Mit technischem Know-how und Arbeitsprozessen am Seil stellt mh² offshore sicher, dass Stahlkonstruktionen von Windkraftanlagen auf hoher See gewartet werden. Haufe X360 ist dabei ein wichtiges Planungsinstrument.
Gibt es eine noch spektakulärere Dienstleistung als die Wartung von Windkraftanlagen im Meer? Kaum vorstellbar, denn das Ganze ist nicht zuletzt eine körperliche Höchstleistung: Experten von mh² offshore seilen sich an den riesigen Konstruktionen ab, um Schweißnähte, Verschraubungen und Strukturelemente überprüfen zu können. Hier kommen Stahlbauwissen und Kletterausbildung gebündelt zusammen!
„Tatsächlich ist das Know-how der Mitarbeitenden deshalb ein entscheidender Erfolgsfaktor. Wir investieren viel in Weiterbildung“, erklärt dazu Markus Hummel, CEO von mh² offshore. „Zudem stehen wir für reibungslose Dienstleistungen mit eingespielten Teams. Das schätzen die Kunden.“ In der Folge weist das Unternehmen einen konstanten Erfolg auf: Seit seiner Gründung vor elf Jahren ist die Zahl der Mitarbeitenden von 6 auf 34 angestiegen. Und mit welcher Software steuert man eine solche Dienstleistung? „Jahrelang kam ein Mix aus MS-Office-Programmen und weiteren Einzellösungen zum Einsatz – mit einigen Problemen: Es war zum Beispiel nicht möglich, wirtschaftliche Kennzahlen tagesaktuell zu ermitteln“, betont Markus Hummel. „Angesichts unseres Wachstums benötigen wir nun mehr Transparenz. Das war der Ausgangspunkt für die Einführung von Haufe X360.“
dank der Hinterlegung von Artikeln, Textbausteinen, kundenindividuellen Preisen und mehr
mit anpassbaren Echtzeit-Berichten „auf Knopfdruck“
inklusive Leistungsbeschreibung, Umsatzbudget und angefallener Arbeitstage
als Arbeitsgrundlage für die Projektleiter
mit einem wöchentlichen Datentransfer in das ERP-System
inklusive wöchentlicher Info-Calls mit Bold & Epic bis heute
Gleichzeitig kam mit Bold & Epic ein Implementierungspartner an Bord, der viel Wert legt auf strukturiertes Vorgehen und einen Blick für Details hat, wie Geschäftsführer Manuel Schulze betont: „Wir waren zwei Tage lang vor Ort und haben alle relevanten Prozesse des Unternehmens durchgesprochen. Dabei ging es uns nicht nur darum, die ERP-Modellierung vorzubereiten. Gleichzeitig erarbeiteten wir auch Vorschläge für optimierte unternehmerische Prozesse, die anschließend vom ERP-System profitieren. Auf diese Weise entstand eine Lösung, die den Wertschöpfungsprozess an Schlüsselpunkten verbessert. Das ist unser Anspruch.“
Große Windkraftanlagen auf hoher See zu warten – das ist speziell im Anwendungsfeld von mh² offshore eine Marktnische, wie Markus Hummel zu Beginn des Gesprächs ausführt: „Viele Serviceunternehmen konzentrieren sich auf die Turbine im oberen Bereich der Anlage. Wir sind aber spezialisiert auf den darunter liegenden Stahlbau. Und genau hier sorgen wir für perfekte Serviceprozesse. Das ist unser Alleinstellungsmerkmal.“ Allerdings ist das Unternehmen dabei immer wieder aufs Neue gefordert, denn jeder Job basiert auf individuellen Projektvorgaben. Und genau das beeinflusst zum Beispiel die Angebotserstellung und interne Projektsteuerung. Der Systemmix aus Excel, Word und Co. wurde unter diesen Vorzeichen eher zum Bremsklotz. Administrative Arbeiten dauerten einfach zu lange.
