„Dropshipping“ in Echtzeit: Mit dem Einsatz von Haufe X360 perfektioniert BL Food Trading die Lieferkette zwischen internationalen Produzenten und deutschem Lebensmittelhandel. Eine umfassende Automatisierung ersetzt viele manuelle Prozesse.
Als Vertriebsgesellschaft für mediterrane Spezialitäten wie Salami, Wurst- und Schinkenprodukte punktet die BL Food Trading GmbH im Markt – und unterstützt seine Partner aus europäischen Nachbarländern: Im Auftrag dieser Unternehmen organisieren die Spezialisten den deutschen Vertrieb, analysieren das Marktgeschehen und optimieren Prozesse. Besonders für ausländische Lebensmittelproduzenten ist der deutsche Lebensmittelhandel eine Herausforderung: Wie können sie im harten Wettbewerb bestehen und wachsen? BL Food Trading GmbH gibt Antworten.
Dabei kommen grundsätzlich keine Zwischenlager wie in der Vergangenheit zum Einsatz. Die BL Food Trading setzt stattdessen auf „Dropshipping“ (Streckengeschäft): Alle Waren werden nach jeder Bestellung direkt vom Fertigungsbetrieb an das Lager des deutschen Kunden gesendet, wobei BL Food Trading den gesamten Prozess verantwortet. Und das hat direkte Auswirkungen auf den Einsatz eines ERP-Systems: Der Bestell- und Lieferablauf muss in Echtzeit erfolgen, die Reaktionszeit auf Kundenanfragen ist minimal und alle Daten werden permanent aktualisiert.
Unsere Mitarbeitenden haben früher viele Dokumente auf Fehler überprüft – eine zeitraubende Arbeit. Das erfolgt jetzt automatisiert per Haufe X360. Zudem werden Bestellungen oder PDF-Rechnungen rasant vom System verarbeitet. Kurz gesagt: Mit weniger Aufwand beherrschen wir viel mehr Transaktionen, was uns neue Wachstumschancen eröffnet.
Unter diesen Voraussetzungen hat sich BL Food Trading für Haufe X360 und den Implementierungspartner express Cloud Solutions entschieden – letzteres ist freilich kein Zufall: Die ERP-Spezialisten haben besonderes Know-how rund um komplexe Geschäftsprozesse. „Es ist sehr wichtig für uns, dass wir alle Arbeitsschritte des Kunden verstehen“, erklärt Jörg Ackermann, Geschäftsführer von express Cloud Solutions. „Anschließend entwickeln wir neue Lösungen mit individuellen Eigenentwicklungen und machen dabei auch Vorschläge für bessere Prozesse im Unternehmen. Das ERP-System ist eine Maßarbeit, in die unser ganzes Methodenwissen einfließt. Darauf basiert der Erfolg.“
bei der Abwicklung von Bestellungen, Lieferscheinen und Rechnungen mittels effizientem EDI-Netzwerk und zentralem Master Data Management
bei der Bearbeitung von Lieferscheinen und Rechnungen (ca. 2,5 Std. Zeitersparnis pro Woche und User)
für die Einrichtung von neuen EDI-Verbindungen (im Vergleich zu rund 2.100 Euro Kosten pro Neuanbindung im alten System)
Komplexe Preis- und Firmenstrukturen werden feingranular abgebildet
für das Daten-Hosting von mehr als 150 Dauerartikeln und 200 Aktions-/Saisonartikeln
Nehmen wir einmal an, Sie produzieren in Italien eine erstklassige Salami – jahrzehntelange Erfahrung und tradierte Rezepte sorgen für Qualität. Unter welchen Voraussetzungen könnten Sie Ihr Produkt in Deutschland erfolgreich einführen? „Diese Fragen beantworten wir regelmäßig für unsere Kunden“, erklärt Benjamin Pellikan von BL Food Trading. „Dazu betreiben wir aktives Marktscreening, tauschen uns mit den Handelsunternehmen aus und erstellen neue Konzepte, um beispielsweise die Verpackung für den deutschen Markt zu optimieren. Umfassende Datenanalysen sind hierbei unverzichtbar.“
Wird die Salami anschließend von deutschen Händlern bestellt, startet ein Streckengeschäft über Landesgrenzen hinweg: Der Produzent versendet beliebige Liefermengen zum exakt richtigen Zeitpunkt an den Handelspartner. Logistische Fehler sind hierbei tabu – und das gilt selbstverständlich auch für BL Food Trading, denn die Handelsspezialisten bilden den zentralen Dreh- und Angelpunkt für eine jährliche Absatzmenge von ca. 1.000 Tonnen! Sie nehmen die Bestellungen auf und ordern die dazugehörigen Produkte. Wie wurde das in der Vergangenheit gemanagt? „Sehr vieles erfolgte manuell“, so Benjamin Pellikan. „So mussten wir zum Beispiel die Daten eines Lieferscheins manuell in das alte ERP eingegeben. Darüber hinaus wies dieses System keine automatisierten Abläufe auf – etwa rund um die Überprüfung von Auftragsdaten.“ Folglich prüften Sachbearbeiter diese Dokumente mehrfach.
