Die Ära der analogen Personalverwaltung ist vorbei. Begriffe wie Digitalisierung, digitale Transformation und digitalisierte HR-Abteilung sind heutzutage allgegenwärtig. Moderne HR-Abteilungen müssen sich dem digitalen Wandel stellen und ihre Prozesse ebenfalls digitalisieren – ganzheitlich oder schrittweise. Wir bieten Einblicke in mögliche Ansätze und zeigen, wie ein modernes Cloud-ERP-System alle Personalprozesse abbilden kann und in einer ganzheitlichen Business-Management-Plattform vereint. Starten Sie hier Ihre Transformation zu einer zukunftsfähigen Personalabteilung.
Fachkräftemangel, Wandel zum Arbeitnehmermarkt, der „Kampf“ um Talente – keine Schreckgespenster, sondern Realität, wie die jüngste Engpassanalyse der Bundesagentur für Arbeit bestätigt. Es zeigt sich, dass sich auch die Personalabteilungen (digital) transformieren müssen. Doch sind HR-Abteilungen in deutschen KMU darauf vorbereitet? Häufig nicht. Statt Annahme eines digitalen Lebenslaufs dominieren ausgedruckte Bewerbungsunterlagen. Anstelle von Video-Calls gibt es zeit- und kostenintensive Bewerbungsgespräche vor Ort im Büro. Altmodische Prozesse führen zu langwierigen Einstellungsverfahren, bei denen Bewerber gerne mal wochenlang auf Feedback warten – deutlich zu lange, um Talente zu gewinnen. Der Schlüssel zur Transformation? Digitalisierung. Überall.
Die Digitalisierung einer Personalabteilung verwandelt papierbasierte Prozesse in digitale Abläufe und automatisiert sich wiederholende administrative Aufgaben. Das reduziert den manuellen Aufwand, spart Kosten, steigert die Effizienz und schafft Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten. Digitalisierte Bewerbungs- und Verwaltungsprozesse erhöhen zudem die Wettbewerbsfähigkeit, insbesondere im Recruiting, da moderne Bewerber digitale Interaktionen erwarten. Gleichzeitig fördert die Digitalisierung die Flexibilität im Arbeitsumfeld, ermöglicht Mitarbeitern auch im Personalwesen ortsunabhängiges Arbeiten – und steigert so insgesamt die Attraktivität des Unternehmens für neue und bestehende Mitarbeiter.
Sie haben eine neue Stelle ausgeschrieben, und der Briefkasten füllt sich schnell mit Bewerbungen. Leider wurde dieser während der Urlaubszeit nicht zuverlässig geleert. So landet der riesige Stapel erst nach über einer Woche auf dem Schreibtisch des Personalchefs. Während das Team noch überlegt, wie das Problem zu bewältigen ist, wächst der Rückstau weiter an. Kommt Ihnen dieses Szenario bekannt vor? Dann sollten jetzt alle Alarmglocken schrillen.
Der alles entscheidende Faktor im Recruiting ist Zeit. Und diesen optimieren Sie durch ein digitales Bewerbermanagement. Von der Stellenausschreibung, über die Bewerbung und die Kommunikation bis hin zum Arbeitsvertrag läuft so alles digital ab. Das bietet Vorteile für Sie und Ihre Bewerber:
Sozialversicherungsunterlagen, Zwischenzeugnisse und vieles mehr gehören in die Personalakte. Häufig sind das lose Blätter in einem Aktenordner, der wiederum in den Tiefen des Büroschranks verschwindet. Sicherheit, Transparenz und Übersicht bleiben dabei oft auf der Strecke.
Die digitale Personalakte bietet zahlreiche Vorteile und steigert die Effizienz in der nun digitalen Verwaltung erheblich. Sie reduziert den Platz- und Papierbedarf und schafft ein strukturiertes, einheitliches System für schlanke, standardisierte Arbeitsabläufe. Nutzer finden benötigte Daten schnell und mühelos, während automatisierte Prozesse Änderungen und Ergänzungen erleichtern: Sensible Daten werden verschlüsselt aufbewahrt und sind orts- und zeitunabhängig abrufbar – sei es in Niederlassungen oder im Homeoffice. Die digitale Akte zeigt jederzeit, wer welche Daten genutzt hat, und ermöglicht mehreren Berechtigten gleichzeitig den Zugriff. Dokumente werden elektronisch bearbeitet, schnell versandt, ausgewertet und unterzeichnet. Statt aufwändiger Papierarbeit besticht Ihre Personalakte so durch Effizienz, Transparenz und Sicherheit.
Auch hier sind Geschwindigkeit und Transparenz die entscheidenden Faktoren, denn sie erhöhen die Effizienz und steigern das Vertrauen der Mitarbeiter. Insgesamt profitieren Sie aber von einer Vielzahl an Vorteilen:
„Entschuldigung, können Sie mir sagen, wie viele Urlaubstage mir dieses Jahr noch bleiben?“ Eine legitime Nachfrage eines Mitarbeiters, die jedoch auf beiden Seiten erst einmal Zeit, Ressourcen und Nerven kostet. Hier kommen digitale Lösungen wie die Self-Service-Funktionen, auch Employee Self Services (ESS) genannt, ins Spiel. ESS ermöglicht es Mitarbeitern, ihre personalbezogenen Daten eigenständig über das Intranet, Internet oder eine spezielle Software zu verwalten. Angestellte können Fehlzeiten, Urlaubstage und Arbeitszeiten einsehen, Urlaubsanträge stellen, Reisekosten abrechnen und persönliche Daten wie Adressen oder Kontoinformationen aktualisieren. In Kombination mit einer digitalen Zeiterfassungssoftware spart diese Selbstverwaltung enorm Zeit und entlastet die Personalabteilung erheblich, da viele Verwaltungsaufgaben direkt von den Mitarbeitern erledigt werden können.
Das papierlose Büro: Die Digitalisierung betrifft natürlich nicht nur einzelne Abteilungen sondern im Idealfall alle Unternehmensbereiche. Von HR über Buchhaltung und Marketing bis hin zur Produktion wird durch die Digitalisierung die gesamte Wertschöpfungskette optimiert. Der Traum vom digitalen, endlich papierlosen Büro wird durch digitale Dokumentenmanagementsysteme und Cloud-Technologien Realität – ganz ohne eigene IT oder teure Rechenzentren. Moderne Technologien integrieren flexible Kommunikation und automatische Datenanalysen und schaffen ein effizientes System, das die Grundlage für innovative Geschäftsmodelle und agile Arbeitsweisen ist.Die gesamte Organisation wird durch die digitale Transformation ihrer analogen Prozesse effizienter, anpassungsfähiger und zukunftsbereit.
Wie bei jedem Projekt erfordert auch die Umsetzung einer papierlosen, digitalen HR-Abteilung eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Zur Umsetzung Ihres Projekts "digitale Personalabteilung" stellen wir Ihnen diese Checkliste kostenlos zur Verfügung. Diese hilft Ihnen, sich optimal auf die Einführung des papierlosen Büros vorzubereiten.
Digital, flexibel, transformativ: Mit dem Cloud-ERP-System Haufe X360 heben Sie Ihren Arbeitsalltag im Personalwesen auf ein neues Niveau. Ihr Unternehmen profitiert von automatisierten Prozessen, maximaler Transparenz und flexibler Anpassung an individuelle Anforderungen. Das System bietet alle wesentlichen Funktionen für den deutschen Mittelstand – von Finanzbuchhaltung über Warenwirtschaft bis hin zu CRM und Dokumentenmanagement.
Doch hier ist nicht Schluss: Haufe X360 entwickelt sich weiter zu einer umfassenden Business-Management-Plattform und integriert zunehmend wichtige HR-Funktionen. Transformieren Sie Ihr Unternehmen mit einer modernen digitalen Lösung, die mit Ihren Anforderungen mitwächst. Ein entscheidender Schritt in dieser Transformation ist die Integration der Cloud-HR-Plattform von SD Worx in Haufe X360. Dadurch können Personalverwaltungsprozesse digital und nahtlos im Cloud-ERP abgebildet, weitere Software flexibel angebunden und Prozesse automatisiert werden. Zu den zusätzlichen Funktionen unserer HR-Software gehören zukünftig: