Aktualisiert: 26. Juli 2024
5 Min.
Haufe Redaktion Einführung & Wechsel Buchhaltung Change-Management
Eine papierlose oder digitale Buchhaltung verspricht effiziente, umweltfreundliche und fehlerfreie Prozesse. Automatisierungen unterschiedlicher Buchhaltungsprozesse reduzieren Kosten und steigern die Produktivität der Mitarbeiter. Gleichzeitig sorgt eine digitale Buchhaltung für durchgängige Datenverfügbarkeit und ermöglicht Mitarbeitern ein flexibles Arbeiten – denn selbst der mobile Datenzugriff ist dann problemlos möglich. Wie sich Ihre Buchhaltung digitalisieren und automatisieren lässt, das erfahren Sie hier.
Eine Buchhaltung ohne Papier ersetzt das traditionelle Buchhaltungsverfahren mit Rechnungen auf Papier oder Reports in Excel durch digitale Prozesse und automatische Auswertungen. Belege, Rechnungen, Verbuchungen oder andere Buchhaltungsdokumente werden ausschließlich elektronisch erfasst, digital gespeichert und auch direkt im System verarbeitet. Mithilfe eines geeigneten Buchhaltungsprogramms werden Prozesse wie die Erfassung von Transaktionen und Finanzberichten digital erstellt. Im Vergleich zur klassischen Buchhaltung in Papierform lassen sich viele Vorgänge wie Genehmigungen, Zahlungen oder das Mahnwesen vollständig automatisieren. Damit reduzieren Sie den Arbeitsaufwand, erhöhen die Effizienz und profitieren von Echtzeit-Informationen hinsichtlich Ihrer Finanzdaten.
Eine digitalisierte und weitgehend automatisierte Buchhaltung eröffnet Unternehmen vollkommen neue Möglichkeiten. Die papierlose Buchhaltung schafft präzise Einblicke in die Rentabilität von Projekten. Informationen zu Mitarbeitern, Auftragnehmern, Materialien und Aufgaben lassen sich jederzeit abrufen. Dargestellt wird die jeweilige Ist-Situation. Auch die Planung neuer Projekte profitiert von der automatisierten Buchhaltung. So kann für die Erstellung neuer Budgets unkompliziert auf die Erfahrungen und Erkenntnisse früherer Projekte zurückgegriffen werden. Auf dieser Grundlage können Sie feststellen, ob Start- und Enddaten unter Berücksichtigung von Kosten und Ressourcen realistisch sind und ausreichende Reserven in der Kalkulation berücksichtigt sind. Über die Definition von Meilensteinen lassen sich Kosten und Einnahmen im Vergleich zur Planung verfolgen.
Wie bei jedem Projekt erfordert auch die Umsetzung einer papierlosen Buchhaltung eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Zur Umsetzung Ihres Projekts "papierloses Buchhaltung" stellen wir Ihnen eine Checkliste kostenlos zur Verfügung. Diese hilft Ihnen, sich optimal auf die Einführung der papierlosen Buchhaltung vorzubereiten.
Die Vorteile einer digitalisierten Buchhaltung zeigen sich unmittelbar. Automatisierungen vereinfachen die Buchhaltung und minimieren menschliche Fehler. Insgesamt sinkt die Fehlerquote. Routinearbeiten werden von Automatisierungen abgelöst. Das entlastet Ihre Mitarbeiter. So müssen Rechnungen nicht mehr abgetippt werden, sie werden mithilfe der OCR-Technologie erkannt, übernommen und gebucht (kontiert). Selbst Zahlungen werden automatisiert. Die Aufgabe der Mitarbeiter besteht fortan lediglich in der Kontrolle und der Freigabe des Vorgangs.
Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater wird effektiver. Viele Berichte (GuV, EÜR, Finanzberichte, Umsatzsteuervoranmeldungen) lassen sich tagesaktuell automatisch erstellen. Die Beauftragung beim Steuerberater entfällt damit. Alle vorbereitenden Tätigkeiten für die turnusmäßige Buchhaltung erstellt die automatisierte Buchhaltung. Via DATEV-Schnittstelle werden die Daten an den Steuerberater gesendet. Das senkt Ihre Steuerberatungskosten, da der Berater nur noch eine prüfende Tätigkeit hat.
Viele weitere Bereiche der Finanzbuchhaltung wie die Buchführung, Verfahrensdokumentationen oder die Lohnbuchhaltung profitieren von der papierlosen Buchhaltung. Vereinfacht gesagt, übernehmen Automatisierungen einen Großteil der Arbeit, indem Informationen aus dem System zusammengetragen und aufbereitet werden. Das spart Zeit und Kosten. Selbst Betriebsprüfungen verlieren einen Teil ihres Schreckens, da die erforderlichen Daten digital vorliegen und auf Wunsch automatisch zusammengestellt werden.
Die Erfahrung zeigt: Schon nach kurzer Zeit können sich Mitarbeiter in der Buchhaltung eine Rückkehr zum papierbasierten Büro nicht mehr vorstellen. Zu vorteilhaft ist es, wenn digitale Rechnungsfreigaben die früher kursierende Umlaufmappe ersetzen, digitale Unterschriften zum Normalfall werden und die revisionssichere Archivierung den Gang ins Kellerarchiv erspart. Auch die vollkommen automatisierte Verarbeitung von Aus-/Eingangsrechnungen und des Mahnwesens verschafft den Beschäftigten in der Buchhaltung Freiräume. Angesichts des grassierenden Fachkräftemangels ist dies ein nicht zu unterschätzender Faktor.
