Tausende von Veranstaltungen – und für jede einzelne muss man ein spezielles Sortiment aus Geschirr, Bestecken, Kaffeemaschinen zur Verfügung stellen. Wie steuert man einen solchen Prozess? PROFIMIET setzt auf Haufe X360 – passgenau moduliert für diese sehr spezielle Aufgabe.
Fußball-Weltmeisterschaften, große Messen, Filmpremieren – tausende Großveranstaltungen dieser Art profitieren jedes Jahr von PROFIMIET: Als Non-Food-Caterer beliefert das Unternehmen seine Kunden mit Geschirr, Küchentechnik, Mobiliar und vielem mehr. Einher geht das Ganze mit einen Rundum-Service, denn die Spezialisten sorgen dafür, dass nach der Veranstaltung alles blitzschnell abgeräumt und gespült wird – mit enormem logistischem Aufwand und vielen Arbeitskräften. Folglich schätzen auch Kantinen oder Krankenhäuser diese Dienstleistung: Zahlreiche Institutionen werden täglich mit Geschirr beliefert, das ebenso täglich abgeholt und gereinigt wird.
Interessanterweise war das Unternehmen ein Pionier, als es mit dieser Geschäftsidee im Jahr 1988 an den Start ging – Gründer Konstantin Brovot hatte eine Marktlücke erkannt: „Seinerzeit musste man als Veranstalter bei einem Großhändler das Geschirr bestellen und im gereinigten Zustand zurückgeben. Das haben wir vom ersten Tag an anders gemacht. Der Kunde muss sich um nichts mehr kümmern. Wir verleihen unsere eigene Ausstattung, holen sie wieder ab und übernehmen die Reinigung.“ Allerdings führte diese Idee auch zu einer ungewöhnlichen Warenwirtschaft: PROFIMIET versendet quasi Waren, die währenddessen schon wieder neu verplant werden! Für die Steuerung dieser Prozesse nutzten die Spezialisten viele Jahre lang ein selbst entwickeltes ERP-System, das im Grunde gut funktionierte. „Allerdings war die Lösung nicht zukunftssicher genug“, erklärt Konstantin Brovot. „Letztlich hing alles von nur einem Entwickler ab. Was wäre passiert, wenn er nicht mehr zur Verfügung steht? Diese Unsicherheit wollten wir auflösen.“
und das über fünf verschiedene Lager hinweg und trotz ständiger „Waren-Rückläufer“
wie FentuFSM (Lkw-Tourenplanung), Bomito (Rechnungslauf), Hubspot (CRM) und Shopware (Webshop)
inklusive Basispreis und Zuschlägen pro Tag, Spül- und Sicherheitsaufwand etc.
mit Blick auf zukünftige Veranstaltungen
per XMDE-App von jucom
mithilfe von externen Importdaten (FentuFSM)
In der Folge suchte der Gründer nach einer cloudbasierten ERP-Lösung und entschied sich (nach Webrecherche) für Haufe X360. Als Implementierungspartner kam ptc premium technologies mit an Bord, deren Spezialisten das komplexe Gesamtsystem aus fünf Warenlagern, punktgenauen Lieferplanungen, Webshop und vielem mehr analysierten. „Die Aufgabe war ebenso interessant wie anspruchsvoll“, erklärt dazu Franz Köhler von ptc. „Es ist für uns in einem solchen Fall ganz entscheidend, die gesamte Wertschöpfung im Detail zu verstehen und darauf aufbauend eine passgenaue Lösung zu entwickeln. Für PROFIMIET entstand sogar ein spezielles Verleihmodul als Ergänzung zu Haufe X360. Das war Basis für den Erfolg.“
Wie beliefert man riesige Veranstaltungen wie Weltleitmessen oder internationale Sportturniere mit Geschirr, Küchentechnik und vielem mehr? Die einfache Antwort lautet: Planung ist alles! Und das gilt erst recht, wenn man zahlreiche Events parallel bestückt – wie PROFIMIET. Auftraggeber sind dabei zumeist beteiligte Food-Caterer, die auf diese Weise eine hochkomplexe logistische Aufgabe extern auslagern. Und dabei ist jede Aufgabe anders: Corporate Events, Messen oder festliche Empfänge verlangen nach ganz unterschiedlichen Produktarten und -mengen. Außerdem finden die Veranstaltungen überall in Deutschland statt, weshalb PROFIMIET über fünf Lager im ganzen Land verfügt. Deren Bestände werden ganzheitlich verwaltet. Sprich: Wenn eine Messe in München einige tausend Tassen und Teller benötigt und der Münchner Lagerstandort diese Menge nicht mehr zur Verfügung hat, wird der Bedarf von einem anderen Lagerstandort aus herantransportiert. Und: Ein solcher Prozess erfolgt „just in time“, denn unter Umständen muss diese Ware in Kürze wieder ganz woanders zum Einsatz kommen!