Der Anforderungskatalog für das neue ERP lag somit auf der Hand: Zentrale Vertriebsprozesse sollten automatisiert und vollständig fehlerfrei ablaufen. Im Übrigen strebten die Spezialisten eine direkte EDI-Verbindung (Elektronischer Datenaustausch) zu Handelspartnern an – so dass Bestellungen, Lieferscheine und Rechnungen umstandslos in das ERP einfließen und vom System weiterverarbeitet werden. „Unter dieser Voraussetzung haben wir den Markt sondiert, Systeme getestet und uns am Ende für Haufe X360 entschieden“, erklärt Benjamin Pellikan. „Die Lösung überzeugte mit einem großen Funktionsumfang, denn wir haben sehr spezielle Vorstellungen. Beispielsweise muss es möglich sein, dass sich komplexe Kundenhierarchien mit einer Vielzahl an Liefer- und Rechnungsadressen sowie zentralen Zahlungsdienstleistern abbilden lassen und Preise feingranular hinterlegt werden können. Solche Details sind für uns entscheidend.“
Die Einführung von Haufe X360 vollzog sich anschließend in zwei Schritten: Nach der Erst-Implementierung durch ein anderes Partnerunternehmen übernahm express Cloud Solutions den Prozess und verantwortete fast alle Individualisierungen. „Im Vorfeld haben wir per Workshop die Prozesse von BL Food Trading genau analysiert, wobei es für uns immer wichtig ist, dass wir zentrale Zielsetzungen verstehen“, betont Jörg Ackermann. „Anschließend geht es nicht nur darum, Wertschöpfungsketten abzubilden. Stattdessen bringen wir beide Welten zusammen: die Prozesse des Unternehmens und die dazu passende ERP-Lösung. Beides muss miteinander harmonieren und sich gewissermaßen annähern. Idealerweise verändern sich dabei auch Prozesse im Unternehmen. Am Ende greift ein Rädchen ins andere.“
Eine Hauptrolle während der Implementierung spielte die EDI-Verbindung, für die bei Haufe X360 der „Integration Hub“ von Procuros zur Verfügung steht – eine zentrale Plattform zur Automatisierung von B2B-Transaktionen. „Das ist eine perfekte Basis für BL Food Trading“, erklärt Jörg Ackermann. „Wir haben den Hub umfassend an Haufe X360 angebunden, was enorme Vorteile nach sich zieht: Jede Bestellung fließt nicht nur direkt in das ERP-System ein, sondern kann so auch direkt im System weiterverarbeitet werden – um etwa aus einem Kundenauftrag eine Zuliefer-Bestellung zu erstellen. Wenige Klicks genügen und der Auftrag geht raus.“ Außerdem hat das Ganze einen spektakulären Nebeneffekt: Neue Handelspartner lassen sich völlig problemlos anbinden – ohne, dass dafür irgendeine Rechnung bei BL Food Trading anfällt. Nur zum Vergleich: Beim alten System kostete so etwas rund 2.100 Euro pro Neuanbindung!
