Pro Food steuert weltweite Handelsprozesse mit Fleisch und Lebensmitteln – inklusive diverser Währungen im Rechnungslauf. Haufe X360 wird dabei zu einem massiven „Vereinfacher“ für den Ein- und Verkauf.
Wie steuert man riesige Handelsmengen von Fleisch in einem weltweiten Markt, der von Südamerika über Europa bis Asien reicht – und das mit einem uneingeschränkten Qualitätsversprechen? Die Antwort der Pro Food GmbH mit Sitz in Recklinghausen ist rundum beeindruckend: Das Unternehmen agiert als zentraler „Hub“ für den weltweiten Großhandel und die Lebensmittelindustrie. Dafür kaufen die Trading-Spezialisten frische Fleischwaren von Schlacht- und Zerlege-Betrieben auf, wobei die Waren gründliche Qualitätskontrollen durchlaufen und verpackt werden. Anschließend profitieren Kunden unter anderem von großen Warenbeständen in den Lagern, was die Lieferfähigkeit garantiert – in jeder Marktsituation.
Außerdem agiert Pro Food sehr flexibel in einem unglaublich großen Markt: Ob südamerikanisches Rindfleisch für asiatische Produzenten oder deutscher Schinken für das europäische Ausland – Pro Food macht (fast) alles möglich. Allerdings führte dieser Anspruch auch zu Problemen mit der eingesetzten Buchhaltungssoftware Lexware: Ausgangsrechnungen in verschiedenen Währungen – vom US-Dollar über Singapur Dollar bis zum südafrikanischen Rand – ließen sich mit diesem System nicht erstellen. „Wir mussten stattdessen jede Rechnung in Euro anlegen und das Ergebnis mit einer weiteren Software umrechnen. Das war ein riesiger Aufwand“, erklärt Alexandra Kursawe von Pro Food.
mit unterschiedlichen Währungen – ohne jede Umrechnung
bei der Verknüpfung von Daten zu komplexen internationalen Streckengeschäften
für die einfache Anlage von Kunden-Stammdaten und wöchentlichen Preislisten
– dank umfassender Verknüpfung mit Bestell- und Lieferprozessen
auf Basis von präzisen Workshops und Testversionen
Also erkundigten sich die Spezialisten bei Lutz Consulting nach einer Lösung für dieses Problem, denn der Implementierungspartner von Haufe hatte Pro Food bereits in der Vergangenheit unterstützt. „Es war für uns keine Frage, dass Haufe X360 hierfür perfekt geeignet ist. Schließlich verarbeitet das System alle Währungen völlig reibungslos“, erklärt Christian Martines von Lutz Consulting. „Darüber hinaus haben wir uns alle Prozesse vor Ort angeschaut und viele Details durchgesprochen. So entstand eine perfekte Informationsgrundlage für die Implementierung. Das ist immer unser Königsweg: erst das System verstehen, dann eine passgenaue Lösung entwickeln. Der Go-Live ist dann ein Selbstläufer.“
Wie komplex die Arbeit von Pro Food ist, machen viele Beispiele deutlich. So kaufen die Lebensmittelspezialisten etwa Fleischwaren von brasilianischen Schlachtbetrieben und verkaufen die Produkte anschließend an asiatische Kunden – und das auf direktem Weg. Sprich: Die Waren sind zu keinem Zeitpunkt in Europa. Nichtsdestotrotz wird dieser Prozess von Deutschland aus gesteuert. Dazu gehören viele Eingangs- und Ausgangsrechnungen in verschiedenen Währungen. Wie umfangreich muss man sich das Ganze vorstellen? „Ich schätze, dass wir pro Woche rund 30 Rechnungen in US-Dollar und ebenso viele in Rand erstellen. Dazu kommen diverse andere Währungen wie das britische Pfund und der Singapur Dollar, sagt dazu Alexandra Kursawe von Pro Food, die in der Vergangenheit immer einen komplizierten „Workaround“ vor sich hatte. Der Grund: Mit dem vorhandenen Lexware-System ließen sich nur Euro-Rechnungen anlegen. Deshalb nutzten Alexandra Kursawe und Kollegen eine kleine Ergänzungssoftware für die Währungsumrechnung. „Allerdings traten dabei Fehler auf, wenn man keinen tagesaktuellen Umrechnungskurs eingegeben hatte, sowie Rundungsdifferenzen. Und der ganze Ablauf dauerte viel zu lange.“
Darüber hinaus erzeugten internationale Streckengeschäfte (Waren gehen ohne Zwischenlager direkt zum Kunden) einen größeren Verwaltungsaufwand, da Ein- und Verkauf nicht miteinander verbunden werden konnten. So legten die Kollegen für jedes Streckengeschäft einen Dateiordner an und sammelten hier dazugehörige Dokumente – wohlgemerkt: Das Ganze erfolgte manuell! In der Folge kam es zu Fehlern bei der Ablage dieser Daten, was nachfolgende Prozesse durcheinanderbrachte: „Unter Umständen haben wir deshalb eine falsche Ausgangsrechnung erstellt, die man anschließend wieder stornieren musste“, verdeutlicht Alexandra Kursawe.
