In wenigen Stunden von der Bestellung bis zur Auslieferung: Regio-Frucht vertreibt „ultrafrische“ Obst- und Gemüseprodukte. Haufe X360 wird dabei zu einem extremen Tempomacher, weil viele Prozesse „mit einem Klick“ erledigt sind.
„Ultrafrisch“ – das zentrale Leistungsversprechen von Regio-Frucht deutet es bereits an: Diese Obst- und Gemüsespezialisten arbeiten mit einem extremen Tempo. Mitunter dauert es nur wenige Stunden von der Bestellung bis zur Auslieferung! Das ist auch deshalb beeindruckend, weil dabei nur selten ganze Äpfel, Salatköpfe und Co. den Standort verlassen. Stattdessen verarbeiten die Frische-Spezialisten (fast) alles – die Kunden bekommen also beispielsweise Obstsalate, in Streifen geschnittenen Lollo Roso, Möhrenscheiben und vieles mehr. Aber wie gelingen dazugehörige Produktionsprozesse in minimalen Zeitfenstern? „Wir müssen im Voraus planen und für prognostizierte Produktionsmengen einkaufen“, erklärt Benjamin Rückle von Regio-Frucht. „Viele unserer Kunden wie Restaurants oder Catering-Betriebe bestellen in einem festen Rhythmus. Wir kennen also in der Regel das tägliche Volumen. Außerdem ordern wir bei besonderen Wünschen zusätzliche Waren bei Großhändlern. Das läuft an einem Tag ab.“
Und die zentralen Erfolgsfaktoren von Regio-Frucht? Benjamin Rückle muss nicht lange überlegen: „Als Familienunternehmen stehen wir für ein besonderes Engagement und der Teamspirit wird groß geschrieben.“ Zudem garantieren die Frische-Spezialisten flexible Lösungen bei besonderen Wünschen – und diese Qualität führt zu ebenso flexiblen Abläufen im Unternehmen. Lässt sich das ohne großen Aufwand in einem ERP-System abbilden? Diese Frage richtete sich zunächst an das vorhandene „Business One“ von SAP und seine Berater, wobei deren Antworten Benjamin Rückle nicht überzeugten: „Die Erklärungen dazu klangen kompliziert.“ Deshalb nutzte man das Ganze nur bei der Erstellung von Auftragsbestätigungen – eine unbefriedigende Situation.
– alles erfolgt mit nur einem Klick aus dem System heraus
automatisiert konfigurieren
– automatisiert ausgeführt in einem beliebigen Rhythmus und orientiert an den Wünschen der Kunden
gesteuert durch das ERP
mit der Möglichkeit von „konfigurierbaren“ Produkten (geplant)
per ERP nach Abschluss eines Prozesses (geplant)
wie der Anlage von Daueraufträgen und speziellen Preismodellen
Haufe X360 unterstützt unser extremes Tempo in perfekter Weise. So erstellen wir zum Beispiel dutzende Produktionsaufträge und Etiketten mit wenigen Klicks. Außerdem erfolgen alle Rechnungsläufe vollständig automatisiert in einem festen Rhythmus – je nach Wunsch des Kunden. Das Ganze ist eine ebenso passgenaue wie perfekte Lösung.
