Für die High-Tech-Spezialisten der Betriebsstätte Hasselroth wird Haufe X360 zum „Gamechanger“: Viele Prozesse laufen vernetzter und automatisierter ab, was direkt neue Personalressourcen freisetzt.
Sie haben eine getönte oder entspiegelte Brille? Dann steckt möglicherweise Know-how der Bühler Alzenau GmbH in den Gläsern: Das Unternehmen entwickelt Dünnfilmbeschichtungsanlagen, mit deren Hilfe man Oberflächen veredeln kann. Hauchdünne Beschichtungen kommen dafür zum Einsatz, die mithilfe einer Elektronenstrahlkanone erzeugt werden – quasi ein technologisches Herzstück, das wie viele andere zentrale Komponenten in der Betriebsstätte Hasselroth von Bühler entsteht.
In dem kleinen Ort bei Hanau leisten Metallspezialisten wortwörtlich ganze Arbeit: Auf Basis von technischen Zeichnungen produzieren sie Hunderte von verschiedenen Einzelteilen, montieren diese zusammen und testen das Ganze „auf Herz und Nieren“. Von der Produktionsqualität an diesem Standort hängt also sehr viel ab – eine Tatsache, die weit über die Firmengrenzen von Bühler hinaus bekannt ist: Viele „externe“ Kunden schätzen die Betriebsstätte Hasselroth als Lohnfertiger für extreme Präzisionsaufgaben.
aus einem PLM-System perfekt vernetzt mit dem ERP-System – für eine automatische Datenübergabe
durch rasante Materialbestellungen „auf Knopfdruck“ für wiederkehrende Produktionsaufträge
zwischen Produktionsplanung und Shopfloor durch den Einsatz von großformatigen Monitoren
von administrativen Aufgaben – für mehr Ressourcen im Bereich der eigentlichen Produktionswertschöpfung
von laufenden Projekten durch direkten Zugriff auf zentrale und jederzeit aktuelle Parameter wie Arbeitszeiten und Materialkosten
der Angebotsphase mit Blick auf Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren
auf alle zentralen Daten und unternehmerischen Prozesse per Cloud-Technologie
Vor diesem Hintergrund hatten die Spezialisten bei der Wahl ihres ERP-Implementierungspartners klare Vorstellungen: Große Industrie-Expertise war gefragt – und das garantiert Lutz Consulting in besonderer Weise. „Wir haben jahrelange Erfahrung in diesem Feld und kennen typische Arbeitsabläufe der Industrie sehr genau“, bestätigt Geschäftsführer Norbert Lutz diesen Punkt.
„Gleichzeitig bringen wir eine große Methodenkompetenz ein und arbeiten systematisch daran, unternehmerische Prozesse per ERP abzubilden. Das ist kein ‚Dienst von der Stange‘, sondern eine individuelle Detailarbeit mit viel Herzblut. Auf dieser Basis haben wir für die Betriebsstätte Hasselroth beispielsweise eine umfassende Anbindung an ein bestehendes PLM-System realisiert. Am Ende stehen also passgenaue Lösungen.
Viele Unternehmen kennen das: Mit dem Erfolg kommen neue Herausforderungen. Wachsende Stückzahlen sorgen für größeren Planungsaufwand oder man benötigt sogar neue Maschinen – so auch bei der Betriebsstätte Hasselroth, denn das Unternehmen hat seinen Umsatz innerhalb der letzten Jahre fast verdreifacht. Bisherige Abläufe kamen somit an gewisse Grenzen. Beispiel „Produktionsplanung“: In den Werkshallen war Papier ein dominantes Medium. So wurden zentrale Infos wie die Arbeitsreihenfolge per Excel-Tabelle definiert, dann das Ganze ausgedruckt und der Montage zur Verfügung gestellt. Anschließend dokumentierten die Anwender im Shopfloor ihre Arbeitszeiten ebenso auf Papier, wobei eine Halbtagskraft diese Zahlen nachträglich ins vorhandene Softwaresystem einpflegen musste. „Das war angesichts der größeren Produktionsmengen natürlich ein enormer Aufwand“, sagt Volker Rausch, stellvertretender Betriebsstättenleiter Components Center Hasselroth.
