Lutz Consulting GmbH

Besser beraten:

Haufe X360 Partner setzt Cloud-ERP
als Unternehmenssoftware ein

Über Lutz Consulting GmbH
Software-Dienstleister und Beratung
Sitz
Dingolshausen, Bayern
Mitarbeiter:innen
Vorherige Software
Lexware Financial Office Premium, cobra CRM, spezielle Tools

Über Lutz Consulting GmbH

Das erfahrene Softwareberatungs-Unternehmen Lutz Consulting steht kleinen und mittelständischen Unternehmen seit 1996 in Sachen Digitalisierung und Prozessorganisation zur Seite. Deutschlandweit bietet das Unternehmen Beratung, Verkauf, Schulungen und Betreuung von firmenorganisatorischer Software und Anpassungs­programmierung und ist regional auch im Hardwareverkauf tätig. Als langjähriger Lexware Partner hat sich Lutz Consulting auch auf den Vertrieb, die Anpassung und Implementierung von Haufe X360 spezialisiert.

Mit einfachen und erschwinglichen Lösungen wollen wir kleinen und mittelständischen Unternehmen den Einstieg ins digitale Zeitalter erleichtern. Diese Mission können wir mit der Cloud-ERP Haufe X360 erfüllen. Daran glauben wir nicht nur, das wissen wir — denn wir selbst arbeiten tagtäglich mit dem ERP-System!

NORBERT LUTZ,
Geschäftsführer der Lutz Consulting GmbH

Auf einen Blick:

Der Mehrwert für Lutz Consulting GmbH

Cloud-Vorteile

überall zugänglich, keine Hardware- und Wartungskosten

Ein ganzheitliches System für alle Unternehmensprozesse

löste mehrere Einzellösungen ab

Insgesamt effektivere Arbeitsprozesse

Zeitersparnis von 20 Prozent

Customer first

besserer Kundensupport dank integriertem Ticketsystem und automatisierter Abrechnung

Zeitersparnis bei der Buchhaltung

mehr Zeit fürs Kerngeschäft

Vernetzte Warenwirtschaft und CRM bringen umfangreiche Übersichten und Zeitersparnisse
Anpassbarkeit des Systems sorgt für individuell abgebildete Geschäftsprozesse
Die Herausforderung

Inmitten der Suche nach einer vollintegrierten Unternehmenslösung

Lutz Consulting steht für Software-Expertise, individuelle Beratung für Unternehmenskunden und kompetente Hardware-Betreuung. Das Team verkauft Produkte über ein stationäres Ladengeschäft, managt ein Lager, bietet Schulungen an und berät Unternehmen telefonisch, digital oder persönlich vor Ort. Für all diese Tätigkeiten waren unterschiedliche Systeme im Einsatz. „Mein Ziel war es, all diese Einzellösungen durch ein vollintegriertes System abzulösen, um lästige Systembrüche zu vermeiden und von zeitsparenden Automatisierungen zu profitieren“, erklärt Norbert Lutz, Geschäftsführer der Lutz Consulting GmbH. Dafür brauchte er eine ganzheitliche Unternehmenslösung.

 

Lutz Consulting ist langjähriger und erfahrener Lexware Partner und auch Haufe X360 Partner erster Stunde. „Als wir hörten, dass Lexware in den Cloud-ERP-Markt expandiert, waren wir sofort Feuer und Flamme“, so Norbert Lutz. „Wir wollten unseren Kund:innen den Weg in die modernde Cloud-Zukunft ebnen und für uns selbst neue Marktpotenziale erschließen.“

Um die eigene Expertise und Beratungsleistung zu erhöhen, erwog der Softwareberater, Haufe X360 bei sich selbst einzuführen. „Übung macht den Meister. Uns war klar, dass wir unsere Kund:innen noch kompetenter beraten und auf Bedürfnisse eingehen könnten, wenn wir Haufe X360 selbst tagtäglich nutzen“, so der Geschäftsführer. Die Entscheidung, die Altsysteme abzulösen und voll auf Haufe X360 zu wechseln, war gefallen. Und dann kam Corona.