Dazu kommt eine naheliegende Herausforderung: Gläser oder Geschirr gehen sehr schnell kaputt. PROFIMIET liefert für ein Event also etwa 1.000 Teller aus und bekommt nur noch 990 zurück – weshalb die Lagermitarbeiter:innen jeden Rücklauf genau zählen und ermittelte Stückzahlen im ERP erfassen müssen. Anschließend werden die fehlenden Produkte unter Umständen in Rechnung gestellt (je nach Vertragsmodell). Folglich sind Warenein- und -ausgang, Buchhaltung sowie zeitliche Planung der Vermietung perfekt miteinander vernetzt. Letzteres ist übrigens auch deshalb anspruchsvoll, weil jeder Geschirrrücklauf nicht direkt wieder zum Einsatz kommt. Schließlich stehen vorher umfangreiche Reinigungsprozesse an! Deren Dauer fließt in jede Planungssteuerung mit ein.
Vor diesem Hintergrund liegt es fast auf der Hand: Wer jedes Jahr tausende von Veranstaltungen von diversen Lagern aus bestückt, braucht eine sehr aktuelle Datenbasis, die über den Warenbestand informiert – und alle Auftragsprozesse und Rechnungsläufe erleichtert. Dazu nutzte PROFIMIET seit Jahrzehnten ein ERP-System, das bezeichnenderweise individuell programmiert wurde. „Die Aufgabe war schon immer zu speziell für Standardlösungen“, erklärt Geschäftsführer Konstantin Brovot. „Wir steuern ja nicht nur einen sehr kleinteiligen Prozess. Zusätzlich benötigen wir quasi einen Blick in die Zukunft: Welche Warenmengen benötigen wir in drei Monaten und an welchen Orten? Was müssen wir dafür hinzukaufen, weil sich der Bestand nach jedem Rücklauf verändert? Um diese Komplexität zu steuern, verfügten wir über ein individuell entwickeltes ERP-System, das wir nun aus Sicherheitsgründen ablösen wollten. Die zentrale Frage war aber, welcher ERP-Anbieter diese Aufgabe meistern kann.“
Man muss es an dieser Stelle einmal betonen: Die enorme Komplexität dieser Aufgabe lässt sich nur in Ansätzen beschreiben – es gibt eben nicht nur Großveranstaltungen im Dienstleistungsportfolio von PROFIMIET. Dazu kommen die Non-Food-Betreuung von Großküchen, ein spezieller Spülservice von Kunststoffprodukten, Interimslösungen bei Renovierungen und vieles mehr. Außerdem können sich Kunden alle Mietprodukte – von der einzelnen Kaffeekanne bis zum großen Food-Wagen – für „ihre“ Veranstaltung per Webshop einzeln zusammenstellen. Wie moduliert man ein ERP-System, das diese Flexibilität abbildet – und darüber hinaus reibungslos mit externen Softwarelösungen verbunden ist? „Im ersten Schritt haben wir uns alles vor Ort angeschaut“, erklärt Franz Köhler von ptc premium technologies. „Wir wollten genau verstehen, wie das Verleihgeschäft funktioniert, was für eine Preislogik zum Tragen kommt und welche Aufgaben die verschiedenen Mitarbeiter:innen an ihrem Arbeitsplatz ausführen. Dieses Wissen ist die Basis unserer Arbeit.“
Eine besondere Aufgabe war dabei die Handhabung der variablen Warendaten im ERP-System. Franz Köhler erklärt das so: „Sie dürfen nicht vergessen, dass ein bestimmter Artikel mehrmals im Laufe der Zeit zum Einsatz kommt: Der einzelne Teller verlässt also das Warenlager für eine Veranstaltung, was natürlich im ERP-System dokumentiert wird. Trotzdem muss es möglich sein, diesen Teller für eine spätere Veranstaltung erneut zu verplanen – während er weg ist! Man könnte auch sagen: Mit dem System steuert PROFIMIET die Verfügbarkeit eines zukünftigen Warenbestands, der sich währenddessen ständig verändert. Und genau das ist keine Standard-ERP-Aufgabe.“
