In einem hochsensiblen Feld agiert T&R Tresortechnik mit großem Erfolg – die Rundum-Dienstleistung vom Tresorservice bis zum Verkauf von Ersatzteilen nutzen unter anderem große Handelsketten und Banken. Alles wird mit Haufe X360 gemanagt.
Qualität, Zuverlässigkeit, Vertrauen – in kaum einem anderen Feld sind diese Werte so wichtig wie im Bereich der Tresortechnik. Immerhin geht es um größere Vermögen, die man sicher aufbewahren möchte. Insofern hängt sehr viel von der Dienstleistungsqualität der beteiligten Tresorspezialisten ab. Und genau in diesem Umfeld punktet T&R Tresortechnik seit mehr als 10 Jahren, wobei rund 70 Prozent des Geschäfts auf den Service entfällt: Das Unternehmen repariert verschiedene Modelle, führt Codeänderungen durch, verantwortet die Wartung von Bankschließfächern oder öffnet sogar Tresore – zum Beispiel, wenn Erben einen Zugang benötigen. Die restlichen 30 Prozent des Umsatzes erzielt T&R mit dem Handel von Tresoren und Ersatzteilen.
„Wir sind international tätig. Große Handelsketten und Banken in Deutschland, Frankreich, Polen und den Niederlanden vertrauen auf unser Know-how“, erklärt Geschäftsführer François Tignon. „Dabei arbeiten viele Kunden seit Jahren mit uns zusammen. Sie wissen, dass wir schnell reagieren und zuverlässig arbeiten. Das ist unser Erfolgsgeheimnis.“ Für entfernte Einsätze im Ausland setzt T&R auf externe Dienstleister – dazu besteht ein enges Partnernetzwerk im Ausland, was auch bedeutet: Die Steuerung von Angeboten, Bestellungen und Co. ist nicht einfach. Jahrelang erfolgte der Prozess mit Lexware, wobei François Tignon nicht zufrieden war mit der
durch automatisiertes Umwandeln der Bestellungen in Aufträge und Rechnungen
damit Verantwortliche auch unterwegs zum Beispiel Bestelleingänge überprüfen können
die Prozesse werden per „Klick“ angestoßen
inklusive Übertragung aller Kunden- und Stammdaten ins neue System
zur einfachen „Bündelung“ der Einsätze für noch mehr Tempo
der Kunde unterschreibt „online“ und stößt so nachfolgende Buchhaltungsprozesse an
Bei der Wahl von Haufe X360 im Jahr 2021 verließ man sich auf die Empfehlung eines IT-Dienstleisters, der das Unternehmen längere Zeit betreut hatte und auch die Implementierung des ERP-Systems verantwortete. Mittlerweile ist aber Lutz Consulting als neuer Partner an Bord. „Wir helfen bei allen Fragen rund um das ERP-System und beraten zu denkbaren Erweiterungen“, erklärt dazu Geschäftsführer Norbert Lutz. „Aktuell gibt es etwa Planungen, die kleinteilige Steuerung der internationalen Serviceeinsätze mit Haufe X360 auszuführen. Insgesamt ist T&R Tresortechnik ein hochinteressanter Kunde, für den wir eine schnelle und schlanke Dienstleistung bereitstellen. Das ist unser Anspruch.“
Hört man Geschäftsführer François Tignon zu, wird eines schnell klar: Dieses Geschäftsmodell ist etwas Besonderes! „Wir sind ein europäischer Dienstleister mit wenig Konkurrenz. Es gibt vielleicht 20 vergleichbare Unternehmen in Deutschland. Zugleich beherrschen wir ein internationales Zusammenspiel: Mitunter beauftragt uns ein Unternehmen mit Sitz in den Niederlanden. Die gewünschte Dienstleistung erfolgt dann aber in einer Filiale in Hamburg. Und der externe Servicetechniker reist aus Stuttgart an.“ Alle dazugehörigen Management-Prozesse von der Auftragsbestätigung über die Beauftragung bis zu abschließenden Rechnungsstellung managte François Tignon jahrelang mit Lexware, was aber mit Schwierigkeiten einherging: „Zu diesem Zeitpunkt stand der Server in einem externen Büro mit einer recht instabilen Verbindung nach Kassel. Das war sehr störend.“
Dazu kam eine zweite Herausforderung, die eng mit dem Geschäftsmodell von T&R zusammenhängt: Mitarbeitende und externe Dienstleister sind ständig unterwegs, denn alle Tresor-Dienstleistungen erfolgen bei den Kunden vor Ort. Hier werden Schließsysteme umgerüstet oder Wartungen ausgeführt. „Insofern ist es wichtig für mich und meinen Geschäftspartner, dass wir jederzeit Zugriff auf zentrale Daten und laufende Rechnungsprozesse haben. Ich will von überall aus überprüfen, ob zum Beispiel eine Rechnung bezahlt wurde. Das war mit der Server-basierten Lexware-Lösung nicht möglich.“
Unter diesen Voraussetzungen machten sich die Tresor-Experten im Jahr 2021 auf die Suche nach einem cloudbasierten ERP-System, wobei nicht jede Präsentation der Anbieter überzeugte. So wirkte eine der Lösungen nach Einschätzung des Geschäftsführers zum Beispiel unübersichtlich. Stattdessen entschied man sich für Haufe X360 – das damalige IT-Partnerunternehmen unterstützte bei der Wahl. „Das System wirkte einerseits sehr stabil auf uns. Andererseits punkteten Funktionsfülle und Flexibilität. Zukünftige Erweiterungen stellen kein Problem dar. Das war uns besonders wichtig“, fasst François Tignon zusammen.
Die anschließende Implementierung von Haufe X360 lief betont unspektakulär ab – zur Zufriedenheit des Unternehmens: Eine Testversion war rund 8 Wochen parallel zu Lexware im Einsatz, wobei bereits diese Variante in weiten Teilen die Anforderungen erfüllte, wie François Tignon hervorhebt. „Entscheidend war für mich, dass ERP-Spezialisten mehrmals bei uns waren und sich alle Prozesse genau angeschaut haben. Außerdem unterstützte man uns bei der Übertragung aller Kunden- und Artikelstammdaten ins neue System. Folglich erfüllte die Datenbasis schon im ersten Schritt unsere Anforderungen. Das war perfekt.“
Folgerichtig bereitete auch der nachfolgende Go-Live wenig Aufwand. Beispiel „Rechnungsstellung“: Das Management-Team von T&R erstellte zum Stichtag (kurz vor dem Wechsel) per Lexware alle noch offenen Rechnungen. Es waren also keine Posten mehr offen. Mit dem Start von Haufe X360 wechselte der Rechnungsprozess komplett ins neue System – weil alle Kunden- und Artikelstammdaten in Haufe X360 vorlagen, stellte das keine Herausforderung dar. Außerdem hatte das Team die Software-Oberflächen und -funktionen während des Testbetriebs ausgiebig erprobt.
Wie wichtig der neue Implementierungspartner Lutz Consulting ist, zeigt sich bei einer Reihe von Aufgaben und geplanten Erweiterungen. Die Spezialisten stehen bei allen Detailfragen zur Verfügung und beraten umfassend zu den Möglichkeiten des Systems. „Die Dienstleistung von T&R basiert auf schlanken Strukturen und schnellen Prozessen. Insofern ist es wichtig, dass etwaige Fragen oder Probleme denkbar schnell gelöst werden. Das garantieren wir“, erklärt Geschäftsführer Norbert Lutz. „Im Übrigen beraten wir sehr zielgenau zu denkbaren Erweiterungen, die bei der Wertschöpfung helfen und einen Mehrwert bringen. Die Einführung einer umfassenden Serviceplanung per ERP ist ein solches Projekt. Wir sagen offen, was technisch geht – und was nicht geht.“
Zahlreiche Rechnungsprozesse pro Woche, internationale Zahlungsempfänger und eine Vielzahl von externen Dienstleistern – unter diesen Vorzeichen stellt die ERP-Steuerung einen großen Mehrwert für T&R Tresortechnik dar. Diverse Automatisierungen bilden die Basis für schlanke Prozesse rund um Angebote, Auftragsbestätigungen und Bestellungen. Wenn ein Kunde zum Beispiel Ersatzteile per Mail bestellt, lässt sich mit wenigen Klicks ein Auftrag anlegen – dazu sind alle Artikel- und Kundendaten hinterlegt. Haufe X360 ergänzt die Eingaben in Sekundenschnelle. Anschließend versendet François Tignon aus dem System heraus eine Bestellung beim vorgelagerten Produzenten, wobei Haufe X360 diese Bestellung automatisiert dem richtigen Adressaten zuordnet. Nach Wareneingang wird der Lieferschein im ERP-System verbucht und das Material ausgeliefert.
Ähnlich interessant ist der Prozess rund um den Service. Hierzu wird im System zwischen „LA“ (Lieferaufträgen) und „SA“ (Serviceaufträgen) unterschieden. Liegt nun ein neuer Serviceauftrag eines Kunden vor, wählen die Verantwortlichen im ERP-System den dazu passsenden Techniker in der jeweiligen Region aus. Anschließend versendet das System einen Auftrag an ihn, wobei Haufe X360 die gewünschten Servicedetails rund um „Code-Änderung“ oder „Umrüstung des Schlosssystems“ mit wenigen Klicks ergänzt. Vor Ort kommt derzeit ein Ausdruck mit Infos zu den Leistungen zum Einsatz, was der Kunde unterschreibt. „Das Dokument wird gescannt und an uns zurückgesendet“, erklärt François Tignon. „Ich kann dann in Sekundenschnelle eine Rechnung versenden. Das System wandelt dazu einfach den Auftrag um.“
Eine interessante Erweiterung des ERP-Systems steht in Kürze bei T&R an: Die Verantwortlichen wollen das gesamte Servicemanagement und die Terminplanung per ERP optimieren – inklusive Kalenderfunktion. „Ich will im System schnell nachvollziehen können, wann und wo einer unserer Techniker im Einsatz ist. In der Folge lassen sich Termine effizient bündeln, so dass ein Kollege mehrere Aufträge in benachbarten Städten hintereinander ausgeführt“, so François Tignon. „Außerdem stelle ich mir vor, dass Kunden die abgeschlossene Serviceleistung auf einem Tablet bestätigen, was wir dann direkt im System sehen. In der Folge sind wir noch schneller und effizienter. In diesem Sinn wird Haufe X360 zu einem echten Tempomacher für unsere Aufgaben.“
Zurück
