Maßgefertigte und individuelle Bademöbel zu bezahlbaren Preisen – mit dieser innovativen Idee feiert spiegel21.de große Erfolge am Markt. Allerdings ist der dazugehörige Produktions- und Warenwirtschaftsprozess auch besonders komplex. Er wird perfekt gesteuert mit Haufe X360.
Maßanfertigungen für die eigenen Badezimmermöbel – bei dieser Beschreibung denkt man recht schnell an aufwändige Prozesse in einer anspruchsvollen Schreinerei. Aber geht das auch anders? Die Antwort von spiegel21.de ist ein entschiedenes „Ja“, womit das Unternehmen eine überraschende Positionierung aufweist: Einerseits fertigt man als Manufaktur jeden einzelnen Spiegel und jeden Badeschrank nach Angaben der Kunden. Andererseits bleiben die Preise auf moderatem Niveau, weil man auf automatisierte und schnelle Produktionsprozesse setzt. Am Ende stehen große Stückzahlen – trotz Einzelfertigung!
Begonnen hat diese Erfolgsgeschichte vor mehr als 10 Jahren in der Garage des Gründers Erkan Doganay. Nach Erfolgen mit dem Online-Verkauf von importierten Spiegeln startete er mit maßgefertigten Eigenprodukten – und das ist bis heute die Basis, wobei das gesamte Unternehmen mit handwerklicher Leidenschaft agiert: Man strebt eine High-End-Qualität an. Längst schon steht dabei die eigene Webseite im Fokus. Hier können Kunden jedes Badezimmerprodukt hochgenau online konfigurieren. „Gerade in den ersten Jahren war das Wachstum enorm“, betont CFO Amir Renner. „Was allerdings auch Probleme erzeugte, denn die Steuerung erfolgte mit einer Mischung aus Papier, Excel und einem Tool für Ebay Powerseller. Der manuelle Aufwand war viel zu hoch.“
mit einfachen Scanner-Prozessen
als Basis für die Produktionsfreigabe
und automatisierte Warnmeldungen durch das ERP
bei Eingang von größeren Bestellungen im B2B-Bereich
für das Controlling und die Erstellung von Finanzberichten
nach Abschluss des „Versand-Scans“ in der Warenwirtschaft
In der Folge machte sich das Unternehmen auf die Suche nach einer ERP-Lösung, mit der sich die gesamte Wertschöpfungskette vernetzen und automatisieren lässt. Nach einer Empfehlung des späteren Implementierungspartners S+S SoftwarePartner landete man bei Haufe X360. „Wir haben sehr gute Erfahrungen mit dem System gesammelt, wobei unser Know-how zielgenau in jedes Projekt einfließt“, erklärt dazu Geschäftsführer Dirk Forke von S+S. „Dabei beraten wir unsere Kunden zu denkbaren Prozessanpassungen, modellieren eine passgenaue ERP-Lösung und helfen bei jedem Teilschritt bis zur Routinenutzung. Alle User sollen bei ihren Arbeitsprozessen profitieren. Das ist der Anspruch.“
Von der eigenen Garage zum großen Unternehmen mit vielen Mitarbeitern – die klassische Start-up-Erfolgsgeschichte passt perfekt zur Entwicklung von spiegel21.de. Erste unternehmerische Schritte machte Gründer Erkan Doganay mit eBay, wobei das Tool „Afterbuy“ zum Einsatz kam – und das jahrelang, wie CFO Amir Renner im Gespräch betont. „Damit kann man sich diverse Kennzahlen anzeigen lassen oder Bestellungen abwickeln. Gleichzeitig ist es aber nicht möglich, die eigene Warenwirtschaft oder Produktion zu steuern. Dafür kamen bei uns viel Papier und Standard-Tools wie Excel zum Einsatz. Im Endergebnis hatten wir unter anderem keine gute Datengrundlage zu den Zahlen des Unternehmens. Das Ganze war ein Bremse für das Wachstum“.
Nun muss man an dieser Stelle betonen, wie problematisch diese Ausgangslage gerade für eine Manufaktur ist: Wer Spiegel oder Möbel präzise maßanfertigt, benötigt für jedes Einzelprodukt einen neuen Produktionsauftrag mit allen Infos zu den gewünschten Maßen oder Funktionen – wobei sich die Produktionsreihenfolge immer wieder ändern kann. Deshalb waren bei spiegel21.de „Laufzettel“ im Einsatz, die von verschiedenen Produktionsmitarbeitern (nach Abschluss eines Maschinenprozesses) unterschrieben wurden. „Das ist natürlich ein komplizierter und fehleranfälliger Ansatz. Vielleicht vergisst ein Mitarbeiter zu unterzeichnen oder ein Auftragsdetail wird übersehen“, sagt Amir Renner. „Und je mehr man produziert, umso schwieriger wird es.“
Im Übrigen hatte der CFO – nach seinem Start ins Unternehmen im Jahr 2020 – klare Ziele für das eigene Themenfeld: Finanzcontrolling und Buchhaltung sollten auf ein neues Level gehoben werden, dabei viele Prozesse rund um die Rechnungen automatisiert ablaufen und präzisere Finanzkennzahlen zur Verfügung stehen. „Unter diesen Maßgaben haben wir uns den ERP-Markt angeschaut und dabei auf Cloud-Funktionalität Wert gelegt. Am Ende hat uns überzeugt, dass Haufe X360 in seiner Oberfläche bereits auf den ersten Blick sehr komplett und zugleich flexibel wirkte.“
Anschließend setzten die Badezimmer-Spezialisten auf einen betont kleinteiligen Implementierungsprozess. „Gründlichkeit vor Tempo“ war das Motto. So erstellte Amir Renner zunächst ein Lastenheft, das den gewünschten ERP-Prozess und benötigte Automatisierungen beschrieb. Im zweiten Schritt starteten Workshops mit S+S SoftwarePartner über sechs Monate hinweg. „Wir haben uns alle Abläufe bei spiegel21.de genau angeschaut und dann gemeinsam darüber diskutiert“, erklärt Geschäftsführer Dirk Forke von S+S. „Schließlich geht es uns nicht nur darum, das Bestehende in der ERP-Software abzubilden. Stattdessen wollen wir unternehmerische Prozesse und Haufe X360 aufeinander anpassen und dabei beides perfektionieren.“
Dass die Modellierung des ERP-Systems vor diesem Hintergrund kein „Dienst von der Stange“ war, liegt auf der Hand – im Gegenteil: Die erste Basisversion wurde Stück für Stück anhand der Rückmeldungen von Usern optimiert. Amir Renner betont in diesem Zusammenhang, dass man auf diese Weise gelernt habe, was mit dem ERP-System möglich sei – und was nicht. „Für uns ist in diesem Zusammenhang auch wichtig, dass alle User während der Testphase das System genau kennenlernen. Das ist eine wichtige Basis für den späteren Erfolg“, ergänzt Dirk Forke.
