzte Suchzeiten und automatisierte Dokumentenprozesse.
Mehr als 8 Stunden Zeitersparnis pro Woche und Mitarbeiter in der Buchhaltung allein bei der Ablage – im Vergleich zum manuellen Dokumentenmanagement mit Papier.
Vom PDF im Posteingang automatisch ins ERP – die automatische Verarbeitung Ihrer Dokumente spart Zeit, Kosten und minimiert Fehler.
Rückverfolgbarkeit sämtlicher Geschäftsprozesse – die digitale Dokumentenarchivierung sorgt für ein GoBD-konformes und rechtssicheres Archiv.
Automatische Zuordnung der Dokumente zu Geschäftsprozessen – unternehmensweite Echtzeit-Suchen mit KI-Unterstützung.
Vermeidet Doppelerfassungen und Fehlablagen – DMS schafft Transparenz im Dokumentenhandling und reduziert Fehler.
Schnellere Reaktionszeiten durch Automatisierungen – Bearbeitungs- und Reaktionszeiten reduzieren sich erheblich.
Geringerer Papierverbrauch senkt Kosten und spart Zeit – DMS ist wichtiger Schritt auf dem Weg zu umweltfreundlicher Unternehmensführung.
Die in Haufe X360 integrierte Dokumentenmanagement-Lösung stammt von unserem Technologiepartner d.velop, der als 'Innovator des Jahres' im Bereich ECM (Enterprise-Content-Management) ausgezeichnet wurde. Diese preisgekrönte DMS-Software bietet Ihnen die modernsten Funktionen für ein effizientes Dokumentenmanagement und ebnet Ihnen den Weg zum papierlosen Unternehmen. Mit den intelligenten Detaillösungen und Automatisierungen unseres DMS können Sie Dokumente organisieren, revisionssicher speichern, verwalten und teilen. Im Resultat verbessern Sie die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen und optimieren Ihre Prozesse nachhaltig.
Automatisierung und Digitalisierung für effizientes Dokumentenmanagement
Eine fortschrittliche Erkennungsfunktion sorgt für die schnelle Digitalisierung und Klassifizierung Ihrer Dokumente. Intelligente Automatisierungen machen den Umgang mit Dokumenten effektiv und Ihre Prozesse effizienter.
Einfache Dokumentenablage und automatische Dokumentenorganisation
Profitieren Sie von der zentralen Struktur Ihrer digitalen Akten: Unser Dokumentenmanagementsystem ermöglicht Ihnen die einfache Ablage von Dokumenten – wahlweise automatisch über intelligente E-Mail-Postfächer oder klassisch per Drag-and-drop.
Gesetzeskonforme Archivierung von Dokumenten nach GoBD
Mit unserer digitalen und automatisierten Dokumentenarchivierung bewahren Sie Ihre Dokumente gesetzeskonform und sicher auf, erfüllen gesetzlichen Pflichten und halten Aufbewahrungsfristen ein.
Profitieren Sie von einer starken Gemeinschaft: Über flexible Schnittstellen gelingt die maximale Anpassung unseres ERP. Erweitern Sie den
Funktionsumfang von Haufe X360 und passen Sie das ERP an die individuellen Anforderungen Ihrer Geschäftsprozesse mit ISV-Schnittstellen an.
Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) bietet vielfältige Funktionen für die Verarbeitung eingehender Dokumente. Das DMS ermöglicht es Ihnen, Dokumente, die in Verbindung zu Ihren Kundenprojekten stehen, auch manuell abzulegen. Dadurch können Sie wichtige Unterlagen an einem zentralen Ablageort speichern und zusammenführen. Darüber hinaus bietet Ihnen das DMS die Möglichkeit, E-Mails automatisch zu importieren. Dies erleichtert die Verwaltung und sorgt für effiziente und gut organisierte Arbeitsabläufe.
Mit 500 GB Speicherplatz bietet das Dokumentenmanagementsystem ausreichend Platz für eine umfangreiche digitale Aktenbildung. Das DMS gewährleistet revisionssicheres Speichern auf einem zertifizierten System, entspricht allen gesetzlichen Vorschriften und lässt sich mit individuellen Aufbewahrungsfristen versehen. Legen Sie individuelle Akten zu Ihren Kundenprojekten an und speichern Sie alle relevanten Daten zentral ab – von „A“ wie Angeboten bis „Z“ wie Zeichnungen. Mit der intuitiven Dokumentenverwaltung und Archivierung behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Dokumente und erfüllen dabei alle rechtlichen Anforderungen (GoBD-konform).
