Aussendienststeuerung in
Haufe X360

Die Erfassung von Serviceanforderungen ist im Nu erledigt. Ebenso schnell greifen Sie auf Kundeninformationen, Produkthistorie und Ressourcen zu. So verkürzen Sie die Zeit zwischen Anrufeingang und Auftragszuweisung um ein Vielfaches. Serviceaufträge können automatisch nach Benutzer oder Terminart definiert werden. Außerdem ist es möglich, diese zu kopieren und mit neuen Daten und Zeiten zu befüllen. Erstellen Sie Tages- und Wochenpläne automatisch oder mit Hilfe von Drag-and-Drop-Werkzeugen auf der visuellen Kalendertafel.

Zeichnen Sie die Details der Geräte und Produkte auf, die bei Ihren Kunden installiert sind – inklusive der passenden Reparaturteile, die auf Lager sind. Verfolgen Sie Hersteller und Installationen und planen Sie Aufträge für vorbeugende Wartungsarbeiten. Verknüpfen Sie außerdem Kundengeräte mit wiederkehrenden Zeitplänen und Verträgen im Haufe X360 Kundenmanagement.

Erstellen und verwalten Sie mehrere Serviceverträge pro Kunde. Planen und optimieren Sie dann alle Termine mit Hilfe der Terminplantafel für Personal und Ressourcen.

Erstellen Sie Garantieangebote für Ihre Kunden, in denen angegeben ist, welche Teile unter Garantie stehen, damit Sie Ihren Kunden diese nicht in Rechnung stellen.

Stellen Sie die lückenlose Verbindung zu Ihren Mitarbeitern mit der Haufe X360 App für Android und Apple iOS sicher, damit alle Beteiligten unabhängig von Ort und Zeit auf Serviceinformationen und Kundendaten zugreifen können. Erfassen Sie Service- und Reisezeiten mit Details für jeden Außendienstmitarbeiter.

Planen Sie Dienstleistungen, die spezielle Werkzeuge oder Ressourcen erfordern und die Sie möglicherweise nur in begrenzter Menge haben. Das System verfolgt die Mengen und warnt Sie, wenn ein Werkzeug oder eine Ressource nicht mehr verfügbar ist.

Halten Sie Ihre Außendienstmitarbeiter durch Zeitpläne auf dem neuesten Stand, die diese mobil abrufen können. Senden Sie ihnen zudem eine SMS oder E-Mail, wenn z. B. eine Buchung eingegangen ist oder ein Termin bestätigt wurde.

Bieten Sie Ihre Leistungen in verschiedenen Ländern an? Mit Haufe X360 Außendienststeuerung haben Sie die Möglichkeit, Serviceaufträge, Termine und Serviceverträge in verschiedenen Währungen anzulegen.

Richten Sie einen standardisierten Fakturierungsservicevertrag ein. Ihr Vorteil: In dem Vertrag können Sie für den definierten Abrechnungszeitraum folgende Aspekte festlegen, die dann automatisch berücksichtigt werden:

• die zu erbringenden Leistungen
• die Anzahl der Termine oder Stunden
• die zu zahlende Gebühr und den Mehrpreis bei Überschreitung der angegebenen Anzahl von Terminen oder Stunden

Alle Haufe X360-Module sind vollintegriert. Ihr Vorteil dabei: Die Kundeninformationen sind im gesamten Unternehmen sichtbar und bieten eine 360-Grad-Sicht auf alle Kundeninteraktionen entlang der Wertschöpfungskette. Zum Beispiel können Sie beim Verkauf des Geräts in der Auftragserfassung den Installationstermin beim Kunden planen.

Die Routen werden in Google Maps für jeden Service-Mitarbeiter inklusive Listen der erforderlichen Ressourcen (Ausrüstung oder Maschine) angezeigt. Durch die farbliche Darstellung der Routen nach Auftragsstatus haben Sie jederzeit den aktuellen Stand im Blick und können so bei Bedarf schnell Routenänderungen vornehmen. Um die Fahrzeit zu minimieren, haben Sie die Möglichkeit, die Google Maps Dienste zur Optimierung der Strecke zu nutzen. In dem Fall wird die Route auf dem mobilen Gerät des Außendienstmitarbeiters automatisch an die wechselnden Verkehrsbedingungen angepasst.

Erstellen und verwalten Sie mehrere Servicepläne für jeden Kunden nach Standort.

Kombinieren Sie pro Kunde mehrere Verträge.

Für alle Serviceverträge werden die Termine automatisch generiert – inklusive der Ausrüstung, die für die Wartung erforderlich ist. Außerdem sehen Sie auf Knopfdruck, ob bei bestimmten Geräten bereits eine Wartung durchgeführt wurde.

Erstellen Sie Vorlagen für eine vordefinierte Auswahl an Dienstleistungen.

Legen Sie Garantien fest, in denen die spezifischen Garantiegegenstände angegeben sind, um Verwirrung, Missverständnisse und Einwände zu vermeiden. Die Klassen können in demselben Serviceauftrag gemischt werden, z. B. eine zweijährige Garantie auf Teile und eine einjährige Garantie auf Arbeit.

Rechnen Sie ganz einfach alle Teile und Arbeiten ab, die mit den erbrachten Dienstleistungen zusammenhängen.

Das Ersatzlager inklusive automatischer Beschaffung ist verknüpft mit der Warenwirtschaft.

Im Außendienst sind Werkzeuge und Reparaturteile in der Regel auf mehrere Fahrzeuge und Lagerstandorte verteilt. Mit unserer Außendienst-Software haben Sie jederzeit die Kontrolle über die Standorte und Kosten. Da Bestand und Einkauf integriert sind, lösen Engpässe Nachschubaufträge aus. Der Bestand kann an einen bestimmten Ort geschickt werden. Wenn die Teile eintreffen, wird Ihr Service-Techniker benachrichtigt, um den Servicetermin für die Installation zu planen.

Senden Sie aktualisierte Bestellungen und Termine an jedes mobile Gerät. So sind alle Ansprechpartner immer auf dem Laufenden.