Vertiliner® ist ein innovatives und patentiertes System für die professionelle Auskleidung von vertikalen Schachtbauten – um sie grabenlos sanieren zu können. Dabei erfolgt die Steuerung von Auftragswesen und Produktion reibungslos mithilfe von Haufe X360.
Eine patentierte Technologie zur schnellen Sanierung von maroden Schachtbauten – dafür steht Vertiliner®. Kunden aus ganz Europa vertrauen auf die innovative Lösung. Hierbei führen Experten einen nahtlosen, glasfaserverstärkten und mit Harz imprägnierten Schlauch ein und härten ihn anschließend mit UV-Licht aus. Die Querschnitte des Schachts werden vorab in den Schlauch (während seiner Produktion) eingearbeitet – ein Aufgraben oder Heben des Konus ist somit nicht notwendig. Außerdem ist dieses wirtschaftliche System sehr flexibel, denn es kommt bei senkrechten Standardschächten, eckigen Schächten sowie Schächten mit variabler Querschnittsform zum Einsatz. Und: Der Vertiliner® ist witterungs- und untergrundunabhängig, schnell ausführbar, statisch tragfähig, druckwasserdicht und langlebig.
Der gesamte Arbeitsprozess startet zunächst mit dem Aufmaß des Schachtes per Hand oder per Schachtscan, damit der GFK-Schlauch in Wandstärke, Querschnitt und Länge perfekt passt. Anschließend entstehen am Standort von Vertiliner viele Unikate, was die Steuerung der Produktionsprozesse erschwert. „In der Vergangenheit erfolgte vieles mit Excel“, erklärt dazu Bianca Kufner von Vertiliner. „Zuerst wurden die ermittelten Aufmaße des Schachts in eine Skizze eingetragen. Anschließend haben wir diese Daten manuell in eine Tabelle überführt, damit eine Berechnung der benötigten Fläche und dadurch auch Berechnung des Materialverbrauchs erfolgen konnte. Diesen langwierigen Ablauf wollten wir per ERP weitgehend automatisieren.“
diverse Rechenprozesse laufen im Hintergrund ab
für einen transparenten Blick auf den Projektstatus
direkt aus dem ERP-System heraus
automatisch je nach Materialverbrauch in der Produktion
auf Basis der vorhandenen Auftragsdokumente
wie zum Beispiel Deckungsbeiträge und Kostenentwicklung
Die Wahl von Haufe X360 erfolgte auf Empfehlung des Implementierungspartners SYSolution – der Kontakt bestand bereits länger. „Ich war mir sicher, dass Haufe X360 eine gute Lösung für die Aufgaben von Vertiliner darstellt“, beschreibt dabei SYSolution-Geschäftsführer Christian Omasmeier die Ausgangslage. „Schließlich lässt sich dieses ERP-System flexibel anpassen – auch und gerade die Steuerung einer Produktion mit vielen Unikaten stellt kein Problem dar.“ Im Übrigen punktete SYSolution mit einer Rundumdienstleistung von der stufenweisen Perfektionierung der Testversion bis zum Go-Live, wobei die Spezialisten mehrmals vor Ort waren. „So etwas ist wichtig für uns, denn wir wollen genau verstehen, wie die Wertschöpfung funktioniert – als Grundlage unserer Arbeit. Anschließend entstehen ERP-Prozesse, die im Alltag direkt weiterhelfen“, erklärt Christian Omasmeier. „Dafür stehen wir.“
Wer einen Kanalschacht von innen „auskleiden“ will, benötigt zunächst mal eines: hochgenaue Vermessungs-Daten, denn die Abwasserschächte können hinsichtlich ihrer Maße sehr flexibel aufgebaut sein. Unter anderem gibt es eckige, ovale, gemauerte Varianten mit großen Querschnittsänderungen – oder stark beschädigte Schächte mit Brüchen, Rissen, Deformationen und fehlenden Wandungsteilen. Manche sind sogar einsturzgefährdet. Deshalb muss man jeden Schacht – vor der eigentlichen Vertiliner®-Sanierung – vermessen und die Aufmaße erfassen. Das ist technische Basis für die Schlauchproduktion. Bis zu 350 dieser Unikate entstehen pro Jahr am Standort in Plattling. Die spätere Installation im Schacht übernehmen zumeist Partnerunternehmen.
„Letztlich hatten wir jede Menge Arbeit mit der Steuerung der Auftrags- und Produktionsprozesse“, betont Bianca Kufner. „Schließlich müssen wir nach jeder Schacht-Vermessung eine Flächenkalkulation durchführen, weil wir den Vertiliner® nach Fläche abrechnen.“ Und genau diese Aufgaben – von der Flächenberechnung bis zur Erstellung eines Angebotes sowie Auftragsbestätigung mit umfangreicher Dokumentation – wurden mit Excel ausgeführt, was gleichbedeutend war mit vielen manuellen Eingaben. „Nach Freigabe durch unseren Kunden druckten wir den Produktionsauftrag aus und trugen das mehrseitige Dokument in die Produktion. Der Prozess basierte also auch auf Papier“, so Bianca Kufner.