Die Umstellung

Die Corona-Krise ermöglichte frei gewordene Ressourcen für den Wechsel zu nutzen.

Als die Corona-Krise den Geschäftsbetrieb ab März 2020 beeinträchtigte und die Auswärtsberatung unmöglich machte, entschied sich Geschäftsführer Norbert Lutz dazu, die freigewordenen Kapazitäten zu nutzen und das ERP-Projekt Haufe X360 anzugehen. „Wir wussten, dass ein kompletter Systemwechsel Ressourcen bindet. Daher erschien uns der Zeitpunkt genau richtig, uns mit vollem Fokus und Elan auf die Migration zu konzentrieren und den Wechsel schnell durchzuziehen!“, so Norbert Lutz.

Und so war es auch: Ende März 2020 startete das Team, das sich als spezialisierter Haufe X360 Partner bereits gut mit dem System auskannte, mit dem ERP-Projekt. Besonders relevante Arbeitsabläufe wurden vorab im Testsystem getestet. Wo Anpassungen nötig wurden, z.B. bei einigen Masken und Feldern, wurden diese vorgenommen. Daraufhin folgte die Übernahme der Daten aus den alten Systemen. Nach insgesamt knapp fünf Wochen war das neue System im Live-Betrieb.

 

Als Haufe X360 Partner erster Stunde konnte Lutz Consulting durch seinen Wechsel auf das System entscheidende Prozesse und Workflows mitgestalten. „Während des Projektverlaufs standen wir in sehr engem Austausch mit dem Produktentwicklungsteam von Haufe X360 und ließen unsere Erfahrungen und Anforderungen in die Produkt-Roadmap einfließen“, so Marion Haentzsch, Buchhaltungsexpertin bei Lutz Consulting. „Durch die engen Feedbackschleifen haben wir einen Beitrag dazu geleistet, dass Haufe X360 in vielen Arbeitsbereichen genau an die täglichen Anforderungen kleinerer und mittlerer Unternehmen angepasst wurde.“

Ende 2019 startete das ERP-Projekt mit der Begleitung des Haufe X360 Partners Lutz Consulting. Einer dreitägigen Planungsphase vor Ort in Laer folgten die Migration der Daten und die Schulung der Mitarbeitenden. Benjamin Frenzel beschreibt die ersten Erfahrungen: „Zunächst war das Arbeiten mit Haufe X360 ungewohnt, denn wir mussten uns auf neue Abläufe einstellen, die wir so mit der alten Software nicht kannten.“ Standardisierte, professionelle Prozesse ersetzten kleinteilige, manuell ausgelöste Einzelschritte. „Unser Softwarepartner Norbert Lutz erklärte mir dann: Ein ERP-System bringt ein völlig anderes Arbeiten mit sich und ist mit einer einfachen Business Software von Lexware nicht zu vergleichen.“

Die Umgewöhnungsschmerzen dauerten nicht lange an und schnell erkannte das gesamte Team von Lengers die Vorteile der Cloud-ERP für ihr tägliches Arbeiten.

Das Ergebnis

Lutz Consulting profitiert von effizienten Workflows und Zeitersparnissen.

Seit das Unternehmen die Cloud-ERP bei sich einsetzt, profitieren die Mitarbeiter:innen von enormen Zeitersparnissen. Viele wiederkehrende Abläufe, wie z.B. die Serviceanfragen oder Auftragsabrechnungen, mussten zuvor manuell und in unterschiedlichen Systemen durchgeführt werden. „Der größte Mehrwert im Arbeitsalltag ist, dass viele Teilprozesse heute in einem System miteinander verzahnt sind und teilautomatisiert ablaufen“, beschreibt Norbert Lutz.

 

Der Beratungs- und Supportservice für ihre Kund:innen ist Lutz Consulting besonders wichtig. Auch hier konnte das Team dank des Haufe X360-Ticketsystems viel manuelle Mehrarbeit einsparen. Wo zuvor die einzelnen Supportanfragen im CRM-System notiert und dann manuell im Rechnungsprogramm abgerechnet werden mussten, lassen sich heute mit Haufe X360-CRM die Aufträge einfacher managen und die Leistungen bei Abschluss eines Auftrags automatisch über die Verträge abrechnen.

Produkt- oder Serviceanfragen von Kund:innen und Interessent:innen können aus dem System heraus an den richtigen Kundenbereich weitergeleitet werden, was zu schnellerer Reaktionszeit und höherer Zufriedenheit der Kundschaft führt. „Das System ist einfach und intuitiv zu bedienen und unsere Mitarbeiter:innen nutzen das CRM sehr ausgiebig, um Supportfälle und Leistungen zu dokumentieren“, so Norbert Lutz. So herrscht volle Transparenz über alle Tickets und den Support-Status.

Auch für das Marketing setzt Lutz Consulting auf Haufe X360: Mit dem CRM-Modul hat das Team den perfekten Überblick über alle Verkaufschancen und Kontakte. Hierfür wurde Haufe X360 via Add-in mit Microsoft Outlook verknüpft: „Das ist für uns ein riesiger Vorteil, denn wir können empfangene E-Mails nicht nur direkt einem Kontakt zuordnen, sondern auch gleich dem zugehörigen Objekt wie Tickets oder Verkaufschancen“, so Norbert Lutz. Marketing oder Serien-E-Mails sendet das Team direkt aus Haufe X360 heraus mit entsprechenden Benachrichtigungs-Vorlagen, die dann automatisch mit Outlook synchronisiert und kategorisiert sind. Das erleichtert die Kund:innen- und Lead-Kommunikation immens.

In der Buchhaltung, die zuvor mit Lexware buchhaltung abgewickelt wurde, freut sich Marion Haentzsch über besonders viel Zeitersparnis. Dadurch, dass Eingangsrechnungen und Kontenabrechnungen nun an anderer Stelle erfasst werden, entfällt auf die Buchhaltung weniger Zeit. Zeit, die Frau Haentzsch nun der Leitung von Haufe X360-Projekten widmen kann.

Über das Haufe X360 Buchhaltungsmodul verwaltet Lutz Consulting Verbindlichkeiten und Zahlungen für Waren und Dienstleistungen übersichtlich.  Ganz einfach lassen sich Überweisungen an Kreditoren, Lasteneinzüge für Debitoren sowie der Konten- und Zahlungsabgleich managen. Auch die Umsatzsteuervoranmeldung und die zusammenfassenden Meldungen versendet Frau Haentzsch elektronisch direkt mit Haufe X360.

Insgesamt ist das Team mit Haufe X360 sehr zufrieden. „Neben den Prozesserleichterungen im Alltag helfen uns schnelle BI-Auswertungen und Reports dabei, stets den Überblick über Kundenentwicklungen, Servicestände und Aufträge zu bewahren“, so der Geschäftsführer. „Da die Benutzeroberfläche von Haufe X360 sehr flexibel und intuitiv ist, können wir passende Filter, Listen und Dashboards ganz nach unserem Bedarf selbst erstellen“, sagt Norbert Lutz. „Das war im Vergleich zu den starren Oberflächen der Lexware-Lösungen nicht möglich.“

Lutz Consulting fühlt sich für die zukünftige Geschäftsentwicklung gut aufgestellt. „Haufe X360 ist eine zukunftsweisende Cloud-Plattform, die sich kontinuierlich weiterentwickelt und stetig neue Funktionen und Module bietet. Nicht nur uns, sondern vor allem unseren Kund:innen können wir so eine agile IT-Lösung bieten, die mitwächst und Veränderung ermöglicht“, so Norbert Lutz. Dass das Unternehmen seine eigenen Erfahrungen in die Beratung von Interessent:innen einfließen lassen kann, sieht Nobert Lutz als immense Chance. „Wir sind von Haufe X360 begeistert und können aus voller Überzeugung noch mehr Unternehmen vom Einsatz der Cloud-ERP überzeugen!“ 

Ihre Erfolgsgeschichte fehlt hier?

Die anpassungs­fähigen, vollintegrierten ERP-Anwendungen basieren auf führender Cloud-Technologie und bieten alle Kernfunktio­nalitäten einer ERP- und CRM-Software.

x360 - Cloud ERP System von Haufe