F&P Stock Solution GmbH

F&P Stock Solution kauft tonnenweise Mode-Restbestände ein, verkauft sie in speziellen Mischungen – und hat dabei keine detaillierten Daten zu einzelnen Waren! Trotzdem wird Haufe X360 zum Tempomacher in allen Bereichen. Wie funktioniert das genau?  

Über F&P Stock Solution
Handel
Sitz
Berlin, Deutschland
Mitarbeiter:innen
60 Mitarbeitende
Vorherige Software
Asana
Excel
Google Docs

Über F&P Stock Solution

Heute noch „in“, morgen schon „out“: Die Modekollektionen in großen Online-Shops wechseln so rasant, dass sich Restposten ansammeln – und zwar in rauen Mengen. Wie können Händler und Modemarken scheinbar unverkäufliche Waren für ihre Wertschöpfung nutzen? Antworten gibt F&P Stock Solution mit Sitz in Berlin, denn das Unternehmen verschafft den Produkten ein zweites Leben: Die Restbestände werden tonnenweise von allen bekannten Einzelhändlern, Onlineshops und bei Marken direkt aufgekauft und an Händler in Osteuropa oder den mittleren Osten weiterverkauft.

Klingt einfach? Tatsächlich sind die Feinheiten dieses Prozesses anspruchsvoll: So sortiert F&P die angelieferte Mode, verpackt sie neu und verkauft das Ganze anschließend als Premium- oder Regular-Mix. Was genau in diesen Produktpaketen drin ist, wissen die Käufer nicht. Auf die Stabilität der Zusammensetzung sowie eine planbare Verfügbarkeit können sie sich aber verlassen.­ Das ist das Erfolgsmodell von F&P.

Der Aufwand in unserer Buchhaltung hat sich dramatisch reduziert. Gleichzeitig steuern wir alle Warenprozesse viel präziser und fehlerfreier – was insgesamt für sinkende Kosten sorgt. Und genau das ist eine entscheidende Basis für unser Wachstum in einem umkämpften Markt. Zudem eröffnen sich Chancen: Wir nutzen das neue Datenwissen, um Webshop und Online-Marketing zu perfektionieren.

Stephan Ebert,
Geschäftsführer F&P Stock Solution

nxt gen digital erarbeitet Lösung mit allen zusammen

Auch auf Datenebene ist das Ganze eine ungewöhnliche Herausforderung, denn es fehlen wichtige Informationen: Detaillierte Stücklisten zu den eingehenden Produkten gibt es zum Beispiel selten! Lässt sich das Ganze nichtsdestotrotz per ERP steuern und perfektionieren? Mit dieser Frage traten die Modeexperten auf nxt gen digital zu. In der Folge verantwortete der Implementierungspartner von Haufe X360 einen spektakulären Prozess: In rund 20 Workshops wurde eine passgenaue ERP-Lösung erarbeitet – und das zusammen mit allen 60 Mitarbeiter:innen, die heute das System nutzen! „Wir haben hier das ideale ERP definiert“, erinnert sich Oliver Konrad von nxt gen digital. „Das war Basis für eine hochpräzise Konfiguration. Anschließend wurde das System an einem Wochenende für alle Bereiche scharf geschaltet. Beschaffung, Vertrieb, Operations, Lagerverwaltung und Buchhaltung profitieren seitdem von einer völlig neuen Datentransparenz und vielen automatisierten Prozessen.“

Auf einen Blick:

Der Mehrwert für F&P Stock Solution

50 Prozent geringerer Aufwand

in der Buchhaltung – trotz steigender Umsätze 

50% weniger Mitarbeiter

im Stock-Management   

100 Tonnen Waren pro Monat

mit Scannern erfassen und fehlerfrei verarbeiten

Die dreifache Lagermenge

mit der gleichen Zahl von Mitarbeiter:innen bewältigen

Sekundenschnelle Abfrage

zu allen Eingangs- und Ausgangslieferungen und den dazugehörigen Zahlungen

Minimierung von Fehlern

im gesamten Unternehmen

Transparenter Überblick

über aktuelle Leistungskennzahlen wie Auftragseingang und Gesamtbilanz

Perfekte Datenbasis

für die Etablierung eines tagesaktuellen Webshops zum ständig wechselnden Warenbestand

