F&P Stock Solution GmbH

„Unsere Welt erinnert in mancherlei Hinsicht an die vordigitalen 80er Jahre“, so prägnant bringt Geschäftsführer Stephan Ebert die ungewöhnliche Ausgangslage von F&P Stock Solution auf den Punkt. „Man kann bei uns nicht einfach sagen: Ich bestelle jetzt 5.000 Teile und dann wandern die dazugehörigen Daten ins Warenwirtschaftssystem. So etwas gibt es einfach nicht.“ Stattdessen ist quasi das Gegenteil der Fall, denn der Wareneingang gleicht einer Black Box – es gibt nur recht grobe und sehr variable Informationen: Manche der angelieferten Paletten haben einfache Kiloangaben, andere basieren auf ungefähren Stückzahlen. In jedem Fall gibt es nur selten detaillierte Stücklisten! Dazu kommt, dass Lagermitarbeiter:innen die Mode nicht begutachten, sondern in ihren Kartons belassen und für einen F&P-Mix neu zusammenstellen. In der Vergangenheit führten diese Prozesse fast zwangsläufig zu einer schwierigen Informationslage: Welche Waren sind aktuell eingegangen und was wurde gerade ausgeliefert? Die Antworten lagen immer nur sehr verzögert vor.

Darüber hinaus kam es zu Fehlern – und zwar an ganz verschiedenen Stellen. Beispiel „Lager“: Einerseits waren viele Paletten nicht eindeutig beschriftet, wodurch manchmal das Falsche auf einem Lkw landete. Andererseits gab es keine umfassende Dokumentation zu den Bewegungen im Lager. Wenn also Gabelstapelfahrer:innen bestimmte Paletten von Stellplatz A zu Stellplatz B transportierten, wurde das nicht erfasst – und später bereitete es dann Mühe, die Waren wiederzufinden. Ähnlich problematisch gestaltete sich die Arbeit mit Excel-Listen: Sie enthielten zwar alle Informationen für eine anstehende Lkw-Verladung. Allerdings vergaßen die Mitarbeiter:innen manchmal, die Waren auf der Liste als „ausgeliefert“ zu markieren. Und das hieß dann: Die Buchhaltung hatte dazu keine korrekten Informationen.

Zudem prägten manuelle Prozesse die Buchhaltung. So gaben Mitarbeiter:innen zum Beispiel alle Rechnungen einzeln in DATEV ein und mussten das Ganze bei jeder Rechnungsänderung wiederholen. „Es gab viele langwierige Abläufe“, bestätigt Stephan Ebert, der für sein Unternehmen deshalb eine Automatisierung per ERP anstrebte – mehr Transparenz inklusive. In der Folge recherchierte ein Produktmanager von F&P passende Systeme, wobei es ein wichtiges Ziel war, die Work-Management-Plattform Asana abzulösen. Sie kam bei der Lagersteuerung zum Einsatz. Vor diesem Hintergrund rückten Lösungen wie SAP und Xentral in der Fokus: „Gerade von Xentral haben wir uns detailliert beraten lassen und die Beschreibungen klangen gut“, sagt Stephan Ebert. „Aber anschließend verglichen die Berater von nxt gen digital unsere Aufgabe mit den Funktionen dieser Software – und bescheinigten uns, dass sie nicht ausreichen. Auf Empfehlung von nxt gen digital haben wir uns deshalb für Haufe X360 entschieden.“

Schaut man heute auf F&P Stock Solution, kann man von einer kleinen Prozess-Revolution sprechen. Geschäftsführer Stephan Ebert erkennt sogar eine „dramatische Reduktion der Arbeitslast“ – viele Aufgaben laufen automatisiert ab, weiterführende Prozesse initiiert das System selbstständig. „Wenn jemand eine Rechnungsanfrage stellt, wird das von der Buchhaltung direkt aufgenommen und mit wenigen Klicks im ERP angestoßen. Einen solchen Prozess musste man in der Vergangenheit absprechen. Das war kompliziert und fehlerbehaftet. Jetzt sind wir radikal schneller. Deshalb arbeitet heute nur noch eine Person in unserer Buchhaltung. Vorher waren es zwei – und das, obwohl die Bestellungen eher zunehmen“, so Stephan Ebert. Darüber hinaus ist alles „live“: Fragen zum Warenbestand oder zu offenen Rechnungen beantwortet Haufe X360 in Sekundenschnelle.

Eindrucksvoll ist darüber hinaus auch die Veränderung im Lager, denn Haufe X360 kommt hier zusammen mit Scannern zum Einsatz: Mitarbeiter:innen erfassen auf diese Weise jede Palette bei einem Wareneingang, definieren ihren Stellplatz und hinterlegen automatisiert eine Information im ERP. Spätere „Suchaktionen“ im Lager werden damit obsolet und Fehler verhindert. Wenn man also sicherstellen will, dass die richtigen Paletten auf dem Lkw landen, genügt ein kurzer „Scan“ – das ERP informiert in Sekundenbruchteilen. Im Übrigen zeigt sich auch im Lager: Mit weniger Ressourcen lässt sich nun die gleiche Aufgabenmenge bewältigen. Deshalb verantwortet nun nur noch eine Person das gesamte Stock-Management (eine Art von Lager-Überwachung). Vorher waren es zwei.

In der Zukunft stehen bei F&P große Entwicklungsschritte an. So wechseln die Modespezialisten zum Beispiel ihren Lagerstandort bei Berlin – an der Grundfläche von rund 7.000 Quadratmetern ändert sich dabei nichts. Allerdings verfügt das neue Lager über viel höhere Regale auf drei Ebenen. „Wir nehmen also sehr viel mehr Produkte auf und streben einen höheren Umsatz an, was wir ohne das neue ERP niemals zu akzeptablen Kosten bewältigen könnten“, so Stephan Ebert. Darüber hinaus arbeiten die Spezialisten an einer noch umfassenderen Automatisierung. So ist es denkbar, dass Kunden zukünftig zum Beispiel den Status ihrer Bestellung oder den Warenbestand tagesaktuell per Web abfragen können. „Und wir nutzen diese Abfrage dann, um neue Angebote zu unterbreiten. Es gibt viele Ideen dieser Art, wobei Haufe X360 für das nötige Datenwissen sorgt. Das müssen wir nur noch intelligent kanalisieren.“