Aktualisiert: 09. Dezember 2024
9 min.
Haufe Redaktion Mittelstand Cloud ERP Innovation & Technologie Einführung & Wechsel
In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt ist die Digitalisierung des Projektmanagements und Projekt-Controllings nicht mehr nur eine Option, sondern notwendig. Doch wie organisiert man ein Unternehmen am besten? Gerade wenn in der Firma mehrere Abteilungen an Abläufen beteiligt sind und abteilungsübergreifende Prozesse effizient ablaufen sollen? Entscheidet man sich für eine Projektsoftware oder integriert die Abläufe vielleicht gleich in ein ERP-System? Wir gehen dieser Frage auf den Grund. Erfahren Sie, welche Lösung die optimale Effizienz und Flexibilität für Ihre Projekte bietet und wie Sie Ihr Unternehmen zukunftssicher aufstellen.
Ohne die nötige Transparenz in Projekten und Abläufen gehören unangenehme Überraschungen zur Tagesordnung: Projekte ziehen sich in die Länge oder Projektarbeit bleibt komplett unerledigt. Abschließende Aufgaben, die längst hätten erledigt sein sollten, bleiben unerklärlich über Wochen liegen. In der Folge können Rechnungen nur sehr verspätet oder gar nicht gestellt werden. Oder schlimmer noch: Es werden Leistungen erbracht, die gar nicht im Angebot standen und nun auch nicht abgerechnet werden können.
Die Folge: Projektbudgets werden überschritten, ohne dass dies rechtzeitig bemerkt wird. Cash-Flow Probleme entstehen, wenn das Unternehmen eigenen Zahlungsverpflichtungen nachkommen will, aber hierfür auf das Geld aus ausstehenden Kundenrechnungen angewiesen ist. Ebenso häufig wird es zum Problem, wenn wichtige Mitarbeiter das Unternehmen verlassen und diese, mangels Dokumentation, wertvolle Informationen über Kunden und den Projektstatus mitnehmen.
All diese Probleme haben etwas gemeinsam, sie entstehen häufig, weil Unternehmen nicht ausreichend digitalisiert sind und der Geschäftsführung der Einblick in Geschäftsprozesse fehlt. Ohne digitale Werkzeuge fehlt es an Transparenz und Kontrolle. Zur Abhilfe werden Informationen dann manuell, häufig in Excel, erfasst und verwaltet, was neben Fehlern zu einer deutlichen zeitlichen Verzögerung des Informationsflusses führt. Fehlende Projektdigitalisierung erschwert die Nachverfolgung von Aufgaben und Budgets, was zu ineffizienten Prozessen und finanziellen Verlusten führt.
Wie können Unternehmer und Projektleiter diesen Herausforderungen also besser begegnen und Projekte erfolgreicher abschließen?
Die Digitalisierung revolutioniert das Projektmanagement grundlegend und bringt eine Vielzahl von Vorteilen mit sich. Insbesondere das Projekt-Controlling profitiert von lückenloser Transparenz und minutiöser Aktualität. Die Entwicklungen der Digitalisierung fördern flexible Arbeitsmodelle und ermöglichen eine genaue Echtzeitverfolgung des Projektfortschritts, was letztlich die Projektarbeit und Ressourcenplanung umfassend verbessert.
Sollten Unternehmen ihr Projektmanagement und Controlling digitalisieren? Auf jeden Fall. Die Vorteile der Digitalisierung beschränken sich jedoch nicht nur auf das Controlling oder Projektmanagement. Zahlreiche weitere Aufgaben im Unternehmen können durch digitale Lösungen effizienter gestaltet werden.
Sind für diese wichtigen Aufgaben nun spezialisierte Tools oder verbindende ERP-Systeme besser geeignet? Hier stellt sich für Unternehmen zu aller erst die folgende Frage vor der Wahl der Software: Best of Breed oder Best of Suite ?
Die Entscheidung hängt also von den Bedürfnissen und Zielen des Unternehmens ab. Beide Ansätze haben Vor- und Nachteile. Oft liegt die optimale Lösung in einer Kombination beider Ansätze.
Vollintegriertes Projektcontrolling mit einem ERP-System oder spezielle Projektmanagement Software als Einzellösung? Um das herauszufinden, sollten Unternehmen eine gründliche Analyse der spezifischen Bedürfnisse, Ziele und Rahmenbedingungen durchführen. Zunächst ist eine Bedarfsanalyse wichtig, damit Sie die spezifischen Anforderungen an das Projektmanagement verstehen.
Größe und Komplexität des Unternehmens spielen eine entscheidende Rolle: Unternehmen mit komplexen Geschäftsprozessen ab 10 Mitarbeitern profitieren eher von einem ERP-System, da es getrennt arbeitende Abteilungen verbindet und der Geschäftsführung eine Überwachung komplexer Prozesse ermöglicht. Sehr kleine Firmen bis 5 Mitarbeiter können jedoch noch mehr von spezialisierten Tools profitieren, hier liegen Prozess-Schritte, Dokumentationspflichten und benötigte Informationen bei einer oder sehr wenigen Person. Einen schnellen Überblick über verteilte Arbeiten und Vernetzung von Abteilungen zu erhalten ist bei dieser Größe eher von nachrangiger Bedeutung.
Integration und Datenfluss sind ebenfalls wichtige Aspekte: Ein ERP-System bietet eine nahtlose Datenumgebung, während bei Insellösungen die Informationen im jeweiligen Tool bleiben.