Folglich schauten sich die Spezialisten nach einer einfach zu konfigurierbaren Alternative um und landeten über eine Web-Suche bei Haufe X360 sowie dem Implementierungspartner SYSolution. „Die Aufgabe passte perfekt zu unserem Ansatz, denn wir sind sehr pragmatisch ausgerichtet, sorgen für schlanke Prozesse und packen an. Der ganze Ablauf muss zum Unternehmen passen“, erklärt Christian Omasmeier, Geschäftsführer von SYSolution. „Dazu haben wir die speziellen Aufgaben von Regio-Frucht genau analysiert und definiert. Am Ende stand eine ERP-Lösung, die zu jedem Detail passt und dem Unternehmen direkt weiterhilft. “
Die Ausgangslage bei Regio-Frucht dürfte vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen bekannt vorkommen: Auf der einen Seite gibt es unzählige spezielle Prozesse, die über Jahre hinweg perfektioniert wurden. Auf der anderen Seite fehlt spezifisches ERP-Know-how, was Unsicherheiten erzeugt: Lässt sich das Ganze in einem solchen System abbilden? „Ich bin kein Spezialist in dieser Frage und kann nicht einschätzen, wie aufwändig eine ERP-Modellierung ist“, so Benjamin Rückle. „Deshalb haben wir uns immer wieder dagegen entschieden, das vorhandene SAP-Produkt zu perfektionieren. Wir nutzten es nur sehr rudimentär.“ Konkret hieß das: Lediglich das Verkaufsmodul von „Business One“ war im Einsatz. Hier gaben die Spezialisten manuell neue Kundenaufträge ein und druckten anschließend die dazugehörigen Etiketten aus. „Aus den Gesprächen mit SAP habe ich mitgenommen, dass es viele Grundbedingungen bei einer ERP-Implementierung in weiteren Themenfeldern gibt. Das hat mich nicht überzeugt.“
Also setzten die Frische-Spezialisten auf einen Prozess mit Papier. Dabei wurden alle Dokumente zu einem Auftrag – von der Verkaufsbestätigung bis zu den Lieferscheinen – einzeln ausgedruckt. Anschließend wanderte das Ganze per Unterschriftenmappe durch das Unternehmen, wobei Verantwortliche nach Abschluss „ihres“ Prozesses unterzeichnen mussten. „An dieser Stelle sollte man betonen, dass wir sehr viele Aufträge pro Tag verarbeiten. Deshalb war es für mich immer ein Ziel, die Produktion an das ERP anzubinden – die Kollegen können dann online zurückmelden, wenn ein Auftrag abgeschlossen ist. Für eine solche Lösung wollte ich aber eben keine komplizierte Modellierung in Kauf nehmen“, betont Benjamin Rückle.
Nicht zuletzt gab es mit dem alten ERP-System eine Reihe von kleinen Problemen, die für Regio-Frucht aber einen großen Unterschied machten. So mussten die Spezialisten jede Auftragsbestätigung per Outlook versenden – ein Mailing aus dem ERP-System heraus war nicht vorgesehen, was zusätzliche Zeit kostete. Außerdem konnte man das alte On-Prem-System nicht von überall aus erreichen und ein kurzer Statuscheck per Smartphone – etwa zu einem aktuellen Auftrag – war somit nicht möglich. Vor diesem Hintergrund durchforstete Benjamin Rückle lange Zeit den gesamten ERP-Markt und schaute sich zum Beispiel spezielle Lösungen für die Lebensmittelbranche an. Am Ende sorgte Online-Werbung bei YouTube aber für den entscheidenden Impuls: „Hier habe ich von Haufe X360 erfahren. Die ersten Infos sprachen mich an, weil sie einfach und klar waren.“
In der Folge vermittelte Haufe X360 einen passenden Implementierungspartner, wobei die Wahl von SYSolution schnell überzeugte: „Das Team kam sehr bodenständig rüber – ohne branchentypische Fachsprache und mit klaren Vorstellungen zum Prozess. Genau das habe ich gesucht“, betont Benjamin Rückle, der zum Start wichtige Prozesse per Smartphone abfilmte – als Hilfestellung für den Implementierungspartner. Ansonsten arbeitete SYSolution mit einem betont unkomplizierten Ansatz: Besondere Anforderungen wurden in einer Reihe von Video-Calls durchgesprochen und Modul für Modul umgesetzt. Danach testen die User bei Regio-Frucht einige Wochen lang „ihre“ Umgebung und gaben Änderungswünsche weiter.