Die Herausforderung

Jeden einzelnen Fehler vermeiden

„Unsere Welt erinnert in mancherlei Hinsicht an die vordigitalen 80er Jahre“, so prägnant bringt Geschäftsführer Stephan Ebert die ungewöhnliche Ausgangslage von F&P Stock Solution auf den Punkt. „Man kann bei uns nicht einfach sagen: Ich bestelle jetzt 5.000 Teile und dann wandern die dazugehörigen Daten ins Warenwirtschaftssystem. So etwas gibt es einfach nicht.“ Stattdessen ist quasi das Gegenteil der Fall, denn der Wareneingang gleicht einer Black Box – es gibt nur recht grobe und sehr variable Informationen: Manche der angelieferten Paletten haben einfache Kiloangaben, andere basieren auf ungefähren Stückzahlen. In jedem Fall gibt es nur selten detaillierte Stücklisten! Dazu kommt, dass Lagermitarbeiter:innen die Mode nicht begutachten, sondern in ihren Kartons belassen und für einen F&P-Mix neu zusammenstellen. In der Vergangenheit führten diese Prozesse fast zwangsläufig zu einer schwierigen Informationslage: Welche Waren sind aktuell eingegangen und was wurde gerade ausgeliefert? Die Antworten lagen immer nur sehr verzögert vor.

 

Darüber hinaus kam es zu Fehlern – und zwar an ganz verschiedenen Stellen. Beispiel „Lager“: Einerseits waren viele Paletten nicht eindeutig beschriftet, wodurch manchmal das Falsche auf einem Lkw landete. Andererseits gab es keine umfassende Dokumentation zu den Bewegungen im Lager. Wenn also Gabelstapelfahrer:innen bestimmte Paletten von Stellplatz A zu Stellplatz B transportierten, wurde das nicht erfasst – und später bereitete es dann Mühe, die Waren wiederzufinden. Ähnlich problematisch gestaltete sich die Arbeit mit Excel-Listen: Sie enthielten zwar alle Informationen für eine anstehende Lkw-Verladung. Allerdings vergaßen die Mitarbeiter:innen manchmal, die Waren auf der Liste als „ausgeliefert“ zu markieren. Und das hieß dann: Die Buchhaltung hatte dazu keine korrekten Informationen.

Zudem prägten manuelle Prozesse die Buchhaltung. So gaben Mitarbeiter:innen zum Beispiel alle Rechnungen einzeln in DATEV ein und mussten das Ganze bei jeder Rechnungsänderung wiederholen. „Es gab viele langwierige Abläufe“, bestätigt Stephan Ebert, der für sein Unternehmen deshalb eine Automatisierung per ERP anstrebte – mehr Transparenz inklusive. In der Folge recherchierte ein Produktmanager von F&P passende Systeme, wobei es ein wichtiges Ziel war, die Work-Management-Plattform Asana abzulösen. Sie kam bei der Lagersteuerung zum Einsatz. Vor diesem Hintergrund rückten Lösungen wie SAP und Xentral in der Fokus: „Gerade von Xentral haben wir uns detailliert beraten lassen und die Beschreibungen klangen gut“, sagt Stephan Ebert. „Aber anschließend verglichen die Berater von nxt gen digital unsere Aufgabe mit den Funktionen dieser Software – und bescheinigten uns, dass sie nicht ausreichen. Auf Empfehlung von nxt gen digital haben wir uns deshalb für Haufe X360 entschieden.“

Die Umstellung

20 Workshops mit allen ERP-Usern

Anschließend startete ein außergewöhnlicher Implementierungsprozess, wie ihn selbst Oliver Konrad nach eigener Aussage so noch nicht erlebt hatte. „Im Zentrum stand dabei die Idee, wirklich alle User des ERP-Systems mitzunehmen und ihre Wünsche abzufragen“, betont der Geschäftsführer von nxt gen digital. „Deshalb gab es rund 20 Workshops mit etwa 60 Mitarbeiter:innen aus allen Bereichen. Gemeinsam haben wir umfangreiche Lastenhefte erstellt: Was muss das System leisten, wie ist es aufgebaut und in welchen Schritten läuft ein Prozess ab? Eine bessere Basis für die Implementierung kann man sich kaum vorstellen.“

 

Maximale Kooperation, perfekte Vorarbeit – dieser Stil prägte auch den nächsten Schritt. So stellte nxt gen digital frühzeitig Beta-Versionen zur Verfügung. Anschließend verpflichteten sich die Mitarbeiter:innen dazu, zwei Stunden am Tag die Technik zu testen. „Wir haben allen gesagt, dass sie ihre täglichen Aufgaben ausführen sollen – also etwa Warenbestellungen auslösen oder eine Rechnung anlegen“, erklärt Oliver Konrad. Nachfolgende Rückmeldungen prägten die ERP-Feinjustierung: Stück für Stück wurde Haufe X360 so perfektioniert, dass die typische Ausgangslage beherrschbar ist: Die eingekaufte Mode kommt mit Kiloangaben im Lager an und wird anschließend in Stückzahlen verkauft? Für das ERP ist dieser „Switch“ kein Problem. 