Auf dieser Basis entwickelte ptc premium eine beeindruckende ERP-Lösung, in deren Zentrum ein neues „Verleihmodul“ steht: Hier wird der gesamte Workflow rund um Auftrag, Lieferung und Abrechnung gesteuert und dazugehörige Massendaten verwaltet. Zudem modulierten die Spezialisten die Lösung passgenau entlang der Miet-Aufgabe. Deshalb ist es jetzt zum Beispiel möglich, den Produktpreis aus diversen Teilsummen und Zuschlägen (etwa bei Verlust) zu bilden. Darüber hinaus werden sieben andere Software-Lösungen an Haufe X360 angebunden – darunter FentuFSM (Lkw-Tourenplanung), Bomito (Rechnungslauf), Hubspot (CRM) und Shopware (Webshop). Dieser Prozess läuft noch. „Wir sind sehr stolz auf diese Lösung, die wir immer weiter optimieren“, betont Franz Köhler. „Insgesamt ist es gelungen, das alte ERP durch eine leistungsstarke Cloud-Lösung zu ersetzen, die alle Aufgaben erfüllt. Das Unternehmen profitiert dabei von deutlich mehr Zukunftssicherheit, weil das ganze System regelmäßig aktualisiert und verbessert wird.“
Am eindrücklichsten kann man diese spezielle Lösung für den Non-Food-Mietprozess an einem Beispiel erklären. Nehmen wir also einmal an, dass ein Kunde für eine Großveranstaltung jeweils 300 Teller, Bestecke und Gläser bestellt – Mitarbeiter:innen erfassen dazu alle Positionen und prüfen mit wenigen Klicks die Verfügbarkeit in jenem Zeitraum. Hierbei kumuliert das System den „Bestand der Zukunft“ sehr präzise, weil bestehende Aufträge und Zeitpuffer (etwa wegen der Reinigungsprozesse) in die Bestandsabfrage automatisiert mit einberechnet werden. Anschließend erzeugt Haufe X360 ein Angebot inklusive diverser Teilsummen wie dem Basispreis, bestimmter Tageszuschläge, Kosten fürs Spülen und ähnlichem mehr – und das je nach Vertragsmodell: Die Kunden entscheiden zum Beispiel, ob sie kaputtes Geschirr nach Stückzahl begleichen oder lieber ein „Sicherheitspaket“ bestellen, das derartige Kosten vorab beinhaltet.
Besonders interessant sind darüber hinaus die ERP-Prozesse im Warenein- und -ausgang. Dazu muss man wissen, dass die Lösung bei PROFIMIET derzeit noch weiterentwickelt wird. Anschließend kommt zum Beispiel FentuFSM für die LKW-Tourenplanung zum Einsatz. Hiermit dokumentieren die Mitarbeiter:innen ihre Arbeitszeiten, was wiederum direkt in alle Rechnungsprozesse mit einfließt. Ähnlich wichtig ist der Einsatz der App „XMDE“ von jucom. Sie ermöglicht den Einsatz von Barcode- oder RFID-Scannern zur Erfassung des Wareneingangs. „Wir wollen auf diese Weise das Tempo der Kommissionier-Prozesse erhöhen“, betont Konstantin Brovot. „Im Übrigen gibt es einen grundsätzlichen Vorteil: Wir haben zum ersten Mal einen ganzheitlichen Blick auf den kumulierten Warenbestand von fünf Lagern, wobei alle auf dasselbe System zugreifen. In der Vergangenheit haben wir bestimmte Artikel an jedem Standort extra im System angelegt – ein großer Aufwand, der jetzt entfällt.“
Bleibt am Ende ein Blick auf die Buchhaltung. Hierbei ist interessant, dass die Rechnungsprozesse bei PROFIMIET in besonderer Weise von der ganzheitlichen ERP-Vernetzung abhängen. So kann man zum Beispiel die Rechnung in vielen Fällen erst anstoßen, wenn die Waren-Rückläufer einer Veranstaltung gezählt und etwaige Verluste ermittelt wurden – was Mitarbeiter:innen in der Buchhaltung im ERP-System sehen. Im Übrigen dient das System als „Single Point of Truth“ für die Geschäftsführung: Konstantin Brovot hat jederzeit Zugriff auf alle zentralen Kennzahlen seines Unternehmens. „Unser Erfolgsgeheimnis ist, dass wir variabel jede Non-Food-Aufgabe umsetzen können und uns perfekt an die Veranstaltungen anpassen. Dabei sind die logistischen Prozesse sehr stabil, alles wird präzise kalkuliert. Und genau dabei unterstützt uns Haufe X360 in idealer Weise. Ich bin mit der Lösung sehr zufrieden.“
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