Dass die Food-Experten vor diesem Hintergrund auf Haufe X360 setzten, basierte auf der Empfehlung von Lutz Consulting – nichtsdestotrotz schauten sich Alexandra Kursawe und Kollegen die Lösung im Vorfeld genau an. „Uns überzeugte dabei, dass man Systematik und Oberfläche der Software schnell versteht. Außerdem war schon die erste Präsentation von Lutz Consulting auf uns zugeschnitten. Wir sahen beispielsweise die Rechnungserstellung mit verschiedenen Währungen. Auf dieser Basis fiel uns die Entscheidung leicht.“
Was danach folgte, war für Christian Martines von Lutz Consulting ein „Benchmark für ERP-Implementierung“: Der gesamte Prozess vom ersten Meeting bis zum Go-Live dauerte nur acht Wochen. Wie erreicht man ein solches Tempo? „Zunächst einmal muss die Informationsbasis stimmen“, betont Christian Martines. „Wir haben deshalb in verschiedenen Workshops alle relevanten Prozesse besprochen – und das mit verschiedenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. So bekommen wir einen Rundum-Blick für die Aufgabe und verstehen zugleich, auf welche Details es ankommt.“
Ebenso wichtig für das Implementierungstempo war die enge Kooperation aller Beteiligten: Einerseits durchlief eine ERP-Vorabversion dabei einige Stresstests – rund zwei Wochen lang wurden alle Ausgangsrechnungen probeweise angelegt. Andererseits reagierte Lutz Consulting schnell und passte das System an, wenn es während des Tests zu Problemen kam. Kleine Details machten dabei einen Unterschied. So entstand beispielsweise ein Button, mit dem man per einfachen Klick die „richtige“ Bankverbindung für einen Kunden in den Stammdaten definiert (es stehen mehrere Konten bei Pro Food zur Auswahl). „Das klingt vielleicht banal, aber am Ende spart man so einiges an Arbeitszeit ein“, fasst Christian Martines zusammen.
Und wie verlief am Ende der Go-Live? „Vor dem Start gab es eine ganze Reihe von hilfreichen Schulungen für alle Beteiligten. Trotzdem hatten wir während der Einarbeitungsphase diverse Fragen“, sagt dazu Alexandra Kursawe. „Und hier profitierten wir von einem umfassenden Service: Lutz Consulting stand praktisch ununterbrochen am Telefon zur Verfügung. Manchmal glich das Ganze fast einer Standleitung. Und mittlerweile ist die Nutzung von Haufe X360 tief im Unternehmen verankert.“
Bleibt am Ende der Blick auf den ERP-Alltag bei Pro Food: Wie kann man sich die Arbeit mit Haufe X360 in einem wortwörtlich globalen Umfeld vorstellen? „Deutlich einfacher als in der Vergangenheit“, antwortet darauf Alexandra Kursawe, wobei das System vor allem beim Einkauf und Verkauf sowie in der Buchhaltung im Einsatz ist. Beispiel „Einkauf“: Die User legen jede neue Bestellung mit automatisierten Masken an und versenden ein Pdf an den Schlachtbetrieb. Im zweiten Schritt erstellt das Lager (nach dem Wareneingang) eine Aufstellung mit gelieferten Waren – inklusive tatsächlicher Gewichte, weil Gefrier- und Kühlprozesse zu schwankenden Werten führen. Diese Informationen werden von Pro Food im ERP erfasst, weshalb der Warenbestand tagesaktuell im System vorliegt. Und: Alle dazugehörigen Eingangsrechnungen (und spätere Ausgangsrechnungen) lassen sich mit dem Bestand verknüpfen. Fehler bei der Dateiablage während eines Streckengeschäfts? Gehören der Vergangenheit an!
Außerdem spart Pro Food viel Arbeitszeit bei „internationalen Aufgaben“, denn Haufe X360 erstellt Ausgangsrechnungen in jeder Währung. Folglich entfallen die Umrechnungsprozesse – alleine das reduziert den Zeitaufwand in der Buchhaltung um rund 75 Prozent! Darüber hinaus ist es einfach, nachfolgende Prozesse zu kontrollieren. Dafür erstellt das Lager für jede „Auslagerung“ eine Liste, die im ERP mit der vorliegenden Bestellung verknüpft wird. Stimmen die Werte in der „Auslagerung“ mit der Bestellung überein? Das ERP gibt in Sekundenschnelle Auskunft! „Ich sehe also direkt, ob die bestellten 27 Tonnen von einem Produkt auch wirklich verladen wurden. Wenn das nicht der Fall ist, frage ich im Lager nach – manchmal ist das Absicht, weil ein Kunde die Ware in Tranchen abruft. Wir haben in jedem Fall eine eindeutige Informationslage“, fasst Alexandra Kursawe zusammen.
Im nächsten Schritt wollen die Food-Spezialisten das Controlling diverser Prozesse per ERP perfektionieren. Erneut steht dabei das Streckengeschäft im Fokus – Fragen zur Gesamtmenge der ausgelieferten Produkten oder dem generierten Warenwert werden zukünftig „auf Knopfdruck“ per ERP beantwortet. „Teilweise passen wir das System hierfür zusammen mit Lutz Consulting noch einmal an“, sagt Alexandra Kursawe. „Anschließend streben wir eine größere unternehmerische Transparenz an. Das ERP eröffnet uns dafür alle Möglichkeiten.“
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