Das Motto dieser Arbeitsweise bringt SYSolution-Geschäftsführer Christian Omasmeier so auf den Punkt: „Wir arbeiten immer mit einem kleinen Projektteam, passen unser Vorgehen an die Wünsche des Kunden an und arbeiten so schnell wie möglich. Das war bei in diesem Fall nicht anders.“ – Was aber übrigens nicht bedeutet, dass die Gesamtlösung ausschließlich „per Standard“ abgedeckt wurde. So gibt es bei Regio-Frucht zum Beispiel eine spezielle Funktion für Daueraufträge, die sich mithilfe eines Online-Terminplans einfach im ERP-System anlegen lassen. Ähnlich unkompliziert ist es, Preisaufschläge entlang verschiedener Kundenklassen zu definieren. „Solche Aufgaben sind der Normalfall. Schließlich hat jedes Unternehmen eigene Prozesse“, erklärt Christian Omasmeier. „An dieser Stelle zeigt sich aber die große Stärke von Haufe X360, denn das System lässt sich ohne großen Aufwand flexibel anpassen.“
Ansonsten setzte Regio-Frucht – passend zu seiner allgemeinen Philosophie – auf Tempo. Sehr frühzeitig erfolgte ein erster Go-Live, wobei zunächst nur eine Lizenz zur Verfügung stand. Die Idee dahinter: Wenn die Technologie nicht überzeugen würde, könnte man zur Not den ERP-Anbieter wieder wechseln. Allerdings stand dies nie zur Disposition – im Gegenteil: Weitere Lizenzen ergänzten in kurzer Abfolge das Gesamtbild. „Letztlich ist es zumeist so, dass viele Kunden überrascht sind, wie präzise unsere Modellierung zu ihrem Prozess passt“, fasst Christian Omasmeier zusammen. „Das ist dann oft der Ausgansprunkt für einen weitreichenden Roll-Out, der für massive Produktivitätssprünge an allen Ecken und Enden sorgt.“
Bleibt zu guter Letzt ein Blick auf den ERP-Einsatz bei Regio-Frucht – Haufe X360 ist ein Tempomacher und „Vereinfacher“ auf vielen Ebenen: So lassen sich zum Beispiel neue Bestellungen mit minimalem Aufwand in das System überführen. Dafür gibt es eine automatisierte Eingabemaske mit Feldern, die präzise zur Aufgabe von Regio-Frucht passen – vom Kundenstandort über Liefer- und Produktionsdatum bis zu den Artikelnummern. Anschließend werden dazugehörende Produktionsaufträge „mit einem Klick“ erstellt. „Alles das erfolgt praktisch in einem Rutsch, wobei man sich klar machen muss, dass viele Kundenaufträge zahlreiche unterschiedliche Produkte enthalten“, betont Benjamin Rückle. „Wenn eine Bestellung also etwa aus zehn Produkten besteht, druckt das ERP-System automatisiert zehn Aufträge sowie zehn Etiketten aus, die wir an die Produktion weitergeben. Das ist für unsere Anforderungen perfekt.“
Die Steuerung der Produktion erfolgt noch per Papier – laut Aussage von Benjamin Rückle eine Zwischenlösung bis zur Anbindung an Haufe X360. Aktuell zeichnen die Verantwortlichen einfach den zuvor erwähnten Ausdruck ab, wenn der Produktionsprozesses abgeschlossen ist. Das Dokument geht zurück in die Buchhaltung, wo ein Lieferschein sekundenschnell aus dem ERP-System heraus versendet wird. Und die Rechnungen? Hier punktet erneut die Modellierung von SYSolution, weil das ERP-System nicht nur alle Rechnungen automatisiert zustellt, sondern dabei (je nach Kunde) auch unterschiedliche Zeitfenster beachtet. Wenn es so gewünscht ist, bekommt der Auftraggeber also täglich, wöchentlich oder in einem anderen Rhythmus „seine“ Sammelrechnungen. Und: Das ERP-System ist mit den Bankkonten vernetzt, weshalb zum Beispiel das Mahnwesen perfekt getaktet abläuft.
Welche Möglichkeiten die Vernetzung per ERP eröffnet, zeigt in besonderer Weise das Beispiel „Online-Kundenportal“: Heute schon können Kunden hier Obst- und Gemüseprodukte bestellen, wobei die Daten direkt im ERP-System verarbeitet werden. Zukünftig verwandelt sich das Ganze auf Wunsch von Regio-Frucht in ein Rundum-Servicesystem: Kunden konfigurieren sehr frei zum Beispiel einen Obstsalat mit einzelnen Zutaten, sehen den tagesaktuellen Status ihres Auftrags und greifen auf die Bestellhistorie zu. „Wir streben eine maximale Transparenz an“, erklärt Benjamin Rückle. „Dazu gehört auch, dass wir zukünftig über die Regionalität der Waren informieren, was im Obst- und Gemüsebereich ein wichtiges Kaufargument ist – und diese Informationen landen immer mit einem Klick auf den dazugehörenden Etiketten und Lieferscheinen. Letztlich wird Haufe X360 auf diese Weise zu einem Motor für unser Marketing. Ich sehe zahlreiche Chancen für den produktiven Einsatz des ERP-Systems.“
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