Mit flexiblen Entwicklungsprozessen stellt synthetica sicher, dass Unternehmenskunden aus aller Welt passgenaue Transportbänder, Verpackungen und einiges mehr aus speziellen Kunststoffen bekommen – viele Lösungen sind Unikate! Haufe X360 sorgt dabei für schlanke Prozesse.
Von beschichteten Transportbändern über anspruchsvolle Verpackungsgewebe bis zu Hochleistungsfolien – das Portfolio von synthetica ist vor allem eines: außergewöhnlich individuell. Schließlich versteht sich das Unternehmen nicht nur als Distributor für diese Spezialprodukte, sondern ist auch Entwicklungspartner seiner Kunden, wie Jan Werth, Chief Operating Officer von synthetica ausführt: „Uns sprechen Unternehmen aus der ganzen Welt an, die zum Beispiel ein spezielles Transportband für ihre Lebensmittelproduktion benötigen. Gemeinsam analysieren wir dann die technische Anwendung und entwickeln passgenaue Materialien.“
Die fertige Lösung entsteht anschließend bei internationalen Produktionspartnern, die sich nicht mehr um den Vertrieb kümmern müssen. Aber worin liegt hierbei der Vorteil? „Unsere Manufakturen haben eine große Fertigungskompetenz und beherrschen ihre Prozesse. Für einen weltweiten Vertrieb fehlt ihnen aber das Netzwerk und die Manpower. Schließlich reden wir bei uns von rund 850 aktiven Kunden pro Jahr“, erklärt Jan Werth. „Wir kennen deren Anwendungen im Detail und garantieren eine stabile Lieferkette über Ländergrenzen hinweg.“ – Die Steuerung im Unternehmen erfolgte jedoch über viele Jahre mit einem veralteten Warenwirtschaftssystem, das zunehmend an seine Grenzen stieß und verschiedene Probleme verursachte. Zum Beispiel fehlten belastbare unternehmerische Kennzahlen und im Lager kam es zu Fehlern. „Wir haben uns deshalb dazu entschieden, in ERP-Technologie zu investieren“, sagt Jan Werth. „Das Unternehmen benötigt einfach eine ganzheitliche Steuerung.“
wie „Umsatz pro Kunde“ und „Deckungsbeitrag pro Produkt“
für schnelle Entscheidungen im Management
mit direkter Informationsweitergabe an den Innendienst
ohne Einschränkung bei den Artikeleigenschaften
für eine garantierte Lieferfähigkeit zum gewünschten Datum
eines Produktes und des Bestellverhaltens der Kunden – zur zielgenauen Steuerung des Vertriebs
Anschließend war Haufe X360 erste Wahl, weil der Eigentümer von synthetica gute Erfahrungen mit Lösungen aus dem Lexware-Umfeld gemacht hatte. Zudem überzeugte eine Präsentation der System AG. Die Implementierungsspezialisten erklärten präzise die Möglichkeiten von cloudbasierten ERP-Lösungen. „Insgesamt war diese Aufgabe ebenso herausfordernd wie interessant – unter anderem, weil die Zahl der möglichen Produktvarianten umfangreich ist und laufend neue Ausprägungen hinzukommen“, erklärt Michael Koch, Bereichsleiter Haufe X360 bei der System AG. „Wir haben dazu eine leistungsstarke Lösung erarbeitet, mit der sich einerseits jedem neu entwickelten Produkt beliebige Eigenschaften im System zuordnen lassen. Andererseits fügt sich alles in die Stammdaten ein, was die Auswertbarkeit sichergestellt.“
Produkte mit einer PTFE-Beschichtung (Polytetrafluorethylen – bekannt unter dem Markennamen Teflon) sind „Tausendsassas“: Das Material ist hitze- und kältebeständig, dabei vollkommen ungiftig und chemisch resistent. Außerdem punktet die Antihafteigenschaft, was jede Lösung langlebig und pflegeleicht macht. Ergo: Zum Beispiel PTFE-beschichtete Transportbänder sind ideal geeignet für viele Industrieprozesse. Allerdings benötigt jede Anwendung eine andere Material-Konfiguration – „die eine“ standardisierte PTFE-Beschichtung gibt es einfach nicht. Stattdessen stehen unterschiedliche Substrate, Dicken, Oberflächenstrukturen und Additive zur Verfügung. Und genau an dieser Stelle beginnt die Arbeit von synthetica. Die Spezialisten beraten die Kunden und realisieren anschließend individuelle Lösungen, die zum Produktionsprozess des Kunden passen und deshalb etwa für eine höhere Ausbringung sorgen.
Was diese Individualität aber für das alte Warenwirtschaftssystem bedeutete, kann man sich leicht ausmalen: Die Zahl der Artikelvarianten stieg immer weiter an, vor dem ERP-Neustart lagen bereits über 8.000 vor! Gleichzeitig waren die Stammdaten uneinheitlich strukturiert, weil individuelle Datensätze von Kunden direkt ins System einflossen. Auf diese Weise entstand – mit den Worten von Jan Werth – „ein digitales Bücherregal“, das schlecht sortiert war und sich kaum analysieren ließ. Welche Produkte werden von wem verstärkt nachgefragt? Und wo ist der Nettoerlös am höchsten? Darauf gab es „im Bücherregal“ kaum eine Antwort.