Interessant ist darüber hinaus, dass einzelne ERP-Bereiche hintereinander – und nicht parallel – eingeführt wurden: erst die Debitoren-Buchhaltung, anschließend Warenwirtschaft und Kreditoren-Buchhaltung sowie zuletzt die Produktion. „Auf diese Weise war garantiert, dass jedes Detail zu den Anforderungen des Kunden passte“, erklärt Dirk Forke. „Erst wenn etwas reibungslos funktionierte und dazugehörige Prozesse ineinander griffen, war das nächste Themenfeld dran.“ Im Übrigen hatte der Go-Live die Besonderheit, dass keine Altdaten ins neue ERP-System migriert wurden. Stattdessen nutzte spiegel21.de seine Altsysteme weiter, um bestehende Aufträge abzuschließen. Alles „Neue“ erfolgte parallel mit Haufe X360 – ein sanfter Start ohne größere Probleme.
Im Endergebnis profitiert spiegel21.de von einem ERP-System, das einem Uhrwerk gleicht und nur wenige manuelle Eingriffe benötigt. Interessant ist dabei, dass die Kunden bei den Badezimmer-Spezialisten zumeist per Vorkasse bezahlen – angesichts von maßgefertigten Möbeln ist das naheliegend. Dabei steuert Haufe X360 den gesamten Bestellprozess und vernetzt das Unternehmen. Neue Online-Aufträge landen automatisch im ERP-System inklusive aller kleinteiliger Angaben zum gewünschten Produkt. Anschließend wird der erfolgte Zahlungseingang der Bestellung zugeordnet und damit eine Kettenreaktion ausgelöst: User geben den Auftrag mit wenigen Klicks frei, womit alle benötigten Informationen direkt auf den ERP-Monitoren der Produktionsverantwortlichen erscheinen.
Auch der nachfolgende Fertigungsprozess ist interessant, denn alle Spiegel, Badezimmermöbel, Duschkabinen und Co. benötigen einerseits mehrere Produktionsschritte bis zur Fertigstellung. Andererseits unterscheiden sich diese Schritte auch bei ähnlichen Produktgruppen, weil jeder Kunde sein Modell individualisiert – weshalb der Produktionsprozess außergewöhnlich gut geplant und überwacht werden muss. Dazu scannen Mitarbeiter an den Maschinen einen Barcode am Produkt, bevor der Fertigungsschritt startet. Dieser Scan wird im ERP erfasst, was unter anderem die korrekte Prozessreihenfolge absichert. Außerdem erfolgt der letzte Scan kurz vor dem Versand, weshalb das ERP-System eine Mail selbstständig an die Kunden versenden kann.
In der Warenwirtschaft greifen ähnliche Mechanismen, was angesichts der vielen Individualisierungen wichtig ist: Der Verbrauch von Vorprodukten ist deshalb Schwankungen ausgesetzt. Also überwacht Haufe X360 den Bestand und informiert die Verantwortlichen ab einer definierten Meldegröße. Wichtig dabei: Scan-Prozesse beim Warenein- und -ausgang sorgen für aktuelle Zahlen im ERP-System – eine „laufende Inventur“ ohne Fehler. Und: Zukünftig wird die vorausschauende Warenwirtschaft noch mit einer zentralen Funktion erweitert. Dann lösen größere Aufträge von B2B-Kunden (mit dementsprechend hohen Stückzahlen) eine automatische „Reservierung“ von Material im Lager aus.
„Darüber hinaus streben wir an, unser firmeneigenes Produktionsassistenzsystem per Schnittstelle mit Haufe X360 zu verbinden“, erklärt der CFO. „In der Folge ist es zum Beispiel möglich, technische Angaben zu individualisierten Produkten direkt in diese Software zu überführen, was die Feinplanung des Maschinenparks vereinfacht. Dafür bietet uns Haufe X360 mit seiner Flexibilität und Offenheit alle Möglichkeiten. Wir passen das Ganze immer weiter an unsere Bedürfnisse an. Das Ergebnis überzeugt uns.“
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