Prozessoptimierung: Dieses Optimierungspotential haben Unternehmen

Die Kraft der Automatisierung: Auf Prozesse mit hohem Standardisierungsgrad setzen

Digitale Technologien können Unternehmen dabei helfen, Kosten zu senken und ihre Effizienz zu steigern. Eine große Chance bieten digitale Softwarelösungen wie etwa ERP-Systeme, die mit Standard- und Best-Practice-Workflows intelligente Unternehmensabläufe etablieren. Bestehende, oftmals über Jahre gewachsene und ineffiziente Prozesse werden standardisiert, optimiert und teilweise automatisiert, sodass die Datenverfügbarkeit und Kommunikation im Unternehmen verbessert und Bearbeitungszeiten und Arbeitsschritte reduziert werden.

In zahlreichen ERP-Projekten habe ich bereits erlebt, wie sehr Unternehmen allein durch die Einführung eines Standard-ERP-Systems mit seinen vielen Best-Practice Prozessen von einer ganzen Reihe von Optimierungspotenzialen profitieren. Die Prozesse der Cloud-ERP Haufe X360 etwa sind bereits tausendfach im Einsatz und werden durch das Feedback von über 6.000 Klein- und mittelständischen Unternehmen weltweit weiterentwickelt.

Ich möchte drei konkrete Beispiele herausgreifen, die bei unseren Kunden für besonders hohe Effizienzsteigerung und Zeiteinsparung sorgen.

Optimierungspotenzial 1: So profitieren Unternehmen im Alltag von Echtzeit-Transparenz ihrer Daten

Kennen Sie das auch? Sie müssen sich in Kürze einen Überblick über den aktuellen Stand ihres Unternehmens verschaffen – sei es beim Monatsabschluss, für die Analyse wichtiger KPIs, bei der Bearbeitung von Kundenaufträgen oder um die Auslastung der Kostenstellen zu prüfen. Wenn vielerlei Daten in Kürze zusammengetragen werden müssen, kann dies ein echter Krampf sein. Genau hier kann Ihnen und Ihren Mitarbeitern moderne Unternehmenssoftware, die alle Unternehmensprozesse in einem System bündelt, mit übersichtlichen Dashboards und Berichten das Leben erleichtern. Anstatt mühsam die einzelnen Informationen in unterschiedlichen Systemen abfragen zu müssen, geben übersichtliche Cockpits jederzeit einen genauen Ein- und Überblick, wo Ihr Unternehmen gerade steht und wo Sie oder Ihre Mitarbeiter eingreifen müssen. Das sind besonders häufige Anwendungsszenarien, die wir für unsere Kunden optimiert haben:

• Dank Echtzeit-Transparenz über den Lagerbestand können Lagermitarbeiter mit wenigen Klicks den aktuellen Bestand überblicken. Offene Bestellungen und ausstehende Auslieferungen sind transparent und rückverfolgbar. So können Unternehmen schnell und unkompliziert ihren Aufträgen nachkommen.
• Ein Vertriebsmitarbeiter ist beim Kunden vor Ort. Dieser hat Interesse an einem bestimmten Artikel. Der Vertriebler kann via Smartphone oder Tablett direkt vor Ort die Verfügbarkeit eines Artikels prüfen und ein Angebot erstellen. Ohne die Echtzeit-Daten müsste erst der Lagerist kontaktiert, das Lager durchsucht und dann Rückmeldung gegeben werden. Der gesamte Angebotserstellungsprozess wird dank Cloud-ERP vereinfacht – auch bequem von unterwegs.
• Neue Aufträge gehen durch den Vertrieb ein. Im Handumdrehen werden To-Do-Listen für den Lageristen zugeschnitten und dieser direkt im System informiert. Alleine durch die automatische To-do-Liste spart sich der Lagerist das manuelle Zusammensuchen der Bestellungen, die er bis zu einem gewissen Zeitpunkt bearbeiten muss.