Nach der Implementierung benötigte BL Food Trading keine größere Service-Unterstützung, denn die Ausgangslage war einfach ideal. Zum einen hatte Benjamin Pellikan als IT-Hauptverantwortlicher bereits ein tiefes Verständnis von ERP-Systemen. Zum anderen punktete die Usability von Haufe X360. Deshalb dauerten die Einzel-Schulungen nur fünf bis sechs Stunden, wobei der IT-Verantwortliche das Ganze selbstständig ausführen konnte. Ein großer Pluspunkt dabei: Viele Datenfelder in Haufe X360 lassen sich frei benennen – passend zu den Fachbegriffen des Unternehmens. Für die Mitarbeiter bei BL Food Trading ist das ein großer Gewinn: „Auf diese Weise verstanden sie das System intuitiv und schnell“, sagt Benjamin Pellikan. „Insgesamt möchte ich zudem betonen, wie wertvoll die Unterstützung durch express Cloud Solutions war. Jede Frage wurde direkt beantwortet, angeforderte Aufgaben zeitnah ausgeführt. Das ist ideal.“
Warum machen Cloud-basierte ERP-Systeme zahlreiche Abläufe im Unternehmen schneller? Das Beispiel von BL Food Trading gibt Antworten: Mehrstufige Vertriebsprozesse (an denen zuvor mehrere Menschen beteiligt waren) fließen hier automatisiert durch ein fehlerfreies Netzwerk und werden in Sekundenbruchteilen verarbeitet. Und das betrifft bei Weitem nicht nur die beschriebene EDI-Verbindung mit ihrem souveränen Datenaustausch über jede Firmengrenze hinweg. Ähnlich interessant ist auch das Beispiel „Rechnungen von Dienstleistern“: Sie kommen bei BL Food Trading per Mail als PDF an. Künftig werden die Dokumente dann von Haufe X360 selbstständig weiterverarbeitet. Haufe X360 liest die Dokumente also aus und legt sie als Dienstleisterrechnung im System ab. Insgesamt heißt das für BL Food Trading: Mit weniger manuellen Eingriffen lassen sich mehr Transaktionen ausführen. Deshalb nimmt das Tempo bei der Verarbeitung von Bestellungen, Lieferscheinen und Co. um rund 75 Prozent zu!
Dazu kommen enorme Vorteile für das Marketing, denn BL Food Trading reagiert nicht passiv auf den Markt – im Gegenteil: Die Experten beobachten das Geschehen und nehmen aktiv Einfluss. Deshalb werden zum Beispiel historische Daten genau analysiert: Zu welchen Zeitpunkt und unter welchen Konditionen hatte eine Produktvermarktung Erfolg? Kann man das Produkt bestimmten Kunden erneut anbieten und gibt es saisonale Effekte? „Für die Antworten haben wir in der Vergangenheit mühsam verschiedene Tabellen verglichen. Das geht jetzt rund 90 Prozent schneller, weil sich alle Daten schnell abrufen und verknüpfen lassen“, sagt dazu Benjamin Pellikan. Darüber hinaus punktet ein runderneuertes Masterdaten-Management: Zu jedem der rund 350 Produkte liegt alles Wichtige an einer zentralen Stelle ab. Wenn ein Handelspartner Infos benötigt – etwa für eine Werbeaktion – genügen wenige Klicks für die Weitergabe.
Angesichts dieser Erfolge können die nächsten Schritte bei BL Food Trading kaum überraschen: Die Handelsspezialisten streben eine ERP-Komplettlösung an. Alle Unternehmensprozesse wandern in den nächsten Monaten zu Haufe X360 – darunter auch die Finanzbuchhaltung, die im Moment noch per DATEV verwaltet wird. „Wir sind rundum überzeugt von diesem ERP-System, wobei übrigens auch die Cloud-Architektur für uns sehr wichtig ist“, resümiert Benjamin Pellikan. „Wir wollten unbedingt das Daten-Hosting auslagern und jede On-Premise-Lösung inklusive der Kosten vermeiden. Das ist vollständig gelungen. Haufe X360 ist für uns eine hervorragende Basis für unternehmerisches Wachstum. Die Entscheidung war goldrichtig.“
Die anpassungsfähigen, vollintegrierten ERP-Anwendungen basieren auf führender Cloud-Technologie und bieten alle Kernfunktionalitäten einer ERP- und CRM-Software.
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