Dazu kam eine Reihe praktischer Probleme. Beispiel „Chargen-Reservierung“: Nach ihrer Fertigstellung bei Partnerfirmen landen alle Produkte zunächst im Zwischenlager von synthetica. Dabei ist ein Teil dieser Waren reserviert für bestimmte Kunden und darf nicht an andere verkauft werden. „Das alte System ließ es aber nicht zu, einen Bestand in diesem Sinn zu blockieren“, so Jan Werth. „Deshalb kam es vor, dass unser Vertrieb reservierte Waren versehentlich an andere verkauft hat und die ursprünglichen Besteller später zunächst leer ausgingen. Solche Fehler wollten wir mit dem neuen ERP-System unbedingt abstellen.“
Der nachfolgende Implementierungsprozess war geprägt vom hohen Anspruch des Unternehmens – grundlegend modernere Unternehmensprozesse und ein hohes Maß an Digitalisierung standen auf der Agenda. „Synthetica ist mit klaren Vorstellungen auf uns zugekommen, was eine gute Grundlage für das gemeinsame Projekt bedeutete“, erklärt Michael Koch von der System AG. „Dazu gehörten der Zugriff auf die Daten per Cloud, eine perspektivische Nutzung des Systems durch mehrere Unternehmen innerhalb einer Holding, umfassende Forecasting-Möglichkeiten und eine belastbare Datenbasis. Diese Punkte haben wir in unser Konzept aufgenommen. Das war der Startpunkt.“
Anschließend stand vor allem eine Frage im Vordergrund: Wie bildet man eine Produktwelt mit extremem Variantenreichtum perfekt im ERP-System ab? „Die Aufgabe war besonders, weil sich die Eigenschaftslogik einer Artikelgruppe mit neuen Produkten verändern kann. Es gibt keine starren Produktmerkmale“, so Michael Koch. „Die ERP-Struktur rund um die Anlage von Artikeln musste beliebig erweiterbar und modular aufgebaut sein. Das haben wir erreicht, indem wir eine flexible Lösung geschaffen haben, die die Vorteile von Standardartikeln und Variantenartikeln vereint .“
Ein „Schnellschuss“ war die anspruchsvolle Gesamtlösung für synthetica freilich nicht – allein die Entwicklung einer tragfähigen Stammdatenarchitektur dauerte einige Monate, wobei COO Jan Werth diese Zeit als „wertvolle Investition“ beschreibt. „Insgesamt möchte ich betonen, dass wir vor allem vom Support der System AG profitiert haben. Die Experten haben uns geholfen, mit der hohen Komplexität des Systems klarzukommen. Dabei entstanden diverse Anpassungen und die Workflows des ERP-Systems wurden reduziert. Auf Basis dieser Arbeit erfüllt Haufe X360 nun unsere Anforderungen.“
Dass Haufe X360 nun nicht nur als Warenwirtschaftssystem fungiert, erklärt sich fast von selbst. Schließlich strebt synthetica eine ganzheitliche Steuerung auf Datenbasis an. „Ich will mit diesem Tool das Unternehmen aktiv managen“, betont Jan Werth, weshalb die Dashboards von Haufe X360 eine zentrale Arbeitsgrundlage darstellen: Erlöse, Aufwendungen, Auftragsbestände, Margenverläufe und zahlreiche weitere Kennzahlen stehen tagesaktuell zur Verfügung. Darüber hinaus blickt Jan Werth auf die Forecasts. Zeigt hierbei das System zum Beispiel an, dass der prognostizierte Umsatz für einen Monat zurückgeht, reagiert das Unternehmen proaktiv – indem beispielsweise Kunden mit auslaufenden Rahmenverträgen frühzeitig kontaktiert werden (was das ERP-System natürlich auch anzeigt).
Darüber hinaus profitiert die gesamte Warenwirtschaft von getakteten Prozessen. So sehen die Mitarbeitenden auf ihren MDE-Scannern, welche Waren über den Tag hinweg eintreffen. Folglich lässt sich jeder Wareneingang einfach identifizieren und nach einer visuellen Prüfung per Scanner „einbuchen“ bzw. ihm einen Lagerplatz zuweisen. „Anschließend sehen auch die Innendienst-Kollegen diesen Status und initiieren direkt den Versand an den Kunden“, ergänzt Jan Werth. „Gleichzeitig zeigt das System aber auch an, wenn Bestände reserviert sind. Eine Freigabe für einen anderen Kunden ist dann ausgeschlossen. Das ist ein wichtiger Faktor.“
Für die Zukunft ihres ERP-Systems haben sich die Kunststoffspezialisten einiges vorgenommen. Vor allem die CRM-Funktionen von Haufe X360 rücken dabei in den Fokus. „Wir wollen zum Beispiel die Verkaufschancen der Produkte und dazugehörige Marktsegmente auswerten und unser Handeln danach ausrichten. Wenn sich also eine bestimmte Produktgruppe besonders gut verkauft, könnte man den Außendienst dementsprechend ausrichten“, so Jan Werth.
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