Eine papierlose Buchhaltung fördert nicht nur die Nachhaltigkeit und schützt die Umwelt, eine digitale Buchhaltung bietet auch aus betriebswirtschaftlicher Perspektive handfeste Vorteile.
Unternehmen, die zur Buchhaltung verpflichtet sind, unterliegen einer Vielzahl an Vorschriften und Gesetzen. Von zentraler Bedeutung für eine papierlose Buchhaltung und eingesetzte Buchhaltungssysteme sind die
„Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD.
An dieser Stelle sind kurz die Vorschriften, Kriterien und Richtlinien festgehalten, die Unternehmer bei Einsatz einer elektronischen – und damit papierlosen – Buchhaltung erfüllen müssen. GoDD-konformes Handeln bedeutet, dass alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden. Erfahren Sie mehr zur revisionssicheren Archivierung von digitalen Dokumenten
Folgende Daten und Dokumente sind von der GoBD betroffen:
Das vollständig digitale Büro ist kein fernes Zukunftsszenario. Im Gegenteil: Bereits Ende 2020 nutzen 10 Prozent der Großunternehmen in Deutschland die Vorteile eines papierlosen Büros. Und damit nicht genug: Wie der Digitalverband Bitcom herausfand, arbeitet ein weiteres Drittel bereits weitgehend digital. Vor diesem Hintergrund ist der Weg kleiner und mittlerer Unternehmen vorgezeichnet.
Die folgenden Fragen unterstützen Sie auf dem Weg zum digitalen Büro. Nutzen Sie diese als erste Checkliste, um sich dem individuellen digitalen Zielbild ihrer „digitalisierten Buchhaltung“ zu nähern, definieren Sie Aufgabenschwerpunkte und identifizieren Sie wichtige Funktionsbedarfe, um die Einführung eines Systems zum digitalen Rechnungs- und Dokumentenmanagement vorzubereiten:
In nahezu allen Bereichen wird Papier eingesetzt. Finden Sie heraus, wo genau Papier verwendet wird und bewerten Sie, was Sie digital ersetzen können.
Binden Sie Kunden und Lieferanten ein: Akzeptieren Sie mit einer angemessenen Übergangsfrist nur noch digitale Rechnungen. Achten Sie darauf, dass spätestens mit Frist-Ende alle einfachen PDF-Rechnungen auf E-Rechnungen oder andere Formate umgestellt sind.
Unabhängig von der eingesetzten Buchhaltungssoftware, eines Dokumentenmanagementsystem oder einem ERP-System wie Haufe 360 sollte das Handling mit digitalen Lösungen wie E-Rechnung/Zugferd/X-Rechnung möglich sein.
Unbedingt. Um allen geforderten Vorschriften und Regelungen gerecht zu werden, ist eine revisionssichere Dokumentenarchivierung zwingend erforderlich.
Ihre Flexibilität wächst und damit auch Ihr Handlungsspielraum. Wenn das papierlose Büro auch mobil genutzt wird, können Sie beispielsweise unkompliziert neue Arbeitsmodelle in den betrieblichen Alltag integrieren.
Das ist abhängig von der eingesetzten Softwarelösung. Ein ERP-System wie Haufe X360 ist in der Lage, sämtliche Unternehmensprozesse zu digitalisieren. Dank eines modularen Aufbaus sind derartige Systeme leicht skalierbar und an individuelle Bedürfnisse des Unternehmens anzupassen.
Eine realistische Einschätzung der Ist-Situation ist wesentlich für den Erfolg des Projekts. Grundsätzlich ist es ratsam, auf eine Lösung zu setzen, die durch Erweiterungen ein hohes Potenzial für weitere Schritte in Richtung Digitalisierung bietet.
Ein DMS-System ermöglicht nur den Wechsel von Papier zu papierlosen Arbeiten. Buchhaltungsfunktionen bilden diese in der Regel nicht ab. Wollen Sie interne Prozesse möglichst ohne Systembruch (z. B. manueller Wechsel von digitaler Buchhaltung zu digitalem Dokumentenmanagement) ermöglichen, führt der Weg nicht an einem ERP vorbei. Zu empfehlen ist die Einführung eines ERP-Systems wie z.B. Haufe X360 ab einer Unternehmensgröße von 10 Mitarbeitern. Derartige Systeme bieten die Flexibilität, die Digitalisierung im gesamten Unternehmen voranzutreiben und wachsen durch ihre einfache Skalierbarkeit mit den jeweiligen Anforderungen. Dank eines modularen Aufbaus können Sie das ERP-System auch schrittweise im Unternehmen einführen und alle Abläufe individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen.
So viel ist klar: Eine papierlose Buchhaltung minimiert den Papierverbrauch, spart Kosten, ermöglicht mobile Arbeitsformen und schont die Umwelt. Gleichzeitig werden Arbeitsabläufe und -prozesse effizienter. Was bleibt, ist die Frage, welcher Weg richtig ist, um eine Software im Unternehmen einzuführen, die Papier überflüssig macht. Ein pauschales Vorgehen, um ein digitales System für die Buchhaltung einzuführen, kann es verständlicherweise nicht geben, denn: Kein Unternehmen ist wie das andere. Prozesse unterscheiden sich. Diese individuellen Besonderheiten gilt es zu berücksichtigen.
Die folgenden Schritte sollten Sie bei Einführung einer papierlosen Buchhaltung bedenken: