Unternehmerische Erfolge sind selten Zufall – sie sind das Ergebnis kluger Investitionen. Die digitale Modernisierung, insbesondere die Einführung eines ERP-Systems, mag zwar mit Kosten verbunden sein, doch sie eröffnet auch ungeahnte Möglichkeiten. Neben der Software fallen weitere Ausgaben an, die sich jedoch langfristig lohnen. Entdecken Sie, welche Faktoren die Gesamtkosten beeinflussen und wo die versteckten Kostentreiber bei der ERP-Einführung lauern. Lassen Sie sich inspirieren und erfahren Sie, warum sich diese Investition für Ihr Unternehmen auszahlen wird.
Die Kosten einer ERP-Einführung zu beziffern, ist keine leichte Aufgabe. Zu unterschiedlich sind die Geschäftsprozesse und die Ziele der jeweiligen Unternehmen. Grundsätzlich gilt: ERP-Projekte zählen zu den komplexesten und größten Herausforderungen für Unternehmen. Sie binden eine ganze Reihe unterschiedlicher Ressourcen und müssen gleichzeitig Betrachtungen von Kosten und Nutzen standhalten. Unternehmen, die gerne die gesamten Investitionskosten vor Projektbeginn kennen möchten, sind gut beraten, sämtliche Aspekte der ERP-Einführung zu betrachten. Vor- und Nachteile wollen sorgfältig gegeneinander abgewogen werden.
Fest steht: Kosten fallen schon vor der eigentlichen ERP-Einführung an. Denn: Um überhaupt mit ERP-Anbietern Kontakt aufnehmen zu können, müssen Ressourcen geplant, freigestellt und eine Ist-Analyse der Geschäftsprozesse durchgeführt werden. Nur so ist es möglich, die Ziele einer ERP-Einführung detailliert zu definieren. Projekte wie diese erfordern Zeit, um auf der Grundlage intensiver Abstimmungen zu belastbaren Ergebnissen zu kommen. Das kostet Geld, denn die Mitarbeiter, die mit dieser Aufgabe betraut sind, verlieren im Sinne ihrer regulären Tätigkeit Arbeitszeit.
Bei der Berechnung der Investition müssen außerdem die Kosten während der Einarbeitungszeit ins ERP berücksichtigt werden. Eine verminderte wertschöpfende Arbeitstätigkeit während der Eingewöhnung sollten Sie ebenfalls einkalkulieren. Einzuplanen sind gegebenenfalls zusätzliches Personal oder Aushilfskräfte, um den üblichen Workflow aufrechtzuhalten.
Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über die Kosten verschiedener Bereitstellungsformen von ERP-Systemen bietet. Verglichen werden dabei drei Bereitstellungsformen: Cloud Native ERP, Cloud Enabled ERP und On-Premise ERP.
Diese Tabelle soll Ihnen helfen, die wesentlichen Unterschiede und Kostentreiber der einzelnen Bereitstellungsformen schnell zu erfassen. Detailliertere Informationen zu den einzelnen Kostenpunkten und deren Auswirkungen werden in den nachfolgenden Absätzen des Textes ausführlicher erläutert.
