Der Foto-Editor von ip.labs kommt seit Jahrzehnten im Backend von E-Commerce-Webseiten zum Einsatz – ursprünglich ein B2B-Geschäftsmodell. Mit dem Einstieg in das B2C-Geschäft stieg die Zahl der Rechnungen rasant an, was das Unternehmen mithilfe von Haufe X360 perfekt bewältigt.
„Selbstgeklebte“ Fotoalben sind selten geworden: Wer seine Familienbilder heute in einem Buch versammeln will, findet dafür Webseiten mit verblüffend einfachen Funktionen – die eigenen Fotos landen im Handumdrehen in fertigen Alben, auf Tassen und in Kalendern oder lassen sich in beliebigen Stückzahlen einzeln bestellen. Anschließend wird das fertige Fotoprodukt direkt nach Hause geliefert. Aber wie funktioniert das genau – immerhin dürfte die Verzahnung von Bilddaten und Produkt-Konfiguration nicht ganz banal sein? Die Antwort führt direkt zu ip.labs. Das Bonner Unternehmen hat bereits vor rund 20 Jahren einen Foto-Editor für diese Aufgabe entwickelt. Die White-Label-Software arbeitet quasi im „Maschinenraum“ der jeweiligen Webseite rund um die Personalisierung von Produkten, während die User-Oberfläche sehr unterschiedlich aussehen kann.
Insgesamt ist das Ganze eine große Erfolgsgeschichte: Die Lösung kommt weltweit bei zahlreichen E-Commerce-Webseiten zum Einsatz, wobei das Unternehmen am Umsatz der Bestellungen rund um Fotobuch und Co. beteiligt ist – ein klassisches B2B-Geschäftsmodell, das bis ca. 2017 die einzige Einnahmequelle darstellte. Die strategische Ausrichtung änderte sich jedoch, als Fujifilm – seit 2008 die Muttergesellschaft von ip.labs – in das Endkundengeschäft mit Online-Fotoprodukten einstieg und eine eigene Website für den deutschen Markt lancierte. Die operative Steuerung dieses Angebots übernahm ip.labs. „Von da an änderten sich die Aufgaben in unserer Buchhaltung“, erklärt dazu Dominik Hirtsiefer, Head of Finance & Central Services bei dem Unternehmen. „So stieg zum Beispiel die Zahl der ausgestellten Rechnungen massiv an und das Controlling der Finanzzahlen wurde anspruchsvoller. Unsere interne Aufstellung mit Lexware, Excel und Co. stieß an ihre Grenzen.“
als Ersatz für einen Papier-Workflow
von Anlagevermögen, Kosten, Abschreibungen und vielem mehr
für automatisierte Rechnungsläufe im B2C-Geschäft
auf Basis von historischen Daten, Planzahlen und aktuellen Umsätzen
etwa mit Blick auf verschiedene Währungen und Steuersätze
In der Folge machten sich die Spezialisten auf die Suche nach einer ERP-Lösung für die Steuerung interner Geschäftsprozesse – Cloudfunktionalität stellte dabei ein zentrales Auswahlkriterium dar, weshalb die Wahl recht schnell auf Haufe X360 fiel. Im späteren Verlauf unterstützte der Implementierungspartner nxt gen digital die Umsetzung von diversen Anpassungen – und das bis heute: „Wir sind immer an der Seite von ip.labs, wenn neue Aufgaben anstehen“, sagt dazu Oliver Konrad von nxt gen digital. „Beispielsweise strebt das Unternehmen derzeit an, mit seinem B2C-Geschäftsmodell in neue Märkte zu expandieren. Wir helfen hier mit einer ebenso schnellen wie punktgenauen Dienstleistung. Am Ende steht eine Software-Lösung, die den Mitarbeitenden in ihrem Alltag hilft und die Wertschöpfungsprozesse vereinfacht.“
Auch wenn die Editor-Software von ip.labs weltweit im Backend von Webseiten im Einsatz ist – die dazugehörige Buchhaltung war ursprünglich verhältnismäßig einfach zu managen, wie Dominik Hirtsiefer im Gespräch betont: „Vor dem Start in das B2C-Business hatten wir lediglich 20 bis 30 Geschäftskunden. Für die Rechnungsstellung schauten wir uns am Ende eines Monats die Umsätze einer Kunden-Webseite an, was wir vorliegenden Datensätzen entnehmen konnten. Anschließend ging nur eine Rechnung pro Kunde gemäß der vereinbarten Umsatzbeteiligung raus. Deshalb kamen wir mit einer Software wie Lexware gut zurecht.“ Diese Situation veränderte sich mit dem Einstieg ins B2C-Geschäft im Jahr 2017 – inklusive eigener Webseite zur Bestellung von Fotoprodukten. Plötzlich gab es tausende von Rechnungen und Buchungen, weshalb viele manuelle Prozesse in der Buchhaltung einen (zu) großen Aufwand erzeugten.
Zudem arbeiteten viele Mitarbeitende vom Homeoffice aus, wobei trotzdem viele Prozesse auf Papier basierten. „Das führte zu Problemen. So mussten Kollegen manchmal extra ins Büro kommen, um einen Ausdruck gegenzeichnen oder abstempeln zu können“, so Dominik Hirtsiefer. „Darüber hinaus wurden viele Rechnungen ausgedruckt und abgeheftet. Diese Papier-Prozesse wollten wir unbedingt beenden.“
Im Übrigen war es aufwändig, komplexe Finanzberichte zu erstellen. Die dazugehörigen Zahlen suchten sich Spezialisten mühsam aus einzelnen Datensätzen zusammen und führten Berechnungen per Excel aus – diesen Prozess zu vereinfachen stand somit ebenso auf der Agenda zur neuen ERP-Lösung, wobei man nichts dem Zufall überließ: Das einberufende Projektteam verfasste einen präzisen Anforderungskatalog zur Einführung. Anschließend testete man verschiedene ERP-Systeme und entschied sich abschließend für Haufe X360. Die Cloud-Funktionalität sowie eine einfache API-Anbindung von anderen Software-Lösungen gaben dabei den Ausschlag.