Selbst die Rechnungen und Lieferdokumente wurden per Excel erstellt – wobei das Unternehmen schon früh die Nachteile dieser „manuellen“ Prozesse erkannte und Microsoft Access als Datenbank-System einführte. „Die Lösung enthält einige Automatisierungen. Sie war aber trotzdem nur ein Zwischenschritt. Es dauerte noch einige Zeit, bis wir uns zur Einführung eines ERP-Systems durchgerungen haben – auch und gerade, weil einige Anbieter mit ihrer Präsentation nicht überzeugt haben“, resümiert Bianca Kufner. „Den Ausschlag für Haufe X360 gab die Empfehlung von SYSolution.“
Der Start in die neue ERP-Welt bei Vertiliner® basierte auf einer sehr gründlichen Vorbereitung: Die Implementierer von SYSolution waren mehrmals vor Ort. Was genau spielte bei diesen Besichtigungen eine Rolle? „Wir gehen die Prozesse Schritt für Schritt durch“, erklärt Christian Omasmeier. „Wer benötigt welche Informationen, wie werden diese Informationen bereitgestellt und wann wird der nächste Prozess angestoßen – je genauer wir das verstehen, desto schneller kommen wir zu einem passgenauen ERP-System. Schon die erste Testversion soll zumindest in ihren Grundzügen die Abläufe des Unternehmens abdecken.“
Anschließend startete ein ebenso gründliches „Feintuning“ – die Testversion wurde über mehrere Wochen hinweg perfektioniert. Regelmäßige Rückmeldungen der User bildeten dafür die Basis, wobei Mitarbeitende von SYSolution dazu erneut einige Male vor Ort waren. „Insgesamt war die Aufgabe ebenso interessant wie herausfordernd“, betont Christian Omasmeier. „Bei unserer Arbeit spielte etwa eine große Rolle, dass das Unternehmen nicht nach Stückzahlen, sondern nach Fläche seine Preise berechnet. Außerdem gibt es unzählige Produktvarianten mit verschiedenen Wandstärken, Rohmaterialien und Schachtformen. Diese Vielfalt deckt das finale ERP-System heute komplett ab, weshalb viele Prozesse teilautomatisiert ablaufen können.“
Mittlerweile ist das ERP-System rund vier Jahre bei Vertiliner® im Einsatz, wobei SYSolution als Servicepartner unterstützt. Kleine Veränderungen und Optimierungen werden schnell ausgeführt. So steht aktuell etwa die Implementierung eines Dashboards an, mit dem Bianca Kufner zentrale Kennzahlen des Unternehmens im Griff behält: „Wir wollen zum Beispiel noch schneller überprüfen, ob unsere Verkaufspreise die laufenden Kosten ausreichend decken. Für solche Auswertungen stellt das Dashboard eine ideale Basis dar.“
Wie perfekt das finale ERP-System zu den Prozessen bei Vertiliner passt, zeigt der Blick auf die typische Wertschöpfungskette: Im ersten Schritt geben Mitarbeitende die vorliegenden Schachtaufmaße in das Auftragsmodul ein, wobei Haufe X360 einerseits überprüft, ob die Daten plausibel sind und zueinander passen. Andererseits berechnet das System anhand der Eingaben bestimmte Materialmengen und -arten, die für die Kalkulation wichtig sind. „Wenn ich die gewünschte Wandstärke und das Material für den Vertiliner® eintrage, starten im Hintergrund dazugehörige Berechnungen. Das System schlägt mir beispielsweise vor, welche Zusatz-Materialien in der Produktion zu verwenden sind. Allein mit diesen Funktionen sparen wir enorm viel Zeit ein“, so Bianca Kufner.
Ähnliche Vorteile zeigen sich im Nachgang, denn der Versand einer Auftragsbestätigung – nach Abschluss der Konfiguration – erfolgt quasi im Handumdrehen. Wenige „Klicks“ im System genügen und Haufe X360 erstellt das Dokument. Es enthält unter anderem die finalen Vertiliner®-Maßangaben, wobei diese Daten auch in den dazugehörigen Produktionsauftrag einfließen. Wichtig dabei: Der Produktionsbereich greift direkt auf das ERP-System zu – die Mitarbeitenden hier sehen also alle Produktdaten frühzeitig und starten direkt mit ihrer Arbeit, wenn der Auftrag im System freigegeben wurde. Außerdem verbuchen sie ihre Arbeitszeiten sowie Materialverbrauch im System, weshalb der aktuelle Status eines Auftrags im gesamten Unternehmen vorliegt. Sobald alle Arbeitsschritte eingebucht sind, wechselt der Produktionsauftrag automatisch auf „beendet“ – was wiederum nachfolgende Lieferprozesse initiiert.
Nicht zuletzt profitierten das Rechnungswesen und die Warenwirtschaft von der ERP-Automatisierung. Dabei generiert Haufe X360 selbstständig eine Rechnung, wenn zuvor die Lieferdokumente (ebenso per ERP) erstellt wurden. „Ich füge nur noch die Lieferkosten hinzu. Der Versand der Rechnung erfolgt völlig unkompliziert aus dem System heraus“, erklärt Bianca Kufner. Im Übrigen gilt auch für die dazugehörige Warenwirtschaft: Schnelle Prozesse geben die Richtung vor. Dabei aktualisiert das System zum Beispiel den Lagerbestand je nach Materialverbrauch. Die dazugehörigen Nachbestellungen lassen sich einfach anstoßen. „Wir sind rundum zufrieden mit Haufe X360 und der Arbeit von SYSolution“, resümiert Bianca Kufner. „Die ganze Steuerung erfolgt deutlich schneller und einfacher. Genau dieses Ergebnis hatten wir zu Beginn angestrebt.“
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