Passgenaue Wärmelösungen von der Planung der Technik bis zur laufenden Wartung – alles inklusive Energie-Lieferverträgen! Mit diesem Gesamtpaket punktet MESS-Contracting im Immobilienmarkt. Buchhaltung und Projektmanagement erfolgen hocheffizient mit Haufe X360.
Es ist vielleicht eines der wichtigsten Themenfelder unserer Zeit: nachhaltige Lösungen für die Wärmeversorgung von Immobilien. Dabei fällt es zunehmend schwer, den Überblick zu wahren – was ist etwa bei sehr großen Mehrfamilienhäusern die effizienteste Technologie und welche Kosten entstehen über den Lebenszyklus der Anlagen hinweg? MESS-Contracting gibt darauf eine ganzheitliche Antwort, denn das Unternehmen kümmert sich im Auftrag der Kunden um alles von der Planung bis zum Betrieb. Die Lösung wird zusammen mit Experten individuell konzipiert, wobei man Wärmepumpen und Co. sogar vorfinanziert. Anschließend verantwortet man den laufenden Betrieb – inklusive Wartung und Reparatur. Dafür schließen Endkunden Energie-Lieferverträge über zehn bis fünfzehn Jahre mit MESS-Contracting ab.
„Im Grunde ist es ganz einfach“, erklärt Ana Pestereanu von MESS-Contracting das Geschäftsmodell. „Einerseits entwickeln wir maßgeschneiderte Lösungen für eher große Gebäude. Andererseits profitieren Eigentümer von einer zuverlässigen Versorgung. Der Investor kann sich auf andere Themen konzentrieren und setzt kein Eigenkapital für die Energielösung ein.“ In den letzten Jahren sorgte dieser Ansatz für einen konstanten Erfolg – mittlerweile ist eine zweistellige Zahl von Anlagen in Betrieb. Allerdings verkomplizierten sich in der Folge die Buchhaltungsprozesse. Schließlich gehört zum Beispiel die Erstellung von anspruchsvollen Abschlagsrechnungen zum Geschäftsmodell, wobei für diese und andere Aufgaben ein Mix aus Lexware, Excel und MS Word zum Einsatz kam. „Dabei war es kaum möglich, einen aktuellen Überblick über Kennzahlen zu bekommen. Meine Arbeit als Controllerin war massiv eingeschränkt“, betont Ana Pestereanu.
mit wenigen Klicks alle Kosten und Einnahmen der komplexen Projekte im Blick behalten
auf Basis einer passgenauen Konfiguration der Vorlagen innerhalb von Haufe X360
mit automatisierter Ablage von Rechnungen, Kalkulationen, Schriftverkehr und vielem mehr
der installierten Energielösungen zur Bestimmung ihrer Wirtschaftlichkeit
durch Lutz Consulting auf Basis eines engen Austauschs per MS Teams
durch das Land Brandenburg
In der Folge machte sich die Finanzexpertin auf die Suche nach einem ERP-System, mit dem man Controlling, Buchhaltung und Projektmanagement ganzheitlich steuert – und landete nach einigen Anbieter-Präsentationen bei Haufe X360 und den Implementierungsspezialisten von Lutz Consulting. „Wir haben uns über diese Aufgabe gefreut“, betont Norbert Lutz, Geschäftsführer von Lutz Consulting. „Schließlich benötigt MESS-Contracting eine sehr spezielle ERP-Lösung, mit der sich etwa die Energierechnungen denkbar einfach erstellen lassen. Dafür bietet Haufe X360 mit seinem flexiblen Baukastensystem eine ideale Grundlage. Gleichzeitig sind wir spezialisiert darauf, individuelle Prozesse eines Unternehmens zu analysieren und in der Software abzubilden. Am Ende stehen Lösungen, die den Usern im Alltag gezielt helfen.“
Energierechnungen sind eine komplexe Sache – hier kommen Arbeits- und Grundpreise, Netzentgelte, Steuern und vieles mehr gebündelt zusammen. Zudem geht es eben nicht darum, eine Leistung einmalig final in Rechnung zu stellen. Stattdessen gibt es zu Beginn des Jahres eine Kostenübersicht mit geplanten Abschlagszahlungen und am Ende des Jahres wird das Ganze mit dem tatsächlichen Verbrauch abgeglichen bzw. eine Abschlussrechnung nachgereicht.