Skalierbarkeit ist auch ein wichtiger Faktor: ERP-Systeme können mit dem Unternehmen wachsen. Kostenvergleiche sollten die Implementierungs- und Wartungskosten beider Optionen berücksichtigen. Außerdem sollten die Benutzerfreundlichkeit der Systeme und die Flexibilität bei der Anpassung an spezifische Geschäftsprozesse berücksichtigt werden.
Bei der System-Wahl spielt die Zukunftssicherheit eine wichtige Rolle: Welche Lösung unterstützt das Unternehmen auch in den kommenden Jahren? Bei Software die für Spezial-Lösungen angeschafft wird, ist es im schlimmsten Fall ärgerlich, wenn ein Anbieter vom Markt verschwindet. Ein neues System einführen und erneute Pflegeaufwände sind die Folge. Im Falle eines ERP-Systems sollte jedoch auf eine langfristige Perspektive mit dem Anbieter gesetzt werden und die kontinuierliche Weiterentwicklung (regelmäßige Updates) des Systems gegeben sein.
Durch eine umfassende Analyse wichtiger Aspekte kann das Unternehmen fundiert entscheiden, ob ein voll integriertes Projektcontrolling eines ERP-Systems oder eine digitale Projektmanagement-Software als Einzellösung besser zu den individuellen Anforderungen passt.
Für Projektmanager stehen im Bereich Projektcontrolling zahlreiche anspruchsvolle Aufgaben und Herausforderungen im Fokus. Diese umfassen viele Verantwortlichkeiten, die sowohl die finanzielle als auch die operative Seite der Projekte betreffen. Dazu gehören folgende wichtige Hauptaufgaben und Herausforderungen:
Um diesen Aufgaben gerecht zu werden, bieten ERP-Systeme wie Haufe X360 umfassende Lösungen die das digitale Projektcontrolling unterstützen:
Projektcontrolling und Projektbuchhaltung sind für alle Unternehmen, insbesondere Firmen die Dienstleistungen anbieten, ein essentieller Bestandteil ihrer Buchhaltung, egal ob Baugewerbe, IT oder Medienbranche. In der Cloud-ERP von Haufe ist das Modul zum Projektcontrolling für alle Bereiche voll integriert: Von der Angebotserstellung über die Aufwandsbuchung, Change Requests bis hin zur schrittweisen Abrechnung oder Endabrechnung.
In diesem Video stellt Ihnen unser Implementierungspartner SortwarePartner das vollintegrierte Projektcontrolling-Modul für Haufe X360, zu diesem Zeitpunkt noch unter dem altem Namen "Lexbizz", vor.
Neben effizienteren Projekten durch vollintegriertes Projektcontrolling bietet Haufe X360 als Cloud-ERP-System umfassende Unterstützung für alle Geschäftsprozesse. Das System löst die typischen Probleme, die Unternehmen zur Suche nach einem neuen ERP-System veranlassen. Häufig sind die Prozesse nicht oder nur unzureichend definiert, es sind viele Einzellösungen im Einsatz oder das Controlling erfolgt auf Basis von Excel. Alte Legacy-Systeme fallen oft aus dem Update-Zyklus des Anbieters heraus oder es besteht schlicht Unzufriedenheit mit dem aktuellen Anbieter, z.B. aufgrund von unerwarteten Preiserhöhungen.
Haufe X360 bietet neben vertraglich garantierter Preisstabilität (max. 5% Preiserhöhung in 12 Monaten), Update-Sicherheit, Zukunftssicherheit, absolute Anpassbarkeit sowie modulare zubuchbare Funktionen und ein hieraus resultierendes flexibles Preismodell. Diese Features sorgen für eine effiziente und transparente Steuerung aller Geschäftsprozesse.
Haufe X360 ist ein Cloud-basiertes ERP-System, das speziell auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen zugeschnitten ist. Es ermöglicht eine nahtlose Integration und effiziente Vernetzung von Geschäftsprozessen wie Einkauf, Verkauf, Lagerverwaltung, Produktion und Finanzverwaltung in einem einzigen System. Dadurch können Unternehmen ihre Abläufe optimieren und Abteilungen besser miteinander verknüpfen.
Ein ERP-System wie Haufe X360 bietet Projektdienstleistern und IT-Unternehmen erhebliche Vorteile: Es integriert zentrale Geschäftsprozesse wie Projektmanagement, Ressourcenplanung, CRM und Finanzmanagement in einem System. Das steigert die Effizienz durch Automatisierung, bietet Echtzeitdaten und Reporting, verbessert die Zusammenarbeit, gewährleistet Compliance und Sicherheit und ermöglicht den mobilen Zugriff. So können Unternehmen ihre Prozesse optimieren, Kosten senken und die Kundenzufriedenheit erhöhen.
Haufe X360 bietet IT-Dienstleistern entscheidende Funktionen wie umfassendes Projektcontrolling zur detaillierten Planung, Verfolgung und Budgetierung von Projekten, ein integriertes CRM zur Verwaltung und Pflege von Kundenbeziehungen sowie eine effiziente Ressourcenplanung, die die optimale Zuweisung und Verwaltung von Personal und Materialien ermöglicht. Diese Funktionen helfen, Projekte effizient zu steuern, Kundenbeziehungen zu stärken und die Ressourcennutzung zu maximieren.
