Als Outsourcing-Partner verantwortet Käpple ein enorm breites Spektrum an manuellen und teilautomatisierten Dienstleistungen für Industrie und Handel – Haufe X360 sorgt dabei für eine perfekte Steuerung und Transparenz.
Von der Vormontage technischer Komponenten über Verpackungs- und Konfektionierungsarbeiten bis hin zu komplexen Sortier- und Prüfprozessen – das Know-how von Käpple ist im industriellen Kontext außergewöhnlich. Dabei verfügt das Unternehmen über 200 qualifizierte Mitarbeitende an zwei Standorten, die ausnahmslos maßgeschneiderte Produktionslösungen bereitstellen. 25 Jahre Erfahrung fließen in diese Jobs, wobei der Kundenkreis von der Automotive- bis zur Kosmetik- und Lebensmittelindustrie reicht.
„Unsere Auftraggeber schätzen es, dass wir bei allen Arbeiten eine hohe Qualität und Prozesssicherheit garantieren“, erklärt dazu der geschäftsführende Gesellschafter und Problemlöser Marcel Mühlhofer. „Häufig handelt es sich um Feuerwehraufträge. Der Prozess muss also sehr schnell abgeschlossen sein.“ Gleichzeitig ändern sich bei Käpple ständig die Aufgaben, was alle Mitarbeitenden herausfordert – wer heute etwas montiert, ist am nächsten Tag mit der Befüllung von Paketen beschäftigt. Wie stellt man trotzdem Qualität sicher? „Wir legen viel Wert auf Weiterbildungen, von denen alle profitieren. Außerdem identifiziert sich das Team mit dem Unternehmen und die Motivation ist hoch“, antwortet Marcel Mühlhofer. „Das punktet im Markt.“
wie Bestelleingang, Deckungsbeiträge und sogar Branchen-Verteilung der Kunden
und die Zuordnung von Warenein- und -ausgang
von den Lieferscheinen im Wareneingang über die Dokumentation von Fertigartikeln bis zu den Rechnungen
dank einer direkten Abstimmung zwischen SYSolution und Käpple
für die Arbeit von Außendienst und Geschäftsführung unverzichtbar
zur Kontrolle des laufenden Auftrags
Um die große Projektvielfalt effizient zu steuern, setzte Käpple jahrelang auf Lexware – allerdings mit Performance-Problemen, die mit zunehmenden Datenmengen größer wurden. Eine ERP-Neuaufstellung lag also auf der Hand. „Wir waren dabei auf der Suche nach einer cloudbasierten Plattform zur zentralen Steuerung der Aufträge. Außerdem benötigten wir einen transparenten Blick auf alle Unternehmensbereiche“, so Marcel Mühlhofer. Nach einer Webrecherche entschied er sich für Haufe X360 und den Implementierungspartner SYSolution. „Diese Aufgabe war perfekt für uns, weil wir Lexware und Haufe X360 genau kennen und implementieren“, erklärt Christian Omasmeier von SYSolution. „Wir wissen also, worauf es beim Übergang zum neuen System ankommt. Zugleich beraten wir unsere Kunden in jedem Detail und sind sehr schnell. Am Ende stehen ERP-Lösungen, die im Alltag punkten. Das ist unser Anspruch.“
Wer sehr unterschiedliche Dienstleistungen im schnellen Wechsel ausführt, kommt an einer Qualität kaum vorbei: Die Steuerung der Abläufe erfolgt mit klar definierten und fehlerfreien Prozessen. Dabei setzt Käpple auf eine strukturierte Verteilung der Verantwortung innerhalb der eingespielten Teams. Bestimmte Kundenkreise werden durch feste Ansprechpartner betreut – von der Auftragsaufnahme über die Materialdisposition bis zur Produktionsüberwachung und Rechnungsstellung. „So stellen wir sicher, dass jeder Auftrag effizient abgewickelt wird, wobei sich das so auch mit Lexware umsetzen ließ“, betont Marcel Mühlhofer. „Allerdings gab es dabei kaum Automatisierungen. Bei jeder Rechnungsstellung musste man zum Beispiel alle Auslieferscheine einzeln auswählen und in eine Zwischenablage legen. Anschließend erstellte das System die Rechnungen – fragte aber vorher noch, welches Dateiformat man benötigt. So etwas kostete viel Zeit.“
Darüber hinaus spielte das Wachstum des Unternehmens eine Rolle – immerhin stieg zum Beispiel die Zahl der Mitarbeitenden in nur rund zehn Jahren von 13 auf über 200 an. Im Umkehrschluss hieß das: Immer mehr Aufträge führten zu immer mehr Warenwirtschafts- und Rechnungsprozessen. Die gesamte Datenmenge nahm also massiv zu. „Und das hat man der Performance des Systems angemerkt. Mitunter dauerte es sehr lange, bis ein bestimmter Vorgang von Lexware final ausgeführt wurde“, sagt dazu Marcel Mühlhofer. „Das war ein störender Faktor.“
Vor diesem Hintergrund machte sich der Geschäftsführer auf die Suche nach einer leistungsfähigen ERP-Lösung, wobei „Cloud“ ein Kriterium darstellte – also der einfache Zugriff auf alle Funktionen per Webbrowser. Vier verschiedene Systeme standen zur Auswahl. Was gab den Ausschlag? „Einerseits waren die aufgerufenen Kosten einiger Anbieter für uns zu hoch, andererseits veranschlagten Gesprächspartner mitunter ein Jahr für die Implementierung. Nur SYSolution und Haufe X360 passten in diesem Sinne zu unserer Aufgabe“, sagt Marcel Mühlhofer. „Hier lautete die klare Ansage: Eine Implementierung in vier Monaten ist möglich“.
In der Folge machte sich Christian Omasmeier und das SYSolution-Team an die Arbeit, wobei der Prozess einige Besonderheiten aufwies – und das schon im ersten Schritt, denn ein ausführliches Telefongespräch mit Käpple genügte SYSolution bereits, um mit einem Lastenheft loszulegen. Es bildete den Weg von Lexware zu Haufe X360 in jedem Detail ab. Im zweiten Schritt punktete wiederum das Prozess-Know-how von Marcel Mühlhofer, der die Prozesse seines Unternehmens aus dem Effeff kennt. Für die ERP-Modellierung hieß das: Die Spezialisten von SYSolution konnten jederzeit und ohne vorherige Abstimmung bei dem Geschäftsführer per MS Teams „anklopfen“ und ihm eine Teillösung präsentieren.
„Das war ein ungewöhnlicher Prozess, der aber ein enormes Tempo garantierte“, betont Christian Omasmeier von SYSolution. „Wir haben praktisch ‚on the fly‘ das System modelliert und sofort wieder korrigiert.“ In der Folge dauerte die ERP-Erstellung nur vier Monate und das finale Ergebnis war weitgehend perfekt. Systemtests durch User waren nach nur einem Tag abgeschlossen – mit einer Ausnahme: Die Implementierung der deutlich komplexeren Buchhaltungsfunktionen war ausgegliedert. Hier erfolgten mehrere Tests und Anpassungen über mehrere Wochen hinweg.
Insgesamt äußern sich alle Beteiligten heute sehr positiv über diesen Prozess, wobei diverse Optimierungen nach dem Go-Live erfolgten. „Das ist keine Besonderheit. Schließlich gibt es gerade in der Buchhaltung enorm viele Detailaufgaben rund um Kostenstellen, Buchungsschlüssel, Auswertungen und vieles mehr. Wir haben dazugehörige Funktionen immer weiter perfektioniert“, erklärt Christian Omasmeier. „Das Gesamtergebnis passte nicht nur in allen Details zu Käpple, sondern wir bewegten uns dabei zumeist auch ‚im Standard‘ von Haufe X360. Das stellt niedrige Kosten bei der Implementierung sicher.“
Im Endergebnis verfügt Käpple heute über eine ERP-Technologie, die zu den sehr speziellen Aufgaben des Unternehmens passt und keinen „Ballast“ aufweist. Dabei haben zum Beispiel Produktion und Lager eigene Software-Lösungen, die in der Vergangenheit individuell programmiert wurden und nach wie vor im Einsatz sind. Alles andere wird weitgehend mit Haufe X360 gesteuert. Beispiel „Projektsteuerung eines neuen Montageauftrags“: Der verantwortliche Mitarbeiter erkundigt sich zunächst kurz im Lager, ob benötigte Rohartikel – also die zu montierenden Komponenten – schon vorliegen. Anschließend erfasst er diesen Bestand im ERP-System und „verbucht“ ihn beim dazugehörigen Auftrag. Somit ist sichergestellt, dass Wareneingang und Auftrag zueinander „passen“. Auch der spätere Lieferschein lässt sich mit wenigen Klicks aus den Auftragsdaten heraus erstellen.
Besonders wichtig ist das Ganze, wenn Kunden regelmäßige Lieferungen über einen längeren Zeitraum hinweg benötigen. Dazu werden die Bestände in Haufe X360 laufend „umgebucht“: Aus den ursprünglichen Rohartikeln werden (nach der Verarbeitung) mit wenigen Klicks „Fertigwarenartikel“. Hierbei passieren zwei Dinge auf einmal: Zum einen sinkt auf diese Weise der Rohartikel-Bestand – sobald deshalb Nachlieferungen benötigt werden, kann man das im System einfach nachvollziehen. Zum anderen sieht der Projektleiter bei Käpple, wie viele Fertigartikel bereits produziert wurden und welche Mengen noch ausstehen. Der Status des laufenden Auftrags liegt also transparent vor, was bei einer Vielzahl von wechselnden Dienstleistungen unverzichtbar ist. Darüber hinaus gilt: Angebote, Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Warenbestand und ausgelieferte Waren eines Auftrags liegen gebündelt vor. Verantwortliche haben also einen Rundum-Blick auf „ihre“ Projekte, die sie schließlich allein verantworten müssen.
Nicht zuletzt punkten bei Käpple die Buchhaltungs- und Controlling-Funktionen von Haufe X360. Dabei sieht Geschäftsführer Marcel Mühlhofer eine ganze Reihe von Kennzahlen in seinem Dashboard, das er nach eigener Aussage „jeden Tag“ kontrolliert – von den offenen Forderungen und Verbindlichkeiten über Deckungsbeiträge bis zu vorliegenden Bestellungen. „Ich checke zum Beispiel, wo wir bei der Umsetzung eines Auftrags stehen und ob ein finaler Liefertermin naht. Wenn sich hier Probleme andeuten, sehe ich das frühzeitig und greife ein.“ Ähnlich interessant ist, dass der Geschäftsführer auf diesem Weg auch die Entwicklung der Kundenstruktur kontrolliert. Dazu muss man wissen, dass das Unternehmen eine große Kunden-Diversifizierung anstrebt – Abhängigkeiten von einer Branche will man also vermeiden. „Auf diese Weise sind wir resilient und nicht abhängig von einzelnen Marktentwicklungen. Die Verteilung unserer Kunden-Branchen sehe ich sehr transparent in Haufe X360. Das System ist deshalb für meine Arbeit enorm wichtig.“
Zurück
