Wie perfektioniert man die Angebotsphase , wenn jedes Produkt einzeln per Baukastensystem „zusammengesetzt“ wird? Die Beckmann GmbH macht es mithilfe von Haufe X360 vor: Beim Angebotsprozess von komplexen Bezahlsystemen kommt der Konfigurator des ERP-Systems zum Einsatz.
Sie fahren in ein Parkhaus, gehen ins Hallenbad oder nutzen Waschmaschinen im Waschsalon? Dann kommen Sie eventuell mit Technologie von Beckmann in Kontakt! Das Familienunternehmen produziert Kassensysteme, Einfahrtssäulen und Zugangsleser – angepasst für den Einsatzzweck und mit Cloud-Anbindung. „Rund 80 Prozent ist Projektgeschäft, wobei wir unsere Lösungen in vielen Details individualisieren“, betont Geschäftsführer Michael Beckmann. Kunden sind dabei ausnahmslos Zwischenhändler, die Lösungen von Beckmann mit passenden Schranken, Drehkreuzen oder anderen Komponenten vervollständigen.
Für den Vertrieb von Beckmann ist diese Ausgangslage eine echte Herausforderung, denn für die angesprochene „Customization“ gibt es ein Baukastensystem mit rund 50 Modulen. Bereits während des Angebotsprozesses müssen Mitarbeiter:innen das Produkt quasi virtuell per Modul-Auswahl „zusammensetzen“ – je nach Kundenanforderung. Durch die enorme Komplexität und technische Abhängigkeiten konnte es in der Vergangenheit passieren, dass etwas konfiguriert wurde, was nicht zueinanderpasste. „Allerdings fiel das erst sehr viel später auf. Wir mussten dann kurz vor der Produktion den Kunden kontaktieren und Änderungen besprechen. Das war natürlich unerfreulich“, erklärt Michael Beckmann.
Ich habe einen völlig neuen Blick auf die wirtschaftlichen Kennzahlen meines Unternehmens. Das ist phänomenal. Zudem haben wir Fehler in unserem anspruchsvollen Angebotsprozess komplett ausgemerzt und die Zahl der offenen Kundenrechnungen minimiert – wo vorher im Extremfall eine Summe von rund 100.000 Euro ausstand, sind es jetzt nur noch wenige tausend Euro.“
Vor diesem Hintergrund startete Beckmann die Suche nach einem ERP-System, das diese „Konfigurationsaufgabe“ absichert – und nach einem Implementierungspartner mit viel Prozess-Know-how. Die Wahl fiel hierbei nicht ohne Grund auf handeln.de: „Die Prozessanalyse ist gewissermaßen so etwas wie unser Markenkern“, erklärt dazu Johannes Mantel von handeln.de. „Dazu schauen wir uns die zentralen Teilschritte im Unternehmen sehr genau an, machen viele Verbesserungsvorschläge und bilden das Ergebnis in Ablaufgrafiken ab. Das ist sozusagen eine zentrale Diskussionsgrundlage. Erst danach startet eine sehr präzise Modellierung. Am Ende stehen rundum stabile und passgenaue ERP-Ergebnisse.“
– dank automatisiertem Mahnwesen per ERP
bei der Konfiguration und Kalkulation der Produkte – und das seit Jahren
– von zwei Personen mit insgesamt 40 Arbeitsstunden auf eine 16-Stunden-Kraft
in nur 4 Tagen – der Prozess dauerte vorher rund 14 Tage
– ohne spezielles buchhalterisches Know-how
für eine zielgerichtete Planung mit mehr Terminsicherheit
Mit Touchpad oder nur echten Tasten? Inklusive Papierticket oder lieber automatische Nummernschild-Erkennung? Die Reihe dieser Fragen ließe sich lange fortsetzen – Beckmann bietet sehr viele Varianten seiner Bezahlsysteme an. Wenn der Kunde sich also für einen „Ticketgeber mit Vorhalteleser“ entscheidet, kann er anschließend noch verschiedene Bezahlmöglichkeiten auswählen oder eine „Sprechstelle“ hinzufügen. Für eine solche Flexibilität produziert das Unternehmen rund 50 Module als intelligentes Baukastensystem. Allerdings stehen immer nur bestimmte Module für ein Produkt zur Verfügung: Nicht alles lässt sich mit allem kombinieren, wobei die Produktkonfiguration im Vertrieb stattfindet. In der Vergangenheit kam dabei die Software „Büro+“ von microtech zum Einsatz – mit einem gravierenden Nachteil: Das System diente nur zur Erfassung der Kundenanfrage und unterstützte den User nicht bei der korrekten Wahl der Module. „Deshalb mussten unsere Vertriebsmitarbeiter immer alle ‚richtigen‘ Modulkombinationen im Kopf haben. Das war auch deshalb schwierig, weil wir unsere Produkte ständig weiterentwickeln“, beschreibt Michael Beckmann die Ausgangslage. „Dadurch verändern sich die möglichen Modulkombinationen. Hier waren Fehler vorprogrammiert.“
