Von der Herstellung der Druckschablonen bis zum Handel mit Farben und Geräten – Schlee-Siebdrucktechnik ist ein zentraler Partner für viele Druckereien. Hier erfolgen viele wichtige Vorarbeiten – und das perfekt gesteuert mit Haufe X360.
Viele Faktoren entscheiden über die Qualität eines Siebdrucks – aber die Arbeit beginnt nicht erst in der Druckerei: Externe Spezialisten erstellen hochgenaue Druckschablonen, deren Oberfläche den Druck massiv beeinflusst. Und genau in diesem anspruchsvollen Feld agiert Schlee-Siebdrucktechnik seit fast 50 Jahren. Hier bekommen Druckereien einerseits individuelle Druckschablonen, Standardfarben und fertig gemischte Sonderfarben. Außerdem vertreibt das Unternehmen Siebdruckgewebe, Reinigungs-Chemie, Druckmaschinen und sonstiges Zubehör zum Drucken.
Worauf basiert der Erfolg? „Wir haben viel Erfahrungswissen und stehen für alle Fragen zur Verfügung“, erklärt Geschäftsführerin Daniela Thomas. „Die Anfertigung einer Druckschablone ist kein Dienst von der Stange. Schon beim Bespannen kommt es auf jeden Handgriff an, was unser Schablonendienst beherrscht. Bei Problemen wird unser Außendienst tätig, der direkt beim Kunden vor Ort hilft.“
Unter diesen Vorzeichen kommen viele Druckereien sehr regelmäßig auf Schlee zu, was den jahrzehntelangen Erfolg des Unternehmens begründet. Im Übrigen war die Fusion mit einem anderen Siebdruckpartner-Unternehmen im Jahr 2020 ein besonderer Entwicklungsschritt – und das auch mit Blick auf die Software, denn seitdem kam Lexware für Buchhaltung und Warenwirtschaft zum Einsatz. Die Software wurde bei dem anderen Unternehmen bereits seit Jahren eingesetzt. Dabei gab es „eigentlich“ keine Probleme, wie Daniela Thomas betont. „Allerdings machte uns ein IT-Mitarbeiter darauf aufmerksam, dass Software und IT-Infrastruktur an Grenzen stießen. Viele Rechenprozesse auf eigenen Servern liefen einfach zu langsam und instabil ab. Er plädierte für die Einführung einer cloudbasierten ERP-Technologie.“
inklusive Erinnerung bei Erreichen eines Mindestbestands
die Prozesse werden per „Klick“ angestoßen
durch einfaches Zusammenführen von verschiedenen Bestellungen
mit automatisierter Verarbeitung von Eingangsrechnungen
und einfaches Navigieren zwischen Lieferschein, Rechnung und Kundendaten
durch Lutz Consulting auf Basis eines engen Austauschs
Die nachfolgende Entscheidung für Haufe X360 basierte auf einer Empfehlung von Lutz Consulting – das Unternehmen hatte Schlee bereits bei der Einführung von Lexware unterstützt. „Wir verfügen über eine jahrelange Erfahrung mit Haufe X360 und können sehr gut einschätzen, für wen sich eine solche Lösung eignet“, betont Norbert Lutz. „Im Fall von Schlee-Siebdrucktechnik bot sich das cloudbasierte ERP-System an. Schließlich gibt es spezielle Aufgaben – wie etwa die Steuerung der Mischprozesse von Druckfarben. Solche Details lassen sich mit der modularen Struktur von Haufe X360 präzise abbilden. Am Ende steht eine passgenaue ERP-Lösung. Das ist immer unser Ziel.“
Jeder Druck ist anders – und deshalb basiert auch das Geschäftsmodell von Schlee- Siebdrucktechnik auf einer sehr individuellen Dienstleistung: Siebdruckgewebe, Farben und Rahmen unterscheiden sich von Fall zu Fall, wobei das Unternehmen eine riesige Produktpalette anbietet. Die Bandbreite reicht von speziellen Klebern und Werkzeugen bis zu kleineren Maschinen. Geschäftsführerin Daniela Thomas schätzt, dass bis zu 3.500 verschiedene Produkte zur Verfügung stehen – alles aufgeführt in einem Katalog. Manches davon ist nicht vorrätig, sondern wird erst nach Bestelleingang beschafft.