Unser DMS bietet Ihnen viele Freiheiten: Nutzern können, einzelne Dokumente oder ganze Dokumenten-Stapel teilen und anderen zugänglich machen. Über die integrierte Versionierung lassen sich Änderungen an Dokumenten nachvollziehen und rückgängig machen. Grundsätzlich können Sie sämtliche Dokumente innerhalb des DMS mit allen Mitarbeitern im System von Haufe X360 teilen – auch mit Zulieferern, Dienstleistern oder Kunden. Damit ist eine sichere, effiziente und transparente Kollaboration über Standorte oder Unternehmensgrenzen hinaus gewährleistet. Alle Details im Produktdatenblatt.
Der Einsatz des DMS optimiert Workflows und Prozesse. Im Hinblick auf Dokumente, Akten und auch unabhängig davon können Anwender Aufgaben erstellen, anzeigen, zuweisen und weiterleiten. Größtmögliche Transparenz und Übersichtlichkeit ist gewährleistet. Alle Aktivitäten lassen sich leicht nachvollziehen. So können Aufgaben als gelesen oder ungelesen markiert, bearbeitet, erledigt und zur Erinnerung hinzugefügt werden. Aufgaben für Kunden werden wahlweise persönlich zugeteilt oder an Gruppen übermittelt.
In unserem Dokumentenmanagementsystem (DMS) steht die Sicherheit Ihrer Daten an erster Stelle. Durch ein umfassendes Rollen- und Rechtemanagement stellen wir sicher, dass ausschließlich berechtigte Personen auf Ihre Unternehmensdokumente zugreifen können. Jede Benutzerrolle wird dabei sorgfältig definiert, um sicherzustellen, dass nur autorisierte Mitarbeiter die benötigten Informationen sehen und bearbeiten können. Zusätzlich zur präzisen Rollenverteilung nutzen wir fortschrittliche Sicherheitstechnologien wie Single Sign-On (SSO) und Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA). Diese Methoden garantieren, dass der Zugriff auf Ihr DMS nur nach erfolgreicher Authentifizierung und zusätzlicher Sicherheitsüberprüfung möglich ist. Unser System bietet Ihnen somit eine mehrstufige Sicherheitsarchitektur, die nicht nur unbefugten Zugriff verhindert, sondern auch die Integrität und Vertraulichkeit Ihrer Unternehmensdokumente bewahrt.
Mit Haufe X360 erhalten Sie nicht nur erstklassige Unterstützung im Dokumentenmanagement, sondern auch eine umfassende Business-Management-Software, die weit über die grundlegenden ERP-Funktionen hinausgeht. Mit Haufe X360 optimieren Sie alle wesentlichen Kernprozesse Ihres Unternehmens durch insgesamt 9 leistungsstarke Module sowie über 50 integrierte Schnittstellen. Sie erhalten ein Rundum-sorglos-Paket für noch mehr Funktionalität.
Vereinbaren Sie jetzt Ihr unverbindliches Erstgespräch. Wir beraten Sie gerne kostenlos und unverbindlich zu unserem ERP, um mit Ihnen im Rahmen einer maßgeschneiderten Demo die Potentiale von Haufe X360 für Ihr Unternehmen zu entdecken!
Sollten Sie unter den Antworten auf die häufigsten Fragen zu unserer DMS-Lösung Ihre Fragestellung nicht finden, nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf, damit wir Ihre Fragen beantwortet können. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
Die in Haufe X360 integrierte Dokumentenmanagement-Lösung stammt von unserem preisgekrönten Technologiepartner d.velop, der als 'Innovator des Jahres' im Bereich ECM (Enterprise-Content-Management) ausgezeichnet wurde. Diese moderne DMS-Software bietet fortschrittliche Funktionen für ein effizientes Dokumentenmanagement und ebnet den Weg zum papierlosen Unternehmen.
Das d.velop Dokumentenmanagment für Haufe X360 ist eine datenbankgestützte und nahtlos in unser Cloud-ERP integrierte Anwendung für die Verwaltung elektronischer Dokumente. Mit dem System gelingt die digitale Erfassung papiergebundener Schriftstücke sowie die automatisierte Bearbeitung, Speicherung, Verwaltung, Archivierung und Verfolgung elektronischer Dokumente wie Verträgen, Rechnungen oder E-Mails.
Das d.velop Dokumentenmanagment für Haufe X360 bietet alle Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung und hält alle gesetzlichen Anforderungen (DSGVO und GoBD) ein. Das preisgekrönte Dokumentenmanagementsystem stammt von unserem Technologiepartner d.velop und wurde als Kernfunktion in das Haufe X360 ERP integriert und steht nun unseren Kunden zur Verfügung.
