Aktualisiert: 18. Dezember 2024
8 Minuten
Haufe Redaktion Handel & Vertrieb Mittelstand Einführung & Wechsel
Der Einzelhandel ist ein dynamisches Geschäft. Waren gehen in einer Vielzahl über die Theke, Kundenpräferenzen ändern sich stetig – und der Wettbewerbsdruck des E-Commerce nimmt kontinuierlich zu. Eine Möglichkeit, sich in diesem volatilen Markt einen Vorteil zu verschaffen, ist die Nutzung von KPIs: Hier erfahren Sie, welche Kennzahlen für Sie relevant sind und wie Haufe X360 alle relevanten Daten schnell und einfach erfasst.
Woran liegt es eigentlich, wenn ein Einzelhandelsgeschäft erfolgreich ist? Ist es die spezielle Gestaltung des Sortiments, der gute Kundenservice, oder etwa doch die kluge Bestandsplanung, die am Ende des Jahres zum Erreichen der anvisierten Verkaufs- und Umsatzzahlen führt? Eine Frage, die sich jeder Einzelhändler irgendwann stellt – schließlich entscheiden hier eine Vielzahl von Faktoren über Erfolg oder Misserfolg. Viele Unternehmer entwickeln in diesem komplexen Umfeld mit der Zeit ein gutes Bauchgefühl, das ihnen dabei hilft, diese Frage zu beantworten – und ihr Geschäft erfolgreich zu steuern. Doch ist das wirklich aussagekräftig? Was, wenn Sie dieses Bauchgefühl durch einen zuverlässigen Kompass ersetzen könnten, der Ihnen in einem dynamischen Umfeld den Weg weist?
Hier kommen KPIs ins Spiel. Im Gegensatz zum Bauchgefühl handelt es sich dabei um harte Fakten, welche die Leistung Ihres Unternehmens auf den Punkt bringen. Sie zeigen Ihnen klar und deutlich, in welchen Bereichen Sie erfolgreich sind und wo es noch Lücken gibt. KPIs ermöglichen es, proaktiv zu handeln, weil sie jederzeit messbar sind.KPIs geben einen konstanten Überblick über den Ist-Stand Ihres Geschäfts – auf dessen Basis Sie geeignete Maßnahmen ergreifen und Strategien entwickeln können.
Auf den ersten Blick scheinen KPIs und Kennzahlen dasselbe zu sein: Beide sind messbare Leistungsindikatoren in verschiedenen Bereichen, unterscheiden sich aber in einem Punkt. Der Begriff "Kennzahl" bezieht sich auf jeden messbaren Wert. Der Begriff "Key Performance Indicators" (KPIs) hingegen ist eng mit bestimmten Geschäftszielen verbunden, was sie zu Schlüsselindikatoren für Erfolg oder Misserfolg macht. Mit anderen Worten: Alle KPIs sind auch Kennzahlen, aber nicht alle Kennzahlen sind KPIs. Das blinde Verfolgen einer Vielzahl von Kennzahlen ohne Berücksichtigung ihres Mehrwerts für das Unternehmen ist selten zielführend. Effektiver ist es, Ziele zu definieren und diese mit entsprechenden KPIs zu verknüpfen, um den Fortschritt genau messen und die relevanten Prozesse gezielt optimieren zu können.
Doch welche KPIs sind für den Einzelhandel überhaupt relevant? Es handelt sich schließlich um ein breites Spektrum aus Supermärkten, Modegeschäften oder Kaufhäusern. Jedes Geschäft hat eigene Bedürfnisse und verfolgt individuelle Ziele. Dennoch lassen sich einige KPIs benennen, die allgemeingültig für den Erfolg von Einzelhandelsunternehmen sind – und die somit jeder Händler im Blick haben sollte, um seinen Erfolg zu messen.
Der Gesamtumsatz gibt den gesamten Geldbetrag an, den ein Unternehmen durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums (z.B. monatlich, quartalsweise, jährlich) erwirtschaftet hat. Diese KPI ist eine grundlegende Messgröße für den Geschäftserfolg und die finanzielle Gesundheit eines Unternehmens.
Die Liquidität misst die Fähigkeit eines Unternehmens, seine kurzfristigen Verbindlichkeiten mit seinen kurzfristigen Vermögenswerten zu decken. Sie gibt Aufschluss darüber, wie gut ein Unternehmen in der Lage ist, seinen finanziellen Verpflichtungen nachzukommen, ohne zusätzliche Mittel aufnehmen zu müssen. Eine gute Liquidität ist entscheidend für die finanzielle Stabilität und den reibungslosen Betrieb eines Unternehmens. Es wird zwischen drei Arten der Liquidität unterschieden:
Liquiditätsgrad 1: Misst die Fähigkeit eines Unternehmens, seine kurzfristigen Verbindlichkeiten mit seinen liquiden Mitteln (z.B. Bargeld und kurzfristige Wertpapiere) zu decken.
