3.800 Produkte – nur für die Ladungssicherung von Lkws oder Containern! Mit dieser besonderen Spezialisierung punktet Sandax im Markt und liefert mehr als hundert Bestellungen pro Woche aus. Haufe X360 wird dabei zur perfekten Arbeitsplattform.
Wer wertvolle Ladungen auf Lkws oder in Containern sichern will, benötigt vor allem eines: sehr individuelle Lösungen. Schließlich unterscheidet sich die Verpackung und Größe des Transportguts oder das Ganze ist besonders empfindlich. Also braucht man passgenaue Zurrgurte, Stausäcke, Planen und ähnliche Lösungen, die alle zum Portfolio von Sandax gehören: Die Spezialisten bieten 3.800 Produkte für praktisch jede Ladungssicherung an. Gibt es eine besondere Stärke oder ein Alleinstellungsmerkmal? „Wir kennen typische Transportaufgaben in jedem Detail, können Kunden punktgenau beraten und reagieren schnell“, erklärt Simon Bode, Projektmanager bei Sandax. „Im Übrigen bieten wir eine Best-Preis-Garantie. Das überzeugt viele Speditionsunternehmen oder Einzelhändler, die immer wieder bei uns bestellen.“
In den letzten Jahren führte diese Idee zu einer beeindruckenden Erfolgsgeschichte: Sandax startete 2007 als Ein-Mann-Betrieb. Zunächst fungierte die Privatwohnung von Gründer Stefan Patock als Firmensitz und eine Scheune als Lagerhalle. Heute hat das Unternehmen elf Mitarbeiter und ein eigenes Hochregallager, von dem aus rund 6.700 Kunden in ganz Europa beliefert werden – bei bis zu 30 Bestellungen pro Tag, wobei diese Zahlen die vorhandenen Software-Lösungen an ihre Grenzen brachten. Der manuelle Aufwand stieg immer weiter an. „Zum Beispiel im Lager arbeiteten wir mit Excel, wenn Stellplätze definiert oder verändert wurden“, so Simon Bode. „Das war sehr fehlerbehaftet und somit ein Bremsklotz für unsere Entwicklung.“
Deshalb machte sich der Projektleiter auf die Suche nach einem ERP-System – sein Hauptziel: alle User des Unternehmens auf einer Plattform zusammenführen und ihre Arbeit erleichtern. Folglich stand die Usability im Fokus, wobei speziell Haufe X360 die Verantwortlichen bei Sandax überzeugte. Als Implementierungsspezialist kam S+S SoftwarePartner an Bord. „Wir haben uns die Aufgabe genau angeschaut und mit hohem Tempo eine passgenaue Lösung erarbeitet“, erklärt Dirk Forke, CEO von S+S. „Am Ende ist es immer unser Ziel, die Prozesse des Unternehmens so abzubilden, dass der einzelne User perfekt unterstützt wird und bei seinen Aufgaben schneller agieren kann.“
Die gesamte Wertschöpfungskette bei Sandax ist beeindruckend – nicht nur wegen der riesigen Zahl von Produkten. Einerseits müssen die Teams jede Bestellung sehr schnell abarbeiten, weil Kunden unter Umständen mit ihrer Transportaufgabe unter Zeitdruck stehen – weshalb sie schnell eine neue Ladungssicherung benötigen. Andererseits ist der Bestellweg sehr unterschiedlich: Viele Kunden versenden einfach aus ihrem Warenwirtschaftssystem heraus eine Mail an Sandax. Andere bestellen über Plattformen wie Amazon oder nutzen den umfassenden Webshop des Unternehmens. Auf welche Weise hat man diese Kanäle in der Vergangenheit gemanagt und den Versand organisiert? „Die Prozesse sind organisch gewachsen. Im Lager war zum Beispiel sehr viel Excel im Einsatz“, erklärt Simon Bode. „Das hat einigermaßen gut funktioniert, stand dem Wachstum aber im Weg.“
Was das konkret bedeutet, zeigte der kleinteilige Informationsfluss zwischen Auftragsannahme, Lager und Versanddienstleister: Sehr vieles basierte auf E-Mail-Kommunikation. Tatsächlich mussten Mitarbeiter:innen im Vertrieb bei ausnahmslos jeder Bestellung eine Mail schreiben, mit der sie das Lager über Versandart oder Lieferdatum informierten. Anschließend übertrugen Lagermitarbeitende diese Informationen manuell in das Online-System des Versanddienstleisters – eine ebenso langsame wie fehleranfällige Arbeitsweise.
Darüber hinaus nutzte Sandax zahlreiche einzelne Excel-Listen – auch und gerade bei den Arbeiten im Hochregallager: „Für praktisch jeden Anwendungsfall gab es eine spezielle Tabelle. Wenn also zum Beispiel etwas von Regal A nach Regal B umgelagert wurde, notierten wir das einzeln in den betreffenden Tabellenspalten“, verdeutlicht Simon Bode. Außerdem war Excel bei Inventuren im Einsatz. Hierbei liefen mehrere Mitarbeitenden für mehrere Tage mit ausgedruckten Stücklisten durchs Lager, notierten Abweichungen auf dem Papier und pflegten Ergebnisse einzeln in die Tabellen-Software ein.
