Aktualisiert: 24. April 2025
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Haufe Redaktion Einführung & Wechsel Change-Management Mittelstand Cloud ERP
Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihre Geschäftsprozesse wie ein gut geöltes Uhrwerk steuern – präzise, effizient und datengetrieben. Klingt unmöglich? Nicht mit KPIs: Sie sind die "Schlüsselindikatoren", die Ihnen helfen, den Erfolg Ihres Unternehmens zu messen und zu steigern. Sie bieten eine solide Grundlage für fundierte Entscheidungen und helfen, Stärken und Schwächen zu identifizieren. Doch was genau sind KPIs und wie können sie in verschiedenen Unternehmensbereichen eingesetzt werden? Lesen Sie hier, welche Zahlen Sie unbedingt kennen und messen sollten!
Auf den ersten Blick scheinen KPIs und Kennzahlen das Gleiche zu sein: Beide sind messbare Leistungsindikatoren in verschiedenen Bereichen. Doch sie unterscheiden sich in einem gewissen Punkt:Der Begriff "Kennzahl" bezieht sich auf jeden messbaren Wert. Der Begriff der "KPIs (Key Performance Indicators)" hingegen ist eng mit spezifischen Geschäftszielen verknüpft, was sie zu Schlüsselindikatoren für Erfolg oder Misserfolg macht. Das heißt, alle KPIs sind gleichzeitig auch Kennzahlen, aber nicht alle Kennzahlen sind KPIs. Das blinde Verfolgen einer Vielzahl von Kennzahlen ohne die Berücksichtigung ihres Mehrwerts für das Unternehmen ist selten zielführend. Effektiver ist es, Ziele zu definieren und diese mit entsprechenden KPIs zu verknüpfen, um den Fortschritt präzise zu messen und relevante Prozesse gezielt zu optimieren.
Vielleicht spielen KPIs in einigen Abteilungen Ihres Unternehmens bereits eine wichtige Rolle. Im Lagermanagement geben Sie Aufschluss über den Bestand, im Vertrieb errechnen Sie auf Basis vorliegender Zahlen Sales-Prognosen. Wenn Sie in einzelnen Bereichen mit KPIs arbeiten, ist das bereits ein guter Anfang. Und doch steckt hier noch viel mehr Potenzial: Denn KPIs bieten für jeden Bereich Ihres Unternehmens einen Mehrwert – und sind erst dann wirklich aussagekräftig, wenn Sie diese Zahlen in ihrer Gesamtheit in Relation setzen und analysieren.
Die Konsequenz: Jede Abteilung sollte die für sich relevanten Kennzahlen messen und überwachen. Denn nur so können Ineffizienzen in den verschiedenen Bereichen identifiziert und gezielt optimiert werden. Wer in allen Abteilungen seines Unternehmens KPIs erhebt und diese analysiert, erhält ein vollständiges Gesamtbild. So können Sie Ursachen erkennen und später gezielte Anpassungen vornehmen, sodass Ihr Unternehmen als Ganzes profitiert.
Doch welche KPIs sind in den jeweiligen Geschäftsbereichen wichtig, um dieses Gesamtbild zu erhalten? Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die aussagekräftigsten Zahlen pro Abteilung – und welchen Mehrwert sie aus diesen ziehen können:
Der Vertrieb ist ein zentrales Element Ihres Unternehmens – und seine Effektivität entscheidet oft überErfolg oder Misserfolg. Eine der größten Herausforderungen besteht darin, die richtigen Kunden anzusprechen und Verkaufschancen erfolgreich abzuschließen. Ohne klare Ziele und messbare Erfolgsindikatoren kann es schwierig sein, die Leistung des Vertriebsteams zu überwachen und strategische Entscheidungen zu treffen.
Hier kommen Sales KPIs ins Spiel. Sie bieten eine datenbasierte Entscheidungsgrundlage, um den Vertrieb zu optimieren und die Umsätze zu steigern. Mit KPIs wie Annual Contract Value (ACV), Customer Lifetime Value (CLV) und Opportunity-to-Win-Verhältnis können Sie die Effektivität Ihres Vertriebsteams messen und gezielte Verbesserungen vornehmen. Diese Kennzahlen helfen Ihnen, Stärken und Schwächen zu identifizieren, Kundenbeziehungen zu stärken und die Verkaufsstrategien kontinuierlich zu optimieren.
Für die Wertschöpfung ist ein effizienter und fehlerloser Einkauf entscheidend. Denn nur, wer über die passenden Rohstoffe, Bauteile und Produkte verfügt, kann auch verkaufen und produzieren. Und doch wird der Einkauf häufig durch Bauchgefühl gesteuert, was zu ineffizienten Prozessen führen kann. Datengesteuerte Entscheidungen sind der Schlüssel, um den Einkauf zu optimieren und neue Wachstumspotenziale zu erschließen.
Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihre Bestellmengen präzise planen, die richtigen Lieferanten auswählen und Ihre Kosten effektiv senken. KPIs wie Materialkostenquote, Einsparungsquote und Bestellzykluszeit helfen Ihnen dabei, die Effizienz Ihres Einkaufsprozesses zu bewerten und zu verbessern. Sie bieten maximale Transparenz, automatisiere Prozesse und stärken die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Erfahren Sie jetzt mehr darüber, wie Sie die Effizienz im Einkauf durch KPIs steigern können.
Fehlerfreie Arbeit ist entscheidend für eine hohe Kundenzufriedenheit. Das Qualitätsmanagement ist also wichtig, wenn es darum geht, sich von der Konkurrenz abzuheben. Doch was bedeutet das genau? Und wie zeichnet sich gutes Qualitätsmanagement aus? Das verraten Ihnen KPIs.
Ergebniszahlen, Störungs- oder Steuerungskennzahlen ermöglichen es Ihnen, Fehlerquellen zu identifizieren und gezielte Maßnahmen für Ihr Qualitätsmanagement abzuleiten. So erkennen Sie Probleme, bevor diese überhaupt auftreten – und bieten Ihren Kunden so ein fehlerfreies Kauferlebnis.
Als Geschäftsführer tragen Sie die Verantwortung für den Erfolg Ihres Unternehmens. Umso wichtiger ist es also, fundierte Entscheidungen zu treffen. Doch zu oft verlassen sich Geschäftsführer noch immer auf ihr Bauchgefühl – einfach, weil der Einblick in die wichtigsten KPIs fehlt.
Dashboards, welche die wichtigsten Kennzahlen übersichtlich und schnell darstellen, liefern genau diese wertvollen Einblicke. KPIs zu Finanzen, Kundenzufriedenheit oder das Mitarbeiterengagement bieten die Grundlage für datengetriebene Entscheidungen.
Die Produktion ist das Herzstück Ihres Unternehmens, wo Ideen in konkrete Produkte umgesetzt werden. Was, wenn Sie dieses Herzstück sogar noch verbessern könnten?
Stellen Sie sich vor, Sie könnten Ihre Produktionslinien wie ein präzises Uhrwerk steuern – effizient, schnell und mit minimalen Ausfällen. Mit KPIs wie Maschinenauslastung, Stückkosten und Durchlaufzeit können Sie die Leistung Ihrer Produktionsanlagen überwachen und gezielte Anpassungen vornehmen. Diese Kennzahlen helfen Ihnen, Engpässe zu identifizieren, die Effizienz zu steigern und die Kosten zu senken.
Erfolgreiches Lagermanagement kann eine echte Herausforderung sein. Gerade wenn über verschiedene Standorte hinweg gearbeitet wird, entwickelt sich ein komplexes Netz aus Einkauf, Produktion und Vertrieb. Um hier den Überblick zu behalten, sind Daten unverzichtbar. Gleichzeitig schlummern in KPIs Potenziale zur Effizienzsteigerung, die unter anderem die Kosten senken können.
Zu den relevanten KPIs gehören hier unter anderem die Lagerumschlagshäufigkeit, die Lagerdurchlaufzeit oder die Fehlbestandsquote. Sie sorgen unter anderem dafür, dass Sie Ihren Materialbedarf datenbasiert planen und so auch Ihren Einkauf optimieren können. Lesen Sie jetzt, welche weiteren KPIs für Ihr Lagermanagement relevant sind:
Besonders im Bereich HR vertrauen viele Unternehmen auf das Bauchgefühl – schließlich handelt es sich dabei nicht gerade um einen Bereich, der auf Anhieb mit Daten und KPIs in Verbindung gebracht wird. Aber ist das wirklich so?
Denken Sie beispielsweise an die Mitarbeiterzufriedenheit: Daraus können Sie ableiten, ob Sie an Ihrer Arbeitgebermarke feilen müssen. Auch im Prozess der Neuanstellungen können KPIs hilfreich sein: Die Time to hire gibt Ihnen Aufschluss darüber, ob Ihre Recruiting-Maßnahmen erfolgreich sind. Fakt ist: Auch im Personalmanagement können Ihnen die richtigen KPIs dabei helfen, effektiver zu arbeiten.
Der Einzelhandel ist ein dynamisches Geschäft, in dem sich Kundenpräferenzen ständig ändern und der Wettbewerbsdruck durch den E-Commerce steigt. Grund genug, sich durch KPIs einen Vorteil auf einem volatilen Markt zu verschaffen. KPIs sind der Schlüssel dazu:
Mit Zahlen wie der Warenkorbgröße oder der Konversionsrate lassen sich Verkaufsstrategien präzise steuern und Kosten senken. Gleichzeitig ermöglichen es KPIs, proaktiv zu handeln: Einzelhändler können so nicht nur ihr Lagermanagement optimieren, sondern auch gezielte Marketingstrategien entwerfen. Ein echter Gamechanger im Einzelhandel!
Dienstleister stehen vor der Herausforderung, ihre Effizienz zu steigern und gleichzeitig die Kundenzufriedenheit zu maximieren. Ein Spagat, der nur gelingt, wenn datengetriebene Entscheidungen getroffen werden. KPIs sind dafür entscheidend:
Zahlen wie die Rentabilität, die Personaleinsatzquote, die finanzielle Reichweite und die Churn Rate können die Leistung Ihres Unternehmens bewerten und verbessern. Diese Kennzahlen helfen Ihnen, Stärken und Schwächen zu identifizieren und gezielte Prozessverbesserungen vorzunehmen.
Stellen Sie sich vor, Sie wüssten genau, wo Ineffizienzen bestehen – und hätten die Mittel, sie sofort zu beheben. Genau das leisten KPIs, wenn sie im gesamten Unternehmen systematisch erhoben werden. Sie sind die „Geheimwaffe“ für Unternehmen, die nicht länger auf Bauchgefühl oder Zufall setzen wollen, sondern auf Klarheit und Kontrolle.
Ob im Vertrieb, in der Produktion oder im Einkauf: Mit den richtigen Kennzahlen lässt sich die Performance jedes Bereichs sichtbar machen. Plötzlich werden Schwachstellen nicht mehr übersehen, sondern gezielt adressiert. Geschieht das im gesamten Unternehmen, können Verbindungen hergestellt und Ursachen schnell gefunden und adressiert werden. Ein Beispiel? Wenn der Vertrieb seine Abschlussquoten und Kundenbindung regelmäßig misst, erkennt er frühzeitig, wo Prozesse ins Stocken geraten. Die Folge: gezielte Verbesserungen, die sich direkt im Unternehmenserfolg niederschlagen.
Und wer etwa die Maschinenauslastung oder die Durchlaufzeiten im Blick behält, findet schneller heraus, wo Ressourcen verschwendet werden – und kann gegensteuern, bevor Kosten aus dem Ruder laufen. Das Ergebnis: Effizientere Abläufe, weniger Stillstand, mehr Output.
Kurz gesagt: KPIs verwandeln Daten in echte Handlungsmöglichkeiten. Sie machen Erfolge sichtbar – und zeigen, wo noch Potenzial schlummert.
Sie sehen: Es bringt viele Vorteile mit sich, KPIs im Unternehmen konsequent zu erheben. Doch was tun mit dieser Menge an Daten? Hier kommen Dashboards ins Spiel: Denn ähnlich wie bei einem Cockpit stellen diese die wichtigsten Zahlen für Sie schnell, einfach und übersichtlich dar. Cloud ERP-Systeme wie Haufe X360 bündeln KPIs und bilden sie in Echtzeit über Dashboards ab – und bieten dabei noch den Vorteil der Individualisierung: Sie entscheiden, welche KPIs für Sie relevant sind.
Noch spannender wird es, wenn das Internet of Things (IoT) ins Spiel kommt. Sensoren und smarte Geräte liefern kontinuierlich Daten aus Maschinen, Lagern oder sogar von unterwegs. So entsteht ein lückenloses Bild Ihrer Prozesse – und Sie können in Echtzeit reagieren, bevor kleine Störungen zu großen Problemen werden.
Das Ergebnis? Sie machen Ihr Unternehmen gläsern – und können so agieren, statt nur zu reagieren. Entscheidungen basieren nicht mehr auf Bauchgefühl, sondern auf aktuellen, verlässlichen Zahlen. Sie erkennen Trends, reagieren schneller auf Marktveränderungen und schaffen die Grundlage für nachhaltiges Wachstum.
Die Auswahl der wichtigsten KPIs hängt vom jeweiligen Geschäftsbereich ab. Im Vertrieb zählen etwa der Customer Lifetime Value oder das Opportunity-to-Win-Verhältnis. Im Einkauf sind Materialkostenquote und Bestellzykluszeit entscheidend, während in der Produktion Maschinenauslastung und Durchlaufzeit im Fokus stehen. Wichtig ist: Nicht jede Kennzahl ist ein KPI – entscheidend ist die enge Verknüpfung mit den Unternehmenszielen.
Kurz gesagt: alle. KPIs entfalten ihren größten Nutzen, wenn sie in jedem Bereich gezielt eingesetzt werden – vom Vertrieb über Einkauf, Produktion und Lagerlogistik bis hin zu HR und Geschäftsführung. Nur so entsteht ein vollständiges Bild, Schwachstellen werden sichtbar und können abteilungsübergreifend behoben werden. Das sorgt für mehr Effizienz und nachhaltigen Erfolg im gesamten Unternehmen.
Weniger ist oft mehr. Statt möglichst viele Zahlen zu verfolgen, sollten Unternehmen gezielt die KPIs auswählen, die wirklich zum Geschäftsziel passen. Ein guter KPI ist messbar, eindeutig und wird regelmäßig überprüft. Er sollte helfen, Fortschritte sichtbar zu machen und echte Verbesserungen anzustoßen. Wer seine KPIs regelmäßig hinterfragt und anpasst, bleibt flexibel und kann auf Veränderungen schnell reagieren.