Berechnung: (Liquide Mittel / kurzfristige Verbindlichkeiten) * 100
Liquiditätsgrad 2: Misst die Fähigkeit eines Unternehmens, seine kurzfristigen Verbindlichkeiten mit seinen liquiden Mitteln und kurzfristigen Forderungen (z.B. Forderungen aus Lieferungen und Leistungen) zu decken.
Berechnung: ((Liquide Mittel + kurzfristige Forderungen) / kurzfristige Verbindlichkeiten) * 100
Liquiditätsgrad 3: Misst die Fähigkeit eines Unternehmens, seine kurzfristigen Verbindlichkeiten mit seinem gesamten Umlaufvermögen zu decken.
Berechnung: (Umlaufvermögen / kurzfristige Verbindlichkeiten) * 100
Die Liquidität ist entscheidend, um den laufenden Betrieb aufrechtzuerhalten und sorgt dafür, dass Sie finanzielle Engpässe vermeiden – selbst im Falle von unerwarteten Ausgaben oder Umsatzeinbußen.
Die Warenkorbgröße ist eine Kennzahl, die den durchschnittlichen Wert oder die durchschnittliche Anzahl der Artikel in den Einkaufswagen der Kunden bei einem Kauf angibt. Diese KPI hilft Unternehmen zu verstehen, wie viel Geld Kunden typischerweise bei einem Einkauf ausgeben und wie viele Artikel sie kaufen. Sie kann auf zwei Arten berechnet werden:
Durchschnittlicher Bestellwert (Average Order Value, AOV): Misst den durchschnittlichen Geldbetrag, den Kunden pro Bestellung ausgeben.
Berechnung: Durchschnittlicher Bestellwert = Gesamtumsatz / Anzahl der Bestellungen
Durchschnittliche Artikelanzahl pro Bestellung: Misst die durchschnittliche Anzahl der Artikel, die Kunden pro Bestellung kaufen.
Berechnung: Gesamtzahl der verkauften Artikel / Anzahl der Bestellungen
Dieser KPI liefert wertvolle Einblicke in das Kaufverhalten Ihrer Kunden. So können Sie Verkaufsstrategien anpassen und optimieren.
Sie gibt den Prozentsatz der Besucher an, die einen Kauf tätigen. Eine hohe Konversionsrate deutet auf effektive Verkaufsstrategien und ein überzeugendes Kundenerlebnis hin. Die Konversionrate wird berechnet, indem die Anzahl der Konversionen durch die Gesamtzahl der Besucher geteilt und das Ergebnis mit 100 multipliziert wird:
(Anzahl der Konversionen / Gesamtzahl der Besucher) * 100
Mit der Konversionsrate erfahren Einzelhändler, wie gut ein Unternehmen darin ist, Besucher in Leads zu verwandeln.
Die Wartezeit an der Kasse hat erhebliche Auswirkungen auf die Kundenzufriedenheit. Im Einzelhandel ist dieser KPI von besonders großer Bedeutung, schließlich spielt hier der Checkout-Prozess eine wesentliche Rolle im Einkaufserlebnis. Hier spielen neben dem Service und der Bezahlung auch die Geschwindigkeit eine Rolle.Verbringen Kunden zu viel Zeit an der Kasse, beeinflusst das direkt die Zufriedenheit – und damit auch die Kundenbindung.
Um die durchschnittliche Wartezeit an der Kasse zu erheben, müssen Sie zunächst die Wartezeit einzelner Kunden messen. Dieser Datensatz sollte verschiedene Tageszeiten und Wochentage abbilden, um auch wirklich aussagekräftig zu sein. Das kann auf verschiedene Weisen geschehen, je nach verfügbaren Daten und der verwendeten Technologie. So kann die Wartezeit sowohl manuell als auch automatisiert durch Kassensysteme oder eine Warteschlangenmanagement-Software erfasst werden. Die durchschnittliche Wartezeit an der Kasse wird dann wie folgt berechnet:
Summe der Wartezeiten aller Kunden / Anzahl der Kunden
Diese KPI misst die Fähigkeit eines Unternehmens, Kunden langfristig zu halten. Eine hohe Kundenbindungsrate iindiziert starke Kundenbeziehungen und effektive Bindungsstrategien. Um sie zu erheben, muss zunächst ein Zeitraum für die Bemessung festgelegt werden. Anschließend wird die Anzahl der Kunden, die zum Ende dieser Periode noch aktiv sind, durch die Anzahl der Kunden zu Beginn des Zeitraumes geteilt und das Ergebnis mit 100 multipliziert, um die Kundebindungsrate in Prozent zu erhalten:
(Anzahl der Kunden Ende / Anzahl der Kunden Beginn) * 100
Eine hohe Kundenbindungsrate ist im Einzelhandel erstrebenswert – schließlich führt sie zu wiederholten Verkäufen, einem höheren Umsatz und langfristigem Geschäftserfolg.