Die Entscheidung für ein DMS ist ein entscheidender Schritt in Richtung papierloses Büro. Neu hinzukommende Dokumente wie Rechnungen oder Belege auf Papier werden gescannt und in elektronischer Form im DMS gespeichert. Für viele Dokumentenarten gilt das sogenannte „ersetzende Scannen“. Nach der elektronischen Erfassung im DMS sind die Originale verzichtbar und können vernichtet werden.
Bei der Umwandlung bestehender Papierbelege in digitale Dokumente ist ein Scanvorgang unerlässlich. Scan-Dienstleister bieten bei großem Aufwand Hilfe an und unterstützen auch bei der datenschutzkonformen Vernichtung alter Papierbelege. Das DMS von Haufe X360 bietet alle Voraussetzungen für eine revisionssichere Archivierung und hält alle gesetzlichen Anforderungen (DSGVO und GoBD) ein. Alte Papierarchive können somit aufgelöst werden.
Der Einsatz eines ERP-Systems bietet viele Vorteile, erzeugt enorme Synergieeffekte und senkt Ihre Betriebskosten. Wo genau der Punkt liegt, an dem sich Unternehmen direkt für ein ERP entscheiden sollten statt eine einzelne Dokumentenmanagement Software einzuführen, richtet sich nach dem Einzelfall. Grundsätzlich lässt sich sagen: Ab ca. zehn Mitarbeitern, die in verschiedenen Abteilungen arbeiten, macht der Einsatz eines ERP meistens Sinn. Gibt es zusätzlich Kunden-, Waren- oder Dienstleistungsströme, die es zu verwalten gibt, gilt dies umso mehr. Softwaretechnische Insellösungen erzeugen meist Reibungsverluste und führen zu höheren Kosten im Vergleich zu einem einzelnen ERP, bei dem alle Beteiligten auf einer einheitlichen Softwarebasis agieren.
Berücksichtigt man modular aufgebaute Cloud-ERPs wie Haufe X360 liegt die Schwelle noch einmal deutlich niedriger. Die modular aufgebauten Funktionen können schrittweise ins Unternehmen eingeführt werden. Zum Beispiel kann zuerst das Modul für Dokumentenmanagement und später auch die Finanzbuchhaltung eingeführt werden. Im ERP greifen diese Funktionen nach Aktivierung des Moduls nahtlos ineinander, bei zwei einzelnen Softwarelösungen unteschiedlicher Anbieter wäre dies nicht der Fall. Das ERP von Haufe X360 wächst mit Ihnen mit, sodass eine Entscheidung zwischen Einzellösung und ERP nicht mehr nötig ist.
Die automatisierte Rechnungsbearbeitung bei Haufe X360 besteht aus der Erfassung, Archivierung, Prüfung und Freigabe. Formate für elektronische Rechnungen (kurz E-Rechnung) wie XRechnung und ZUGFeRD werden im Haufe X60 ERP-System unterstützt. Damit sind Sie auf die E-Rechnungspflicht ab 2025 bestens vorbereitet.
Die Rechnungsverarbeitung erfolgt nach den Vorgaben der GoBD. Die GoBD gilt für buchführungspflichtige KMU und große Unternehmen ebenso wie für Selbstständige, Freiberufler und Kleinunternehmer ohne Buchführungspflicht.
Bei sachgerechter Anwendung werdend digitale Akten samt Dokumenten vom DMS in Haufe X360 automatisch und GoBD-konform archiviert. Revisions- und Rechtssicherheit sind damit gewährleistet.
OCR – Optical Character Recognition oder die optische Zeichenerkennung – ist ein wichtiges Feature des Haufe X360 DMS. Die intelligente Volltexterkennung wird beispielsweise verwendet, um die automatisierte Zuordnung von Dokumenten in die richtige Akte sicherzustellen. Das System verwendet die OCR-Erkennung übrigens auch, um Texte von Bildformaten (eingescannte Dokumente) zu erfassen und korrekt zu verschlagworten.
Möchten Sie mehr über den Umfang unseres Dokumentenmanagementsystems erfahren? Dann laden Sie einfach unser umfangreiches Produktinformationsblatt mit detaillierten Informationen zu allen Funktionen unserer DMS-Lösung herunter.
Ich würde Haufe X360 jedem Mittelständler absolut empfehlen, weil es Nettozeit einspart und alles andere am ERP-Markt für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) aussticht: Schneller, besser, leistungsstärker. Haufe X360 bietet eine saubere Dokumentation, und die komplette Verknüpfung aller Daten – von Auftrag und Bestellung bis hin zum Zahlungseingang. So findet man immer jedes Dokument und hat alle relevanten Informationen sofort zur Verfügung. Für uns das perfekte System für mehr Effizienz und Wachstum.