„Das ist bei uns natürlich so ähnlich“, erklärt Ana Pestereanu. „Für jeden Kunden erstellen wir nach dieser Logik eine Jahresrechnung, wobei in der Vergangenheit Lexware zum Einsatz kam. Spezifische Anforderungen wie etwa die Dokumentation der Zählerstände oder eine Aufteilung nach Warmwasser und Wärme ließen sich damit aber nicht korrekt abbilden. Man musste vieles manuell eingeben. Außerdem nutzen wir Excel zur Ermittlung der Abschläge. Das war beides etwas mühsam.“
Nun muss man an dieser Stelle betonen, dass die gesamte Projektsteuerung von MESS-Contracting komplex ist. Schließlich gibt es auf der einen Seite eine Vielzahl von Eingangsrechnungen rund um Installation, Wartung und Reparatur der Energietechnik – hierfür arbeitet man mit qualifizierten Subunternehmen zusammen.
Auf der anderen Seite beinhaltet jedes neue Projekt diverse Teilaufgaben etwa in der Bauphase, deren Kosten man im Blick behalten muss. „Und genau diese Aufgabe haben wir ebenso mit Excel ausgeführt. Die Tabelle enthielt also zum Beispiel alle Eingangsrechnungen zusammen mit dem jeweiligen Fälligkeitsdatum. Man musste dann die Zahlungseingänge auf den Bankkonten regelmäßig mit der Tabelle abgleichen. So etwas kostet viel unnötige Zeit“, betont Ana Pestereanu.
Nicht zuletzt war ein umfassendes Controlling praktisch unmöglich – die Zahlen der einzelnen Tabellen ließen sich kaum kumulieren und es gab keinen schnellen Überblick über den Projektstatus. „Bei vielen wirtschaftlichen Kennzahlen musste ich mich tatsächlich auf das Schreiben des Steuerberaters am Ende des Monats verlassen“, so Ana Pestereanu, die unter diesen Vorzeichen die Suche nach einem ERP-System anstieß.
Was gab den Ausschlag für Haufe X360? „Das System bot als einziges die Möglichkeit, alle Bedingungen rund um die Erstellung von Energierechnungen zu konfigurieren. Das modulare Baukastenprinzip hat uns überzeugt. Im Übrigen waren die prognostizierten Kosten niedriger als bei anderen Anbietern.“
Im zweiten Schritt recherchierte Ana Pestereanu einen möglichen Implementierungspartner, wobei eine fundierte Präsentation von Lutz Consulting die Energiespezialisten direkt überzeugte. Anschließend startete ein stringenter Implementierungsprozess, der nur rund drei Monate dauerte.
Wie stellt man ein solches Tempo sicher? „Vieles basiert bei uns auf enger Zusammenarbeit“, antwortet Norbert Lutz von Lutz Consulting. „So richten wir etwa einen MS-Teams-Kanal ein, über den man uns immer direkt erreicht. Dazu kommen wöchentliche Abstimmungs-Calls. In jedem Fall reagieren wir schnell auf alle Kundenwünsche.“
Im Übrigen setzten die Implementierungsspezialisten auf einen sehr systematischen Prozess: Bereits kurz nach Projektstart konnten die Usern bei MESS-Contracting auf eine erste Testversion von Haufe X360 zugreifen. Sie enthielt Musterrechnungen sowie viele Stammdaten rund um Kunden und Lieferanten – also eine ideale Plattform für einen Test unter realen Bedingungen.
Nachfolgende Änderungswünsche der User wurden innerhalb weniger Tage ausgeführt. So verwandelte sich das Ganze Stück für Stück in eine passgenaue Lösung. Und: Interessanterweise ist die Testversion bis heute (rund neun Monate nach dem Go-Live) in Gebrauch. „Die User können hier nach wie vor neue Funktionen ausprobieren, bevor wir das Ganze in den Alltag integrieren. Das minimiert jedes Risiko“, erklärt Norbert Lutz.
