Aktualisiert: 05. Juli 2024
9 min.
Haufe Redaktion Cloud ERP Innovation & Technologie Mittelstand Buchhaltung
Stellen Sie sich vor, Sie könnten alle Dokumente an einem zentralen Ort speichern, blitzschnell wiederfinden und sicher verwalten – und das alles ohne das übliche Chaos aus Papierstapeln und verstreuten Dateien. Klingt zu gut, um wahr zu sein? Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) wird dieser Traum Wirklichkeit. In einer Welt, in der Effizienz und Sicherheit entscheidend sind, kann die Einführung eines DMS Ihrem Unternehmen den entscheidenden Vorteil verschaffen. Die Einführung eines DMS sollte aber auch gut überlegt sein, denn die Auswahl an Lösungen ist groß. Daher sollten Sie Ihre spezifischen Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem klar definieren und Sie sollten sich vor zu Beginn fragen…
Die Entscheidung, ein DMS einzuführen, sollte nicht übereilt getroffen werden. Jedoch ist auch klar, die Funktionalität eines Dokumentenmanagementsystems ist ein echter Gamechanger für Unternehmen. Die Vorteile, die sich daraus ergeben, sprechen für sich: Effizienzsteigerung, verbesserte Sicherheit, nahtlose Zusammenarbeit und erhebliche Kosteneinsparungen. Das sind nur einige der vielen Gründe, warum ein DMS die beste Entscheidung für Ihr Unternehmen sein könnte.
Ein DMS ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Dokumente digital zu speichern und zu verwalten, wodurch das lästige Suchen nach verlorenen oder falsch abgelegten Dateien der Vergangenheit angehört. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen und der einfache Zugang zu Informationen können Ihre Mitarbeiter produktiver und effektiver arbeiten. Zudem bietet ein DMS robuste Sicherheitsfunktionen, die sicherstellen, dass sensible Informationen geschützt sind und nur von autorisierten Personen eingesehen oder verändert werden können.
Doch nicht jedes Unternehmen hat die gleichen Anforderungen. Während ein integriertes DMS für große Unternehmen mit umfangreichen Dokumentationsanforderungen nahezu unerlässlich ist, können kleinere Unternehmen ihre weniger komplexen Prozessen eventuell mit einfacheren Lösungen einer eigenständigen Softwarelösung abdecken. Es ist wichtig, eine gründliche Bedarfsanalyse durchzuführen und die verschiedenen DMS-Optionen zu evaluieren, damit Sie die Lösung finden, die am besten zu Ihren spezifischen Bedürfnissen passt.
Eine regelmäßige Überprüfung Ihrer Software-Landschaft kann Ihnen helfen, Schwachstellen zu identifizieren und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen optimal aufgestellt ist. Nutzen Sie unsere Checkliste, um zu evaluieren, ob Ihre aktuelle Software Sie unterstützt oder eher behindert. Wenn Sie mehr als fünfmal „Nein“ zählen, ist es an der Zeit, zu überlegen, ob eine weitere Einzel-Lösung sinnvoll ist oder ob das System neu strukturiert werden sollte.
Während ein eigenständiges DMS viele Vorteile bietet, kann die Einführung einer weiteren Insellösung Ihre Systemlandschaft unnötig verkomplizieren. Jede zusätzliche Software bringt ihre eigenen Anforderungen an Wartung und Schulung mit sich. Das kann nicht nur Ressourcen binden, sondern auch die Effizienz mindern, die Sie eigentlich steigern wollen. Hier kommt die Integration ins Spiel – und genau das bieten moderne ERP-Systeme.
ERP-Systeme sind darauf ausgelegt, verschiedene Geschäftsprozesse zu digitalisieren und nahtlos zu vernetzen. Viele dieser Systeme enthalten bereits integrierte DMS-Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, Dokumente zentral zu verwalten, ohne zusätzliche Software einführen zu müssen. Das bedeutet, dass Sie alle Vorteile eines DMS nutzen können, während gleichzeitig Ihre gesamte Systemlandschaft harmonisiert wird.
Für viele kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) kann der direkte Umstieg auf ein ERP-System daher die bessere Wahl sein. Ein ERP-System bietet nicht nur Dokumentenmanagement, sondern auch Finanzverwaltung, Lagerhaltung, Kundenbeziehungsmanagement und vieles mehr – alles unter einem Dach. Das vereinfacht nicht nur die IT-Infrastruktur, sondern fördert auch eine ganzheitlichere Sicht auf Ihre Geschäftsprozesse.
50-90 % weniger Bearbeitungszeit von Dokumenten, 20-40 % weniger Arbeitsschritte und eine Senkung der Kosten von 20-40 % - klingt wie ein Traum? Mit einem DMS ist das möglich. Das digitale Dokumentenmanagement erleichtert Aufgaben und schont das Budget. Keine Kosten mehr für die Aufbewahrung diverser Aktenordner und kein langes Suchen nach wichtigen Dokumenten.