Dass vor diesem Hintergrund auch der Go-Live reibungslos verlief, kann kaum überraschen. Alles vollzog sich in drei Tagen: An einem Freitag rückte das Team von nxt gen digital an, installierte das System und starte Datentransfers. Offene Aufträge oder laufende Bestellungen wanderten umstandslos zu Haufe X360. Am darauffolgenden Montag arbeiteten bereits alle Mitarbeiter:innen mit „ihrer“ ERP-Lösung. Das alte System – eine Mischung aus Excel, Asana und Mail-Versand – war zu diesem Zeitpunkt nicht mehr aktiv. „Der Wechsel hat perfekt geklappt“, fasst Oliver Konrad zusammen.

Das Ergebnis

Eine massive Entlastung – und die Basis für Wachstum

Schaut man heute auf F&P Stock Solution, kann man von einer kleinen Prozess-Revolution sprechen. Geschäftsführer Stephan Ebert erkennt sogar eine „dramatische Reduktion der Arbeitslast“ – viele Aufgaben laufen automatisiert ab, weiterführende Prozesse initiiert das System selbstständig. „Wenn jemand eine Rechnungsanfrage stellt, wird das von der Buchhaltung direkt aufgenommen und mit wenigen Klicks im ERP angestoßen. Einen solchen Prozess musste man in der Vergangenheit absprechen. Das war kompliziert und fehlerbehaftet. Jetzt sind wir radikal schneller. Deshalb arbeitet heute nur noch eine Person in unserer Buchhaltung. Vorher waren es zwei – und das, obwohl die Bestellungen eher zunehmen“, so Stephan Ebert. Darüber hinaus ist alles „live“: Fragen zum Warenbestand oder zu offenen Rechnungen beantwortet Haufe X360 in Sekundenschnelle.

 

Eindrucksvoll ist darüber hinaus auch die Veränderung im Lager, denn Haufe X360 kommt hier zusammen mit Scannern zum Einsatz: Mitarbeiter:innen erfassen auf diese Weise jede Palette bei einem Wareneingang, definieren ihren Stellplatz und hinterlegen automatisiert eine Information im ERP. Spätere „Suchaktionen“ im Lager werden damit obsolet und Fehler verhindert. Wenn man also sicherstellen will, dass die richtigen Paletten auf dem Lkw landen, genügt ein kurzer „Scan“ – das ERP informiert in Sekundenbruchteilen. Im Übrigen zeigt sich auch im Lager: Mit weniger Ressourcen lässt sich nun die gleiche Aufgabenmenge bewältigen. Deshalb verantwortet nun nur noch eine Person das gesamte Stock-Management (eine Art von Lager-Überwachung). Vorher waren es zwei.

In der Zukunft stehen bei F&P große Entwicklungsschritte an. So wechseln die Modespezialisten zum Beispiel ihren Lagerstandort bei Berlin – an der Grundfläche von rund 7.000 Quadratmetern ändert sich dabei nichts. Allerdings verfügt das neue Lager über viel höhere Regale auf drei Ebenen. „Wir nehmen also sehr viel mehr Produkte auf und streben einen höheren Umsatz an, was wir ohne das neue ERP niemals zu akzeptablen Kosten bewältigen könnten“, so Stephan Ebert. Darüber hinaus arbeiten die Spezialisten an einer noch umfassenderen Automatisierung. So ist es denkbar, dass Kunden zukünftig zum Beispiel den Status ihrer Bestellung oder den Warenbestand tagesaktuell per Web abfragen können. „Und wir nutzen diese Abfrage dann, um neue Angebote zu unterbreiten. Es gibt viele Ideen dieser Art, wobei Haufe X360 für das nötige Datenwissen sorgt. Das müssen wir nur noch intelligent kanalisieren.“     

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