Das starke Unternehmenswachstum mit maximaler Transparenz analysieren – so lautet eine zentrale ERP-Aufgabe bei der group24. Mit Haufe X360 gelingt das mustergültig: Die IT-Spezialisten verfügen über umfassende Kennzahlen rund um Gewinnmargen, Kostenstruktur, Umsatz und vieles mehr.
Wer genau wissen will, was einen „360-Grad-IT-Dienstleister“ auszeichnet, schaut am besten auf das Portfolio der group24: Das Unternehmen entwickelt umfassende Digitalisierungs-Strategien, betreut die IT-Infrastruktur seiner Kunden, beschafft die Hardware und vieles mehr. Hier bekommt man alles aus einer Hand. Gibt es eine spezielle Arbeitsweise oder Philosophie? „Wir verstehen IT als eine ganzheitliche Aufgabe. Jedes Detail wird auf die Ziele unserer Kunden hin abgestimmt“, erklärt Jonas Winterhalder, Prokurist bei der group24. „Dafür ziehen bei uns alle an einem Strang – mit viel Energie und Spaß. Unsere Kunden merken das.“
Nun ist es naheliegend, dass sich hinter einer solchen Expertise auch das Thema „ERP“ verbirgt: Die group24 ist Implementierungspartner von Haufe X360 – für die eigenen IT-Prozesse war dieses System zunächst allerdings nicht im Einsatz. Stattdessen verwendeten die Spezialisten jahrelang ein Konkurrenz-Produkt. Die Wahl stammte noch aus einer Zeit, als das Unternehmen kleiner war. Mit zunehmendem Wachstum stieß diese Lösung aber an Grenzen, wie Jonas Winterhalder ausführt: „Wir haben mittlerweile 120 Mitarbeiter:innen und fünf Unternehmensbereiche. Bei dieser Größe brauchen wir einen aktuellen Blick auf Margen, Gewinne, Umsätze und vieles mehr. Das war mit dem alten ERP nicht umsetzbar. Wir haben jeden Report sehr mühsam mithilfe von Excel und Co. generiert.“
mithilfe der automatisierten Erstellung von Reports
– durch automatisierte Informationen über Versandstatus und Co.
– per individualisierbarer Dashboards und Reports
mithilfe der automatisierten Auswahl des günstigsten Versanddienstleisters (je nach Packungsgröße etc.)
ganzheitlich überwachen – inklusive von Bestellungen und Zahlungen aus dem System heraus
– dank umfassender ERP-Anbindung an diverse Shopsysteme
In der Folge entschieden sich die Spezialisten für einen Wechsel zu Haufe X360 und wendeten ihr ERP-Know-how bei sich selbst an: Im Rahmen von Workshops erarbeitete man Leistungsbeschreibungen für das neue System. „Unsere Mitarbeiter:innen haben hierbei sehr genau aufgeschrieben, was sie benötigen“, betont Jonas Winterhalder. Das darauf aufbauende ERP wurde in Stufen implementiert – mit dem typischen Anspruch der group24: Perfektion in den Details. Die Spezialisten wollen bei jeder ERP-Implementierung verstehen, wie ein Unternehmehen „tickt“ und welche IT-Prozesse es benötigt. Am Ende stehen perfekte 360-Grad-Lösungen – und das war beim eigenen ERP natürlich nicht anders.
Es gibt eine eiserne Grundregel für unternehmerisches Handeln: Mehr Wachstum verlangt nach mehr Transparenz. „Was gibt es zum Beispiel für Gewinnmargen in jedem Bereich? Das muss man hochpräzise und übergreifend beantworten können“, erklärt Jonas Winterhalder dazu. „Sonst agiert das Unternehmen im Blindflug und seine aktuelle Bonität ist ungeklärt.“ Und genau dieses „Übergreifende“ war in der Vergangenheit nicht möglich, denn das alte ERP-System ermittelte lediglich für einzelne Aufträge die Margen. Also war bei der group24 ein Klein-Klein angesagt: Mitarbeiter:innen in der Buchhaltung erstellten Kosten- und Leistungsrechnungen (KLR) mithilfe von Excel-Listen und einzelnen ERP-Auswertungen. Mitunter dauerte es somit drei Monate, bis ein umfassendes Betriebsergebnis vorlag. „Zu dem Zeitpunkt waren die Zahlen bereits wieder veraltet“, fasst Jonas Winterhalder prägnant zusammen.
Dazu kam ein allgemeines Problem: Die gewünschten Unternehmensprozesse ließen sich im alten ERP nicht adäquat abbilden, weil individuelle Systemanpassungen kaum möglich waren. „Also musste sich das Unternehmen ans ERP anpassen. Das führte zu suboptimalen Ergebnissen“, so Jonas Winterhalder. „Wir waren stattdessen auf der Suche nach einem sehr offenen ERP, in dessen Strukturen wir tief eingreifen können. Die Konfiguration sollte zu 100 Prozent zu unseren Vorstellungen passen. Und genau diese Freiheit bietet Haufe X360.“
Darüber hinaus hatten die Digitalisierungsspezialisten einen praktischen Grund für den Systemwechsel: Was die group24 bei ihren Kunden implementiert, nutzt sie auch selbst. „Dazu muss man wissen, dass wir viele produzierende Kunden haben. Also suchten wir für uns nach einem ERP-System mit Produktionsmodul – obwohl wir es selbst nicht nutzen. Man versteht eine Lösung am besten, wenn man sie aus dem eigenen Alltag heraus kennt. Die Implementierung von Haufe X360 war am Ende also fast schon eine Selbstverständlichkeit“, fasst Jonas Winterhalder zusammen.
