Digitalisierung bedeutet, Informationen und Prozesse in ein digitales (computerbasiertes) Format zu bringen, um sie einfacher und effizienter zu machen. Digitale Formate ermöglichen die Automatisierung von Aufgaben, die zuvor manuell erledigt werden mussten, und bieten Echtzeit-Zugriff auf Informationen, was die Entscheidungsfindung beschleunigt und verbessert. Durch die Automatisierung und standardisierte Eingabeformate werden menschliche Fehler minimiert, was die Effizienz steigert, da zeitaufwändige manuelle Schritte entfallen. Zudem ermöglichen digitale Systeme eine lückenlose Nachverfolgung von Prozessen und Transaktionen, sparen physischen Lagerraum und bieten eine bessere Zugänglichkeit von überall und jederzeit.
Bei einem ERP-System (Enterprise Resource Planning, also Software zur Verwaltung von Geschäftsprozessen) wie Haufe X360 bedeutet Digitalisierung, dass manuelle und papierbasierte Aufgaben durch digitale Lösungen ersetzt werden. Ein Beispiel ist die digitale Lagerverwaltung. Statt Lagerbestände manuell zu erfassen und auf Papier zu dokumentieren, wie es bei Lieferscheinen üblich ist, ermöglicht Haufe X360 die automatische Erfassung und Verwaltung der Bestände in Echtzeit. Dies spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Übersicht und Kontrolle über die Lagerbestände.