Sehr hochwertige Wurstprodukte für Hunde und Katzen – in dieser Marktnische ist Fleischeslust der Marktführer, wobei das Unternehmen sowohl große Handelsketten als auch Einzelkunden bedient. Die Steuerung von Vertrieb und Rechnungswesen erfolgt hoch automatisiert per Haufe X360.
Wie ist man dauerhaft erfolgreich in einem hart umkämpften Markt? Die Antwort von Fleischeslust ist rundum beeindruckend: Seit etwa 15 Jahren handelt das Unternehmen mit speziellem Nassfutter für Hunde und Katzen, wobei viele Produkte in Wurstform vorliegen – und genau in dieser Nische ist Fleischeslust ein Marktführer, wie Geschäftsführer Maximilian von Cossel herausstellt: „Wir sind eine starke Marke mit hohem Bekanntheitsgrad und überzeugen mit Premiumqualität. Unsere Wurstprodukte bestehen nur aus natürlichen Rohstoffen und werden schonend verarbeitet. Das überzeugt die Kunden.“ Dabei bietet Fleischeslust neben „Alleinfutter“ (mit allen Nährstoffen für die Ernährung des Tieres) auch Snacks und Reinfleisch-Produkte an. Letzteres ist wichtig für Tierhalter, die eine artgerechte Rohfütterung anstreben.
Interessanterweise führt diese Positionierung zu großen Erfolgen, wobei der Vertrieb auf zwei Säulen ruht: Das Sortiment wird einerseits im stationären Handel bei allen bekannten Fachhandelsketten verkauft. Andererseits gibt es einen Online-Shop für Endkunden, die auf Wunsch auch per Abo beliefert werden. Allerdings sorgte diese breite Aufstellung auch für einen großen administrativen Aufwand – etwa bei der Steuerung des Warenbestands. „Dazu muss man wissen, dass wir auf einen externen Lager- und Logistikdienstleister setzen“, erklärt Maximilian von Cossel. „In der Vergangenheit hat uns dieser Partner täglich Excel-Listen zum aktuellen Bestand zugesendet, wobei wir die Daten dann immer wieder manuell in Lexware eingeben mussten. Das war sehr zeitaufwändig.“
durch PDF-Reader und ERP-System (inklusive Erstellung eines Lieferscheins)
sorgt für jederzeit aktuellen Warenbestand in Haufe X360
inklusive direkter Anpassung der Lieferung bei „Fehlmengen“
für eine Weitergabe der Trackingdaten an Kunden
ohne manuellen Eingriff und Kontrollen
wie „Umsatz pro Kunde“ und „Deckungsbeitrag pro Produkt“
trotz komplexer Schnittstellen und Migration von vielen historischen Daten
Unter diesen Vorzeichen entschieden sich die Tierfutter-Spezialisten zunächst für die Einführung von Salesforce als ERP-System, doch der begonnene Implementierungsprozess wurde abgebrochen. „Das Ganze war überdimensioniert für unsere Aufgaben“, lautete dabei das Urteil von Maximilian von Cossel, der in der Folge den Kontakt zu Haufe X360 und dem Implementierungspartner BOLD & EPIC suchte. „Wir haben uns sehr über diese Aufgabe gefreut, weil die ERP-Technologie erkennbar eine große Hilfe für das Unternehmen darstellt“, betont Manuel Schulze, Geschäftsführer von BOLD & EPIC. „Viele Prozesse laufen mit Haufe X360 deutlich automatisierter ab. Außerdem sorgen diverse Schnittstellen für aktuelle Daten. Das System unterstützt bei praktisch allen Wertschöpfungsprozessen – und genau das ist immer unser Ziel.“
Breites Produktportfolio, dabei sehr unterschiedliche Liefermengen – unter diesen Vorzeichen agiert der Vertrieb von Fleischeslust ausgesprochen schnell und flexibel. Normale B2B-Aufträge der Handelspartner umfassen rund 25 bis 30 Kilo Tiernahrung, gleichzeitig bestellen Großkunden unter Umständen ganze Paletten mit mehreren Tonnen Gewicht und bei einer Bestellung per Online-Shop verlassen sogar einzelne Wurstprodukte das Lager. Wie behält man dabei den aktuellen Warenbestand im Blick und produziert rechtzeitig neue Tiernahrung? Die Antwort von Fleischeslust basierte viele Jahre lang auf Lexware, was den Aufwand massiv erhöhte.
Ein Hauptgrund dafür: Mit dem System ließ sich der Bestand nicht automatisiert pflegen. Stattdessen gab es eine manuelle Informationskette: Für jede B2B-Bestellung wurde bei Fleischeslust zunächst ein Lieferschein erstellt – und zwar komplett „von Hand“ per Lexware. Dieser Schein ging wiederum an den externen Lagerdienstleister, der einerseits den Versand ausführte – und andererseits seinen veränderten Bestand per Excel erfasste. Am Ende des Tages landete die dazugehörige „Bestands-Tabelle“ wiederum bei Fleischeslust, wobei Mitarbeitende alle Daten einzeln in Lexware eingeben mussten.
„Automatisierte Schnittstellen gab es kaum – nur die Bestellprozesse des Online-Shops erfolgten weitgehend autonom mithilfe von Shopify und DATEV“, fasst Geschäftsführer Maximilian von Cossel zusammen. „Wir waren deshalb auf der Suche nach einem cloudbasierten ERP-System mit offener API-Struktur, das wir flexibel konfigurieren und an externe Dienstleister anbinden können. Diverse Prozesse sollten zukünftig viel schneller und autonomer erfolgen.“ Dabei war zum Beispiel auch wichtig, dass Tracking-Daten des Postdienstleisters im ERP-System vorliegen und Verantwortliche „von überall aus“ auf Daten zugreifen können. Die Wahl von Haufe X360 lag unter solchen Vorgaben fast schon auf der Hand.