In der Folge vermittelte Haufe einen ersten Implementierungspartner, der bis Anfang 2020 das ERP-System installierte – und das im Rahmen von iterativen Prozessen: Auf Basis von Video-Meetings entstand eine Testversion, die man Stück für Stück entlang der Vorstellungen des Unternehmens perfektionierte. „Es gab einen regelmäßigen Austausch, der uns sehr geholfen hat. Jeder Änderungswunsch wurde umgehend umgesetzt“, betont Dominik Hirtsiefer. „Wir näherten uns Stück für Stück der Idealvorstellung an.“
Nach Abschluss dieser Modellierungen nutzte das Team von ip.labs eine Zeit lang zwei Systeme: Haufe X360 und den hergebrachten Lexware-Workflow. Dabei wurden Rechnungen und Finanztransaktionen in beiden Systemen erfasst – was einerseits die Sicherheit im Umgang mit dem neuen ERP-System erhöhte, anderseits letzte Detailprobleme offenlegte. Der endgültige Go-Live (mit Abschaltung des alten Systems) zu Beginn des Jahres 2020 stellte somit keine große Herausforderung mehr dar. Haufe X360 läuft seit diesem Tag weitgehend reibungslos.
Dass seit rund zwei Jahren nxt gen digital als neuer Implementierungspartner den Foto-Software-Spezialisten zur Seite steht, ist kein Zufall: Zum einen konnte der vorherige Partner – aufgrund von unternehmerischen Veränderungen – den Support nicht mehr leisten. Zum anderen benötigte ip.labs ein besonders flexibles IT-Unternehmen, das die geplante Expansion des B2C-Geschäfts in europäische Märkte unterstützt. „Das passt sehr gut zu unserer Aufstellung, weil wir Geschäftsmodelle und Prozesse unserer Kunden im Detail analysieren. Auf dieser Basis setzen wir individuelle Anpassungen und Erweiterungen schnell um“, erklärt Geschäftsführer Oliver Konrad. „Gleichzeitig ist es unser Ziel, die Systemlandschaft einheitlich zu gestalten. Das Gesamtergebnis muss allen Mitarbeitenden zugute kommen und die Wertschöpfung unterstützen.“
Fragt man Dominik Hirtsiefer nach dem größten Vorteil, den das neue ERP-System mit sich bringt, so muss er nicht lange überlegen: „Viele Prozesse in der Finanzbuchhaltung und im Controlling laufen deutlich einfacher und automatisierter ab.“ Was das konkret bedeutet, zeigt sich etwa bei der Verwaltung des Anlagevermögens: Mit Haufe X360 lassen sich alle Anlageklassen einfach überwachen sowie laufende Kosten oder Abschreibungen kontrollieren – individuell konfigurierbare Dashboards bilden dafür die Basis. Gleiches lässt sich zu Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung sagen. „Wir erfassen alle Wertströme ganzheitlich, weshalb die Zahlen immer aktuell und fehlerfrei sind“, betont Dominik Hirtsiefer. „Ein neuer Finanzbericht entsteht im Handumdrehen. Das mühsame Zusammensuchen von Zahlen hat ein Ende.“
Auf ähnliche Weise haben sich die Rechnungsprozesse im B2C verändert: Es sind überhaupt keine manuelle Prüfungen mehr notwendig. Das Shopsystem der Webseite erstellt einzelne Rechnungen für die Endkunden, wobei diese automatisiert im ERP-System verbucht werden. Im Unterschied dazu werden im B2B-Bericht die Rechnungen zwar noch manuell angelegt – dafür sind aber alle dazugehörigen Informationen wie Ansprechpartner, Adressen und etwaige Sonderrabatte in der Kundendatenbank des ERP-Systems hinterlegt, weshalb der gesamte Erstellungsprozess sehr schnell und fehlerfrei abläuft.
Im nächsten Schritt möchte ip.labs die Prognosemöglichkeiten von Haufe X360 in größerem Maß als bisher nutzen – also historische Umsatzentwicklungen, laufende Kosten sowie alle Planzahlen ins System einspielen und dann quasi im Handumdrehen einen Blick auf aktuellen Trends bekommen. „Das geht im Moment auch schon. Allerdings sind dafür immer ein paar manuelle Eingriffe notwendig. Zukünftig wollen wir solche Berechnungen mit wenigen Klicks ausführen. Wir benötigen viele Prognosen für einzelne Monate oder ganze Jahre“, sagt Dominik Hirtsiefer. Im Übrigen steht die angesprochene B2C-Expansion in weiteren europäischen Märkten an – inklusive veränderter Prozesse bei Details wie etwa der Vorsteueranmeldung oder Währungsumstellungen. „Hierbei hilft uns nxt gen digital mit passgenauen Lösungen“, betont Dominik Hirtsiefer abschließend. „Insgesamt sind wir sehr zufrieden mit der Gesamtlösung, die zu unserer Strategie passt. Haufe X360 ist eine große Hilfe bei allen Prozessen in der Finanzbuchhaltung und die ideale Basis für das angestrebte Wachstum.“
Zurück
