Das papierlose Büro: So wird der Traum zur Realität

Überquellende Aktenordner, unübersichtliche Zettelwirtschaft und hohe Druckkosten - all das sollte der Vergangenheit angehören. Denn modernes Dokumentenmanagement ist heute digital und liefert eine Reihe von Vorteilen. Die meisten Dokumentenmanagementsysteme (DMS) machen das papierlose Büro möglich und sorgen für mehr Effizienz. Kombiniert mit einem Cloud-ERP-System machen Sie nicht nur Ihr Büro papierlos sondern heben Ihr Business Management auf ein ganz neues Level.

Was versteht man unter einem digitalisierten, papierlosen Büro?

Die Definition ist bereits im Begriff enthalten: Das papierlose Büro zielt darauf ab, physische Papierdokumente durch digitale Technologien und elektronische Dokumente zu ersetzen. Papier soll aus dem Unternehmensalltag verschwinden.

Statt auf analoge Papierberge setzt das Konzept auf den technologischen Fortschritt der Digitalisierung. So werden alle Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder Arbeitsverträge digital bearbeitet, gespeichert und archiviert und die Kommunikation erfolgt komplett digital. Richtig umgesetzt, sorgt die Digitalisierung des Arbeitsalltags zu deutlich mehr Effizienz, weniger Kosten und einem deutlich geringeren Papierverbrauch. Umgesetzt wird die Digitalisierung der papierbasierten Prozesse durch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Die Vorteile des papierlosen Büros

Unternehmen, die auf ein papierloses Büro setzen, haben viele Vorteile:

  • Kosten: Wird auf Papier, Tinte, Drucker und andere Büromaterialien verzichtet, reduziert das die Kosten erheblich. Außerdem fallen die Kosten für Lagerung, Entsorgung und Versand von Dokumenten weg.
  • Effizienz: Digitale Dokumente können schneller erstellt, bearbeitet, gesucht und weitergeleitet werden. Dies erhöht die Produktivität und verkürzt Durchlaufzeiten.
  • Sicherheit: Digitale Dokumente können verschlüsselt und mit Zugriffsrechten geschützt werden. Das erschwert den unbefugten Zugriff auf vertrauliche Informationen. Darüber hinaus können digitale Dokumente leichter gesichert und regelmäßig aktualisiert werden, um Datenverluste zu vermeiden.
  • Organisation: Durch elektronische Akten und Suchfunktionen können Dokumente leichter gefunden und strukturiert werden.
  • Umweltfreundlichkeit: Der zunehmende Verzicht auf Papier reduziert den Ressourcenverbrauch und den damit verbundenen Abfall. Die Umwelt wird entlastet.
  • Mobilität und Transparenz: Digitale Dokumente können von überall aus eingesehen und bearbeitet werden, solange eine Internetverbindung besteht. Dies ermöglicht es Mitarbeitern, flexibler zu arbeiten und von verschiedenen Standorten aus auf Informationen zuzugreifen.

 

Hat das papierlose Büro auch seine Nachteile?

Obwohl Unternehmen, die papierlos arbeiten, viele Vorteile haben, gibt es auch einige potenzielle Nachteile:

  • Technische Abhängigkeit: Statt vom Papier machen sich Unternehmen von der Technik abhängig. Papierloses Arbeiten setzt eine zuverlässige und sichere IT-Infrastruktur voraus. Eine Unterbrechung der Internetverbindung oder ein Ausfall der Systeme kann zu Arbeitsausfällen führen. Unternehmen müssen daher in eine solide technische Ausstattung und deren kontinuierliche Wartung investieren.
  • Umgang mit Veränderungen: Die Umstellung auf eine papierlose Arbeitsweise erfordert häufig Änderungen der Arbeitsabläufe und Gewohnheiten. Einige Mitarbeiter haben möglicherweise Schwierigkeiten, sich an die neuen Technologien anzupassen, oder haben Bedenken hinsichtlich des Verlusts physischer Dokumente und vertrauen weniger in digitale Systeme. Eine umfassende Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter sind daher wichtig, um diese Hindernisse zu überwinden.
  • Rechtliche Anforderungen: In einigen Ländern gibt es spezifische gesetzliche Anforderungen oder Vorschriften für die Aufbewahrung von Dokumenten, die möglicherweise nicht ausschließlich digital erfüllt werden können. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Dabei ist auch auf eine revisionssichere Archivierung zu achten.