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Kostenfaktor
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Cloud-Native-ERP
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Cloud-Enabled-ERP
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On-Premise ERP
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Kosten für die Software
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Monatliche Gebühr
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Monatliche Gebühr
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Einmalige Lizenzkosten
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Hardwarekosten
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Gering (für lokale Komponenten)
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Gering (für lokale Komponenten)
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Hoch (eigene Server-Infrastruktur)
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Kosten für Dienstleister
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Mittel
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Mittel
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Hoch
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Kosten für Wartung & Updates
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In Gebühr enthalten
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In Gebühr enthalten
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Hoch (eigene Wartung)
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Implementierungskosten
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Projektabhängig
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Projektabhängig
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Projektabhängig
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Kosten für Anbindung von Drittsoftware
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Gering
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Mittel bis hoch
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Mittel bis hoch
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Kosten für mobilen Zugang
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Keine bis gering
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Gering bis mittel
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Hoch (eigener mobiler Zugang)
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Kosten für Schulungen
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Anbieterabhängig
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Anbieterabhängig
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Anbieterabhängig
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Software, Hardware und Dienstleistungen sind die Herzstücke bei der ERP-Einführung und machen einen Löwenanteil der Kosten aus. Ihre Entscheidung für das richtige ERP-System ist hier von großer Bedeutung – auch für die Kosten. Als Lösung für das gesamte Unternehmen muss die Software alle Anforderungen erfüllen und gleichzeitig ein hohes Maß an Flexibilität ermöglichen. Damit Sie hinsichtlich der Funktionalitäten die richtige Lösung für Ihre Unternehmensgröße finden, sind Ressourcenplanung, Ist-Analyse des Geschäftsmodells und Definition der Ziele von großer Bedeutung.
Je detaillierter und präziser Sie hier arbeiten, desto zielgerichteter können die ERP-Anbieter auf Ihr Anforderungsprofil eingehen. Das wirkt sich kostensenkend aus, weil Sie nur den Funktionsumfang einführen, den Sie wirklich benötigen. Vor diesem Hintergrund ist das Lastenheft ein Dokument von zentraler Bedeutung bei der Auswahl des Implementierungspartners. Im Lastenheft sind die Anforderungen detailliert festgehalten, die Sie an ein ERP-System stellen. Damit werden diese Informationen zu einem kostensenkenden Werkzeug bei der ERP-Einführung. Es dient gewissermaßen als Kontrolldokument.
Berücksichtigen Sie, dass je nach ERP-System in regelmäßigem Abstand Updates installiert werden müssen. Hierfür fallen gerade bei On-Premise ERP-Systemen zusätzliche Wartungs- und Supportkosten an. Bei Cloud-basierten ERP-Systemen fallen diese Kosten häufig weg, da Updates zentral in der Cloud installiert werden.
Deswegen ist auch eine der grundsätzlichsten Entscheidungen bei der ERP-Einführung, ob Ihr ERP in der Cloud arbeiten oder eine On-Premise-Lösung sein soll. Neben der System-Architektur die unterschiedliche Optionen ermöglicht, spielt auch hier die Kostenseite eine große Rolle. Ein Blick auf die Marktsituation zeigt, dass Cloud-ERP-Lösungen gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sprunghaft an Bedeutung gewinnen. Webbasierte Systeme bieten viele Vorteile – auch hinsichtlich der Kosten, da keine eigene IT-Infrastruktur erforderlich wird.
Bei der Betrachtung der Kosten einer ERP-Einführung sind auch steuerliche Aspekte lohnend. Seit dem Jahr 2005 besteht die Möglichkeit, ERP-Software steuerlich abzuschreiben. Die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer wurde vom Bundesfinanzministerium auf fünf Jahre festgelegt. ERP-Systeme gelten als kostenpflichtige Standard-Software und werden als aktivierungspflichtiges, immaterielles Wirtschaftsgut des Anlagevermögens eingestuft. Vor diesem Hintergrund besteht die Möglichkeit einer linearen Abschreibung über fünf Jahre. Diese Regelung gilt unabhängig von eventuellen Wartungsverträgen. Auch Nebenkosten der Anschaffung können Sie steuerlich geltend machen. Dazu zählen beispielsweise:
Das Herzstück bei der ERP-Einführung sind drei wesentliche Parameter:
Kosten fallen auch für Lizenzgebühren an. Die meisten ERP-Anbieter setzen auf ein entsprechendes Lizenzmodell. Zu unterscheiden ist hier zwischen den Kosten einer On-Premise-Lösung (Lizenzerwerb) und einem Cloud-ERP-System (SaaS).
Für On-Premise-Nutzer ist ein klassischer Lizenzerwerb erforderlich. Demnach erwerben Sie die Nutzungsrechte für eine festgelegte Anzahl an Usern. Zu Beginn des ERP-Einsatzes fallen dabei einmalige Investitionskosten an. Über die Nutzungsdauer amortisieren sich diese Kosten.
Cloud-basierte ERP-Systeme arbeiten in aller Regel mit einem anderen Kostenmodell. Dabei wird das Nutzungsrecht für die ERP-Nutzung gemietet. Das System läuft in einer Cloud und wird allen Nutzern über einen Browser bereitgestellt. Kosten fallen monatlich pro User an.
Während Großunternehmen vielfach auf On-Premise-Lösungen setzen, ist das Cloud-ERP vorteilhaft für Kleinunternehmen und den Mittelstand (KMU). Kosten variieren auf Basis der Anzahl Benutzer und gebuchten Funktionen, einzelne User können auch meist sehr flexibel gekündigt oder hinzugefügt werden. Bei Software as a Service Modellen fallen damit auch keine hohen Einmalkosten für Lizenzkauf und Infrastruktur an. Das ist ein großer Vorteil, da die Liquidität des Unternehmens erhalten bleibt.
Vor nicht allzu langer Zeit war die Anschaffung neuer Hardware ein echter Kostentreiber bei der Einführung einer neuen Software. Bei ERP-Systemen nach dem On-Premise-Prinzip ist das vielfach auch heute noch so.
Erst mit der Verbreitung der Cloud-ERP-Systeme hat sich dies geändert, weil die eigentliche Rechenleistung des ERP in der Cloud stattfindet. Der Anspruch an die eingesetzte Hardware des Unternehmens fällt vergleichsweise moderat aus. Neue Rechner und andere Endgeräte müssen meist gar nicht angeschafft werden. Selbst Smartphones oder Tablet-Computer sind oft zur Bedienung völlig ausreichend. Das erhöht die Flexibilität des ERP-Systems ungemein.
Voraussetzung für eine hohe Performance des Cloud-basierten ERP-Systems ist ein schnelles Netz im Unternehmen – intern und extern. Gegebenenfalls sind an dieser Stelle Maßnahmen nötig, um einen schnellen Datentransfer sicherzustellen. Deutlich kostensenkend wirken sich Cloud-basierte ERP-Systeme dagegen auf die Implementierungskosten aus. Konfiguration und Schnittstellen werden in der Cloud bereitgestellt und nicht mehr für einzeln jeden einzelnen Arbeitsplatz.
Der Kostenfaktor für Fachpersonal, der mit der Anschaffung von Servern und dem Betrieb einer eigenen IT-Infrastruktur für ein On-Premise System einhergeht, darf an dieser Stelle auch nicht vernachlässigt werden. Besonders hoch sind die Kosten für Fachpersonal, das sich sowohl mit dem Betrieb und der Wartung der Serverinfrastruktur als auch mit IT-Sicherheit auskennt. Diese spezialisierten Fachkräfte sind notwendig, um die sensiblen Daten eines ERP-Systems vor der heutigen Cyber-Bedrohungslage zu schützen, regelmäßige Updates und Sicherheits-Patches durchzuführen sowie die Systeme zu überwachen und zu warten. Nicht jedes Unternehmen verfügt über die finanziellen Mittel oder die Attraktivität, um diese Experten zu beschäftigen.
Die Einführung einer ERP-Software stellt eine große Herausforderung dar – finanziell, fachlich und ressourcentechnisch. Daher ist es unerlässlich, die Verantwortung für ein solches Projekt in die Hände eines erfahrenen ERP-Projektleiters zu legen. Dieser kann aus den eigenen Reihen stammen, oft bieten sich jedoch auch externe ERP-Berater für diese Position an.
Beide Lösungen belasten zwar das Budget und sollten entsprechend berücksichtigt werden, doch um bei Maßnahmen und Kosten eine höhere Planungssicherheit zu gewährleisten, empfehlen wir wärmstens die Wahl eines erfahrenen Spezialisten als Projektleiter.
