Aktualisiert: 25. Februar 2025
8 min.
Haufe Redaktion Mittelstand Cloud ERP Digitalisierung Dashboards
Personalabteilungen stehen vor immer größeren Herausforderungen. Ob es um die Gewinnung neuer Talente, die Bindung bestehender Mitarbeiter oder die Optimierung von HR-Prozessen geht – fundierte Entscheidungen sind gefragt. Doch worauf können sich HR-Verantwortliche bei diesen wichtigen Entscheidungen stützen? Die Antwort liegt in der Kraft der Daten: HR-KPIs (Key Performance Indicators) sind der Schlüssel zu einem erfolgreichen, strategischen Personalmanagement.
In diesem Artikel erfahren Sie was Personalkennzahlen sind, warum sie für Ihr Unternehmen unerlässlich sind und wie Sie sie effektiv nutzen können. Von der Mitarbeiterbindung über Recruiting-Effizienz bis hin zur Messung der Mitarbeiterzufriedenheit – mit den richtigen HR-Kennzahlen gewinnen Sie nicht nur wertvolle Einblicke in Ihre HR-Prozesse, sondern schaffen auch die Grundlage für ein zukunftsfähiges, Personalmanagement.
Die aktuelle Situation in deutschen Personalabteilungen verdeutlicht, wie wichtig Kennzahlen im Personalmanagement sind. Der HR Insights Report von 2024 zeigt, dass 49% der Arbeitgeber im Jahr 2025 eine höhere Fluktuation erwarten – und ganze 70 % beobachteten 2024 einen Rückgang im Mitarbeiterengagement. Diese Entwicklungen unterstreichen die Notwendigkeit, HR-Prozesse zu optimieren und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Eine der größten Herausforderungen für die Erfassung von Personalkennzahlen ist die fehlende Digitalisierung der HR-Abteilungen: Werden Daten in Systemen erfasst, können Sie diese besser analysieren und darauf basierend Entscheidungen treffen.
Auf den ersten Blick scheinen KPIs und Kennzahlen das Gleiche zu sein: Beide sind messbare Leistungsindikatoren in verschiedenen Bereichen. Sie unterscheiden sich jedoch in einem gewissen Punkt: Der Begriff "Kennzahl" bezieht sich auf jeden messbaren Wert. Der Begriff der "KPIs (Key Performance Indicators)" hingegen ist eng mit spezifischen Geschäftszielen verknüpft, was sie zu Schlüsselindikatoren für Erfolg oder Misserfolg macht. Das heißt, alle KPIs sind gleichzeitig auch Kennzahlen, aber nicht alle Kennzahlen sind KPIs. Das blinde Verfolgen einer Vielzahl von Kennzahlen ohne die Berücksichtigung ihres Mehrwerts für das Unternehmen ist selten zielführend. Effektiver ist es, Ziele zu definieren und diese mit entsprechenden KPIs zu verknüpfen, um den Fortschritt präzise zu messen und relevante Prozesse gezielt zu optimieren.
Viele Unternehmen nutzen das volle Potenzial ihrer HR-Daten noch nicht aus. Dabei liegt hier ein wahrer Schatz verborgen. Stellen Sie sich vor, Sie wüssten genau, in welchem Bereich Ihrer Personalabteilung Probleme existieren und HR-Maßnahmen nicht funktionieren – und hätten die passenden Mittel, direkt gegenzusteuern. Genau das ermöglichen Ihnen gut implementierte HR-KPIs. Die systematische Erfassung und Analyse von HR-KPIs ist aus mehreren Gründen für Unternehmen entscheidend.
HR-KPIs liefern wertvolle Daten, die als Grundlage für fundierte Entscheidungen im Personalmanagement dienen. Sie bieten eine solide Basis für die Entwicklung und Umsetzung effektiver HR-Strategien. Insbesondere unterstützen diese Kennzahlen bei der Priorisierung von Budgets für verschiedene HR-Bereiche, wie beispielsweise Employer Branding oder Recruiting. Durch die Nutzung dieser datenbasierten Erkenntnisse können Unternehmen ihre Ressourcen gezielter einsetzen und ihre HR-Aktivitäten strategisch ausrichten, um maximale Wirkung zu erzielen.
Nur was gemessen wird, kann auch gezielt verbessert werden. HR-KPIs ermöglichen eine objektive Bewertung von HR-Maßnahmen und deren Optimierung. Das führt zu Effizienzsteigerung, was wiederum Zeit und Kosten spart.
Aktuelle Daten ermöglichen es HR-Managern und Führungskräften, schnell und effektiv auf Veränderungen in der Belegschaft zu reagieren. Ob es sich um plötzliche Fluktuationen, sich ändernde Qualifikationsanforderungen oder Verschiebungen in der Teamzusammensetzung handelt – mit Echtzeit-KPIs können Unternehmen agil und proaktiv handeln, um potenzielle Herausforderungen frühzeitig anzugehen und Chancen optimal zu nutzen.
Durch die Analyse historischer Daten und aktueller Entwicklungen können HR-Abteilungen Muster identifizieren und Prognosen erstellen. Diese wiederum ermöglichen Unternehmen, zukünftige Trends und Herausforderungen im Personalbereich frühzeitig zu erkennen und sich darauf vorzubereiten. So können proaktiv Strategien entwickelt werden, um potenzielle Probleme wie Fachkräftemangel, steigende Fluktuation oder sich ändernde Kompetenzanforderungen rechtzeitig anzugehen. Unternehmen können damit nicht nur reaktiv, sondern vorausschauend agieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern.
Verwandeln Sie Ihr HR-Management mithilfe von den richtigen Kennzahlen von einem reaktiven zu einem proaktiven Modell. Anstatt nur auf Probleme zu reagieren, können Sie diese vorhersehen und präventiv handeln. Das spart nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern positioniert HR als strategischen Partner im Unternehmen.
Mit den richtigen KPIs können Sie:
HR-KPIs ermöglichen es Ihnen, die richtigen Fragen zu stellen, fundierte Entscheidungen zu treffen und den Wert Ihrer HR-Abteilung für das gesamte Unternehmen messbar zu machen. In einer Zeit, in der der Wettbewerb um Talente härter denn je ist, können gut implementierte HR-KPIs den entscheidenden Unterschied ausmachen.
Um Ihr Personalmanagement effektiv zu steuern, ist es wichtig, sich auf die richtigen Kennzahlen zu konzentrieren. Hier sind zehn wichtige HR-KPIs, die Ihnen helfen, Ihre HR-Prozesse zu optimieren und strategische Entscheidungen zu treffen:
Der eNPS misst die Wahrscheinlichkeit, mit der Mitarbeiter ihr Unternehmen als Arbeitgeber weiterempfehlen würden. Ein hoher eNPS deutet auf zufriedene Mitarbeiter und eine positive Unternehmenskultur hin.
Diese Kennzahl gibt an, wie viele Mitarbeiter das Unternehmen innerhalb eines bestimmten Zeitraums verlassen. Eine hohe Fluktuationsrate kann auf Probleme in der Unternehmenskultur oder bei den Arbeitsbedingungen hinweisen.
Diese Kennzahl misst die Zeitspanne vom Beginn der Stellenausschreibung bis zur Annahme des Jobangebots durch einen Kandidaten. Eine kurze Time-to-Hire deutet auf einen effizienten Rekrutierungsprozess hin.
Diese KPI erfasst alle Kosten, die mit der Besetzung einer offenen Stelle verbunden sind, einschließlich Werbung, Personalvermittler und Onboarding-Kosten.
Diese Kennzahl setzt den Gesamtumsatz des Unternehmens ins Verhältnis zur Anzahl der Mitarbeiter und gibt Aufschluss über die Produktivität.
Diese KPI zeigt, wie viel das Unternehmen durchschnittlich in die Weiterbildung jedes Mitarbeiters investiert.
Der ROI für Schulungen misst den Nutzen von Weiterbildungsmaßnahmen im Verhältnis zu den Kosten. Ein positiver ROI zeigt, dass die Schulungen einen messbaren Mehrwert für das Unternehmen schaffen.
Die Analyse der Altersstruktur hilft bei der Planung von Nachfolgeregelungen und bei der Sicherstellung einer ausgewogenen Mischung aus Erfahrung und frischen Ideen.
Diese KPI misst den Prozentsatz der Arbeitszeit, die aufgrund von Krankheit verloren geht. Eine niedrige Quote deutet auf ein erfolgreiches betriebliches Gesundheitsmanagement hin.
Dieser Index kann durch Mitarbeiterbefragungen ermittelt werden und gibt Aufschluss darüber, wie gut Mitarbeiter Arbeit und Privatleben in Einklang bringen können.
Die Auswahl der richtigen KPIs ist entscheidend für ein erfolgreiches HR-Controlling. Dabei ist es wichtig, die KPIs regelmäßig zu überprüfen und an die sich ändernden Unternehmensziele anzupassen. Mit den richtigen Kennzahlen können Sie nicht nur die Effizienz Ihrer HR-Prozesse steigern, sondern auch einen messbaren Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten.
Der Hauptunterschied zwischen qualitativen und quantitativen Personalkennzahlen liegt in ihrer Messbarkeit und Erfassungsmethode. Beide Arten von Kennzahlen sind wichtig für ein umfassendes Personalcontrolling. Während quantitative KPIs konkrete Zahlen liefern, geben qualitative Indikatoren Einblicke in schwerer fassbare, aber ebenso wichtige Aspekte des Personalmanagements.
Um die Wirksamkeit von HR-KPIs zu veranschaulichen, betrachten wir zwei Praxisbeispiele. Diese Erfolgsgeschichten zeigen, wie Unternehmen durch den gezielten Einsatz von HR-Kennzahlen ihre Prozesse optimiert und messbare Verbesserungen erzielt haben.
Ergebnis:
Das Unternehmen nutzte die KPI-Daten, um ineffiziente Schritte im Recruitingprozess zu identifizieren und zu optimieren. Durch die Einführung eines strukturierten Bewerbermanagements und die Nutzung von KI-gestützten Vorauswahlverfahren konnte der gesamte Prozess beschleunigt werden.
Ergebnis:
Durch regelmäßige Mitarbeiterbefragungen und die Analyse der KPI-Daten konnte das Unternehmen die Hauptgründe für die hohe Fluktuation identifizieren. Daraufhin wurden Maßnahmen wie flexible Arbeitszeitmodelle und ein verbessertes Weiterbildungsangebot eingeführt.
Eine effektive Messung von HR-KPIs ist entscheidend für ein erfolgreiches Personalmanagement. Ein modernes ERP-System wie Haufe X360 bietet hierfür eine leistungsstarke Lösung, die Effizienz, Genauigkeit und strategische Entscheidungsfindung im Personalmanagement deutlich verbessert.
ERP-Systeme sammeln und integrieren Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen automatisch. Dies ermöglicht eine präzise und zeitnahe Erfassung relevanter HR-Kennzahlen ohne manuelle Eingaben.
Moderne ERP-Lösungen bieten anpassbare Dashboards, die es Anwendern erlauben:
Viele ERP-Systeme verfügen über integrierte Business Intelligence-Funktionen, die tiefgehende Analysen der HR-Daten ermöglichen. So können Trends erkannt und Prognosen erstellt werden.
Durch die zentrale Datenhaltung in einem ERP-System wird die Gefahr von Dateninkonsistenzen und -duplikaten minimiert, was die Zuverlässigkeit der KPIs erhöht.
KPIs im HR (Key Performance Indicators) sind messbare Werte, die den Erfolg und die Effizienz von HR-Prozessen und -Strategien aufzeigen. Sie helfen Unternehmen, die Leistung ihrer Personalabteilung zu bewerten und zu verbessern.
HR-KPIs ermöglichen datenbasierte Entscheidungen im Personalmanagement. Sie bieten Einblicke in die Effizienz von HR-Prozessen, unterstützen bei strategischen Entscheidungen und helfen, Trends frühzeitig zu erkennen. Durch kontinuierliche Überwachung können Unternehmen Schwachstellen identifizieren, Ressourcen optimal einsetzen und die Gesamteffizienz der HR-Abteilung steigern.
Die Relevanz spezifischer KPIs im HR variiert je nach Unternehmen und Branche. Zu den häufig als wichtig erachteten Kennzahlen gehören
Unternehmen können HR-Kennzahlen durch den Einsatz von ERP-Systemen mit integrierten HR-Modulen oder spezialisierter HR-Analytics-Software messen. Regelmäßige Mitarbeiterbefragungen, die Nutzung von KPI-Dashboards für Echtzeit-Einblicke und die Integration von Daten aus verschiedenen Unternehmensbereichen sind weitere effektive Methoden zur Erfassung und Analyse relevanter HR-Kennzahlen.