TINY Technologies produziert hochwirksame Nahrungsergänzungsmittel – auf Basis einer zum Patent angemeldeten Innovation und mit sehr flexiblen Produktionsprozessen. Letzteres steuern die Spezialisten reibungslos per Haufe X360.
Die „Bioverfügbarkeit“ von Nahrungsergänzungsmitteln ist ein Problem: In Standardprodukten ist zwar zum Beispiel viel Melatonin, Vitamin C oder Eisen enthalten, aber der Körper nimmt nur einen sehr kleinen Teil davon auf – bei Tabletten sind das lediglich 5 Prozent, was die Wirkung natürlich einschränkt. Vor diesem Hintergrund ist die zum Patent angemeldete Technologie von TINY Technologies ein „Gamechanger“ für diesen Markt: Das Start-up verkapselt die Inhaltsstoffe in winzig kleine Bläschen, die man per Spray verabreicht. Im Ergebnis kommen so bis zu 80 Prozent der Wirkstoffe in den Körperzellen an – und das dreimal schneller als bei Tabletten!
Insofern ist es wenig überraschend, dass Produkte mit „TINYsphere®“ – so der Name der dazugehörigen Prozessinnovation – einen enormen Zulauf haben: Das 2021 gegründete Start-up weist dreistellige Zuwachsraten pro Jahr auf. Kunden sind andere Unternehmen, die eines dieser Sprays unter eigenem Namen auf den Markt bringen. Dafür entstehen bei TINY Technologies fertige Einzelprodukte inklusive Flasche und Verpackung. Außerdem ist es möglich, dass die Unternehmen sogenannte Bulk-Ware bekommen – also Wirkstoffe in großen Mengen per Kanister. Allerdings führt diese flexible Ausgangslage auch zu anspruchsvollen Prozessen. Schließlich werden im Produktionsbereich zahlreiche Rohstoffe anhand von individuellen Rezepturen verarbeitet!
durch automatisierte Prozesse beim Rechnungslauf
– auf Basis einer einfachen Vernetzung von Produktion und Warenwirtschaft
durch Zugriff auf standardisierte Infos wie Rezepturen
– alle Informationen rund um Rezepturen und Co. stehen per ERP-System zur Verfügung
für ein aktuelles und umfassendes Customer Management
durch passgenaue und automatisierte Eingabemasken
Mithilfe von Haufe X360 haben wir den aufwändigen Papierkrieg in der Produktion komplett abgeschafft. Außerdem sind Warenwirtschaft und Produktion vernetzt – wir wissen auf Knopfdruck, ob genügend Rohstoffe für einen neuen Auftrag auf Lager sind. Auch der Aufwand in der Buchhaltung ist viel kleiner als vorher. Insgesamt profitiert das ganze Unternehmen von einer ganzheitlichen Steuerung.
In der Vergangenheit kamen dabei viel Papier und ein Programm-Mix zum Einsatz, was mit wachsendem Erfolg den Aufwand unnötig erhöhte. Deshalb entschied sich TINY Technologies dafür, eine ERP-Steuerung für seine gesamte Wertschöpfungskette einzuführen – die Wahl fiel auf Haufe X360 und die Implementierungsspezialisten der group24. „Die Aufgabe passt perfekt zu unserer Philosophie, denn wir streben passgenaue Modellierungen an – auch und gerade, wenn sehr spezielle Prozesse vorliegen“, erklärt Frederik Tillak von der group 24. „Deshalb nehmen wir alles vor Ort in Augenschein. Wir wollen genau verstehen, wie die Wertschöpfung eines Unternehmens funktioniert und welche Details entscheidend sind. Auf dieser Basis modellieren wir ein ERP, das direkt weiterhilft.“
Wie wandeln sich interne Prozesse von Start-ups bei wachsendem Erfolg? Vielleicht so: Am Anfang entwickelt ein sehr kleines Team das zentrale Produkt und bringt es schnell auf den Markt. Dazugehörige Abläufe lassen sich mit einfachen Tabellen und einem Programm-Mix steuern – und dieser Ansatz wird bei wachsenden Stückzahlen dann zu kompliziert. Der Überblick geht verloren. Bei TINY Technologies war das nicht anders, wie Tobias Koch, Chief Operating Officer des Unternehmens, bestätigt: „Unser Sales-Team nutzte in der Vergangenheit HubSpot zur Erstellung von Angeboten. Parallel gab es Jira zur Steuerung der Produktion. Zudem haben wir viele Infos zu Rezepturen und den Warenbestand per Google Sheets erfasst. Dieser Misch-Masch aus Systemen führte zu einem erheblichen Aufwand.“