Ohne die nötige Expertise bei solch umfangreichen und komplexen Softwareprojekten sind Kostensteigerungen bei ERP-Projekten an der Tagesordnung. Termin- und Budgetüberschreitungen von 50 Prozent und mehr sind bei fehlender Projekterfahrung keine Seltenheit. Die Gründe dafür sind vielfältig, doch in nahezu allen Fällen werden entscheidende Fehler bereits vor dem eigentlichen Projektbeginn gemacht. Wer die Kosten einer ERP-Einführung im Unternehmen möglichst genau kalkulieren möchte, bezieht vorbereitende Prozesse sowie externe Experten als Aufwendungen in die gesamte Betrachtung mit ein.
Schulungen der Mitarbeiter sind ein wesentlicher Schlüssel, um die Akzeptanz der Mitarbeiter für das ERP-System zu schaffen. Ihre Mitarbeiter müssen nicht nur eine Einführung in das neue System erhalten, sondern ihr Wissen in regelmäßigen Abständen auffrischen. In der Kalkulation sind deswegen Personalkosten und Schulungskosten großzügig einzurechnen.
Unabhängig davon, ob Mitarbeiter von anderen Mitarbeitern geschult werden oder durch externe ERP-Experten – Kosten für den Zeitaufwand entstehen in beiden Fällen.
Software muss regelmäßig aktualisiert und gewartet werden. Das verursacht Kosten, die meist vom Anbieter über einen Service- oder Wartungsvertrag festgeschrieben werden. Der Bereich Wartung und Support ist sensibel: Immerhin wird an dieser Stelle geregelt, in welchem Zeitraum und zu welchen Kosten Ihnen Hilfe im Falle eines Falles zuteilwird.
Achten Sie bei den Wartungskosten auf folgende Punkte:
Die Kosten für jährliche Wartungen orientieren wich vielfach an der Skalierbarkeit. Je größer die Zahl der freigeschalteten User, desto teurer die Wartung. Marktübliche Preise liegen in der Regel zwischen einem und 1,8 Prozent der Lizenzpreise.
Kaum ein Unternehmen setzt zu einhundert Prozent auf eine Standard-Lösung bei der ERP-Einführung. Kein Wunder, denn die ganze Leistungsfähigkeit entfaltet die Software immer dann, wenn die Bedürfnisse des Unternehmens mitsamt der Prozesse in ihrer Komplexität auf digitaler Ebene abgebildet werden. Anpassungen sind in vielen Fällen unerlässlich.
Bei der Bestimmung der Kosten sollten Sie den Bereich Customizing grundsätzlich mitrechnen. Auch wenn der Aufwand bei modernen Cloud-ERP-Systemen deutlich geringer ausfällt als bei On Premise-Lösungen ist es sinnvoll, Anpassungen von Beginn an einzuplanen.
Unternehmen verändern sich und mit ihnen die Prozesse und Anforderungen an das ERP-System. Rechnen Sie daher für die Zukunft damit, dass für zusätzliche Anwendungen und Systemanpassungen, Folgeberatungen und entsprechende Schulungen neue Kosten anfallen können.
Haufe X360 ist ein hoch individualisierbares ERP-System, das sich durch seine Anpassbarkeit und flexible Schnittstellen auszeichnet, wodurch individuelle Lösungen für die meisten Branchen realisiert werden können. Dieses wichtige Merkmal sorgt dafür, dass die Kosten je Kunde und Branche stark variieren.
Einführungskosten sind abhängig vom Digitalisierungsgrad des Unternehmens, der individuellen Komplexität abzubildender Prozesse und natürlich auch den spezifischen Anforderungen des jeweiligen ERP-Projekts. Deswegen lässt sich die genaue Kostenstruktur nur durch eine enge Absprache und die Ausarbeitung eines klaren Zielbilds mit dem betreuenden Implementierungspartner ermitteln. Bis dahin sind Aussagen zu den Kosten immer nur als sehr grober Erwartungswert zu verstehen.
Die in diesem Artikel genannten Kosten für die Implementierung eines ERP-Systems sind Schätzwerte, dienen lediglich als erste grobe Einschätzung und sind nicht verbindlich. Die tatsächlichen Kosten können erheblich variieren und hängen von einer Vielzahl von Faktoren ab, die von Projekt zu Projekt unterschiedlich sind. Diese Zahlen stellen keine Garantie oder Zusicherung dar und sollten nicht als Grundlage für finanzielle Entscheidungen herangezogen werden. Für eine genaue und verbindliche Kostenschätzung empfehlen wir, eine detaillierte Analyse zusammen mit einem unserer Implementierungspartner durchzuführen und ein individuelles Angebot einzuholen.
Für eine konkrete Aussage kontaktieren Sie kostenfrei unsere ERP-Experten.
Rückmeldungen unserer Implementierungspartner zeigen, dass die Kosten für die ERP-Einführung von Haufe X360 bei durchschnittlich 30.000 Euro beginnen können. Nur sehr einfache Projekte für kleine Unternehmen ohne Individualisierungswünsche lagen in der Vergangenheit unter diesem Betrag.
Bei komplexen Projekten insbesondere für produzierende Unternehmen, können die Kosten aber auch mittlere sechsstellige Beträge annehmen. Diese Kosten beinhalten dafür aber auch die komplette Betreuung während den verschiedenen Phasen einer ERP-Einführung. Einschließlich der Unterstützung durch erfahrene ERP-Consultants bei Aufgaben wie der Prozessoptimierung, einer initialen Prozessdokumentation, Datenmigration, umfangreichen Testings, Hypercare-Phasen und Mitarbeiterschulungen.
Einen Sonderfall stellen ERP-Lösungen für sehr kleine Unternehmen (bis 5 Mitarbeiter) dar. Derartige Szenarien sind selten, weil Haufe X360 für abteilungsübergreifendes Arbeiten optimiert ist und seine volle Leistungsfähigkeit erst ab rund 10 Nutzern entfaltet. Für Startups und kleine Unternehmen mit ambitionierten Wachstumszielen kann es dennoch sinnvoll sein, schon frühzeitig auf ein skalierbares ERP-System wie Haufe X360 zu setzen. In solchen Fällen erfolgen diese ERP-Einführungen als sogenannte „Fast-Track-Implementierung“, da die Abbildung komplexer Unternehmensprozesse in unserer Software nicht erforderlich ist. In diesen Fällen können Kosten im Rahmen von etwa 20-25.000 Euro zu erwarten sein.
Die Bereitstellung der Cloud-ERP-Lösung Haufe X360 erfolgt mit einem zertifizierten Haufe X360 Partner und kann schon in 15 Personentagen in rund 12 Wochen abgeschlossen sein. Dieser Prozess beinhaltet mehr als die technische Auslieferung: Wir optimieren Ihre Prozesse, migrieren Ihre Stammdaten und schulen Ihre Mitarbeiter im Umgang mit dem System.
Erfahren Sie mehr über die verschiedenen Phasen und Herausforderungen einer ERP Implementierung am Beispiel von Haufe X360.
Gute Beratung bei der ERP-Auswahl ist die halbe Miete. Auf diese lapidare Erkenntnis lassen sich die Erkenntnisse reduzieren, um keine böse Überraschung bei der ERP-Einführung zu erleiden. In Verbindung mit einem leistungsfähigen Implementierungspartner vermeiden Sie Budgetüberschreitungen und erreichen den Return on Invest schneller als gedacht.
Gehen Sie bei der ERP-Auswahl auf Nummer. Unsere Checkliste zur Bewertung von ERP-Systemen erleichtert Ihnen den Vergleich von ERP-Systemen in fünf wichtigen Kategorien.