Dazu kommen nicht alltägliche staatliche Vorgaben, die den administrativen Aufwand des Unternehmens weiter erhöhen. So arbeiten die Offshore-Servicespezialisten außerhalb der sogenannten 12-Seemeilen-Zone, die noch zum deutschen Staatsgebiet zählt. Deshalb gilt am „Arbeitsplatz“ internationales Seerecht – was unter anderem bedeutet: Jedes eingesetzte Werkzeug muss mh² offshore zunächst zollrechtlich ausführen und später wieder einführen. „Das führt zu einem großen Verwaltungsaufwand, den wir per Excel nur mühsam steuern konnten“, betont Markus Hummel. „Gleiches gilt für unser Lager mit allen Werkzeugen. Hier war die Excel-Verwaltung ähnlich fehleranfällig und intransparent.“
In der Folge machten sich die Offshore-Spezialisten per Online-Recherche auf die Suche nach ERP-Lösungen, die zum Anwendungsgebiet passen. Vier Anbieter kamen in die engere Auswahl. Was gab am Ende den Ausschlag für Haufe X360? „Auf der einen Seite überzeugte uns der Funktionsumfang und die allgemeine Usability“, antwortet Markus Hummel. „Außerdem wirkte die dazugehörige Präsentation von Bold & Epic sehr kompetent und sympathisch. Wir lagen auf einer Wellenlänge – das gab den Ausschlag.“
Jeder Auftrag ein wenig anders, dazu ungewöhnliche Prozesse und regulatorische Auflagen – diese Rahmenbedingungen prägten die Arbeit von Bold & Epic. Zunächst legten die Spezialisten viel Wert darauf, die Wertschöpfungskette zu erfassen. Die Implementierung startete deshalb mit einem zweitägigen Workshop vor Ort. „Auf diese Weise entwickeln wir nicht nur eine Vorstellung von der benötigten ERP-Lösung“, betont Manuel Schulze, Geschäftsführer von Bold & Epic. „Darüber hinaus geht es auch darum, allgemeine Prozessverbesserungen zu diskutieren. Die ERP-Modellierung geht also Hand in Hand mit einer gezielten Unternehmensberatung.“
Eine Besonderheit stellte dabei der Bereich „Arbeitszeiterfassung“ dar. mh² offshore entschied sich dazu, hierzu die HR-Plattform von SD Worx einzusetzen, wobei der dazugehörige Implementierungsprozess anspruchsvoll war. „Man muss dazu wissen, dass Mitarbeitende auf dem Meer pro Arbeitstag pauschal 12 Stunden in SD Worx gut geschrieben bekommen“, erklärt Manuel Schulze. „Gleichzeitig muss das Unternehmen aber dokumentieren, wie lange tatsächlich gearbeitet wurde. Es war zunächst nicht einfach, diese Variabilität in der Software abzubilden. Am Ende ist es uns aber nach einigen Anläufen gelungen.“
Nicht zuletzt etablierten die Partner einen stabilen Workflow mit wöchentlichen Abstimmungs-Calls – auch und gerade, um die Implementierung in einem Rekordtempo vorantreiben zu können: Nach nur drei Monaten erfolgte der Go-Live. „Die regelmäßige Abstimmung per Video-Call ist dabei immer wichtig. Es geht uns hierbei einerseits darum, Änderungen an der Software zu besprechen und umgehend auszuführen. Andererseits helfen wir bei Fragen zur täglichen Nutzung“, so Manuel Schulze. „Das Ganze ist also fast so etwas wie eine dauerhafte Schulung. Die Calls enden deshalb auch nicht mit dem Go-Live, sondern gehen bis heute weiter und bilden eine Grundlage für den Erfolg.“
Wie wirkungsvoll Haufe X360 im Alltag ist, zeigt bereits der erste Schritt bei neuen Kundenanfragen: Die Angebotserstellung läuft bis zu viermal schneller ab, so die Einschätzung des Geschäftsführers. Entscheidend ist dabei, dass alle Dienstleistungen zuvor als „Artikel“ angelegt wurden. Gleiches gilt für individuelle Preisstrukturen und diverse Textbausteine zu Leistungsbeschreibungen. In der Folge erstellen User mit relativ wenigen Eingaben das Angebot – die vom Kunden gewünschten „Artikel“ werden einfach per Klick ausgewählt. Und nach der Beauftragung? „Wir wandeln das Angebot im System im Handumdrehen in ein neues Projekt um. Das ist ganz einfach“, so Markus Hummel.
Auch nachfolgende Prozesse sind geprägt von diesem Tempo. Dabei wird das erwähnte Projekt per ERP-System einem Projektleiter zugewiesen – inklusive Leistungsbeschreibung, Kontaktdaten, Kostenstruktur und Umsatzbudget. „Unseren Verantwortlichen liegen somit alle Infos vor und sie können umstandslos mit den Detailplanungen beginnen“, erklärt Markus Hummel. „Im weiteren Verlauf erscheinen dann auch die angefallenen Arbeitstage in der Projektansicht. Wir behalten so den tatsächlichen Aufwand immer im Blick.“ Zur Zeiterfassung kommt das erwähnte SD Worx zum Einsatz – über einen Browser geben Mitarbeitende ihre Arbeitstage ein. Einmal pro Woche werden die Daten in Haufe X360 transferiert.
Nicht zuletzt ist das Controlling von Unternehmenskennzahlen per ERP ein entscheidender Pluspunkt für mh² offshore, denn Haufe X360 sorgt für eine deutlich bessere Transparenz. Wie sieht der Bestelleingang aktuell aus, was für Projekte wurden noch nicht abgearbeitet und wie entwickeln sich Umsatz und Gewinn? „Diese Fragen konnte ich in der Vergangenheit nur sehr verzögert per Excel beantworten. Die Daten waren dann schon nicht mehr aktuell und bezogen sich auf den vorherigen Monat. Jetzt stoße ich im ERP einfach einen Echtzeit-Bericht an. Das ist eine enorme Hilfe“, so Markus Hummel. Bleibt am Ende die Frage nach einem Resümee: Auf was kommt es aus Sicht des CEO bei der ERP-Implementierung an? „Wir haben gelernt, dass selbst vermeintliche Standardprozesse bei jedem Unternehmen anders sind – etwa mit Blick auf das Lager oder die Buchhaltung. Deshalb kam es auf die Arbeitsqualität von Bold & Epic an. Mit der Implementierung und dem ERP-System sind wir sehr zufrieden.“
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