Erschwerend kam hinzu, dass Mitarbeiter:innen aus der Montage für alle Materialbestellungen verantwortlich waren – eine echte Mammutaufgabe, zumal es vor Ort nur ein Handlager für kleinere Bauteile wie Schrauben gab. Der Großteil an Material wurde also immer „just in time“ bestellt, was insgesamt rund ein halbes Mannjahr an Arbeitszeit kostete! Ähnliche Herausforderungen zeigten sich bei der Nachkalkulation eines Projektes: Alle relevanten Kennzahlen wie Arbeitszeiten, Materialien und Zulieferteile suchten sich die Controller im System mühsam zusammen. Eine direkte Vernetzung mit laufenden Produktionsprozessen gab es nicht.
Vor diesem Hintergrund lag die Einführung eines ERP-Systems fast schon auf der Hand, wie René Fievet, Head of Components Center Hasselroth, bestätigt: „Wir hatten das klare Ziel, unsere gesamte Wertschöpfung zu optimieren und möglichst viele Prozesse zu automatisieren. Für diesen Ansatz sind ERP-Systeme ja praktisch erfunden worden.“ In der Folge waren aber zunächst die Kolleg:innen beim Mutterunternehmen in Alzenau am Zug. Sie definierten zentrale Anforderungen, zu denen etwa die einfache Anbindung an SAP sowie die PLM-Software (Product Lifecycle Management) Windchill gehörte, und trafen eine Vorauswahl zu potenziellen ERP-Systemen. „Die Entscheidung für Haufe X360 erfolgte dann gemeinsam mit uns, wobei wir mit dem Ergebnis absolut zufrieden sind“, sagt dazu René Fievet. „Mit dieser Technologie haben wir ins Schwarze getroffen.“
Aber wie implementiert man überhaupt ein solches System bei Unternehmen ohne ERP-Erfahrung – vor allem, wenn es direkt um die gesamte Wertschöpfung geht? Die Industrie-Spezialisten von Lutz Consulting gingen systematisch vor: Mehrere eintägige Workshops prägten die Startphase. „Wir haben gemeinsam analysiert, was die zentralen Prozesse auszeichnet und wie sie zusammenhängen. So entstand nicht nur eine Vorstellung davon, wie das dazugehörige ERP-System aussehen sollte, sondern wir diskutierten auch, ob man ergänzend Abläufe im Unternehmen optimieren könnte. ERP-Modellierung und Prozessoptimierung befruchteten sich also gegenseitig“, beschreibt Norbert Lutz von Lutz Consulting den Ansatz.
Anschließend startete die ERP-Modellierung, wobei die Aufgabe einige Herausforderungen bereithielt, wie etwa die angesprochene Anbindung an Windchill. Mit dieser PLM-Anwendung werden beim Mutterunternehmen in Alzenau alle Materialstammdaten zu rund 800 Produkten erfasst – was selbstverständlich auch jene Kernkomponenten betrifft, die in Hasselroth entstehen. Folglich strebten die Beteiligten eine Schnittstelle zwischen Haufe X360 und Windchill an. Alle Materialstammdaten sollten sich quasi „auf Knopfdruck“ ins ERP-System verschieben lassen. „Diese Anpassung haben wir individuell für die Betriebsstätte Hasselroth programmiert. Das Ergebnis funktioniert reibungslos und minimiert den Aufwand rund um Stücklisten, Warenwirtschaft und Co. radikal“, so Norbert Lutz.
Die nachfolgende Startphase betraf alle 44 Mitarbeiter:innen in Hasselroth, denn jeder Unternehmensbereich sollte auf Haufe X360 zugreifen – so das Ziel, wobei je nach Aufgabe freilich unterschiedliche Software-Bereiche im Einsatz sind. „Das ist eine klassische Aufgabenstellung, an die wir sehr methodisch herangehen. Der einzelne User steht im Zentrum“, erklärt Norbert Lutz. Folglich organisierten die ERP-Spezialisten für die Betriebsstätte individuelle Online-Workshops für verschiedene User-Gruppen – aus Sicht der Verantwortlichen ein Erfolg: „Die Lösung wurde sehr gut angenommen, weil das Ganze intuitiv bedienbar und leicht erlernbar ist. Aktuell wird die Nutzung bereits zur Routine“, so Volker Rausch.
