Das papierlose Büro: So wird der Traum zur Realität

Die Definition ist bereits im Begriff enthalten: Das papierlose Büro zielt darauf ab, physische Papierdokumente durch digitale Technologien und elektronische Dokumente zu ersetzen. Papier soll aus dem Unternehmensalltag verschwinden.

Statt auf analoge Papierberge setzt das Konzept auf den technologischen Fortschritt der Digitalisierung. So werden alle Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder Arbeitsverträge digital bearbeitet, gespeichert und archiviert und die Kommunikation erfolgt komplett digital. Richtig umgesetzt, sorgt die Digitalisierung des Arbeitsalltags zu deutlich mehr Effizienz, weniger Kosten und einem deutlich geringeren Papierverbrauch. Umgesetzt wird die Digitalisierung der papierbasierten Prozesse durch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS).

Unternehmen, die auf ein papierloses Büro setzen, haben viele Vorteile:

• Kosten: Wird auf Papier, Tinte, Drucker und andere Büromaterialien verzichtet, reduziert das die Kosten erheblich. Außerdem fallen die Kosten für Lagerung, Entsorgung und Versand von Dokumenten weg.
• Effizienz: Digitale Dokumente können schneller erstellt, bearbeitet, gesucht und weitergeleitet werden. Dies erhöht die Produktivität und verkürzt Durchlaufzeiten.
• Sicherheit: Digitale Dokumente können verschlüsselt und mit Zugriffsrechten geschützt werden. Das erschwert den unbefugten Zugriff auf vertrauliche Informationen. Darüber hinaus können digitale Dokumente leichter gesichert und regelmäßig aktualisiert werden, um Datenverluste zu vermeiden.
• Organisation: Durch elektronische Akten und Suchfunktionen können Dokumente leichter gefunden und strukturiert werden.
• Umweltfreundlichkeit: Der zunehmende Verzicht auf Papier reduziert den Ressourcenverbrauch und den damit verbundenen Abfall. Die Umwelt wird entlastet.
• Mobilität und Transparenz: Digitale Dokumente können von überall aus eingesehen und bearbeitet werden, solange eine Internetverbindung besteht. Dies ermöglicht es Mitarbeitern, flexibler zu arbeiten und von verschiedenen Standorten aus auf Informationen zuzugreifen.

Hat das papierlose Büro auch seine Nachteile?

Obwohl Unternehmen, die papierlos arbeiten, viele Vorteile haben, gibt es auch einige potenzielle Nachteile:

• Technische Abhängigkeit: Statt vom Papier machen sich Unternehmen von der Technik abhängig. Papierloses Arbeiten setzt eine zuverlässige und sichere IT-Infrastruktur voraus. Eine Unterbrechung der Internetverbindung oder ein Ausfall der Systeme kann zu Arbeitsausfällen führen. Unternehmen müssen daher in eine solide technische Ausstattung und deren kontinuierliche Wartung investieren.
• Umgang mit Veränderungen: Die Umstellung auf eine papierlose Arbeitsweise erfordert häufig Änderungen der Arbeitsabläufe und Gewohnheiten. Einige Mitarbeiter haben möglicherweise Schwierigkeiten, sich an die neuen Technologien anzupassen, oder haben Bedenken hinsichtlich des Verlusts physischer Dokumente und vertrauen weniger in digitale Systeme. Eine umfassende Schulung und Unterstützung der Mitarbeiter sind daher wichtig, um diese Hindernisse zu überwinden.
• Rechtliche Anforderungen: In einigen Ländern gibt es spezifische gesetzliche Anforderungen oder Vorschriften für die Aufbewahrung von Dokumenten, die möglicherweise nicht ausschließlich digital erfüllt werden können. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie die geltenden Gesetze und Vorschriften einhalten, um rechtliche Konsequenzen zu vermeiden. Dabei ist auch auf eine revisionssichere Archivierung zu achten.

Das papierlose Büro bringt Herausforderungen mit sich, die berücksichtigt werden müssen. Es müssen geeignete Maßnahmen ergriffen werden, um diese zu bewältigen und die Vorteile voll auszuschöpfen.

Die Umsetzung des papierlosen Büros erfordert eine Reihe von Maßnahmen:

• Anschaffung technischer Endgeräte, um vorhandene Dokumente zu digitalisieren.
• Eine neue Ablagestruktur schaffen, die es ermöglicht, alle Arbeitsprozesse digital abzubilden. Hier bietet sich eine Cloud-Lösung an, auf die wir noch näher eingehen werden.
• Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess einbinden und ausreichend zu schulen.
• Eine passende Software finden. Um papierlos arbeiten zu können, braucht es neben Collaboration- und Projektmanagementsoftware, CRM-Systemen, Datenschutzsoftware und Cloud-Speicher vor allem auch ein zuverlässiges DMS.