Der Wohnort des Kunden ist eine demografische Information, die den geografischen Standort der Kunden angibt. Diese Information kann auf verschiedene geografische Ebenen erfasst werden, z.B. Stadt, Region, Bundesland oder Land. Der Wohnort des Kunden ist eine wichtige Kennzahl für Unternehmen, um ihre Zielgruppen besser zu verstehen.
Einzelhändler können diese Erhebung nutzen, um gezielt Marketingkampagnen in den stärksten Absatzgebieten auszuspielen – oder wiederum schwache Standorte zu stärken. Auch bei der Eröffnung neuer Filialstandorte kann die demographische Erhebung der Kundschaft wertvolle Insights liefern.
Auch für die Lagerlogistik gibt es zahlreiche KPIs. Die durchschnittliche Lagerdauer ist ein KPI, der die durchschnittliche Zeitspanne misst, die ein Produkt im Lager verbleibt, bevor es verkauft wird. Um sie zu berechnen, muss zunächst der durchschnittliche Lagerbestand errechnet werden:
Durchschnittlicher Lagerbestand = (Anfangsbestand + Endbestand) / 2
Anschließend wird der durchschnittliche Lagerbestand mit 360 Tagen multipliziert und dieses Ergebnis wiederum durch den Jahresverbrauch geteilt:
Durchschnittliche Lagerdauer = 360 Tage * Durchschnittlicher Lagerbestand / Jahresverbrauch
Eine kürzere durchschnittliche Lagerdauer bedeutet, dass Produkte schneller verkauft werden, was zu geringeren Lagerkosten und einem besseren Cashflow führt. Eine längere Lagerdauer kann auf Überbestände oder ineffizientes Lagerbestandsmanagement hinweisen, was zu höheren Lagerkosten und potenziellen Abschreibungen führen kann.
Die Lagerreichweite gibt an, wie lange der aktuelle Lagerbestand eines Unternehmens ausreicht, um die Nachfrage zu decken, ohne dass neue Bestellungen aufgegeben werden müssen. Hier muss zunächst der Durchschnitt des täglichen Verbrauchs errechnet werden:
Durchschnittlicher täglicher Verbrauch = Gesamtverbrauch im Zeitraum / Anzahl der Tage im Zeitraum
Anschließend wird der aktuelle Lagerbestand durch den durchschnittlichen täglichen Verbrauch geteilt:
Lagerreichweite = Aktueller Lagerbestand / Durchschnittlicher täglicher Verbrauch
Die Lagerreichweite ist ein entscheidender Faktor für effizientes Lagermanagement. Sie hilft, Bestände zu verwalten und sicherzustellen, dass weder zu viel noch zu wenig Vorräte gehalten werden.
Sie sehen: Viele der Daten, die zur Erhebung der KPIs genutzt werden, liegen jedem Einzelhändler bereits vor. Es handelt sich dabei um Zahlen aus dem Tagesgeschäft, die mit dem richtigen Know-How in eine echte „Geheimwaffe“ für eine intelligente und datengetriebene Unternehmensführung verwandelt werden. Der Schlüssel liegt darin, diese Zahlen auch richtig zu interpretieren: KPIs bieten eine fundierte Datengrundlage, wo Stärken und Schwächen liegen – und gleichzeitig auch, mit welchen Maßnahmen das Tagesgeschäft optimiert werden kann. Durch die gezielte Überwachung der oben genannten KPIs können Sie Ihr Geschäft so kontinuierlich optimieren. Das schafft auf Dauer einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz.
Wichtig ist jedoch, den Überblick zu behalten – oder sich diesen zu verschaffen. Die Überwachung von Kennzahlen im Einzelhandel kann aufgrund der Datenkomplexität und des Datenvolumens sowie sich schnell ändernder Marktbedingungen herausfordernd sein. Häufig stammen die Daten, die am Ende für wertvolle KPIs verwendet werden, aus zahlreichen Quellen: Zeiterfassungssystemen, POS-Systemen, Spreadsheets.
All diese Zahlen zusammenzuführen, ist genauso zeitaufwendig wie komplex. Gleichzeitig kann es herausfordernd sein, Mitarbeitende für die Wichtigkeit von KPIs aufzuklären. Herrscht hier kein Verständnis für die Bedeutung von Kennzahlen, geraten diese im Alltag schnell in Vergessenheit. Und gerade, wenn in einem Unternehmen noch auf manuelle Prozesse wie Excel-Spreadsheets vertraut wird, ist die Fehleranfälligkeit und die Gefahr fehlender Daten hoch. Dabei ist die Genauigkeit von Zahlen entscheidend: Die Messung von KPIs ist sinnlos, wenn die Daten verfälscht sind.
