Gasspülkegeln für Stahlwerke sind eine außergewöhnliche Produktionsaufgabe, denn bei den hochfesten Bauteilen kommt es auf eine enorme Präzision an – was esb seit Jahrzehnten garantiert. Die Steuerung von Auftragswesen, Produktion und Warenwirtschaft erfolgt dabei völlig reibungslos mit Haufe X360.
Hochpräzise Maßvorgaben, individuelle Formen und maximale Belastungen im Einsatz – die Produktion von Gasspülkegeln verlangt nach Spezialisten wie dem esb Schweißbetrieb Burbach und Bender. Schließlich spielt dieses Produkt eine zentrale Rolle in den Stahlwerken dieser Welt: Mit seiner Hilfe wird das geschmolzene Metall homogenisiert und unerwünschte Verunreinigungen entfernt. Dazu leitet der Gasspülkegel diverse Edelgase in den Werkstoff ein – und das heißt für die Produktion dieser feuerfesten Bauteile: Es kommt auf höchste Genauigkeit an, damit die gewünschte Gas-Durchflussmenge korrekt ist. Außerdem gibt es unzählige Varianten je nach Stahlwerk. Deshalb liegen zum Beispiel bei esb über 5.000 verschiedene „Spüler“ im System vor, wobei auch die Stückzahlen in der Produktion enorm variieren – von „Losgröße eins“ bis zu 250 Stück.
„Folglich verfügen wir über sehr flexible Produktionsprozesse, zumal in unserem Stahlbaubereich auch andere Bauteile gefertigt werden“, erklärt Matthias Otterbach, kaufmännischer Leiter von esb. „Die Kunden wissen, dass wir für Qualität stehen und viele Fertigungsschritte komplett inhouse ausführen. Unser Know-how geht weit über das Schweißen hinaus, was im Markt überzeugt.“ Bei der dazugehörenden Steuerung setzten die Spezialisten mehr als 20 Jahre lang auf ein veraltetes ERP-System – mit einigen Nachteilen: Es deckte nur Grundfunktionen ab und wurde nicht konsequent genutzt, wie Matthias Otterbach betont: „Viele Rechenprozesse dauerten einfach zu lange und die Eingaben waren umständlich. Letztlich konnte man sich auf die unvollständigen Daten kaum verlassen.“
auf Basis der umfassenden Volltextsuche im ERP-System
mit wenigen Klicks aus dem System heraus
inklusive automatischen „Abbuchungen“ im Warenbestand
durch einfache Listenansichten und Filterfunktionen im ERP-System
viele Dokumente lassen sich gleichzeitig erzeugen
Stellplätze der Vorprodukte und Werkstoffe liegen detailliert vor
In der Folge entschieden sich die Spezialisten für die Einführung eines neuen ERP-Systems, wobei „Flexibilität“ den Ausschlag gab: Haufe X360 überzeugte mit seiner variablen Struktur und Anpassungsfähigkeit. Die Implementierung übernahmen ERP-Spezialisten von Bold & Epic. „Die Aufgabe war sicher etwas Besonderes, denn wir mussten eine sehr spezielle Wertschöpfungskette im ERP-System abbilden“, erklärt Manuel Schulze, Geschäftsführer von Bold & Epic. „Ein Knackpunkt war etwa die Abbildung der Kostenstellenstruktur, die bei esb eine zentrale Rolle spielt – für diese und ähnliche Aufgaben bietet die offene Architektur von Haufe X360 zahlreiche Möglichkeiten. Insgesamt sind wir mit dem Endergebnis sehr zufrieden. Das Unternehmen agiert schneller und transparenter. Und genau das ist unser Anspruch bei jeder Implementierung.“
Passgenaue Komponenten, die den hohen Temperaturen im Stahlwerk viele Jahre lang Stand halten – wer in einem solchen Feld tätig ist, benötigt einerseits hochgenaue Produktionstechnologie wie Schweißroboter, Laserschneid- und CNC-Fräsmaschinen sowie digitale Messsysteme. Andererseits unterscheiden sich die Gasspülkegel mit Blick auf ihre Anschlüsse und Formen, was die Produktionsprozesse regelmäßig verändert. „Insofern ist es wichtig, dass wir mit genauen Fertigungsplänen arbeiten und die einzelnen Arbeitsschritte per ERP-System dokumentieren. Deshalb wurde das alte System individuell für unsere Bedürfnisse entwickelt und war viele Jahre im Einsatz“, erklärt Matthias Otterbach. „Mitarbeiter haben dabei zum Beispiel ihre Arbeitszeiten und den Materialverbrauch eines Prozesses erfasst. Allerdings traten immer wieder Fehler und Ungenauigkeiten auf.“
Einer der Gründe dafür: die mangelhafte Usability. Es waren unnötig lange und komplizierte Eingaben nötig, was dazu führte, dass etwas vergessen wurde und bestimmte Informationen lückenhaft vorlagen. Gab es aus diesem Grund Probleme bei der Vernetzung von Unternehmensbereichen? „Das war ständig der Fall“, antwortet Matthias Otterbach offen. „Es kam zum Beispiel vor, dass Angaben zum Lagerbestand nicht korrekt waren und wir bei neuen Aufträgen etwas nachbestellen mussten. So etwas kostete natürlich Zeit und verkomplizierte die Planung.“
