Bei LMB ist die Angebotsphase rund um individuelle Hebelifte und Rollstuhlrampen besonders komplex – der Prozess dauert manchmal Monate. Mit Haufe X360 sorgen die Spezialisten für Tempo und verhindern Fehler.
Ein Unfall oder eine Krankheit – und plötzlich ist ein Rollstuhl unverzichtbar. Wie kommt man jetzt noch die Treppe zur eigenen Haustür hoch? Auf diese Frage gibt die LMB GmbH seit mehr als 30 Jahre präzise Antworten: Das Unternehmen produziert Hebelifte und Rollstuhlrampen, wobei die Modelle an Treppen, Eingänge und Co. angepasst werden. Der Haustürbereich ist sehr klein oder der Hebelift muss hier eine besonders große Höhe überwinden? Für LMB ist das kein Problem. „Folglich haben wir kaum Standardprodukte“ erklärt Geschäftsführer Jörn Lehmann. „Stattdessen beraten wir ausführlich, gehen auf alle Wünsche ein und produzieren passgenaue Unikate mit unserem großen Maschinenpark.“
Auftraggeber sind zumeist Sanitätshäuser und ähnliche Fachhändler, die im Auftrag ihrer Endkunden auf LMB zukommen – beispielsweise mit einem Foto des Eingangsbereichs und ein paar Maßangaben. Oft genügt das schon. Anschließend schlägt LMB eine Hebelift- oder Rampenlösung vor, erstellt dazu Zeichnungen sowie ein Angebot – und muss dann mitunter lange warten! Der Grund: Die Kosten werden teilweise von Krankenkassen übernommen, wobei sich deren Prüfungen über Monate hinziehen. Darüber hinaus kommt es während des Bestellprozesses oft zu Änderungswünschen am Produkt und es gibt diverse Sonderbedingungen für jeden Kunden – sprich: Diese Phase ist komplex. Und genau das führte bei LMB zu ebenso komplexen und fehlerhaften Prozessen auf der Basis von Lexware und viel Papier.
Den großen Mehrwert von Haufe X360 spüren wir in vielen Bereichen des Unternehmens. So arbeiten wir zum Beispiel mit dem gleichen Personal deutlich mehr Angebote ab – einfach, weil im Auftrags- und Bestellprozess kaum noch Fehler passieren. Außerdem erfolgen komplizierte Prozesse wie die Rabattberechnung und Etikettenerstellung weitgehend automatisiert. Das ist eine große Erleichterung.
„Wir haben uns deshalb nach einer ERP-Lösung umgeschaut, mit der wir speziell die Angebots- und Bestellphase perfektionieren können“, beschreibt Jörn Lehmann die Ausgangslage. Gleichzeitig suchten die Spezialisten einen ERP-Implementierungsspezialisten, der sich umfassend in eine unternehmerische Aufgabe hineindenken kann – Lutz Consulting war hierfür prädestiniert. „Gerade Details sind für uns sehr wichtig“, erklärt dazu Norbert Lutz, Geschäftsführer und Goldpartner von Haufe X360. „Schließlich entscheidet sich die Qualität eines ERP im Alltag. User müssen ihre Aufgaben also möglichst reibungslos und präzise ausführen können. Und das heißt für uns: Wir wollen verstehen, warum ein Prozess in einer bestimmen Weise abläuft. Anschließend beraten wir zu denkbaren Anpassungen und es entsteht darauf aufbauend eine perfekte Lösung.“
in Sekundenschnelle – und das individuell für jeden Kunden
mit der gleichen Zahl von Mitarbeitern fehlerfrei abarbeiten
bei der automatischen Erstellung von Produkt-Etiketten
für den Logistik-Dienstleister
der gesamten Kundenkommunikation während des Angebotsprozesses
für den Außendienst im Kundengespräch
wie Pflichtfelder zur Versandart und der Anlage von Seriennummern direkt nach Auftragsvergabe
Langwierige Angebotsphasen und Sonderbedingungen für Kunden – diese Kombination verkomplizierte die Prozesse bei LMB. So gibt es zum Beispiel einen individuellen Rabatt für Großkunden: Wenn Händler regelmäßig bestellen, steht ihnen ein Preisnachlass zu. Allerdings kommen dabei unterschiedlich große Rabatte für Rampen und Hebelifte sowie Sonder-Nachlässe bei bestimmten Bezahlverfahren zum Einsatz. Und was passierte, wenn jemand gleichzeitig verschiedene Produkte mit unterschiedlichen Rabatten bestellte? „Dann mussten wir sehr genau aufpassen, um keinen Fehler zu machen“, erklärt Jörn Lehmann. „Es gab dazu zwar eine Software mit dem Namen ‚RabattManager‘. Aber diese Lösung stieß an ihre Grenzen und wurde vom Hersteller nicht mehr aktualisiert. Außerdem mussten wir die Berechnungen manuell bei Lexware einpflegen. Das war viel zu aufwändig.“
Darüber hinaus erzeugten spezielle Etiketten auf den Hebeliften und Rampen größere Schwierigkeiten – der kleine Aufkleber enthält bei LMB eine Seriennummer, Liefer- und Produktionsdatum sowie diverse Codes. Diese Informationen mussten die Spezialisten einzeln in ihr System eintragen und später aktualisieren. Im letzten Schritt wurden verschiedene Etiketten gebündelt ausgedruckt. „Einerseits war die Pflege der Tabellen sehr zeitaufwändig. Andererseits kam es vor, dass Etiketten beim Aufkleben auf fertige Produkte vertauscht wurden“, sagt Jörn Lehmann. „Das führte bei Kundennachfragen natürlich zu Schwierigkeiten. „Wir mussten dann erst einmal nachforschen, warum unsere Angaben nicht mit den Infos des Kunden übereinstimmten.“
Nicht zuletzt war die gesamte Angebotsdokumentation und Kundenpflege kompliziert, denn der Prozess geht regelmäßig mit Änderungswünschen und Fragen einher: Der Kunde entscheidet sich für ein anderes Rampenprofil oder verlangt nach speziellen Infos zum Hebelift. „Wir hatten irgendwann entdeckt, dass man bei Lexware diverse Daten zum Angebot hinterlegen kann. Die Lösung ist für unsere Aufgabe aber nicht umfassend genug und wenig automatisiert. In der Folge konnte man sich nie sicher sein, ob wirklich alle Infos im System vorlagen. Mitunter fehlten zum Beispiel die Zeichnungen des Kunden. Und genau das erzeugte eine gewissen Unsicherheit.“
Vor diesem Hintergrund machen sich die Spezialisten auf der Suche nach einer ERP-Lösung. Zwei Grundbedingungen prägen die Entscheidung für Haufe X360: Zum einen legte LMB viel Wert auf Cloud-Technologie. „Zum Beispiel soll unser Außendienst auf diese Weise von überall aus sehen können, wie der Status eines Auftrags ist. Das Kundengespräch läuft somit viel fundierter ab“, erklärt Jörn Lehmann den Hintergrund. Zum anderen sollte das System viele Anpassungen zulassen – etwa bei Details wie der Hinterlegung von Seriennummern direkt nach Auftragsvergabe. „Für uns ist das sehr wichtig, weil viele Kunden diese Nummer für ihr IT-System benötigen. Gerade die frühe Nummern-Vergabe war bei anderen ERP-Lösungen aber nicht möglich. Nur Haufe X360 hatte diese Flexibilität“, so Jörn Lehmann.
Kleine Detailanpasssungen mit großer Wirkung – auch die Arbeit von Lutz Consulting zeichnete diese Qualität aus. Zudem legten Norbert Lutz und sein Team viel Wert auf schlanke Prozesse: „Über allem steht bei uns das Ziel, die ERP-Software von Haufe ‚im Standard‘ zu verwenden und den Programmieraufwand zu minimieren“, erklärt der Geschäftsführer. „Nichtsdestotrotz wird jede Lösung genau an die Aufgaben angepasst. Haufe X360 eröffnet dazu viele Möglichkeiten.“ Wie man sich das vorstellen kann, zeigt bei LMB ein neues Pflichtfeld zur gewünschten Versandart. Der User muss diese Info also unbedingt hinterlegen, sonst lässt sich ein neuer Auftrag nicht abspeichern. „Solche Konfigurationen führen wir in Haufe X360 sehr schnell aus. Gleichzeitig stellen wir den Usern eine Testumgebung zur Verfügung. Unsere ERP-Modellierung ist also keine rätselhafte Black Box, sondern ein hoch transparenter Prozess. Etwaige Änderungen und weitere Funktionen stehen direkt zur Verfügung“, so Norbert Lutz.
Nicht zuletzt profitierten die norddeutschen Hebelift-Spezialisten von diversen Schulungen auf „ihrem“ System – je nach inhaltlichem Schwerpunkt nahmen unterschiedliche Mitatrbeiter:innen teil. „Außerdem konnten wir uns in der Testumgebung richtiggehend austoben, wobei es auf alle Fragen schnelle Antworten gab. Das war aus meiner Sicht ideal“, betont Jörn Lehmann. „Am Ende hatten alle ein gutes Grundgefühl für das System und der Start verlief weitgehend reibungslos.“
Im Endergebnis zeigt sich bei LMB jetzt ein ausgesprochen schlanker Prozess – aus dem Klein-Klein mit diversen Fehlern ist mit Haufe X360 ein „großes Ganzes“ geworden: Der User legt einen neuen Auftrag mit wenigen Klicks an, anschließend berechnet das System automatisiert den korrekten Rabat. Bereits an dieser Stelle sparen die Spezialisten pro Auftrag einige Arbeitsminuten ein, weil man den Rabatt nicht mehr manuell eingeben und überprüfen muss. Und in der Folge dient das System als „Single Source of Truth“: Hier werden über die gesamte Angebotsphase hinweg alle Zeichnungen, E-Mails, Lieferzeiten und vieles mehr hinterlegt – auf alle Fragen bekommen die Kunden deshalb direkt Antworten. „Außerdem kann ich bei einem neuen Auftrag in Sekundenschnelle nachschauen, was für Besonderheiten der spezielle Kunde in der Vergangenheit eingefordert hat. Das ist für uns ein besonders wichtiger Pluspunkt“, hebt Jörn Lehmann hervor.
Und was passiert, wenn der Kunde eine Bestellung aufgibt und die Produktion starten soll? Dann drückt der ERP-User nur noch einen Button in der Software! Haufe X360 erstellt automatisiert einen Werkstattauftrag mit den benötigten Daten – alle manuellen Prozesse aus der Vergangenheit entfallen. Und: Auch für den Etikettendruck genügt ein einfacher Knopfdruck unmittelbar vor Produktionsstart, weshalb die Etiketten später nicht mehr vertauscht werden. „Natürlich ist uns bewusst, dass wir die Produktion direkt an Haufe X360 anbinden und auf ausgedruckte Werkstattaufträge verzichten könnten. Für uns ist diese Lösung aber ausreichend“, erklärt Jörn Lehmann. „Hierzu hat uns der Implementierungspartner präzise beraten, was ich sehr zu schätzen weiß. Den Spezialisten von Lutz ging es eben um eine passgenaue Lösung – und nicht um ein maximal großes ERP.“
Im Übrigen punktet das System ein weiteres Mal nach Abschluss des Produktionsprozesses: Für alle versandfertigen Rampen und Hebelifte erstellt Haufe X360 vordefinierte Listen – inklusive Lieferadressen, Gewichte und Größen. Das Ganze geht per Mail direkt an den Versanddienstleister GLS, der wiederum die dazugehörigen Versandetiketten zurücksendet. Hier „dampft“ der gesamte Logistikprozess auf wenige Klicks zusammen. Bleibt am Ende die Frage nach der Zukunft – was steht bei der Weiterentwicklung des ERP noch an? „Wir möchten unsere Warenwirtschaft stärker mit dem System vernetzen – für eine bessere Übersicht über bestellte und gelieferte Zuliefer-Produkte“, erklärt Jörn Lehmann. „Außerdem wollen wir den E-Mail-Verkehr automatisiert einbinden und so einen noch transparenteren Blick auf die Kundenbeziehung bekommen. Das eröffnet neue Wachstumschancen.“
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