Unter diesen Vorzeichen machte sich Simon Bode auf die Suche nach einem ERP-System, mit dem das Unternehmen alle Bereiche ganzheitlich steuern kann. Nach Abschluss einer längeren Web-Recherche waren zwei Lösungen in der engeren Auswahl: Haufe X360 und Xentral. Was gab den Ausschlag? „Insgesamt wirkte die Oberfläche von Haufe besonders einfach und schnell erfassbar. Das war entscheidend“, so Simon Bode. Im zweiten Schritt empfahl Haufe dann S+S SofwarePartner als Implementierungsspezialisten, wobei das Projekt mit einem Workshop seinen Anfang nahm: „Unser Team hat sich die Details im Lager und Vertrieb genau erklären lassen. Wir wollen verstehen, wie die Menschen arbeiten und was ihre alltäglichen Aufgaben sind. Das ist die Basis“, betont Dirk Forke, CEO von S+S.
In der Folge entstand eine erste ERP-Version, die Simon Bode umfassend testete und in der Zusammenarbeit mit S+S in kleinen Schritten optimierte. Wöchentliche Video-Meetings sorgten für den Austausch zwischen den Beteiligten. Eine besondere Herausforderung war die Übernahme der bestehenden Alt-Daten in das neue ERP-System – „das Ganze war in einem schlechten Zustand“, wie Simon Bode betont. Konkret enthielten die Daten zum Beispiel Schreibfehler oder es fehlten wichtige Angaben wie Bestelladressen, wobei S+S bei der Bereinigung der Daten unterstützte.
Darüber hinaus perfektionierte S+S die Benutzeroberflächen und Schnittstellen zu den Versanddienstleistern – Zielsetzung dabei: Alle Bestellinformationen sollten sich direkt aus dem ERP-System ins Online-System der Partner übertragen lassen! Darüber hinaus entwickelte S+S eine Lösung für den einfachen Export von passgenauen CSV-Versanddateien – weil einer der Versanddienstleister zu diesem Zeitpunkt noch keine ERP-Schnittstelle anbot. „Solche Sonderlösungen gehören zu unserer Aufgabenbeschreibung“, betont Dirk Forke von S+S. „Letztlich ist es immer das Ziel, den Prozess des Unternehmens mit dem Standard von Haufe X360 abzubilden. Das senkt die Kosten. Alle Individualisierungen, die darüber hinaus gehen, führen wir aber möglichst schnell und schlank aus.“
Insgesamt überzeugen die ERP-Prozesse bei Sandax jetzt in vielen Details – mit Haufe X360 hat sich die Wertschöpfungskette von der Bestellung bis zu Auslieferung in eine Tempomaschine verwandelt: „Wir legen neue Aufträge zwar noch von Hand an, aber diese Aufgabe geht viel schneller von der Hand, weil das System viele Eingaben automatisiert ergänzt“, beschreibt Simon Bode den ersten Schritt – und in dieser Weise geht es weiter: Haufe X360 berechnet automatisiert im Hintergrund den Frachtpreis einer Lieferung anhand von Gewicht und Größe der Bestellung. Anschließend versendet der Vertrieb mit wenigen Klicks eine Auftragsbestätigung bzw. erstellt einen Lieferschein für das Lager.
Dass anschließend alle Versandinformationen im Lager vorliegen, muss man kaum betonen – ein Blick ins ERP-System genügt! Gleichzeitig zeigt Haufe X360 alle Infos zu Stellplätzen, Stückzahlen und Co. sehr übersichtlich an, weshalb das Kommissionieren schneller und fehlerfreier abläuft. Und: Sandax plant aktuell den Einsatz der App „XMDE“ von jucom. Sie ermöglicht den Einsatz von Barcode- oder RFID-Scannern zur Erfassung des Warenein- und -ausgangs. Manuelle Eingaben beim Versand oder bei der Einlagerung von Produkten? Werden in der Folge komplett überflüssig, weil jeder „Scan“ umstandslos im Datenbestand des ERP-Systems auftaucht! Und: Das Ganze stößt nachfolgende Prozesse wie den Etikettendruck automatisiert an.
Zu guter Letzt verwandelt Haufe X360 jede Inventur in einen relativ einfachen Job: Früher liefen mehrere Mitarbeiter rund drei Tage lang durch die Lagerhalle und verglichen den Bestand mit ausgedruckten Excel-Listen – jetzt ist alles in nur einem Tag erledigt. „Wir gehen einfach mit einem Scanner durchs Lager und erfassen in Sekundenbruchteilen die Produkte“, erklärt Simon Bode. „Das ist eine phänomenale Erleichterung, weil man nichts mehr eintippen muss und die Daten automatisiert aktualisiert werden.“ Auf diese Weise hat Sandax die Fehlerquote in der gesamten Warenwirtschaft massiv verkleinert: In der Vergangenheit betrugen Abweichungen zwischen errechnetem Warenbestand und realem Bestand mehrere tausend Euro pro Jahr, so typische Ergebnisse bei den Inventuren – aktuell ist dieser Wert auf 250 Euro zusammengeschmolzen. „Wir sind rundum zufrieden mit Haufe X360“, resümiert Simon Bode. „Das ganze Unternehmen agiert schneller, fehlerfreier und präziser. Mehr kann man nicht erwarten.“
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