Das papierlose Büro bringt Herausforderungen mit sich, die berücksichtigt werden müssen. Es müssen geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um diese zu bewältigen und die Vorteile voll auszuschöpfen.

Die Umsetzung des digitalen Büros

Die Umsetzung des papierlosen Büros erfordert eine Reihe von Maßnahmen:

  • Anschaffung technischer Endgeräte, um vorhandene Dokumente zu digitalisieren.
  • Eine neue Ablagestruktur schaffen, die es ermöglicht, alle Arbeitsprozesse digital abzubilden. Hier bietet sich eine Cloud-Lösung an, auf die wir noch näher eingehen werden.
  • Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess einbinden und ausreichend zu schulen.
  • Eine passende Software finden. Um papierlos arbeiten zu können, braucht es neben Collaboration- und Projektmanagementsoftware, CRM-Systemen, Datenschutzsoftware und Cloud-Speicher vor allem auch ein zuverlässiges DMS.

Digitale Dokumente mit einem Dokumentenmanagementsystem verwalten

Im Mittelpunkt des papierlosen Büros steht das DMS. In diesem System können alle Dokumente und Informationen digital erfasst, abgelegt, bearbeitet und archiviert werden. Nutzer profitieren von zahlreichen Arbeitserleichterungen im digitalen Alltag:

  • Erfassung von Dokumenten: Das DMS erfasst physische Dokumente oder elektronische Dokumente. Dies geschieht durch Scannen oder Drag-and-Drop-Funktionen, mit denen moderne DMS-Systeme Dokumente in Sekundenschnelle erfassen, klassifizieren und zusammenfassen.
  • Ablage der Dokumente: Die erfassten Dokumente werden zentral gespeichert und in einer vorgegebenen Ordnerstruktur archiviert. Die Mitarbeiter können sich in der Struktur einfach navigieren und auf alle Dokumente zugreifen. Zusätzlich erleichtern Suchfunktionen die Übersicht.
  • Zugriffskontrolle: Sind die Dokumente vertraulich? Das DMS ermöglicht definierte Zugriffsrechte für bestimmte Ordner und Ebenen. So können bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen unterschiedliche Berechtigungen erhalten, was Sicherheit und Vertraulichkeit gewährleistet.
  • Workflow-Management: Ein DMS kann auch Workflow-Funktionen bieten, um den Prozess der Erstellung, Überprüfung und Genehmigung von Dokumenten zu automatisieren. Dies beschleunigt den Arbeitsablauf und stellt sicher, dass Dokumente den richtigen Personen zur richtigen Zeit zur Verfügung stehen.
  • Archivierung: Das DMS ermöglicht eine langfristige Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten. Dies kann gesetzlichen Anforderungen entsprechen oder für die spätere Referenzierung historischer Dokumente wichtig sein.

Es braucht mehr als ein DMS: Die papierlose Buchhaltung

Ein DMS ist eine Softwarelösung, die Dokumente erfasst, speichert, verwaltet und archiviert - aber in der Regel keine Buchhaltungssoftware! Eine Buchhaltungssoftware ist darauf spezialisiert, die Finanzen eines Unternehmens zu verwalten. Sie erfasst Einnahmen und Ausgaben, erstellt Rechnungen, verwaltet Transaktionen, erstellt Finanzberichte oder hilft bei der Umsetzung steuerlicher Vorschriften.

