Mit Armaturen für industrielle Rohrsysteme punktet Value Valves im Markt und passt dabei selbst Standardprodukte individuell an. Haufe X360 sorgt für das nötige Tempo im Montagebereich und bei der Bestellverarbeitung.
Ob Chemieanlagen, Energiewirtschaft oder landwirtschaftliche Bewässerung – auf sogenannte Absperrklappen kann man in diesen Bereichen kaum verzichten. Mit ihrer Hilfe lassen sich Rohrleitungen an beliebigen Punkten öffnen oder verschließen. Und das gilt auch dann, wenn extreme Bedingungen vorherrschen: Hohe Temperaturen, aggressive Stoffe oder massiver Druck fordern das komplexe Bauteil dauerhaft heraus, weshalb Anlagenbauer individuelle Lösungen benötigen – passgenau zur Aufgabe. „Genau an dieser Stelle kommt unser Know-how zum Tragen“, erklärt Anselm Chang, Geschäftsführer von Value Valves mit Sitz in Ettlingen. „Wir beraten den Kunden und klären vorab, ob unsere Klappen die gewünschten Parameter erfüllen. Das Ziel ist in jedem Fall eine leistungsstarke Lösung.“
Dabei verfügt die deutsche Vertriebsgesellschaft eines taiwanesischen Herstellers einerseits über eine große Auswahl an Standardprodukten. Andererseits steht sogar die Engineering-Abteilung in Fernost bereit, wenn Kunden sehr spezielle Absperrklappen benötigen. Allerdings stieg unter diesen Vorzeichen auch die Zahl der Artikelvarianten in den letzten Jahren immer weiter an, was das etablierte Warenwirtschaftssystem von Value Valves an seine Grenzen brachte. „Es wurde zunehmend schwierig, den Überblick zu wahren. Hierzu fehlte beispielsweise eine übergeordnete Suche nach Artikeleigenschaften“, betont Anselm Chang. In der Folge entschied sich der Geschäftsführer dafür, auf moderne ERP-Technologie zu wechseln. Nach einer einjährigen Recherche und vielen Beratungen fiel die Wahl auf Haufe X360.
mit auftragsübergreifenden Fertigungslisten
mithilfe von definierten Feldern
als wichtige Infobasis für die Angebotserstellung
inkl. einfacher Zuordnung zu den Artikelnummern von Value Valves
für projektspezifische Produkte ohne Anlage eines neuen Artikels im System
bei Erreichen eines Mindestbestands im Lager – inkl. der Beachtung von langen Wiederbeschaffungszeiten
Anschließend kamen die Implementierungsspezialisten von express Cloud solutions an Bord, wobei der Einführungsprozess ungewöhnlich war: Value Valves legte keinen Wert auf Tempo. Stattdessen wollte der Geschäftsführer – lange vor dem Go-Live – das System perfekt verstehen und sich Routinen erarbeiten. „Die Learning-by-Doing-Philosophie gab die Richtung vor“, sagt Andreas Gürsch, Geschäftsführer von express Cloud Solutions. „Wir haben deshalb sehr schnell eine Testumgebung etabliert und dann in vielen Videocalls die Funktionen erklärt bzw. den Kunden zu den Details beraten und geschult.“ Nicht zuletzt wurde somit auch der Go-Live beispielhaft vorbereitet, wie Andreas Gürsch weiter ausführt: „Auf Basis der gründlichen Einarbeitung konnte das System seine Stärken natürlich direkt ausspielen – also etwa für mehr Transparenz sorgen und die Wertschöpfungskette verbessern. Und genau das sind jene übergreifenden Ziele, die wir mit jedem Projekt verfolgen.“
In gewisser Weise sind Absperrklappen so etwas wie der neuralgische Punkt in jedem Rohrsystem – schließlich würden fehlerhafte Funktionen direkt den Gesamtprozess gefährden. Und das heißt: Die dazugehörige Konstruktion aus Klappenscheibe, Dichtung, Lager und Co. sollte denkbar lange funktionieren, was freilich keine banale Aufgabe ist, wie Anselm Chang erklärt: „Es spielt eine große Rolle, welches Medium in den Rohren zum Einsatz kommt. Zum Beispiel Niederdruck-Hydrauliköl wirkt weniger aggressiv auf Dichtungen und Mechanik. Unsere Absperrklappen lassen sich dann bis zu zwei Millionen Mal schalten. Im Unterschied dazu sorgt trockene Druckluft für einen wesentlich schnelleren Verschleiß. Genau dazu beraten wir intensiv und entwickeln Lösungen für den Einzelfall.“
Damit stieg allerdings auch die Zahl der Produktvarianten bei Value Valves immer weiter an, was die Arbeit mit dem hergebrachten Warenwirtschaftssystem verkomplizierte – ein Grund dafür: Die DOS-basierte Lösung bot keine übergeordnete Suchfunktion. „Zwar konnten wir jede neue Produktvariante im System erfassen. Am Ende war es aber gerade für neue Mitarbeitende sehr schwer, sich in den Daten zurechtzufinden und unsere Produktlogik zu verstehen. Einarbeitungszeiten von einem Jahr waren die Regel, was wiederum unsere unternehmerische Entwicklung ausbremste“, so Anselm Chang. „Für mich lag es deshalb auf der Hand, zentrale Informationsprozesse per ERP zu vereinfachen.“
Die anschließende Suche nach dem „richtigen“ ERP-System ging der Geschäftsführer sehr gründlich an. Über ein Jahr lang hörte er Podcasts zum Thema, informierte sich im Internet und testete diverse Lösungen. „Ich habe mal gehört, dass man ERP-Systeme mit einer Ehe vergleichen kann: Man sollte sich sicher sein.“ Und was gab am Ende den Ausschlag? „Haufe X360 wirkte auf mich sehr modern. Außerdem überzeugte die flexible Struktur des ERP-Systems mit der Möglichkeit, Oberflächen und Funktionen sehr präzise an die eigenen Aufgaben anzupassen. Für mich heißt das einfach: Ich bin gut vorbereitet für etwaige unternehmerische Veränderungen.“
Gründlichkeit vor Tempo – dieses Motto prägte dann auch die Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Implementierungspartner. So startete das Ganze zunächst mit einer längeren Reihe von reinen Onlineworkshops, in denen viele Fragen geklärt wurden. Interessanterweise hebt Anselm Chang gerade diese Remote-Arbeitsweise lobend hervor: „Auf mich wirkte das Ganze wie ein Test zur Cloud-Funktionalität von Haufe X360 – frei nach dem Motto: Wenn bereits die Implementierung von jedem Ort aus funktioniert, dürfte das für die alltägliche Nutzung erst recht gelten.“
Darüber hinaus nutzten die Partner präzise Flowcharts, um Abläufe zu visualisieren bzw. ihre Umsetzung im ERP-System zu diskutieren. Anschließend wurden Details optimiert, dabei aber umfangreiche Individualentwicklungen komplett vermieden. Am Ende dauerte die „Konfiguration mit Bordmitteln“ trotzdem länger als bei vergleichbaren Implementierungen – rund ein Jahr vom ersten Kennenlern-Gespräch bis zum Go-Live. Die erwähnte Einarbeitungszeit des Geschäftsführers gab hier die Richtung vor. Ist er trotzdem zufrieden? „Absolut“, antwortet Anselm Chang. „Es nützt mir ja nichts, wenn wir möglichst schnell live gehen, dann aber das System noch nicht zu 100 Prozent beherrschen. Das wollte ich unbedingt vermeiden.“
Im Übrigen betrachten die Partner ihre Zusammenarbeit als einen kontinuierlichen Prozess – Zielsetzung: systematisch an neuen Aufgaben arbeiten! Auf der Agenda stehen zum Beispiel automatisierte Bestellvorschläge, die das ERP-System bei Erreichen eines Lager-Mindestbestands selbstständig erzeugt. Außerdem tauscht sich Anselm Chang regelmäßig mit Experten des Implementierungspartners aus. „Der Gesamtprozess der Implementierung hat mich überzeugt. Wir haben mit kleinen Iterationsschritten eine gute Lösung implementiert, die erkennbar zu unseren Aufgaben passt und jederzeit erweitert werden kann. Genau das war meine Zielsetzung zu Beginn.“
Im täglichen Arbeiten mit Haufe X360 greifen nun alle Prozesse wie Zahnräder ineinander. Beispiel „Angebotserstellung“: Viele Anfragen erreichen Value Valves zunächst per E-Mail, wobei sich dazugehörige Angebote zu allen Standardprodukten mit wenigen Klicks erstellen lassen. Benötigt der Kunde stattdessen ein sehr individuelles Produkt, punktet die Flexibilität von Haufe X360. So kann Anselm Chang je nach Einzelfall entscheiden, ob er für das neue Produkt eine Artikelnummer anlegt – oder der Auftrag ausschließlich einen „Nichtlagerartikel“ ohne Nummer umfasst. „Unter Umständen verkaufen wir ein solches Individualprodukt kein zweites Mal. Folglich kann ich mir alle ERP-Eingaben zu Lagerparametern wie Druckstufe, Anschluss oder Dichtungsmaterial auch ersparen. Nichtsdestotrotz helfen mir hier diverse vorbereitete Standardtexte bei der Erstellung des Angebots.“
Im zweiten Schritt profitiert auch die Montage von der ERP-Anbindung. Dazu muss man wissen, dass selbst Standard-Absperrklappen mit individuellen Details ausgeliefert werden – der Kunde wählt etwa zwischen verschiedenen Handhebeln oder Klappen. Folglich benötigen Montagemitarbeiter präzise Infos zur gewünschten Ausführung, die ihnen wiederum das ERP-System bereitstellt. Dazu kommt: Haufe X360 erzeugt eine „auftragsübergreifende“ Fertigungsliste. Mit ihrer Hilfe erkennen die Monteure auf einen Blick, welche Komponenten für mehrere Aufträge benötigt werden. „Das minimiert den Aufwand“, sagt dazu Anselm Chang. „Schließlich müssen die Kollegen nicht mehr für jeden Auftrag einzeln ins Lager laufen. Stattdessen legen sie sich alle Teile für die Aufträge eines Tages zurecht und montieren in einem Prozess.“
Für die Zukunft ihres ERP-Systems haben sich die Armaturen-Spezialisten einiges vorgenommen: Zukünftig sollen kontinuierlich weitere unternehmerische Prozesse im ERP-System abgebildet werden. „Wir denken hier etwa an eine Speditionsanbindung oder eine Vernetzung mit DATEV“, sagt dazu Anselm Chang, der im Übrigen noch etwas anderes im Sinn hat: Am Standort von Value Valves in Ettlingen gibt es ein zweites Unternehmen, das aus seiner Sicht ebenso von der ERP-Modernisierung profitieren könnte. „Wenn wir hier fertig sind, können wir an dieser Stelle weitermachen.“
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