Darüber hinaus bereitete Lutz Consulting den Start mit Schulungen vor, an denen tatsächlich alle Gesellschafter und Mitarbeiter von MESS-Contracting teilnahmen – auch wenn sie das ERP-System eigentlich (noch) nicht nutzten. „Nichtsdestotrotz gibt es im ganzen Unternehmen nun ein ideales Verständnis für die Möglichkeiten von Haufe X360.
Man sollte gerade bei jungen Unternehmen im Blick behalten, dass Wachstum oft zu neuen ERP-Einsatzmöglichkeiten führt“, betont Norbert Lutz. „So wird es zum Beispiel mit der Zeit immer anspruchsvoller, die aktuellen Kennzahlen zu überwachen. Mit Haufe X360 ist man darauf in jedem Fall gut vorbereitet. Wenn die Verantwortlichen dann das System bereits kennen – umso besser!“
Wie hilfreich Haufe X360 in der täglichen Arbeit ist, zeigt das einfache Beispiel „Rechnungsstellung“: Viele Rechnungsposten wie Grundpreis, Arbeitspreis, Gebühren sowie Wartungs- und Reparaturleistungen fallen immer wieder in ähnlicher Weise bei verschiedenen Kunden an – wobei das ERP-System perfekt für diese Aufgabe konfiguriert wurde, wie Ana Pestereanu erklärt: „Alle Standardposten habe ich selbstständig als Artikel angelegt, die ich bei einer neuen Rechnungsstellung nur kurz anklicke. Anschließend erscheint auf der Rechnung automatisiert ein Text, den man nur noch leicht korrigieren muss. Auch der Versand erfolgt aus dem System heraus. Alleine mit diesen Funktionen sparen wir viel Zeit ein.“
Gleichzeitig unterstützt Haufe X360 das Controlling in entscheidender Weise, denn alle Debitoren- und Kreditorenrechnungen werden automatisiert einem Projekt zugeordnet. Außerdem sind die Bankkonten direkt mit dem ERP-System verbunden. Und das heißt im Umkehrschluss: Mit wenigen Klicks sehen die Verantwortlichen zum Beispiel, welche Rechnungen noch offen sind oder wie sich der Ertrag eines Projektes entwickelt.
Im Übrigen werden alle Vorab-Kalkulationen, technischen Zeichnungen, der Schriftverkehr mit Kunden und viele weitere Daten gebündelt einem Projekt zugeordnet, was das gesamte Projektmanagement vereinfacht. „Insgesamt arbeiten wir viel effizienter“, fasst Ana Pestereanu zusammen. „Alle Kosten und Einnahmen eines Projektes liegen transparent vor, was zum Beispiel unsere interne Gegenprüfung der Steuerbüro-Berechnungen massiv vereinfacht.“
Mehr Transparenz und weniger Datensuche – unter diesen Vorzeichen sieht sich das Unternehmen mit Haufe X360 ideal aufgestellt. Schließlich geht das Wachstum mit einer höheren Datenkomplexität einher: Immer mehr installierte Anlagen werden überwacht, gewartet sowie repariert – und das Controlling muss deren Rentabilität überprüfen: Arbeitet die Gesamtlösung nach Abzug der Kosten auch nach einigen Jahren noch wirtschaftlich? Eine Antwort liefert das ERP-System mit wenigen Klicks.
Bleibt zuletzt ein interessanter Blick auf die Kosten des Projektes, denn MESS-Contracting hat eine Förderung beantragt: Der sogenannte „Brandenburgische Innovationsgutschein“ unterstützt kleine und mittelständische Unternehmen dabei, ihre Organisation – etwa per ERP-System – zu digitalisieren. Auf diese Weise kann MESS-Contracting (nach Bewilligung) seine Kosten für Implementierung und Schulung um immerhin 50 Prozent absenken. Andere Bundesländer haben ähnliche Programme aufgelegt.
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