Ein DMS deckt somit Teilbereiche des Rechnungswesens ab, indem es bei der Organisation unterstützt. Rechnungen, Belege, Verträge und andere relevante Dokumente können einfach digitalisiert und archiviert werden. Buchhalter und andere Mitarbeiter können vereinfacht auf die Dokumente zugreifen, sie bearbeiten und weiterleiten. Ein DMS optimiert somit den Workflow im Rechnungswesen, kann diesen aber nicht allein abdecken.

Digitale Revolution im Büro: Mit ERP zur vollständigen Digitalisierung statt isolierter Dokumentenverwaltung

Cloud-ERP-Systeme bieten Unternehmen eine skalierbare, kostengünstige und flexible Lösung für das integrierte Management von Geschäftsprozessen wie Buchhaltung, Lagerverwaltung und Kundenbeziehungen in der Cloud. Insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen stellt das System damit eine umfassende Business-Management-Plattform dar. Kombiniert mit den Vorzügen eines modernen DMS, lässt sich die volle Power der Digitalisierung entfalten.

Haufe X360 und d.velop: In perfekter Symbiose zum papierlosen Büro

Das Cloud-ERP-System Haufe X360 ist ein Cloud ERP-System und bringt damit alle Vorteile des papierlosen Büros mit. Die Kooperation mit d.velop, einem Spezialisten für die Digitalisierung dokumentenbezogener Geschäftsprozesse, ermöglicht es Unternehmen, branchenunabhängig alle geschäftskritischen Prozesse auf einer zentralen Plattform abzubilden. Geschäftsprozesse und revisionssicheres Dokumentenmanagement sind damit eng miteinander verzahnt.

Durch die Kooperation geht Haufe X360 einen wichtigen Schritt, hin zu einem vollumfassenden Business Management System. Die Integration leistungsstarker Partnerschaften ermöglicht nicht nur effektives Managen einzelner Geschäftsprozesse , sondern alle Facetten des Unternehmens.

 

Beispiel E-Rechnung

Mit der E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025 müssen Unternehmen bereit sein, Rechnungen in dem dann geforderten Format zu digitalisieren. Hier entfaltet die Kooperation ihre volle Stärke: Alle elektronischen Rechnungen können über das DMS-System von d.velop erfasst und direkt als Eingangsrechnung in Haufe X360 verbucht werden. Die nahtlose Integration ermöglicht umfangreiche Einsparungen von Zeit und Kosten, während die revisionssichere Archivierung im cloudbasierten DMS von d.velop alle rechtlichen Anforderungen der DSGVO und GoBD erfüllt.

FAQs zum papierlosen Büro

Im Büro können verschiedene Arbeitsabläufe digitalisiert werden. Dazu gehören unter anderem:

  • Dokumente und Unterlagen
  • Kommunikation und Terminkoordination
  • Dateiverwaltung
  • Buchhaltung und Finanzmanagement
  • Kunden- und Lieferantenbeziehungen
  • Präsentationen und Meetings
  • Workflow-Automatisierung

 

Die Umstellung auf das papierlose Büro erfordert eine Reihe von Maßnahmen. Zunächst müssen technische Endgeräte angeschafft werden, um die vorhandenen Dokumente zu digitalisieren. Darüber hinaus ist es wichtig, eine neue Ablagestruktur zu schaffen, die alle Arbeitsprozesse digital abbildet, idealerweise über eine Cloud-Lösung.  Entscheidend ist die Auswahl einer geeigneten Software, die neben Collaboration und Projektmanagement auch DMS-, CRM- und Datenschutzfunktionen bietet. Durch die konsequente Umsetzung dieser Schritte kann die Umstellung auf das papierlose Büro gelingen.

Ein papierloses Büro funktioniert durch die Digitalisierung von Dokumenten und die Nutzung elektronischer Kommunikations- und Ablagesysteme, um Informationen und Arbeitsprozesse elektronisch zu verwalten und zu bearbeiten.

Es gibt und benötigt verschiedene Softwarelösungen, um ein Büro zu digitalisieren, z. B. Dokumentenmanagementsysteme (DMS), Collaboration-Tools, Cloud-Speicher und Projektmanagement-Software.