Hier finden Sie die Vorteile eines DMS auf einen Blick:
Die Einführung eines DMS ohne Projektplan und Zieldefinition kann zu erheblichen Problemen führen. Sie sollten sich in jedem Fall im Vorhinein fragen, was Sie mit der Einführung erreichen wollen und dabei einen strukturierten Plan aufstellen. Darüber hinaus dienen festgelegte Ziele bei einer DMS-Einführung als Orientierung und Leitfaden. Um Risiken zu minimieren, sollten Sie daher genug Zeit in die Projektplanung investieren.
Diese DMS-Checkliste kann Sie bei Ihrer Evaluierung unterstützen:
Zu Beginn sollte der Ist-Zustand des Unternehmens analysiert werden, um ineffiziente, langsame oder fehleranfällige dokumentenbasierte Prozesse zu identifizieren. Diese Kennzahlen helfen dabei, den momentanen Stand zu erfassen:
Nach dem ersten Schritt der DMS-Checkliste müssen Ziele definiert werden. Diese sind entscheidend für die Messung und Beurteilung des Erfolgs. Beginnen Sie dafür mit allgemeinen Zielsetzungen und konkretisieren Sie diese anhand der ermittelten Kennzahlen. Je präziser die Ziele, desto einfacher ist die Auswahl der benötigten Software.
Priorisieren Sie Ihre Ziele wie folgt:
In dieser Phase bereiten Sie sich auf die digitale Transformation vor. Es ist wichtig, dass Sie Ihre Ziele sorgfältig planen und ein umfassendes Konzept entwickeln, um die Einführung des DMS so unkompliziert wie möglich zu gestalten.
Enterprise Content Management (ECM) integriert verschiedene Softwarelösungen, Arbeitsweisen und Informationen zur Verwaltung von Unternehmensdaten. Überlegen Sie sich, welche Schritte Sie künftig digitalisieren möchten. DMS ist dabei nur ein Teil des umfassenden ECM-Systems. Mögliche Schritte, die Sie in Ihrem Dokumentenmanagement digitalisieren können, sind:
Wichtig ist die Entscheidung zwischen Cloud, On-Premises oder einem hybriden Ansatz. Berücksichtigen Sie die Anforderungen an Skalierbarkeit und Ausfallsicherheit sowie verfügbare IT-Ressourcen. Überlegen Sie sich auch, ob für Ihre Ziele evtl. eine Einführung eines ERP-Systems sinnvoll wäre.
Ein Aktenplan strukturiert und organisiert digitale Akten effizient, erleichtert das Auffinden und Erstellen neuer Akten gemäß den Unternehmensanforderungen.
Ein essenzieller Punkt ist die Wahl des passenden DMS-Anbieters. Ein gutes DMS sollte nicht nur grundlegende Funktionen bieten, sondern auch flexibel genug sein, um individuelle Arbeitsabläufe zu integrieren. Prüfen Sie Anpassungsmöglichkeiten und Erweiterungen, um das System optimal auf die spezifischen Prozesse in jeder Abteilung auszurichten.
Nach den Vorbereitungen folgt die Testphase. Workflowmanagement spielt eine zentrale Rolle bei der digitalen Abbildung von Unternehmensprozessen und ermöglicht die Optimierung von Abläufen. Nach einer erfolgreichen Testphase folgt der Roll-Out Schritt für Schritt. Planen Sie hier unbedingt regelmäßige Feedback-Schleifen und kontinuierliche Schulungen ein.
Der Übergang in den Regelbetrieb ist ein kontinuierlicher Prozess. Achten Sie auch hier auf fortlaufende Weiterentwicklung.
Der Druck zur Digitalisierung im Mittelstand nimmt stetig zu: Unternehmen, die den digitalen Wandel ignorieren, riskieren, den Anschluss zu verlieren. Viele mittelständische Betriebe stehen daher vor der Herausforderung, die digitale Transformation in die Tat umzusetzen. Oft beginnt dieser Prozess in der Buchhaltung, und ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) stellt dabei den nächsten logischen Schritt dar. Jedoch entstehen hier häufig viele kleine, isolierte digitale Lösungen, bestehend aus verschiedenen Softwareprodukten für DMS, CRM und Buchhaltung, die nicht miteinander verknüpft sind. Unser Whitepaper zeigt Ihnen, wie Sie die ersten praktischen Schritte zur Digitalisierung erfolgreich gestalten können – von der strategischen Planung und der Auswahl geeigneter Technologien bis hin zur effizienten Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse.
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und ein Enterprise Resource Planning (ERP)-System dienen unterschiedlichen Zwecken innerhalb eines Unternehmens. Ein DMS konzentriert sich auf die Verwaltung, Speicherung und den Abruf von digitalen Dokumenten. Es erleichtert das Dokumenten- und Informationsmanagement, indem es Zugriffsrechte, Versionierung und Suchfunktionen bietet. Ein ERP-System hingegen integriert verschiedene Geschäftsprozesse und -funktionen wie Finanzen, Personalwesen, Produktion und Vertrieb in einer zentralen Datenbank. Während ein DMS primär für das Dokumentenmanagement zuständig ist, bietet ein ERP-System eine umfassende Lösung zur Optimierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen, welche auch die Dokumentenverarbeitung abdecken kann.
Die erfolgreiche Einführung eines DMS erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Diese Schritte können Ihnen dabei helfen:
Die Integration eines DMS in Ihr Unternehmen bietet zahlreiche Vorteile: