Aktualisiert: 13. November 2024
6 Minuten
Haufe Redaktion E-Commerce Handel & Vertrieb Mittelstand Lagerlogistik
Stellen Sie sich vor, Sie könnten im Einkauf stets die besten Entscheidungen treffen – und das nicht aus dem Bauch heraus, sondern basierend auf verlässlichen Daten. Willkommen in der Welt der datengesteuerten Entscheidungen! Mit modernen Technologien und den richtigen KPIs verwandeln Sie Ihren Einkauf in eine gut geölte Maschine. Tauchen Sie ein und entdecken Sie, wie Sie Prozesse optimieren und neue Wachstumspotenziale erschließen!
Datengesteuerte Entscheidungen bilden eine transformative Kraft für den Einkauf. Waren es früher noch das Bauchgefühl oder die Intuition, können sich Entscheider heute auf ein Datenmeer an Informationen verlassen. Das bietet eine solide Basis für fundierte Entscheidungen. Nutzen Sie den richtigen Lieferanten? Wie groß sollte Ihre Bestellmenge sein? Wann braucht es Nachschub? Auch im Einkauf wimmelt es nur so von Fragen. Datengesteuerte Technologien wie moderne Cloud-ERP-Systeme geben die Antwort.
Auf den ersten Blick könnten KPIs und Leistungskennzahlen als identisch betrachtet werden, beide dienen als messbare Indikatoren für Leistung in unterschiedlichen Bereichen. Dennoch gibt es einen entscheidenden Unterschied:. Der Begriff "Kennzahl" umfasst generell jeden quantifizierbaren Wert. Im Gegensatz dazu sind KPIs (Schlüsselleistungsindikatoren) speziell mit bestimmten Unternehmenszielen verbunden und fungieren dadurch als Hauptindikatoren für den Erfolg oder Misserfolg. Das bedeutet, während alle KPIs auch Kennzahlen sind, gilt das Umgekehrte nicht. Das unkritische Nachverfolgen zahlreicher Kennzahlen, ohne ihren Nutzen für das Unternehmen zu berücksichtigen, erweist sich oft als wenig zielführend. Entscheidender ist, klare Ziele zu setzen und diese mit entsprechenden KPIs zu verknüpfen, um den Fortschritt genau zu überwachen und gezielte Prozessverbesserungen vorzunehmen.
KPIs sind insbesondere bekannt aus der Produktion. Hier überwachen Produktionskennzahlen beispielsweise den Output, die Effizienz der Maschinen oder die Stückkosten. Doch auch im Einkauf werden sie zur Geheimwaffe. Lieferengpässe, Inflation und Kostendruck – neue Faktoren fordern uns und gefährden den Erfolg. Genau wie die Rahmenbedingungen, müssen auch Sie mit der Zeit gehen. Mit den richtigen KPIs heben Sie den Einkauf auf ein neues Level. Richtig eingesetzt, ermöglichen sie maximale Transparenz, datengesteuerte Entscheidungen, automatisierte Prozesse, senken die Kosten und verbessern die Zusammenarbeit mit Lieferanten. Außerdem kreieren Sie so das perfekte Zusammenspiel aus allen Unternehmensbereichen.
Zu schön, um wahr zu sein? Der Großhändler Kochblume setzt auf Haufe X360 und optimiert damit den Einkauf. „Gingen Bestellungen ein, zählten wir in einer Art Mini-Inventur vor Ort die Ware, kalkulierten Circa-Bedarfe und hakten Lieferscheine ab. Manchmal mussten wir die Wochenenden für diese Arbeiten aufwenden,“ erinnert sich Geschäftsführer Michael Engesser an ineffizientere Zeiten. Heute ist alles anders und besser. Unterstützt durch Haufe X360 ist der Warenfluss heute optimiert und die datengefütterte Bedarfsmengenvorausschau steuert den Einkauf automatisch.
Ähnlich wie mit dem prall gefüllten Einkaufskatalog, verhält es sich auch mit den KPIs. Die Auswahl ist riesig und es stellt sich die Frage, welche für Sie die Wichtigsten sind. Dabei gilt es zunächst, die Auswahl in vier Kategorien zu unterteilen. Darin haben wir die wichtigsten KPIs gebündelt – so revolutionieren Sie Ihren Einkauf.
Kostenbezogene KPIs im Einkaufscontrolling fokussieren sich auf die Kosten und Ausgaben im Beschaffungsprozess. Sie bewerten die Effizienz und Wirtschaftlichkeit:
| KPI | Beschreibung | Berechnung | Bedeutung |
| Materialkostenquote | Verhältnis der Materialkosten zu den Gesamtkosten | Materialkosten / Gesamtkosten | Überwacht den Anteil der Materialkosten an den Gesamtkosten. Vorteil: Identifiziert Einsparungspotenziale. |
| Einsparungsquote | Prozentsatz der durch Verhandlungen erzielten Einsparungen | Einsparungen / Gesamtkosten | Zeigt die Fähigkeit des Einkaufs, Kosten zu reduzieren. Vorteil: Erhöht die Gewinnmarge durch effektive Kostensenkung. |
| Kosten pro Bestellung | Durchschnittliche Kosten, die für die Bearbeitung einer Bestellung anfallen | Gesamtkosten der Bestellbearbeitung / Anzahl der Bestellungen | Bewertet die Effizienz der Bestellprozesse. Vorteil: Senkt Verwaltungskosten und steigert die Effizienz. |
| Einkaufsvolumen | Gesamtwert aller Einkäufe im Zeitraum X | Summe aller Eiskaufsausgaben im zeitraum X | Gibt Aufschluss über die Einkaufsaktivitäten. Vorteil: Ermöglicht eine bessere Planung und Budgetierung. |
Prozessbezogene KPIs messen und überwachen die Effizienz und Effektivität von Geschäftsprozessen. Im Einkaufscontrolling beziehen sich prozessbezogene KPIs auf die verschiedenen Schritte und Abläufe im Beschaffungsprozess. Diese KPIs identifizieren Engpässe und ineffiziente Abläufe, optimieren Prozesse und verbessern die Gesamtleistung des Einkaufs.
| KPI | Beschreibung | Berechnung | Bedeutung |
| Bestellzykluszeit | Zeit, um eine Bestellung zu bearbeiten | Datum der Auftragsbestätigung – Datum der Auftragserteilung | Misst die Effizienz der Bestellprozesse. Kürzere Zeiten deuten auf effizientere Prozesse hin. |
| Durchlaufzeiten | Zeit von der Bestellung bis zur Lieferung | Lieferdatum – Bestelldatum | Gibt Aufschluss über die Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit der Lieferkette. |
| Automatisierungsgrad | Anteil der automatisierten Prozesse | Anzahl der automatisierten Prozesse / Gesamtzahl der Prozesse | Ein hoher Automatisierungsgrad weist auf eine hohe Effizienz und geringere Fehleranfälligkeit hin. |
Lieferantenbezogene KPIs beurteilen die Leistung und Effizienz von Lieferanten im Beschaffungsprozess. Sie helfen, die Qualität, Zuverlässigkeit und Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten zu bewerten und zu verbessern. Die Analyse dieser Kennzahlen führt zu fundierten Entscheidungen, um Ihre Lieferketten zu optimieren und Risiken zu minimieren.
| KPI | Beschreibung | Berechnung | Bedeutung |
| Lieferantenanzahl | Anzahl der aktiven Lieferanten | Summe der aktiven Lieferanten | Gibt Aufschluss über die Diversität und Abhängigkeit von Lieferanten. Eine höhere Anzahl kann das Risiko verteilen. |
| Lieferantenausfallquote | Prozentsatz der Lieferanten, die ihre Verpflichtungen nicht erfüllen | Anzahl der ausgefallenen Lieferanten / gesamtzahl der Lieferanten | Wichtig für das Risikomanagement. Niedrige Werte sind hier gut. |
| Lieferantenqualität | Bewertung der Qualität der gelieferten Waren durch Lieferanten | Anzahl der fehlerfreien Lieferungen / Gesamtzahl der Lieferungen | Werden die Qualitätsstandards eingehalten? Höhere Werte sind hier gut. |
Qualitätsbezogene KPIs bewerten die Qualität der eingekauften Produkte und Dienstleistungen sowie die Leistung der Lieferanten. Diese KPIs überwachen die Qualität der Beschaffung, identifizieren Probleme und helfen dabei, Maßnahmen zur Verbesserung der Qualität zu ergreifen.
| KPI | Beschreibung | Berechnung | Bedeutung |
| Reklamationsquote | Prozentsatz der reklamierten Waren | Anzahl der reklamierten Lieferungen / Gesamtzahl der Lieferungen | Ein Indikator für die Qualität der eingekauften Produkte. Niedrigere Werte sind besser. |
| Fehlermenge | Anzahl der Fehler in den gelieferten Waren | Gesamtzahl der Fehler in den Lieferungen | Gibt Aufschluss über die Qualität der gelieferten Produkte. Niedrigere Werte sind besser. |
| Qualitätskosten | Kosten durch Mängel in den gelieferten Waren | Kosten für Nacharbeit + Kosten für Ausschuss + Kosten für Reklamationen | Hilft, die finanziellen Auswirkungen von Qualitätsmängeln zu bewerten. Niedrigere Werte sind besser. |
Die Liste der KPIs ist lang – welche sind für Ihr Business entscheidend? Die Auswahl der richtigen KPIs hängt von verschiedenen Faktoren ab. Dazu zählen die Unternehmensgröße, die Branche, die strategischen Ziele und die spezifischen Herausforderungen. Alles individuelle Faktoren – und doch helfen diese vier Richtlinien bei der Auswahl:
Unterscheiden Sie zwischen strategischen und operativen Unternehmenszielen. Strategische KPIs unterstützen die langfristigen Ziele und die übergeordnete Ausrichtung des Unternehmens. Operative KPIs überwachen die täglichen Aktivitäten und Prozesse, mit denen Sie die strategischen Ziele erreichen. Für eine erfolgreiche Unternehmensführung sollten diese beiden Ebenen klar abgestimmt sein. Definieren Sie Ihre strategischen Ziele und entscheiden Sie, welche KPIs Ihren Erfolg optimal messen. Im nächsten Schritt legen Sie operative KPIs fest, die auf Ihre strategischen Ziele einzahlen.
Verfolgen Sie einen ganzheitlichen Ansatz und identifizieren Sie relevante KPIs aus allen Kategorien. Fokussieren Sie sich ausschließlich auf kostenbezogene KPIs, erkennen Sie vielleicht mögliche Missstände, können sich diese aber weiterhin nicht erklären. Überwachen Sie jedoch alle Kategorien und Bereiche, ergibt sich ein ganzheitliches Bild – Zusammenhänge werden offensichtlich. So ziehen Sie die richtigen Schlüsse und steigern die Effizienz.
Branchenstandards bieten eine wertvolle Orientierungshilfe bei der Definition Ihrer KPIs. Sie ermöglichen Ihre Leistung mit anderen Unternehmen in derselben Branche zu vergleichen, Best Practices anzuwenden, Konsistenz und Einheitlichkeit zu gewährleisten, regulatorische Anforderungen zu erfüllen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Berücksichtigen Sie Branchenstandards, gewährleisten Sie, dass ihre KPIs relevant, aussagekräftig und auf die spezifischen Anforderungen ihrer Branche abgestimmt sind.
Ein Medizintechnikunternehmen definiert KPIs und nutzt Branchenstandards zum Vergleich mit Wettbewerbern. Das Unternehmen übernimmt dadurch Best Practices. Es analysiert KPIs wie beispielsweise die F&E-Kostenquote, die Zeit bis zur Markteinführung (Branchenstandard: 18 Monate) und die Produktionsausfallrate. Das Ziel ist, diese Standards zu erreichen oder zu übertreffen. Orientiert sich das Unternehmen an diesen Standards, trifft es fundierte Entscheidungen und verbessert kontinuierlich seine Prozesse.
Genau wie Ihr Unternehmen, stehen auch Ihre KPI nicht still. Sie sollte Ihre Auswahl regelmäßig prüfen und gegebenenfalls anpassen. So reagieren Sie flexibel auf ein dynamisches Marktumfeld und eine sich wandelnde Unternehmensstrategie. Stellen Sie sicher, dass Ihre KPIs immer relevant und aussagekräftig sind.
Stellen Sie sich jetzt vor, Sie können Ihre definierten KPI in einem einzigen System perfekt steuern. Mit modernen Cloud-ERP-Systemen überwachen Sie Ihre Einkaufsprozesse in Echtzeit, senken Ihre Kosten und verbessern die Qualität Ihrer Lieferantenbeziehungen. Mit Echtzeit-Datenzugriff und transparenten Analysen treffen Sie fundierte Entscheidungen und optimieren Ihre Einsparungsquote, Materialkosten und Bestellzyklen. Automatisierte Prozesse reduzieren Fehler und beschleunigen Abläufe, während integrierte Reporting-Tools Ihnen aussagekräftige Daten liefern. Übersichtliche KPI-Dashboards liefern alle relevanten Informationen auf einen Blick. Nutzen Sie die volle Kraft der Cloud in Kombination mit einem leistungsstarken ERP-System wie Haufe X360, um Ihre Einkaufsstrategie auf das nächste Level zu heben und nachhaltige Erfolge zu erzielen – revolutionieren Sie den Einkauf!