„All together now“ – der Klassiker der Beatles gibt perfekt die Richtung in Hasselroth vor: Die Bereiche arbeiten reibungslos zusammen und zentrale Informationen sind für alle jederzeit abrufbar. Was das für eine Wirkung erzeugt, zeigt sich auf beeindruckende Weise in der Warenwirtschaft: Die Lageristen sehen in dem vernetzten System, welcher Bedarf für die nächsten Produktionsaufgaben entsteht, wie sich die dazugehörige Teileabdeckung im Lager entwickelt und ob man mit einer etwaigen Teilereservierung beim Händler reagieren sollte – was wiederum gebündelte Bestellungen von größeren Mengen möglich macht. „Die gesamte Warenwirtschaft erfolgt passgenau entlang zukünftiger Produktionsmengen“, bringt es René Fievet auf den Punkt.
Darüber hinaus profitiert die Produktion – und zwar massiv, denn alle Materialbestellungen für wiederkehrende Baugruppen erfolgen nun quasi auf Knopfdruck. Folglich müssen die Monteure dafür auch keine Liste ausfüllen und es drohen keine Versorgungslücken wegen Bestellfehlern. Um es einmal deutlich zu sagen: Wer nach konkreten finanziellen Vorteilen durch einen ERP-Einsatz sucht, ist hier an der richtigen Stelle. Das System führt direkt zu mehr Ressourcen innerhalb der produktiven Wertschöpfung!
Last but not least ist das Controlling in Hasselroth auf einem anderen Level. Schließlich stehen den Experten alle Kennzahlen des Unternehmens tagesaktuell zur Verfügung, wovon etwa das Angebotswesen profitiert: Unter welchen Konditionen kam es zu einem Auftrag und wie lässt sich die Abschlusswahrscheinlichkeit erhöhen? Haufe X360 liefert wertvolle Antworten. Darüber hinaus ist es eine riesige Hilfe, dass Arbeitspläne, Stücklisten, technische Zeichnungen und viele weitere Dokumente zu jedem Produkt zentral abrufbar sind. „Ich musste mir diese Informationen in der Vergangenheit mühsam zusammensuchen. Jetzt liegen sie in Sekundenbruchteilen vor, wenn etwa ein Meeting ansteht oder Kunden Fragen haben“, sagt dazu Volker Rausch.
Noch ist das Projekt in Hasselroth nicht abgeschlossen – im Gegenteil: Die Produktionsspezialisten haben es sich zum Ziel gesetzt, die Möglichkeiten ihres ERP-Systems maximal auszuschöpfen. Im nächsten Schritt geht es beispielsweise um die Planung der Maschinenbelegung: Wann kann ein spezifischer Produktionsprozess auf welcher Anlage und mit welchem Tempo ausgeführt werden? Werden die Fragen präzise beantwortet, setzt das erneut Produktionskapazitäten frei. „Dazu müssen wir alle Maschinen als ‚Ressourcen‘ im System anlegen. Das ist noch nicht geschehen. Deshalb erfolgt die Maschinenplanung aktuell noch durch den Fertigungsleiter, wobei wir Start und Ende des Prozesses aber bereits im ERP festhalten“, so René Fievet.
Bleibt am Ende die Frage nach einem Tipp für Nachahmer: Was empfehlen die Produktionsspezialisten anderen Unternehmen, die nach einem ERP-System Ausschau halten? „Man sollte die eigenen Prozesse genau analysieren, unter Umständen anpassen, um dann beides – ERP und Unternehmen – aufeinander abzustimmen. Das ist der Königsweg“, fasst René Fievet zusammen. „Vom Endergebnis sind wir rundum überzeugt.“
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