Wer projektbasiert arbeitet, muss viele Daten jonglieren. Deadlines, Budgets, Bedürfnisse der Kunden und Ressourcen unterscheiden sich von Auftrag zu Auftrag – und bilden so eine ganze Sammlung an relevanten Informationen, die es zu überschauen gilt. Klingt kompliziert? Nicht mit einer durchdachten und strukturierten Projektbuchhaltung. Die Realität sieht jedoch vielerorts anders aus: Budgets und Ressourcen werden mit Excel kalkuliert, Kundenanfragen verstecken sich in Papierstapeln und Deadlines werden handschriftlich notiert. Welche Gefahren dabei lauern und mit welchem Tool Sie diese ganz einfach vermeiden können, erfahren Sie hier.
Die Finanzbuchhaltung ist für wohl allen Unternehmern ein Begriff. Schließlich ist sie eines der unverzichtbaren Elemente des Tagesgeschäfts. Doch wer in Projekten arbeitet, muss genauer hinsehen – denn erfolgreiches Wirtschaften beginnt bereits in den einzelnen Aufträgen. Hier kommt die Projektbuchhaltung ins Spiel: Während die Finanzbuchhaltung das gesamte Unternehmen im Blick hat, konzentriert sich das Projekt Accounting auf die finanzielle Leistung einzelner Aufträge. Es überwacht unter anderem die Ressourcenschätzung, die Kostenrechnung und das Cashflow-Management. Projektbuchhalter begleiten Aufträge von der Erteilung bis zum Abschluss und bilden somit ein Bindeglied zwischen Finanzbuchhaltung und Projektmanagement.
Sie sehen: Die Projektbuchhaltung ist an vielen Prozessen beteiligt – und damit von entscheidender Bedeutung, wenn es um die erfolgreiche Umsetzung von Aufträgen geht. Besonders Unternehmen, die in erster Linie projektbezogen arbeiten, profitieren von strukturierten und durchdachten Prozessen im Projekt Accounting. Und dennoch wird dieser Teil des Projektmanagement häufig vernachlässigt: Es dominieren Kalkulationen aus Excel-Tabellen, Rechnungen verstauben in Ringbuchordnern im Büro. Das sind zwar Strukturen, die vor vielen Jahren so funktioniert haben – doch spätestens, wenn die Auftragszahlen steigen und Projekte immer komplexer werden, schleichen sich in diesem altbewährten System Fehler ein. Unternehmen gehen so einfach vermeidbare Risiken in der gesamten Prozesskette ein.
Die Fehleranfälligkeit einer analogen Projektbuchhaltung beginnt, bevor der Auftrag überhaupt angenommen wurde: Die Rentabilitätsprognose ist ein unverzichtbarer Bestandteil der Planung. Schließlich entscheidet sich hier, ob ein Auftrag Gewinne erzielt – und ob dieser überhaupt mit den vorhandenen Ressourcen umzusetzen ist. Die Basis für eine solche Vorhersage? Jede Menge Zahlen, die meist aus vorherigen, vergleichbaren Aufträgen herangezogen werden.
Doch was, wenn sich diese Daten in riesigen Papierbergen und endlosen E-Mailverläufen verstecken? Wer im Bereich der Projektbuchhaltung noch auf manuelle Prozesse setzt, sucht bei der Rentabilitätsprognose die Nadel im Heuhaufen. Gleichzeitig gehen bei der Suche gerne Zahlen verloren oder werden falsch übertragen. Im schlimmsten Fall führt das zu einer fehlerhaften Prognose – und das Projekt entpuppt sich als unwirtschaftlich.
Rentabilität ist eine Voraussetzung für ein gelungenes Projekt – Machbarkeit eine andere. Hier kommt die Risikoanalyse ins Spiel. Von möglichen Konstruktionsfehlern, über die Krankheit von Projektleitern bis hin zum Konkurs von Lieferanten: Die Liste der Risiken, die im Laufe eines Projektes auftreten können, ist lang. So lang, dass es unmöglich ist, sie alle zu kennen oder vorherzusehen. Deshalb räumen Projektmanager jedem Auftrag einen gewissen Puffer ein, um diese Verzögerungen abzufangen.
Doch was hat das mit der Projektbuchhaltung zu tun? Das Stichwort heißt auch hier: Vollständigkeit: Der Prozess der Risikoanalyse enthält viele Daten und Gespräche mit beteiligten Mitarbeitern. In der manuellen Projektbuchhaltung ist es ein langwieriger und fehleranfälliger Prozess, diese Daten zu sammeln und zu hinterlegen – nachträgliche Veränderungen verlangsamen die Risikoanalyse zusätzlich. Wer hier relevante Informationen übersieht läuft am Ende Gefahr, die Budgetgrenzen schneller zu übersteigen, als es nötig wäre.