Darüber hinaus war die Performance des alten ERP-Systems ein Problem – inklusive sehr langer Rechenprozesse nach einer Eingabe, was die Akzeptanz bei den Usern verschlechterte. „Ich kann nicht verlangen, dass zum Beispiel Mitarbeitende in der Produktion sich mit derartigen IT-Problemen auseinandersetzen. Deshalb wurde das System nur unzureichend genutzt“, betont Matthias Otterbach. „Außerdem waren wir abhängig von nur einem Mitarbeiter, der als Einziger bei Fragen zum ERP weiterhelfen konnte. Die Wahl eines modernen Systems wie Haufe X360 war somit auch eine Art Befreiungsschlag, um sich aus dieser Abhängigkeit zu lösen.“
Der nachfolgende Implementierungsprozess teilte sich auf – in eine langsamere Phase zu Beginn und eine Tempo-Variante in den letzten vier Monaten. Woher kamen die Unterschiede? „Zu Beginn hatte das Projekt vielleicht nicht die nötige Priorität“, erklärt Manuel Schulze, Geschäftsführer von Bold & Epic. „Insgesamt ist es eine große Hilfe, wenn ein Mitarbeiter beim Kunden den Prozess dauerhaft begleitet und hauptverantwortlich vorantreibt. Und genau das war der Fall, als Matthias Otterbach als kaufmännischer Leiter bei esb eingestiegen ist. Von diesem Zeitpunkt an waren wir in der Lage, die gesamte Wertschöpfungskette innerhalb von nur vier Monaten abzubilden. Angesichts der komplexen Unternehmensstruktur mit zwei Standorten und zwei Lagern ist das ein sehr guter Wert.“
Den Start der „Tempo-Phase“ markierte ein Kick-Off-Meeting am Standort von Bold & Epic. Hier kamen alle Beteiligten zusammen und klärten wichtige Fragen zur ERP-Einführung. „Wir haben den Boden bereitet für alles, was danach kam. Darüber hinaus waren wir einige Male vor Ort bei esb, um zentrale Prozesse zu begutachten“, erklärt Manuel Schulze. „Das ist ein entscheidendes Detail unserer Arbeit. Wir wollen genau verstehen, wie ein Prozess abläuft und welche Nachfolgeprozesse er auslöst. Dieses Wissen ist Grundlage für die ERP-Modellierung.“
Wie präzise die Gesamtlösung zu den Aufgaben von esb passt, zeigt das Beispiel der Kostenstellen: Jeder Arbeitsschritt in der Produktion wurde als „Ressource“ definiert, die wiederum einer bestimmtem Kostenstelle zugeordnet ist. „Man muss dazu wissen, dass viele Mitarbeitende sehr unterschiedliche Tätigkeiten ausführen und somit immer wieder an einer anderen Ressource arbeiten“, erklärt Manuel Schulze. „Diese Flexibilität bildet unsere ERP-Modellierung komplett ab.“ Im Endergebnis lassen sich die verschiedenen Kosten kleinteilig nachvollziehen und auswerten. esb behält seine Kostenstruktur also im Blick.
Und wie wirkt sich das neue ERP-System im Alltag aus? Matthias Otterbach beantwortet diese Frage zunächst mit einem Blick auf die Auftragserfassung, denn dieser Prozess läuft viel schneller ab: „Die Volltextsuche in Haufe X360 macht hierbei einen großen Unterschied. Wenn ein Kunde etwas bestellt, muss ich nicht mehr lange suchen, um den dazugehörigen Artikel in unserem System zu finden. Ob man kundenspezifische Artikelnummern, unsere eigenen Artikelnummern, die Zeichnungsnummern oder was auch immer eingibt – der gewünschte Artikel wird in Sekundenschnelle angezeigt. Das ist ein riesiger Vorteil.“ Und: Ähnlich schnell geht es anschließend weiter, denn Auftragsbestätigungen und Produktionsaufträge erstellt Haufe X360 mit wenigen Klicks.
Anschließend sind die Mitarbeitenden in der Produktion gefordert, wobei ihnen das ERP-System auf verschiedene Weise hilft. Hierzu gehören etwa Filterfunktionen, mit denen die verschiedenen Abteilungen „ihre“ Aufträge nach bestimmten Kriterien sortieren und dann zielgerichtet abarbeiten können. Außerdem unterstützt Haufe X360 bei der Steuerung der zahllosen Teilprozesse: Mitarbeitende dokumentieren jeden Arbeitsschritt nach Abschluss (inklusive der Arbeitszeiten) im System – was einerseits den nächsten Arbeitsschritt initiiert. Anderseits wird das verwendete Material aus dem Warenbestand „abgebucht“, weshalb das Lager den aktuellen Status immer im Blick hat. Nachbestellungen erfolgen somit zum rechten Zeitpunkt.
Überhaupt gilt für die Lagersteuerung: Haufe X360 sorgt für Ordnung und Tempo, denn jeder Stellplatz wird im System erfasst, was langwierige Suchaktionen verhindert. „Das gilt aktuell vor allem für unseren Standort bei Koblenz – in Eisern bei Siegen werden die Produkte nur speziellen Lagerbereichen zugeordnet“, erklärt Matthias Otterbach. „In jedem Fall profitieren wir aber von einem hohen Maß an Transparenz und Aktualität.“ Bleibt am Ende der Blick auf die Rechnungsläufe, wobei der kaufmännische Leiter die „Massenverwaltung“ hervorhebt – von der Lieferbestätigung bis zur Rechnungsstellung: Mitunter werden zehn Dokumente nahezu gleichzeitig mithilfe des ERP-Systems erstellt und versendet. „Diese und ähnliche Prozesse erfolgen mit einem Bruchteil jener Zeit, die wir früher benötigt haben. Es ist deshalb keine Frage, dass wir mit Haufe X360 zufrieden sind. Die Entscheidung war goldrichtig und wir profitieren jeden Tag.“
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