Aktualisiert: 09. September 2024
5 Min.
Haufe Redaktion Cloud ERP Einführung & Wechsel Buchhaltung Lagerlogistik
Excel ist eines der mächtigsten Tools der digitalen Geschäftswelt. Es bietet eine unendliche Tiefe an Funktionen – kein Wunder, dass das Programm als Allzweckwaffe in vielen KMU genutzt wird. Doch wer Excel richtig nutzen möchte, benötigt tiefgehende Kenntnisse über Funktionen, Hacks und Shortcuts – und wer hat schon die Zeit dafür, sich das anzueignen? Zum Glück geht es auch einfacher: Erfahren Sie hier, wie Sie die Suche nach Excel-Tricks und Vorlagen beenden und Ihre Ressourcen- und Kapazitätsplanung dabei automatisieren können.
Hand aufs Herz: Kennen Sie alle Funktionen von Excel? Sie dürfen an dieser Stelle ehrlich sein, sonst wären Sie wohl erst gar nicht auf einem Blogbeitrag zum Thema Excel Vorlagen gelandet. Über 450 verschiedene Funktionen vereint das Programm von Microsoft mittlerweile. Eine Vielseitigkeit, die Excel zu einem unverzichtbaren Teil der heutigen Geschäftswelt werden ließ: Laut einer Studie von Forrester Research benutzen beeindruckende 81 % aller Unternehmen Excel.
Doch wofür eigentlich? Das Herzstück des Programms bildet seit dem ersten Launch im Jahr 1985 noch immer die Tabellenkalkulation. Nutzer können mit einer einfachen Eingabe Bestände abbilden und kalkulieren, Formeln berechnen und sogar Pivot-Tabellen in passenden Diagrammen darstellen. In vielen KMU ist Excel aufgrund dieser Vielseitigkeit immer noch das maßgebliche Tool für das Budget- und Projekt-Controlling und das Ressourcenmanagement.
Excel ist eine Art digitales Schweizer Taschenmesser: Bis zu einer bestimmten Unternehmensgröße hat Excel für fast alle Betriebsabläufe eine Lösung. Doch was, wenn das Unternehmen wächst und Prozesse komplexer werden?
Wenn die Anzahl Mitarbeiter mit den Aufträgen immer mehr, die Betriebsabläufe immer komplexer – und auch die zu bewältigende Menge an Daten immer größer wird? Dann stoßen viele Mitarbeiter bei der Kapazitäts- oder Ressourcenplanung mit Excel häufig mit ihren Kenntnissen an ihre Grenzen. Vorlagen oder Muster-Dateien, die Sie im Internet zuhauf finden, sollen dann Abhilfe schaffen. Tatsächlich gibt es viele Blaupausen, welche die verschiedensten Prozessschritte darstellen und abdecken. Doch Vorsicht: Was auf den ersten Blick nach der einfachsten und bequemsten Lösung aussieht, bringt im Alltag einige Fallstricke mit sich:
Was also nach der passenden Lösung für allerlei Prozessschritte erscheint, kann sich schon bald als fehleranfällig und zeitaufwendig herausstellen. Ab einer bestimmten Unternehmensgröße und Komplexität der Aufträge im Unternehmen lohnt es sich daher, auf eine digitale und flexible Lösung zu setzen – und sich damit langfristig von Excel-Vorlagen zu verabschieden.
Besonders im Controlling ist Excel ein häufig genutztes Tool. Kein Wunder, schließlich hat das Programm hier seine Wurzeln: Es dient dazu, Daten auszuwerten und bietet dafür viele hilfreiche Funktionen. Doch auch hier beruht die Richtigkeit der Ergebnisse auf der manuellen Eingabe von Daten – und der richtigen Bedienung des Programms.
Was meist mit einer kleinen, einfachen Lösung für ein Unternehmen beginnt, kann bei wachsendem Auftragsvolumen zu einem komplexen System, bestehend aus den verschiedensten Funktionen anwachsen. Vor allem, wenn mehrere Mitarbeiter an einer Datengrundlage arbeiten müssen, stößt Excel an seine Grenzen. Die zunehmende Unübersichtlichkeit erschwert darüber hinaus das Erstellen verständlicher Reportings. Dazu steigt die Fehleranfälligkeit – und meist gestaltet sich die Suche nach der Fehlerquelle in einer großen Excel-Datei als Suche nach der Nadel im Heuhaufen.