Was das im Detail bedeutete, zeigt ein Beispiel aus der Produktion. Hier stieß Google Sheets an Grenzen: Die Tabelle enthielt zwar alle Zutaten und Mengenangaben für ein Produkt, aber dazugehörige (und sehr umfangreiche) Beschreibungen zu den Arbeitsschritten fehlten. Wann muss man einen bestimmten Werkstoff einwiegen und wie wird er verarbeitet? „Solche Infos haben wir manuell in ein Word-Dokument eingetragen und das Ganze ausgedruckt“, erklärt Tobias Koch. „Bei neuen Produkten entstand auf diese Weise ein riesiger Aufwand, weil wir das Dokument unter Umständen neu anlegen mussten. Das waren dann vier bis fünf Stunden Arbeit.“
Im Übrigen mussten Mitarbeitende viele Infos einzeln in ihr Jira-System eintragen, um so die Traceability zu garantieren – von der Charge eines Zuliefer-Wirkstoffs bis zur finalen Produktionsmenge. Aber woher wusste man überhaupt, dass genügend Stoffe für eine Rezeptur im Lager zur Verfügung standen? „Nach einer Bestellung haben wir per Google Sheets überprüft, welche Mengen vorrätig sind und ob das genügt“, erklärt Tobias Koch. „Bei Bedarf ging eine E-Mail an die Zulieferer raus. Es gab sehr viele Prozesse dieser Art, die wir manuell ausgeführt haben – ohne Vernetzung und ohne Automatisierung. Der Wechsel auf ein ERP lag für mich somit auf der Hand.“
Und wie findet man das beste ERP für ein solches Unternehmen? TINY Technologies beantwortete diese Frage sehr gründlich, denn ein Werksstudent im Unternehmen erstellte hierzu seine Diplomarbeit – mit Fragenkatalogen und genauen Kriterien. „Wir sind das Ganze im Detail durchgegangen und haben uns zum Beispiel gefragt, was wir abbilden wollen und welche Daten wichtig sind“, erklärt Tobias Koch, der mindestens zehn ERP-Systeme verglichen hat. „Es war für mich klar, dass Acumatica mit seinen Leistungsbeschreibungen zu uns passt. Als diese Marktführer-Technologie dann mit Haufe X360 nach Deutschland kam, war die Entscheidung gefallen.“
Im zweiten Schritt vermittelte Haufe X360 den Implementierungspartner, wobei die group24 mit Systematik überzeugte: Mehrere Berater des Unternehmens waren vor Ort und begutachteten alles von der Forschung über die Produktion bis hin zur Warenwirtschaft und Buchhaltung. Auf dieser Basis entstand – gemeinsam mit den Anwendern – ein Detailplan für die Modellierung. „Wir haben zunächst versucht, vieles mit dem Standard von Haufe X360 abzubilden. Das ist immer unsere Zielsetzung“, erklärt Frederik Tillak von der group 24. „Allerdings stellte sich heraus, dass die spezielle Produktion von TINY Technologies eine angepasst-individuelle Lösung benötigte. Das haben wir also programmiert. In der Folge entstanden passgenaue Eingabemasken und übersichtliche Darstellungen der Arbeitsschritte.“
Darüber hinaus sicherte die group 24 den gesamten Prozess mit mehreren Schulungen vor Ort sowie einer Testversion ab, die von den Anwendern auf Herz und Nieren überprüft wurde. „Die Modellierung eines solchen Systems ist für uns keine Einbahnstraße. Wir binden die User ein, fragen immer wieder nach Problemen und kommen auf diese Weise schrittweise zur perfekten Lösung“, erklärt Frederik Tillak. Interessanterweise dauert dieses Fine-Tuning bei TINY Technologies noch an: Kleinere Optimierungen und Anpassungen setzt die group 24 nach wie vor um – und das in wenigen Tagen, wenn nötig. Das ERP-System wandelt sich in kleinen Schritten zu einer 100-Prozent-Lösung.
Wie ausgefeilt das Ganze ist, zeigen Details. So nutzt zum Beispiel das Sales-Team immer noch HubSpot für das Customer Relation Management – allerdings perfekt vernetzt mit Haufe X360: Wenn Angebote per ERP-System erstellt und versendet werden, landet direkt eine Datenkopie in HubSpot. „Somit liegen hier alle Informationen wie gewünscht vor“, erklärt Tobias Koch. Wird das Angebot im zweiten Schritt angenommen, erzeugt Haufe X360 automatisiert eine Anzahlungsrechnung, die Mitarbeiter:innen in der Buchhaltung vor dem Versand an die Kunden kontrollieren. „Das System legt diese Daten selbstständig an, weshalb wir viel Zeit sparen. Der Aufwand in der Buchhaltung hat sich um rund 50 Prozent reduziert. Nichtsdestotrotz überprüfen wir wichtige Infos wie die Umsatzsteuer-ID oder die Adresse“, sagt Tobias Koch. „Dieser Workflow ist für unsere Aufgaben perfekt."
Besonders eindrucksvoll ist die Nutzung von Haufe X360 in der Produktion. Das System fungiert hier als eine Mischung aus Steuerinstrument und Hinweisgeber: Auf der einen Seite rufen Mitarbeiter:innen mit wenigen Klicks alle Infos auf, die sie für die Herstellung eines Produkts benötigen – also zum Beispiel die Rezeptur und Beschreibungen zu Arbeitsschritten. Dabei ist wichtig, dass sich diese Daten schnell anlegen lassen, wenn ein Produkt zum ersten Mal hergestellt wird – ein großer Unterschied zum vorherigen „Papierkrieg“. Auf der anderen Seite haben alle Beteiligten umfassenden Zugriff auf den Lagerbestand, der automatisch anhand der laufenden Prozesse aktualisiert wird. Wenn also zum Beispiel 400 Kilo Glycerin auf Lager sind und man für das aktuelle Produkt 30 Kilo dieses Rohstoffs verbraucht, zeigt Haufe X360 anschließend einen Restbestand von 370 Kilo an.
„Die einfache Lösung zum Warenbestand passt perfekt zu unseren Aufgaben“, betont Tobias Koch, der dafür (vor Einführung von Haufe X360) sogar eine Inventur durchgeführt hat. Die ermittelten Lagerbestände flossen mit präzisen Kilo- oder Liter-Angaben in das ERP ein – quasi als Referenzwerte zum Start, die sich seitdem je nach Verbrauch oder Wareneingang kontinuierlich verändern. Im Übrigen nutzen Mitarbeitende das ERP-System im Rahmen der Qualitätssicherung: Jede angelieferte Ware durchläuft Kontrollprozesse wie spezifische Messungen und Sichtprüfungen. Die Ergebnisse werden per Wareneingangsmaske mit wenigen Klicks im ERP-System erfasst. „Insgesamt bewährt sich Haufe X360 an vielen Stellen in der Wertschöpfungskette“, fasst Tobias Koch abschließend zusammen. „Das System funktioniert reibungslos, was sicher auch an der Arbeitsweise der group24 liegt: Seit dem Go-Live wird das System immer weiter perfektioniert. Das ist wirklich ideal. Wir sind rundum zufrieden.“
Die anpassungsfähigen, vollintegrierten ERP-Anwendungen basieren auf führender Cloud-Technologie und bieten alle Kernfunktionalitäten einer ERP- und CRM-Software.
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