Was passiert, wenn ein Projekt diesen zuvor festgelegten Rahmen überschreitet? Im Englischen gibt es dafür den Begriff Scope Creep. Selbst wenn Sie noch nie davon gehört haben, haben Sie sicher schon einen solchen erlebt. Im Projektmanagement bezeichnet es die Überschreitung des ursprünglich vereinbarten Projektumfangs. Soll heißen: Das Projekt wächst über die geplanten Maße hinaus. Es bezeichnet den Worst Case, den das Risikomanagement vorher zu identifizieren versucht. Der Arbeitsaufwand steigt in diesem Fall nahezu unbemerkt – und die Kosten explodieren. Ein Scope Creep ist keine Seltenheit – denken Sie allein schon an kurzfristige Kundenanfragen, Änderungen der Vertragsbedingungen oder gar neue gesetzliche Regulierungen, die im Laufe der Produktion verabschiedet werden. In manchen Fällen lässt sich ein Scope Creep gar nicht vermeiden. So sind beispielsweise Bauprojekte stets auf die Verfügbarkeit von Baumaterialien angewiesen.
Wie bereits in der Risikoanalyse angedeutet, hat jede Veränderung – ob durch Kundenwünsche oder Lieferengpässe – Auswirkungen auf die Budget- und Ressourcenplanung. Kommt es also zum Scope Creep, bedarf es einer Neuberechnung der Rentabilität, der Deadlines und der benötigten Ressourcen. Passiert das manuell, kostet allein dieser Prozess unnötig viel Zeit, was wiederum zu Lasten des Kunden und der Rentabilität geht.
Rentabilität bezieht sich nicht nur rein auf Finanzen. Ob ein Projekt wirtschaftlich war, ist auch eine Frage der Zeit, die in den Auftrag geflossen ist. Obwohl die Personalkosten in vielen Projekten der größte Kostenfaktor sind, wird dieser in vielen Unternehmen nicht im benötigten Budget berücksichtigt. Gleichzeitig führen Mitarbeiter häufig keine genauen Aufzeichnungen über die aufgewendete Zeit. Ist beides nicht der Fall, ist die Analyse der Rentabilität nur bedingt aussagekräftig – ein Nachteil in der manuellen Projektbuchhaltung, in der Zeiten nur selten genau erfasst werden.
Apropos Zeiterfassung: Das wird besonders nach dem Abschluss eines Projektes wichtig. Gerade im Dienstleistungssektor bildet eine Aufzeichnung der aufgebrachten Zeit die Basis für die Rechnungsstellung, welche die Projektbuchhaltung nun übernimmt. Gleichzeitig kann es sein, dass beteiligte Mitarbeiter nach Stunden bezahlt werden – auch hier ist eine genaue Zeiterfassung entscheidend. Wer hier noch mit Zeiterfassungsbögen arbeitet, geht ein großes Risiko ein. Diese gehen nicht nur leicht verloren – Übertragungsfehler kosten hier schnell bares Geld. Und auch bei der Rechnungsstellung können sich Fehler einschleichen, wenn hier händisch relevante Zahlen übertragen werden.
Von der Prognose der Machbarkeit, über die laufende Überwachung der Budgetplanung bis hin zur Rechnungsstellung: Der Einflussbereich der Projektbuchhaltung ist riesig. Veraltete und fehleranfällige Prozesse führen hier schnell zu verschenktem Potenzial – sei es im Bereich der Kundenzufriedenheit, oder sogar bei den erzielten Erlösen. Doch wie lassen sich diese Fehler vermeiden? In Zeiten der Digitalisierung ist es ratsam, Fehlerquellen durch manuelle Eingaben zu minimieren – und stattdessen auf vernetzte, automatisierte Prozesse zu setzen.
Mit einem Cloud ERP-System wie Haufe X360 stehen der Projektbuchhaltung jederzeit alle relevanten Informationen rund um ein Projekt in Echtzeit zur Verfügung. Lagerbestände werden laufend automatisiert und werden in Echtzeit hinterlegt, Budgetprognosen auf Basis früherer Aufträge erstellt sowie Kundenwünsche und Anfragen mit dem jeweiligen Auftrag verknüpft. Projektmanager erhalten damit stets einen umfassenden Einblick über die projektbezogenen Kosten für Material, Arbeit, Dienstleistung und Inventar. Prognosen werden so nicht nur aussagekräftiger und genauer – der gesamte Prozess des Projektmanagements wird somit effizienter.
Neben effizienteren Projekten durch vollintegriertes Projektcontrolling bietet Haufe X360 als Cloud-ERP-System umfassende Unterstützung für alle Geschäftsprozesse. Das System löst die typischen Probleme, die Unternehmen zur Suche nach einem neuen ERP-System veranlassen. Häufig sind die Prozesse nicht oder nur unzureichend definiert, es sind viele Einzellösungen im Einsatz oder das Controlling erfolgt auf Basis von Excel. Alte Legacy-Systeme fallen oft aus dem Update-Zyklus des Anbieters heraus oder es besteht schlicht Unzufriedenheit mit dem aktuellen Anbieter, etwa aufgrund von unerwarteten Preiserhöhungen.
Haufe X360 bietet neben vertraglich garantierter Preisstabilität (max. 5% Preiserhöhung in 12 Monaten), Update-Sicherheit, Zukunftssicherheit, absolute Anpassbarkeit sowie modular buchbare Funktionen und ein hieraus resultierendes flexibles Preismodell. Diese Features sorgen für eine effiziente und transparente Steuerung aller Geschäftsprozesse.