„Ein knackiges Programm“ – so beschreiben Verantwortliche bei der group24 die Implementierung von Haufe X360 an ihrem Standort in Gescher bei Münster. Der Prozess startete im November 2023 und bereits im Mai 2024 arbeitete der erste Unternehmensbereich mit dem neuen ERP. Wie gelang dieses Tempo? Eine Antwort führt direkt zum Projektmanagement – zwei Projektleiter übernahmen die gesamte Steuerung und führten zahlreiche Interviews mit Key Usern. „Wir wollten herauskitzeln, was die Prozesse unseres Unternehmens auszeichnet und wie ein dazu passendes ERP aufgebaut sein muss – bis in die kleinsten Details hinein“, erklärt Jonas Winterhalder. „Dabei hat uns geholfen, dass wir in der Vergangenheit bereits ein ERP hatten. Die Leute kannten sich also aus und konnten genau sagen, was besser werden muss.“
Die eigentliche Implementierung war somit perfekt vorbereitet und vollzog sich Step by Step: Im Mai startete „Business Consulting“ – ein „Quick Win“, denn Mitarbeiter:innen in diesem Bereich sind ERP-Spezialist:innen. „Die alte Lösung wurde zum Stichtag abgeschaltet. Es gab keinerlei Probleme“, betont Jonas Winterhalder. Im Juni und Juli folgten „Development“ und „Managed Services“, bevor der Go-Live von „IT Consulting“ und „IT Sales“ das Projekt abschloss. Der Sales-Bereich stellte dabei die komplexeste Aufgabe dar, weil die group24 rund 500 Produkte vertreibt. Diverse Verkaufsplattformen wie Amazon, eBay und Co. musste man deshalb an das ERP anbinden – und das mithilfe der Software-Eigenentwicklung FLOWZILLA. Das Workflow Management System vernetzt sehr verschiedene Systeme und Services miteinander und automatisiert den Datenaustausch.
Last but not least profitierten alle Beteiligten von individuellen „Workshops“. Das Wort ist den Verantwortlichen wichtig – in Abgrenzung zu anderen Formaten: „Die klassische Schulungssituation mit einer Art von Frontalunterricht ist für uns nicht zielführend. Wir setzen stattdessen auf Austausch und hören den Usern zu“, erklärt Jonas Winterhalder. „Wenn jemand mit der ERP-Lösung ein Problem hat, tritt das bei den Workshops garantiert zutage. Wir helfen dann nicht nur weiter, sondern passen das System unter Umständen auch an.“
Bleibt am Ende ein Blick auf die Details: Was zeichnet die ERP-Prozesse bei der group24 heute aus? Besonders eindrucksvoll ist der Sales-Prozess. Wie bei einem Uhrwerk greift hier ein Rädchen ins andere: Wenn Kunden zum Beispiel per Telefon neue Hardware bestellen, lässt sich der Auftrag mit wenigen Klicks erstellen und aus dem ERP heraus per Mail versenden. Auch die spätere Auftragsbestätigung generiert das System – und stößt zugleich Lagerprozesse an. Ist die Ware nicht im Lager verfügbar, startet automatisiert eine Bestellung beim Produzenten. Nach Wareneingang werden alle Informationen automatisiert „eingebucht“ – und das Ganze aus dem ERP heraus bezahlt. Das System ist dazu mit den Banken vernetzt. Auch der finale Versand an den Kunden sowie alle Rechnungs- und Versandprozesse (sowie deren Controlling) verwandeln sich per ERP in fehlerfreie Tempomaschinen.
Wie durchdacht das Ganze ist, verdeutlichen Feinheiten. So gibt es zum Beispiel einen „Send Cloud Connector“ für die Perfektionierung der Paketlieferung. Konkret heißt das: Anhand von bestimmten Parametern wie Paketgewicht und -menge sucht das System selbstständig den günstigsten Versanddienstleister heraus und erstellt das passende Versandlabel. Anschließend lassen sich Paketlieferungen aus dem ERP heraus nachverfolgen. Und die Kunden? Bekommen automatisiert per E-Mail eine Info zum aktuellen Versandweg! „Mit einer solchen Lösung sparen wir viele Arbeitsstunden im Kundenservice ein. Schließlich fragt ein informierter Kunde seltener nach“, betont Jonas Winterhalder. „Bei bis zu 3.000 Bestellungen pro Monat ist das enorm wichtig.“
Zu guter Letzt profitiert das Reporting, denn alle zentralen Kennzahlen stehen in Sekundenschnelle zur Verfügung. Wo früher Mitarbeiter:innen tagelange Recherchen und Berechnungen anstellen mussten, genügt jetzt ein simpler „Klick“. Insgesamt werden somit bis zu 12 Stunden an Arbeitszeit pro Monat in der Buchhaltung eingespart! Wie wirkt sich ein gestiegener Einkaufspreis langfristig auf die Gewinnmargen aus? Was zeichnet die Kostenentwicklung im Consulting-Bereich aus? Oder wie ist das allgemeine Verhältnis zwischen Erlösen und Aufwänden? Alle Antworten liefert Haufe X360 per Dashboard oder im Rahmen eines Reports. „Damit sind wir perfekt aufgestellt und für weiteres Wachstum gerüstet“, fasst Jonas Winterhalder zusammen – dass die Plattform „FLOWZILLA“ dabei eine zentrale Rolle spielen soll, ist den Spezialisten übrigens besonders wichtig. Auf diese Weise wollen sie die Vernetzung von Haufe X360 mit anderen Workflow-Lösungen vorantreiben. „Wir sind von Haufe X360 rundum überzeugt und möchten mit FLOWZILLA ein Teil dieser Erfolgsgeschichte sein. Dafür verfügen wir jetzt über eine ideale Ausgangslage.“
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