Im ersten Schritt vermittelte Haufe X360 einen Implementierungspartner, wobei die Wahl von BOLD & EPIC perfekt zur Aufgabe passte. „Beide Unternehmen streben Partnerschaften auf Augenhöhe an. Agile Prozesse stehen dabei im Vordergrund“, betont Manuel Schulze, Geschäftsführer von BOLD & EPIC. „Dabei war unsere Arbeit bei Fleischeslust geprägt von vielen Details, technischen Herausforderungen und intensiven Arbeitsphasen. Das Endergebnis kann sich aber aus meiner Sicht sehen lassen, wobei wir den Kunden bis heute unterstützen. Das ERP-System steht für Tempo und Prozesssicherheit.“
Eine entscheidende Basis dabei: die intensive Abstimmung zwischen den Partnern. So fanden unter anderem wöchentliche Working-Sessions statt, in denen alle Aufgaben rund um die vorhandene Testversion diskutiert wurden. Gab es dabei eine Herausforderung, die man hervorheben sollte? „Ich könnte diverse Besonderheiten anführen – etwa die enorme Menge von historischen Daten aus den letzten zwei Jahren, die wir ins ERP übernommen haben. Die dazugehörige Excel-Liste umfasste Millionen Zeilen“, antwortet Manuel Schulze. „Außerdem stellte die ältere Schnittstelle des Logistikdienstleisters eine Schwierigkeit dar. Uns ist es aber gelungen, sein Bestands-Datensystem direkt mit Haufe X360 zu vernetzen.“
Am Ende dauerte es rund vier Monate, bis das ERP-System live ging und bestehende Systeme ablöste – das übliche „Feintuning“ im Nachgang nicht eingerechnet. Seitdem nutzen alle Mitarbeitenden von Fleischeslust Haufe X360, wobei Schulungen eine wichtige Erfolgsbasis darstellten. Und: Auch die Kunden greifen seitdem das ERP-System zu. Dafür sorgt das integrale Kundenportal von Haufe X360 – inklusive direktem Zugriff auf den Produktkatalog, der einfachen Steuerung von Bestellungen und einer präzisen Nachverfolgung des Lieferstatus. Ein Großteil der sonst üblichen E-Mail-Kommunikation entfällt also, was das Tempo weiter steigert.
Im Endergebnis gleichen die Vertriebsprozesse bei Fleischeslust einem perfekt getakteten Uhrwerk – angetrieben von Automatisierungen und Schnittstellen. Wie man sich das im Detail vorstellen kann, zeigt das Beispiel „Bestellprozess“: Die meisten Bestellungen gehen per PDF ein – im Anhang einer E-Mail. Dabei müssen die Mitarbeitenden zunächst nichts mehr tun, denn das Dokument wird per PDF-Reader-Modul automatisiert ausgelesen. Direkt im Anschluss erzeugt das ERP-System einen Auftrag, den der Vertriebsinnendienst kurz auf Plausibilität prüft und an den Logistikdienstleister weiterleitet. Damit ist der Prozess für die Mitarbeitenden abgeschlossen. Alle dazugehörigen Rechnungen werden einmal am Tag per ERP erzeugt und versendet – ohne weitere Prüfung. „Alleine durch eine solche Automatisierung sparen wir viel Zeit ein“, erklärt Maximilian von Cossel.
Ähnlich reibungslos arbeitet die Schnittstelle zwischen Haufe X360 und dem Warenwirtschaftssystem des Lagerdienstleisters – der Warenbestand liegt minütlich aktualisiert im ERP-System vor. Manuelle Eingaben sind dabei nicht mehr nötig, wobei das ERP bei jeder B2B-Bestellung einen Abgleich zwischen gewünschter Bestellmenge und Bestand ausführt. Dazu muss man wissen, dass bestimmte Rohstoffe für Tierfutter allgemein nur knapp im Markt vorliegen – eingeschränkte Lieferfähigkeiten sind nicht unüblich für die Branche, wobei Haufe X360 auch den daraus folgenden Prozess automatisiert: Das System prüft verfügbare Mengen im Warenbestand, kürzt (wenn nötig) die vorliegende Bestellung passgenau und verändert die Angaben auf dem Lieferschein – alles ohne Eingriff eines Mitarbeitenden.
Bleibt zuletzt ein Blick auf das Controlling. Maximilian von Cossel nutzt hierzu noch Excel – die dazugehörigen Daten stammen aber aus dem ERP-System. „Es ist ein großer Vorteil, dass Haufe X360 für eine systematische Stammdatenführung steht. Das sorgt für eine verlässliche Grundlage und präzise Auswertungen“, erklärt der Geschäftsführer. Diverse Kennzahlen wie „Umsatz pro Kunde“ und „Deckungsbeitrag pro Produkt“ spielen für ihn zentrale Rollen.
Insgesamt ist die ERP-Implementierung bei Fleischeslust aber noch nicht abgeschlossen. So streben die Verantwortlichen etwa an, auch den Wareneinkauf per Haufe X360 zu managen oder die Kundenkommunikation weiter zu verbessern. „Allgemein sind wir aber bereits heute sehr zufrieden“, resümiert Maximilian von Cossel. „Die ERP-Prozesskette sorgt für mehr Tempo und Transparenz. Außerdem wurde das Team gezielt entlastet. Unsere Ziele haben wir definitiv erreicht.“
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