Was ist also die Lösung, um verlässlich Zahlen zu sammeln und daraus wertvolle, starke KPIs zu entwickeln? Moderne Cloud-ERP-Systeme wie Haufe X360 bieten Einzelhandelsunternehmen die Möglichkeit, KPI-Dashboards in Echtzeit zu nutzen – und ihre tägliche Arbeit so zu revolutionieren. Diese Dashboards integrieren Daten aus verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens, was die zentrale Überwachung der KPIs erleichtert. Wie Cloud-ERP-Systeme Transparenz in Ihrem Berufsalltag schaffen, erfahren Sie in diesem Beitrag:
Mit maßgeschneiderten KPI-Dashboards erhalten Sie genau die Daten ausgespielt, die für Ihr Unternehmen relevant sind – und die es zu überwachen gilt. Sie sehen so nicht nur wichtige Finanzkennzahlen wie Umsatz und Liquidität auf einen Blick, sondern erhalten auch wertvolle Einblicke in kaufbezogene Daten wie die durchschnittliche Lagerdauer. Mit Haufe X360 erhalten Sie so eine zentrale Plattform zur Überwachung aller relevanten KPIs – und so einen wertvollen Vorsprung in einem herausfordernden Markt.
Im Einzelhandel gibt es eine Vielzahl von Kennzahlen, die für die Bewertung der Unternehmensleistung wichtig sind. Zu den wichtigsten KPIs gehören:
Gesamtumsatz: Der gesamte Geldbetrag, den ein Unternehmen durch den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums erwirtschaftet.
Liquidität: Die Fähigkeit eines Unternehmens, seine kurzfristigen Verbindlichkeiten mit seinen kurzfristigen Vermögenswerten zu decken.
Warenkorbgröße: Der durchschnittliche Wert oder die durchschnittliche Anzahl der Artikel in den Einkaufswagen der Kunden bei einem Kauf.
Konversionsrate: Der Prozentsatz der Besucher, die einen Kauf tätigen.
Wartezeit an der Kasse: Die Zeit, die Kunden an der Kasse verbringen, bevor sie bedient werden.
Kundenbindungsrate: Die Fähigkeit eines Unternehmens, Kunden langfristig zu halten.
Wohnort des Kunden: Der geografische Standort der Kunden.
Durchschnittliche Lagerdauer: Die durchschnittliche Zeitspanne, die ein Produkt im Lager verbleibt, bevor es verkauft wird.
Lagerreichweite: Die Zeit, wie lange der aktuelle Lagerbestand eines Unternehmens ausreicht, um die Nachfrage zu decken, ohne dass neue Bestellungen aufgegeben werden müssen.
Einzelhandelsunternehmen können betriebswirtschaftliche KPIs effektiv nutzen, um Trends zu erkennen und frühzeitig auf Veränderungen zu reagieren. KPIs bieten eine fundierte Datengrundlage, um Stärken und Schwächen zu identifizieren und geeignete Strategien zu entwickeln. Sie sind jederzeit messbar und geben so stets einen Echtzeit-Einblick in den Status quo Ihres Unternehmens. So eigenen sich KPIs dazu, die Erreichung der eigenen Ziele konsequent zu überprüfen und frühzeitig die richtigen Maßnahmen zu treffen.
Im Einzelhandel gibt es mehrere Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt. Dazu zählen unter anderem steigender Konkurrenzdruck aus dem E-Commerce, Trends und sich ändernde Kundenpräferenzen und ein breites Sortiment, das geplant, eingekauft und verkauft werden muss. Um den Erfolg zu überwachen, gilt es daher besonders viele Informationen in Form von KPIs einzuholen. Oft stammen diese Daten jedoch aus verschiedenen Quellen, was die Zusammenführung und Analyse erschwert. Manuelle Prozesse wie Excel-Tabellen oder händische Aufzeichnungen sind zudem fehleranfällig – und können zu ungenauen oder fehlerhaften KPIs führen.
Definierte Einzelhandelskennzahlen sollten eine Relevanz für das Tagesgeschäft haben und direkt mit den Geschäftszielen verbunden sein, um einen klaren Mehrwert zu bieten. Sie müssen klar definiert und messbar sein, damit sie effektiv genutzt und analysiert werden können. Gleichzeitig ist eine fehlerfreie Datengrundlage unabdingbar, um die richtigen Rückschlüsse ziehen zu können. Zu guter Letzt ist eine einfach zugängliche Echtzeit-Überwachung wertvoll. Diese Eigenschaften stellen sicher, dass KPIs effektiv genutzt werden können, um die Unternehmensleistung zu überwachen und zu optimieren.