Optimierungspotenzial 2: Zeiteinsparungen durch Automatisierung regelmäßiger Tätigkeiten

Gerade die (Teil-) Automatisierung von Geschäftsprozessen kann Unternehmen dabei helfen, Zeit und Geld zu sparen. Das kann ich aus eigener Erfahrung bestätigen: Wir haben viele Kunden, die von Standardprozessen profitieren. Nehmen wir das Beispiel der monatlichen Sammelrechnungen. Bei einem unserer Kunden betrug die Bearbeitungszeit vor der Einführung einer ERP-Lösung zwei volle Personentage pro Monat. Die Daten wurden mühsam zusammengesucht, die Rechnungen manuell erstellt und dann noch nachkontrolliert. Seitdem das Unternehmen Standardprozesse eingeführt hat, werden die Sammelrechnungen per Knopfdruck ausgelöst und das System erstellt die Rechnungen automatisiert. Der Mitarbeiter benötigt für die gleiche Aufgabe nur noch eine Stunde im Monat. Insgesamt hat das Unternehmen allein durch diesen einen Prozess 15 Stunden pro Monat gespart. Im Jahr sind das 180 Stunden oder 22,5 Personentage. Diese Potenziale ließen sich auch auf andere Prozesse übertragen, etwa auf die Erzeugung von Sammellieferscheinen.

Optimierungspotenzial 3: Optimaler Lagerbestand dank automatisierter Nachschubsteuerung

Viele Unternehmen verfügen über Lager, deren Bestände stets aktuell sein müssen. Ohne Software ist es schwierig den Überblick über den Lagerbestand zu behalten. Einige unserer Kunden haben Standardartikel, die immer vorrätig sein müssen. Die Nachbestellung muss zur richtigen Zeit unter den richtigen Parametern erfolgen. Die Gefahr dabei: Erfolgt die Bestellung zu spät, können Kundenaufträge nicht ausgeführt werden. Erfolgt sie zu früh, wird Kapital unnötig gebunden oder – je nach Produkt - verfällt die Haltbarkeit.

Seitdem diese Unternehmen für ihre Warenwirtschaft auf Cloud-ERP setzen, haben sie ihr Lager dank der automatisierten Nachschubsteuerung stets im Griff. Wird ein festgelegter Mindestbestand unterschritten, löst das System automatisch eine Nachbestellung beim Lieferanten aus. Diese landet beim Einkäufer, der den Prozess einsteuern kann. Für Unternehmen mit einem oder mehreren Außenlagern besteht außerdem die Möglichkeit, bei drohender Knappheit der Ware die im Außenlager verfügbare Ware über einen Transferauftrag automatisiert umlagern zu lassen.

Mühsame Abstimmungen zwischen Lieferanten, Außenlageristen oder dem Einkauf gehören der Vergangenheit an. Das Lager wird intelligent und die automatische Synchronisation der verschiedenen Bereiche erspart enorme Kommunikationsschleifen und Abstimmungsprozesse zwischen den einzelnen Abteilungen.

In wenigen Schritten zur Unternehmenseffizienz: Das sollten Sie beachten

In meiner langjährigen Erfahrung als Business Consultant und zahlreichen erfolgreichen ERP-Projekten habe ich viele, vermeintlich optimale Prozesse gesehen, die Mitarbeitern seit Jahren Zeit und Nerven kosten. Doch tatsächlich gibt es in jedem Unternehmen Prozesse, die effizienter gestaltet werden können. Ausschlaggebend dafür ist die richtige Unternehmenssoftware. Ich möchte Ihnen daher drei Tipps für einen IT-gestützten Produktivitätswandel an die Hand geben:

1. Analysieren Sie die Kernprozesse Ihres Unternehmens und identifizieren Sie Automatisierungspotenziale. In der Regel sind es gerade repetitive Abläufe und Tätigkeiten, die sich automatisieren lassen. Achten Sie bei der Wahl einer geeigneten Unternehmenssoftware darauf, dass Sie einen Partner finden, der Ihr Unternehmen durchleuchtet und Ihre Anforderungen zusammenträgt. So werden schnell die relevantesten Prozesse sowie mögliche Verbesserungen deutlich.
2. Optimierung bedeutet Prozessveränderungen – und dafür sollten Sie Veränderungsbereitschaft mitbringen. Sagen Sie der „Das haben wir aber schon immer so gemacht“-Haltung den Kampf an. Denn es sind genau diese Sätze, welche die Weiterentwicklung und Effizienzsteigerung im Unternehmen blockieren werden.
3. Suchen Sie eine Lösung, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst. Ich habe oft beobachtet, wie Unternehmen ihre Prozesse nahezu verbiegen, wenn sie wachsen – nur damit sie in ihre bestehende Software passen. Achten Sie daher bei der Wahl der richtigen Unternehmenssoftware darauf, dass sich diese flexibel und modular erweitern und anpassen lässt. So müssen Sie Ihre Lösung nie wieder wechseln und können entspannt auf Wachstumskurs gehen.