In einigen Unternehmen werden Rechnungen in Excel erstellt, anschließend in eine PDF-Datei umgewandelt, per Mail verschickt und letztendlich auf dem Computer gespeichert. Doch Vorsicht: Das verstößt gegen die GoBD („Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“). Diese schreiben vor, dass Rechnungen für die nächsten zehn Jahre unveränderbar aufbewahrt werden müssen.
Excel-Dateien oder daraus generierte PDF-Dateien können jedoch nachträglich leicht verändert werden, ohne dass die Änderungen nachvollziehbar sind. Es gibt keinen automatischen Pfad, der aufzeichnet, welcher Nutzer wann welche Änderungen vorgenommen hat. Darüber hinaus können Excel-Dateien leicht gelöscht oder überschrieben werden – eine sichere Archivierung ist damit also nicht gegeben. Davon abgesehen, muss mit der Pflicht zur elektronischen Rechnung ohnehin eine alternative für diesen Anwendungsfall in Excel oder Word gesucht werden.
Welcher Mitarbeiter bedient welchen Auftrag – und wo ist gerade der Außendienst im Einsatz? Auch zur Dienstplanung kommt Excel häufig zum Einsatz. Hier gilt: Bis zu einer bestimmten Unternehmensgröße kann das funktionieren. Kleinere Abteilungen können in ihrem Tätigkeitsgebiet anfallende Aufgaben an einzelne Personen verteilen und so eine grobe Übersicht der Arbeitsbelastung abbilden.
Doch wie aussagekräftig ist das?
Gute Personalplanung betrifft häufig mehr als die bloße Verteilung von Aufgaben. Verschiedene Arbeitszeitmodelle, Urlaube, Abwesenheiten oder Fortbildungen wollen ebenfalls berücksichtigt werden, aber auch eine abteilungsübergreifende Einsicht und Zusammenarbeit an der Dienstplanung ist wichtig, um wertvolle Synergien zu schaffen. Excel ist hier also häufig eine Insellösung, die für einzelne Projekte hilfreich sein kann. Eine effiziente Mitarbeiter- und Außendienstplanung benötigt allerdings deutlich mehr Tiefgang und Flexibilität.
In einer schnelllebigen Geschäftswelt, in der Veränderungen und neue Wettbewerber die Norm sind, benötigen Unternehmen mehr Flexibilität und Anpassungsfähigkeit. Die Unternehmens-IT spielt dabei eine entscheidende Rolle. Möchten Sie sicherstellen, dass Ihr Unternehmen langfristig auf Krisen und Veränderungen vorbereitet ist? Prüfen Sie jetzt die Zukunftssicherheit Ihrer Softwarelösung mit dem Digitalisierungs-Check!
Selbst mit den richtigen Vorlagen sorgt Excel in den verschiedensten Prozessschritten für Fallstricke: Die manuelle Eingabe von Daten ist fehleranfällig und zeitaufwendig – und auch auf den ersten Blick geeignete Vorlagen haben ihre Nachteile. Mehr als genug Gründe also, künftig Zeit und Geld zu sparen und über eine Alternative zu Excel nachzudenken.
Die Lösung kann ein cloudbasiertes ERP-System wie Haufe X360 sein. Damit können eine Vielzahl von Funktionen im Auftragsmanagement abgebildet werden und diverse Abläufe automatisiert werden. Die Suche nach Vorlagen und der Bedarf an manuellen Eingaben gehört damit der Vergangenheit an. Davon profitiert die gesamte Prozesskette:
Modulare Funktionen und absolute Anpassbarkeit von Haufe X360 macht die Nutzung von Insellösungen und die Suche nach Excel-Vorlagen überflüssig. Die nahtlose Integration in bereits vorhandene Lösungen hilft Ihnen dabei, Unternehmensprozesse zu vereinen und zu automatisieren, während Sie sich über Update- und Zukunftssicherheit keine Gedanken mehr machen müssen. Außerdem profitieren Sie von einer vertraglich garantierten Preisstabilität. Lernen Sie Haufe X360 jetzt kennen und starten Sie Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse!