Mit Haufe X360 beherrscht IoT Venture einen anspruchsvollen Mix aus Datenanalyse und GPS-Produkt – inklusive enormer Effekte. So erfolgt zum Beispiel die monatliche Liquiditätsplanung im Handumdrehen. Der dazugehörige Aufwand für Bestandsbewertungen hat sich stark reduziert.
„Wir verbinden wertvolle E-Bikes oder Haustiere per Tracker mit dem Internet und ermöglichen anhand der anfallenden Daten neue Geschäftsmodelle“, so bringt Daniel Fraunhofer, Teamlead Supply-Chain Management bei IoT Venture, die Philosophie des Unternehmens auf den Punkt. In der Folge können zum Beispiel Fahrradhändler oder OEMs ihre Endkunden proaktiv kontaktieren – etwa bei einer Wartung je nach gefahrenen Kilometern. Und: Wenn das Fahrrad gestohlen wurde, kümmert sich ein Bike-Hunter-Team per Ortungsfunktion um die Wiederbeschaffung. „Es geht uns also nicht primär um den Tracker. Wir wollen vor allem die Daten intelligent nutzen“, erklärt Daniel Fraunhofer.
Auf dieser Basis haben die Darmstädter IoT-Spezialisten sogar den „Deloitte Technology Fast 50 Award“ für das am schnellsten wachsende Technologieunternehmen gewonnen – ein großer Erfolg, der allerdings auch eine Reihe von neuen Herausforderungen mit sich brachte. So erfolgte in der Vergangenheit zum Beispiel die Warenwirtschaft rund um den angesprochenen Tracker per Excel – unzählige Zuliefer-Einzelteile wurden auf diese Weise erfasst. Unabhängig davon nutzte die Buchhaltung beim Mutterkonzern ein eigenes ERP-System. Auftretende Abweichungen zwischen Warenwirtschaft und Buchhaltung waren in der Folge schwer nachvollziehbar.
Es ist für uns ein riesiger Mehrwert, dass wir alle zentralen Funktionen mit Haufe X360 verbunden haben. So profitieren wir zum Beispiel von belastbaren und verlässlicheren Bestandswerten – und sind dabei jederzeit im Detail auskunftsfähig. Infolgedessen konnten wir die Aufwände für Inventuren deutlich reduzieren.
Vor diesem Hintergrund schauten sich die IoT-Spezialisten im Markt nach einer passgenauen ERP-Lösung um – und landeten schnell bei Haufe X360. Die Schnittstellen des Systems und seine Cloud-Technologie gaben dabei den Ausschlag. Dazu kam mit S+S SoftwarePartner ein Implementierungspartner, der seinen Job versteht. Die ERP-Spezialisten starteten mit einem umfassenden Workshop vor Ort und ließen sich alles vom Einkauf über das Lagermanagement bis zur Buchhaltung präzise erklären. „Das Ganze geht weit über die IT-Beratung hinaus“, erklärt Iris Genwo von S+S. „Wir wollen immer die gesamte Organisation verstehen und erarbeiten dann gemeinsam einen Vorschlag, der neue unternehmerische Prozesse und ein dazu passendes ERP enthält. Das ist der Königsweg.“
der Liefertermintreue dank umfassender Vernetzung von Bestellprozess und Warenwirtschaft
bei der regelmäßigen Bestandsbewertung durch eine belastbare Datengrundlage
bei der Steuerung des Wertschöpfungsprozesses – von der Bestellung über die Produktion bis zur Auslieferung
und Datenauswertungen
– in Eigenregie ohne Unterstützung des Implementierungspartner
für automatisierte Prozesse und Rechnungsstellungen
„Eigentlich haben wir ein sehr standardisiertes Produkt“, sagt Daniel Fraunhofer von IoT Venture. „Wo auch immer der GPS-Tracker zum Einsatz kommt – sein technologischer Kern verändert sich nicht.“ Nichtsdestotrotz sind Produktion und Lagerhaltung recht komplex. Das hat im Wesentlichen zwei Gründe: Zum einen kauft IoT Venture zentrale Komponenten wie den Prozessor aus Kostengründen selbst ein – und das mit ebenso großem zeitlichen Vorlauf, da zum Beispiel ein Großteil der Elektronikbauteile bei Zulieferern in Asien bezogen wird. Kleinere Bestellungen „just in time“ wären viel zu teuer. Zum anderen wird auch der Standard-Tracker an Kundenwünsche angepasst. Dabei geht es etwa um Kabellängen und Stecker für ein bestimmtes Fahrrad-Motorsystem oder spezifische Verpackungen. Und das heißt: Für die Produktionsplanung muss man den Lagerbestand langfristig im Blick behalten. „Allerdings erfolgte die Lagerverwaltung in der Vergangenheit nur mit Excel, während die Aufträge in einer selbst programmierten Lösung vorlagen“, sagt Daniel Fraunhofer. „Beides war unverbunden. Wir haben deshalb immer anhand von Tabellen überprüfen müssen, ob wir neue Teile für einen Auftrag bestellen müssen. Das war aufwändig und fehleranfällig.“
Zudem agierte auch die Buchhaltung in einem eigenen System. „Dabei kam es zum Beispiel vor, dass eine Rechnung bereits vorlag und die dazugehörige Ware trotzdem noch nicht im Lager angekommen war“, so Daniel Fraunhofer. Und das hieß im Umkehrschluss: Die isolierten Buchhaltungszahlen boten keine Sicherheit für die Liquiditäts- und Bestandsplanung. Am Ende blieb nichts anderes übrig, als eine regelmäßige Bestandsbewertung inklusive von Zählungen durchzuführen – ein enormer Aufwand.
Es liegt nahe, dass man sich bei dieser Ausgangslage auf die ERP-Suche macht – speziell die Wahl von Haufe X360 hatte aber auch einen interessanten strategischen Hintergrund: IoT Venture benötigt ein ERP mit vielen Schnittstellen und einer offenen Architektur. „Das ist besonders wichtig, weil wir über ein eigenes Backend für die Verarbeitung der Tracker-Daten verfügen“, erklärt Daniel Fraunhofer. „Diese Lösung wollen wir perspektivisch an das ERP anbinden – und das ohne jede technische Einschränkung. Den dafür notwendigen technologischen Ansatz bot aus meiner Sicht nur Haufe X360. Die Zahl der Schnittstellen ist beeindruckend und übersteigt die Möglichkeiten anderer Anbieter.“
Ebenso wichtig für IoT Venture war die sehr umfangreiche Betreuung durch S+S SoftwarePartner. Die Implementierungsspezialisten überzeugten mit einem ebenso klaren wie durchdachten Workflow: Schritt für Schritt wurden die unternehmerischen Prozesse analysiert – und das per Workshop vor Ort. „Wir fragen dabei viele Details ab, erklärt dazu Iris Genwo von S+S. „So wollen wir zum Beispiel genau verstehen, wie das Lager gemanagt wird, wer die Inventur ausführt und wie ein bestimmter Verkaufspreis entsteht. Für mich ist das Ganze ein Organisationsprojekt, mit dem wir Unternehmen dabei helfen, ihre Prozesse zu perfektionieren – und das ist dann die Basis für unsere ERP-Implementierung.“
Auch die anschließende ERP-Modellierung war geprägt von dieser Perfektion. Das zeigt etwa ein Beispiel aus der Buchhaltung. So verkauft IoT Venture den angesprochenen GPS-Tracker, welcher aber auch einen Mobilfunk-Tarif für seine Funktionalität benötigt; darüber hinaus beinhaltet der Tracker eine Datenanalyse – was bedeutet dieser Mix für die Kontenführung und wie müssen unterschiedliche Umsätze im Berichtswesen abgebildet werden? „Tatsächlich haben wir uns dazu sogar mit dem Steuerberater des Unternehmens ausgetauscht, um eine perfekte Lösung zu garantieren“, sagt Iris Genwo. „Die finale Modellierung bildet diese Besonderheiten präzise ab und passt zu den steuerlichen Anforderungen.“
Interessant ist in diesen Zusammenhang, dass S+S trotz vieler Detailaufgaben „im Standard“ blieb – also mit den Funktionen von Haufe X360 ohne weitere Programmierung auskam, was natürlich für sinkende Implementierungskosten sorgte. Gleichzeitig punktete die Einfachheit dieser ERP-Lösung, denn Daniel Fraunhofer und Kolleg:innen konnten bestimmte Workflows, Dashboards und Abfragen selbst angelegen. „Natürlich profitieren wir dabei von unserem Know-how als Software-Unternehmen. Nichtsdestotrotz ist die Flexibilität von Haufe X360 beeindruckend. So haben wir zum Beispiel unsere Genehmigungsprozesse rund um Rechnungen eigenständig konfiguriert. Das System lässt so etwas ohne Probleme zu.“
Auftrags-Controlling, Warenwirtschaft und Buchhaltung – weite Teile der Wertschöpfungskette steuert IoT Venture jetzt gebündelt per Haufe X360. So stellt der Vertrieb jede Bestellung mit wenigen Klicks in das System ein. Anschließend prüft ein Produktionsplaner per ERP, ob dazugehörige Materialien im Lager verfügbar sind und ob es genügend Kapazitäten in der Produktion gibt. Außerdem dient Haufe X360 zur Steuerung der externen Produktion – darunter die dazugehörige Bestellung von Materialien. „Alle Informationen und Daten fließen sehr gezielt von A nach B. Es wird nichts vergessen, was in der Vergangenheit mit unverbundenen Systemen schon einmal der Fall war. Außerdem geben wir direkt einen präzisen Liefertermin an die Kunden weiter“, erklärt Daniel Fraunhofer, der für diese Zusammenhänge auch einen KPI-Wert hat: OTIF („On-Time In-Full“ – Liefertermintreue). Hier zeigen sich Steigerung werden fast immer am gleichen oder nächsten Tag versendet.
Außerdem ermitteln die Experten den Wert ihres Warenbestands in deutlich höherem Tempo: „Nach wie vor müssen wir bestimmte Zählungen im Warenbestand durchführen. Allerdings geht das jetzt deutlich schneller – ganz einfach, weil die vorliegenden Bestandswerte im ERP sehr verlässlich sind“, sagt Daniel Fraunhofer. Für diese Qualität erfasst IoT Venture alle Wareneingänge per ERP und verknüpft die Daten mit den dazugehörigen Rechnungen. Welche Waren im Lager vorliegen und was für eine Lieferung noch aussteht, lässt sich somit schnell ermitteln. Darüber hinaus profitiert die Rechnungssteuerung, denn viele Dienstleistungsverträge mit Kunden laufen über Jahre – inklusive monatlicher Rechnungsläufe, wobei sich dieser Prozess jetzt einfach per ERP anstoßen lässt.
Für die nähere Zukunft haben sich die IoT-Spezialisten Großes vorgenommen. So soll das ERP mit dem Backend für die Tracker-Datenanalyse vernetzt werden – inklusive weitreichender Vorteile: User können Service-Nachbuchungen direkt in der dazugehörigen App anstoßen und alle nachfolgenden ERP-Prozesse (inklusive Rechnungsstellung) laufen vollständig automatisiert ab. „Diese Lösung erstellen wir in Kooperation mit S+S SoftwarePartner. Allerdings können wir dabei auch sehr viel in Eigenregie ausführen“, betont Daniel Fraunhofer. „Ich kenne aus meiner Berufserfahrung andere ERP-Technologien, bei denen eine solche Aufgabe zwei Jahre an Entwicklungszeit verschlingt. Mit Haufe X360 wird diese Anbindung in kürzester Zeit gelingen.“
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