Hunderte von verschiedenen Zaunprodukten und eine Rundum-Dienstleistung inklusive Aufbau – so punktet Zaunonkel im Markt. Haufe X360 sorgt dabei für rasante Prozesse, mit denen das kleine Team viele Stunden Arbeit einspart.
Die Wahl des „richtigen“ Zauns ist vor allem eines: sehr individuell. Schließlich muss die Konstruktion aus Pfosten, Türen, Stabmatten und Co. nicht nur optisch zum Grundstück passen, sondern auch eine Funktion erfüllen. Der Hund soll nicht mehr ausbüxen oder es kommt vor allem auf Sichtschutz an? Dafür benötigt man jeweils passgenaue Lösungen! Für Zaunonkel mit Sitz in Ostfriesland sind diese Fragen Alltag: Das Start-up liefert variable Zaunsysteme in ganz Deutschland aus – maßgeschneidert für die Grundstücksgröße. Anschließend ist es sogar möglich, dass firmeneigene Monteure die Konstruktion aufstellen. Einfacher geht es nicht.
Und der Erfolg gibt den Spezialisten recht: Die Umsatzkurve stieg schon in den ersten Jahren steil nach oben, die Mitarbeiterzahl wuchs von 3 auf 16. Was ist das Erfolgsgeheimnis? „Wir hören immer wieder, dass Kunden den persönlichen Kontakt mit uns sehr schätzen“, antwortet Geschäftsführerin Sara Böning von Zaunonkel. „Vieles läuft dabei über WhatsApp. Man kann uns direkt fragen und wir antworten innerhalb von 24 Stunden. Wir legen viel Wert auf das Zwischenmenschliche und pflegen eine flache Hierarchie.“
Was wurde insgesamt beauftragt, wann muss ich bei den Produzenten etwas nachbestellen und welchen Status hat die Rechnungsstellung? Ich bekomme in Haufe X360 immer eine sekundenschnelle Antwort, was bares Geld wert ist. Zudem ist der Aufwand rund um die Kontrolle des Lagers massiv zurückgegangen. Wir sind maximal zufrieden.
Allerdings brachte der Erfolg neue Herausforderungen mit sich, denn das Management der vielen Warenbewegungen wurde anspruchsvoller. Die Spezialisten schauten sich deshalb nach einer passenden ERP-Lösung um – und entschieden sich für Haufe X360 und S+S SoftwarePartner als Implementierungsexperten. Letztere überzeugten mit einer schnörkellosen Analyse der Prozesse vor Ort. Außerdem wurde viel Wert darauf gelegt, Haufe X360 möglichst standardisiert zu implementieren. „Auf diese Weise wollen wir den Aufwand minimal halten, was für ein kleines Unternehmen wie Zaunonkel nicht unwichtig ist“, erklärt dazu Dirk Forke, CEO von S+S SoftwarePartner. „Zudem arbeiten wir uns immer an der Zielsetzung des Kunden ab. Das Ergebnis muss in jedem Detail perfekt sein und denkbar schnell fertig werden. Anschließend profitieren unsere Kunden von einer steigenden Produktivität.“
spart allein die Geschäftsführerin an Arbeitszeit ein
mit einem kleinen Team von drei Personen
bei anstehenden Nachbestellungen der Produkte
eine neue Produktvariante im System anlegen
per Schnittstelle
von jedem Standort aus – direkt nach Fertigstellung der Montage
von sehr speziellen Bestellprozessen „pro Meter“
„auf Knopfdruck“ zu Rechnungs- und Bestellstatus uvm.
Wer den Standort von Zaunonkel in Idafehn bei Oldenburg besucht, sieht es auf den ersten Blick: Alles dreht sich um ein komplexes Produkt mit sehr vielen Einzelteilen. Deshalb lagern hier hunderte von Pfosten und Stabmatten in verschiedenen Farben, diverse Torsysteme oder sogenannte Gabionen (Drahtkörbe) – und das in einer 400 Quadratmeter großen Lagerhalle plus 2.000 Quadratmeter Außenareal. Darüber hinaus verkauft das Unternehmen viele „Bestellwaren“. Das sind Zaunelemente, die erst nach einer Kundenbestellung bei den Produzenten geordert werden und somit nicht im Lager liegen. Angesichts dieser Produktfülle ist es fast unglaublich, wie Sara Böning vor Einführung von Haufe X360 die Warenwirtschaft gemanagt hat: „Vieles erfolgte manuell. Ich habe die aktuellen Bestellungen quasi addiert und dann mit unserem Bestand im Lager verglichen. Bei Bedarf habe ich einfach nachbestellt.“ Eine Übersicht per Software gab es also nicht, was im Umkehrschluss bedeutete: Wenn die Geschäftsführerin im Urlaub war, wurde es schwierig.
Zudem erschwerte dieser Do-It-Yourself-Ansatz die Zusammenarbeit mit den angeschlossenen Zaunproduzenten aus Deutschland und den Niederlanden. Dazu muss man wissen, dass Zaunonkel bei seinen Partnern regelmäßige Sammelbestellungen aufgibt – beispielweise über 2.000 Rollen von Sichtschutz. Allerdings wird diese Menge dann nicht direkt nach Idafehn geliefert, sondern je nach Bedarf bei den Produzenten „abgerufen“. Zaunonkel muss also immer im Blick behalten, wie groß dieser Restbestand ist – und dann rechtzeitig eine neue Sammelbestellung aufgeben. Auch hier galt in der Vergangenheit: Für den Überblick gab es kein passgenaues Software-Tool. Sara Böning berechnete per Excel, welche Restkontingente bei den Produzenten noch übrig waren. „Das erfolgte immer etwas verzögert, was dazu führte, dass wir teilweise zu spät dran waren. Manchmal erinnerten mich dann die Unternehmen an eine Nachbestellung. Aber das war natürlich kein idealer Zustand, weil so unsere Lieferfähigkeit in Gefahr geriet.“
Für die dazugehörige Buchhaltung war zu diesem Zeitpunkt eine On-Prem-Lösung von orgaMAX im Einsatz. Alle Angebote, Rechnungen und Lieferscheine wurden also an den Rechnern in der Zentrale erstellt – und genau das war ein Problem, wenn ein Monteur abends noch eine Rechnung an den Kunden übergeben wollte: „Dann musste ich wieder ins Büro fahren“, so Sara Böning. „Deshalb haben wir uns speziell nach Cloud-ERPs umgesehen, um unternehmerische Prozesse von überall aus steuern zu können.“ Verschiedene Lösungen standen zur Auswahl, wobei man sich schnell auf Haufe X360 einigte. „Uns überzeugte, wie praxisnah und unkompliziert das System von S+S SoftwarePartner erklärt wurde. Das passte zu unseren Vorstellungen. Ich hörte hier keine branchentypische IT-Fachsprache, sondern sehr klare und strukturierte Erklärungen. Das hat mich überzeugt.“
Vor diesem Hintergrund stellte sich für S+S SoftwarePartner eine zentrale Frage: Wie konfiguriert man ein ERP-System für ein derartig flexibles Produkt – zumal auch die Lieferprozesse sehr unterschiedlich sind? S+S ging die Aufgabe rundum pragmatisch an. „Immer dicht am Kunden dran“, lautete das Motto. Konkret hieß das: Die Experten begutachteten vor Ort alle Lieferprozesse und ließen sich die Buchhaltung detailliert erklären. „Anschließend ist es immer unser Ziel, möglichst viel mit den Standardfunktionen von Haufe X360 abzubilden und nur spezielle Sonderfunktionen selbst zu entwickeln. Das sorgt für sinkende Kosten und die Umsetzung ist schnell. Diese Philosophie prägte auch bei Zaunonkel unsere Arbeit“, erklärt Dirk Forke von S+S SoftwarePartner.
Zudem gingen die ERP-Spezialisten stufenweise vor: Nach Abschluss der ersten Phase erfolgte der Go-Live für alle buchhalterischen Prozesse rund um Bestellung, Lieferung und Rechnungsstellung. In der zweiten Phase wurde die Warenwirtschaft in das neue System überführt, wobei Sara Böning alle Daten wie Produktlisten, Zulieferer und Co. selbstständig ins System einpflegte. „Im Übrigen war es wichtig, dass S+S sehr individuell auf uns einging“, sagt die Geschäftsführerin. „So haben wir zu diesem Zeitpunkt viele Zaunprodukte pro Meter verkauft, wobei die Bestellung natürlich trotzdem viele Einzelteile beinhaltete. Das ERP wurde also so konfiguriert, dass sich diese Pakete einfach abrechnen lassen. Mittlerweile gibt es diese Meter-Abrechnung bei uns nicht mehr. Aber nichtsdestotrotz ist es ein schönes Beispiel für die Arbeit von S+S.“
Nicht zuletzt führten die ERP-Spezialisten eine Reihe von Online-Schulungen durch und standen nach dem Go-Live bei allen Fragen zur Verfügung – im Rahmen von wöchentlichen Video-Calls. Zudem wurden kleinere Fehler im System laut Sara Böning „völlig unkompliziert“ beseitigt. Am Ende hatte das schlanke Vorgehen eine enorme Wirkung: Von der zu Beginn geschätzten Arbeitszeit benötigte S+S nur rund die Hälfte – auch und gerade deshalb, weil sich das Zaunonkel-Team vieles selbst beibrachte. Das einfache System von Haufe X360 machte es möglich.
Und die Effekte des Ganzen? Sie sind am Ende tatsächlich enorm! So spart alleine Sara Böning mithilfe von Haufe X360 rund sechs Arbeitsstunden pro Woche ein, wobei drei Mitarbeiter:innen das System nutzen. Im Laufe eines Jahres summiert sich dieser Effekt also auf mehrere hundert Arbeitstage! Interessanterweise basiert dieser Erfolg auf vielen kleinen Veränderungen. Beispiel „Sammelbestellungen bei den Produzenten“: Niemand muss mehr überprüfen, ob bereits alle Waren abgerufen wurden. Stattdessen kontrolliert Haufe X360 den Status und erinnert automatisiert an etwaige Nachbestellungen. Viel Zeit sparen die Zaunexperten auch bei der Anlage eines Produktes im System, das sich nur minimal von einem anderen unterscheidet. Hier genügt ein „Klick“ und die Daten liegen ein zweites Mal vor. Sie müssen dann nur leicht korrigiert werden.
Darüber hinaus punktet das ERP im täglichen Kontakt mit Kunden. Man kann das einfach an einem Beispiel erklären: Wenn ein Kunde anruft und nach seiner Bestellung fragt, öffnet Sara Böning einfach einen neuen Tab im System – im alten System musste man dafür einen laufenden Software-Prozess beenden! „Der Unterschied klingt vielleicht ein wenig banal. Das Ganze hat für uns aber einen großen Mehrwert, denn wir werden so viel schneller.“ Eine großer Hilfe ist für Zaunonkel auch die Cloud-Funktionalität, denn manche Aufgaben lassen sich nicht planen: „Sollte mich jetzt ein Monteur am Abend anrufen, weil er beim Kunden direkt an der Haustür abrechnen will, ist das kein Problem. Dafür gehe ich zu Hause an mein Notebook, öffne mit wenigen Klicks den Vorgang und versende die Rechnung per Mail.“
Zu guter Letzt ist ein Blick in die Zukunft interessant, denn die Spezialisten streben mehr Automatisierung an: Demnächst soll jede Web-Bestellung direkt in das ERP einfließen – und gleichzeitig soll jedes neu im ERP angelegte Produkt ebenso automatisiert im Webshop auftauchen. S+S hat für diese Vernetzung den Grundstein gelegt mit einer Schnittstelle zwischen Haufe X360 und der E-Commerce-Software „Shopware“. Auf diese Weise werden viel mehr Bestellprozesse in einem Zeitraum verarbeitet, wobei Haufe X360 neue Ressourcen bei den Mitarbeiter:innen erschließt: „Wir sind viel schneller geworden, weil wir auf alle Fragen in Sekundenschnelle eine Antwort bekommen“, sagt Sara Böning dazu. „In der Folge wissen wir zum Beispiel, welche Bestellungen vorliegen und was für Lagermengen man für die Montage reservieren muss. Somit können wir viel zielgerichteter planen, was letztlich bares Geld wert ist.“
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