„Die dazugehörigen Eingangsrechnungen unserer Lieferanten gehen zumeist per E-Mail ein, wobei wir diesen Prozess mit Lexware im Griff hatten“, erklärt Daniela Thomas. „Ich habe die PDFs in einem Eingangsordner abgelegt und alles Weitere manuell gesteuert: Wenn auch der dazugehörige Wareneingang vorlag, wurde die Rechnung beglichen und das PDF in einen anderen Ordner verschoben.“ Dennoch brachte das Arbeiten mit Lexware einige Nachteile mit sich. Daniela Thomas führt hierbei etwa die Usability an. Einfache Funktionen wie das parallele Arbeiten mit mehreren Fenstern standen nicht zur Verfügung. Außerdem sorgten größere Datenmengen für Performance-Probleme. „Ein IT-Kollege hat uns vorgewarnt, dass wir so nicht weitermachen können. Die Stabilität des Systems auf unseren Servern war nicht gewährleistet und das verursachte hohe Kosten.“
In der Folge wendeten sich die Siebdruckspezialisten an ihren IT-Partner Lutz Consulting – mit einer zentralen Frage: Welche ERP-Lösung passt zu dieser Aufgabe? „Natürlich haben wir als Goldpartner von Haufe X360 eine Nähe zu diesem System“, betont Geschäftsführer Norbert Lutz. „Nichtsdestotrotz ist uns sehr wichtig, dass die Lösung wirklich perfekt funktioniert und die Wertschöpfung unterstützt. Wir beraten gewissenhaft und schauen uns die Aufgabe vor Ort genau an. Das war hier auch der Fall. Haufe X360 bietet dabei den großen Vorteil, dass man ohne großen Aufwand eine passgenaue Lösung implementieren kann. Diese Wahl lag letztlich auf der Hand.“
In einem ersten Schritt – kurz nach Projektstart – setzen die ERP-Spezialisten eine Testversion von Haufe X360 auf. Sie wurde von zwölf Mitarbeitenden bei Schlee „auf Herz und Nieren“ geprüft. Geschäftsführerin Daniela Thomas hebt die Vorteile dieses Prozesses hervor: „Auf diese Weise haben wir anhand von Praxisbeispielen getestet, ob unsere Prozesse adäquat abgebildet sind. Zugleich lernt man die Funktionen und Oberflächen der Software in wirklich jedem Detail kennen.“ Parallel dazu setzte Lutz Consulting alle Änderungswünsche der User umgehend um. In nur zwölf Wochen verwandelte sich Haufe X360 in eine passgenaue Lösung.
Dass dabei auch Details eine Rolle spielten, zeigt das Beispiel „Mischservice“: Wenn Schlee individuelle Druckfarben erstellt, benötigen die Verantwortlichen in der Produktion eine spezielle Arbeitsliste – deren Posten werden einfach nach Abschluss eines Prozesses abgehakt, wobei Haufe X360 dieses Dokument automatisiert erstellt. „Für solche und ähnliche Lösungen stellt das ERP-System eine ideale Arbeitsgrundlage dar“, betont Norbert Lutz. „Für Schlee haben wir zum Beispiel auch Kommissionierlisten nach den Vorstellungen des Unternehmens konfiguriert. Das Endergebnis passt bis ins Detail.“
Der Go-Live fand im April 2025 rund drei Monate nach Projektstart statt. Gibt es ein Erfolgsgeheimnis hinter diesem Tempo? „Wir sind während der Testphase ganz dicht bei den Anwendern“, antwortet Norbert Lutz. „Man kann uns jederzeit erreichen. Zudem schauen wir uns die Aufgaben vor Ort an oder sind auch zwischendurch da, um Fragen der User per Schulterblick am Rechner zu beantworten. Am Ende soll alles perfekt funktionieren. Dieses Ziel steht über allem.“
Rund ein halbes Jahr nach dem Start bewertet Daniela Thomas die ERP-Lösung als „sehr positiv“ – das System läuft reibungslos. Ein entscheidender Faktor ist dabei, dass Haufe X360 eine hoch flexible Arbeitsweise unterstützt: Mitarbeitende in der Verwaltung von Schlee sind gleichzeitig für Auftragsannahme, Rechnungswesen und Steuerung der Warenwirtschaft verantwortlich. Dementsprechend abwechslungsreich sind ihre Aufgaben. „Deshalb ist die gesamte Usability von Haufe X360 eine große Hilfe“, sagt Daniela Thomas. „Ich kann mehrere Tabs öffnen und Prozesse parallel bearbeiten. Außerdem gelange ich aus einem Auftrag heraus mit wenigen Klicks zu den hinterlegten Kundendaten. Solche Details sind für uns entscheidend.“
Darüber hinaus laufen viele Prozesse schneller ab. Beispiel „Warenwirtschaft“: Jeder Wareneingang wird anhand des Lieferscheins überprüft und im ERP-System (inklusive Mengenangaben) erfasst. Der Warenbestand liegt also aktuell vor, was seine Steuerung massiv vereinfacht – ein wichtiges Thema für Schlee, denn die benötigten Farben werden sogar zweimal pro Woche beim Hersteller nachbestellt. Dazu schauen die Verantwortlichen nur kurz in Haufe X360. Das System ermittelt den Bedarf anhand definierter Mindestmengen, die im Lager vorliegen müssen. „Unter Umständen spreche ich noch kurz mit unserem Lageristen, ob es einen besonderen Bedarf gibt. Aber das war es auch schon. Ich kann direkt aus dem System heraus mit wenigen Klicks bestellen“, erklärt Daniela Thomas.
Ähnlich hilfreich ist für Schlee die Vernetzung des Systems mit Bankkonten. Dabei wurden im Vorfeld alle SEPA-Lastschrift-Mandate der Kunden ins System eingepflegt – was jetzt bedeutet: Wenn eine Abbuchung ansteht, stößt Daniela Thomas den gesamten Prozess in Sekundenschnelle an. Die angeschlossene Bank führt die Buchung aus. Ähnlich einfach gestalten sich Mahnverfahren, denn das ERP-System verknüpft alle Kontoeingänge mit dazugehörigen Rechnungsposten – und weist automatisiert auf verpasste Zahlungsziele hin. Anschließend lässt sich die Mahnung mit wenigen Klicks versenden. „Wir sind sehr zufrieden mit dem System und können uns vorstellen, zukünftig auch die Produktion einzubinden“, fasst Daniela Thomas zusammen. „Die Investition hat sich in jeder Hinsicht ausgezahlt.“
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