Dazu kam ein weiteres massives Problem: mangelnde unternehmerische Transparenz. Dazu muss man wissen, dass rund um Buchhaltung und Rechnungsstellung zwei Systeme bei Beckmann im Einsatz waren: Mit büro+ erstellten Mitarbeiter:innen im Verkauf alle Rechnungen, die anschließend von der Buchhaltung mit der zweiten Software DATEV manuell nacherfasst wurden. „Für die Geschäftsführung war es deshalb schwer, einen ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen zu bekommen“, erklärt Michael Beckmann. „Im Grunde mussten wir bei der Buchhaltung nachfragen, wie etwa der aktuelle Monat läuft und welche Ausgangsrechnungen noch nicht beglichen sind. Im Übrigen gab es keine konsolidierten Kennzahlen, was wir unbedingt abstellen wollten.“
Somit machten sich die Bezahlspezialisten auf die Suche nach einem passgenauen ERP, wobei die „Cloud“ eine Grundvoraussetzung darstellte: „Wir setzen bei unseren Produkten ja selbst auf Cloud-Software und kennen sehr genau die großen Vorteile wie den flexiblen Zugriff mit vielen Geräten und an jedem Ort“, betont Michael Beckmann. In der Folge schaute sich der Geschäftsführer sechs verschiedene Cloud-ERP-Lösungen an – und landete schnell bei Haufe X360. Den Unterschied machte unter anderem die User-Oberfläche. „Die Lösung von Haufe sieht in jedem Detail nach ‚State of the Art‘ aus. Das passt zu meinen Vorstellungen eines modernen UI, was ich von der Konkurrenz nicht unbedingt sagen kann. Bei deren Präsentationen fielen zudem langsamere Ladezeiten und andere grundsätzliche Mängel auf. Die Alternativen kamen deshalb nicht in Frage.“
Aber wie garantiert man in einem solchen Fall eine perfekte ERP-Modellierung – auch und gerade angesichts einer Vielzahl von Produktvarianten und flexiblen Bestellprozessen? Darauf gibt Johannes Mantel von handeln.de eine schnelle Antwort: „Zunächst einmal waren wir vor Ort, haben uns alles angeschaut und mit den Verantwortlichen unzählige Themen durchgesprochen. Das reichte von Produktserien und Stücklisten bis zu Lagerprozessen und Seriennummern“, so Johannes Mantel. „Für mich ist das eine Selbstverständlichkeit. Schließlich können wir sonst nicht verstehen, was das Unternehmen im Inneren antreibt und wie Prozesse miteinander verkettet sind. Diese Workshops sind eine unverzichtbare Basis für unsere Arbeit.“
Im zweiten Schritt ging es mit einer ähnlichen Gründlichkeit weiter, denn handeln.de setzte auf ebenso präzise wie hilfreiche Prozessdiagramme. Diese Grafiken zeigten Schritt für Schritt zum Beispiel die Verkaufs- oder Beschaffungsprozesse bei Beckmann – inklusive etwaiger Verbesserungsvorschläge. „Es kann nicht darum gehen, einfach nur die vorhandenen Arbeitsabläufe im ERP abzubilden. Stattdessen wollen wir Unternehmen und ERP perfekt zusammenführen“, erklärt Johannes Mantel. „Das bedeutet natürlich auch, dass man unternehmerische Prozesse unter Umständen verändern muss. Die ERP-Modellierung wird somit zu einer Art von Katalysator für Optimierungen an allen Ecken und Enden.“
Am Ende der Implementierung erfolgte ein Go-Live, bei dem handeln.de nichts dem Zufall überließ: Zum einen stand den Usern bei Beckmann längere Zeit eine Testumgebung zur Verfügung. Zum anderen waren die Experten beim Systemwechsel mehrere Tage vor Ort. „Der Switch vollzog sich von einem auf den anderen Tag und hat sehr gut funktioniert“, betont Michael Beckmann. „Seitdem nutzen wir nur noch das ERP für zentrale Aufgaben in der Buchhaltung, Auftragserfassung und Warenwirtschaft. Dabei spielt sicher eine große Rolle, dass wir in der Geschäftsführung voll hinter der Einführung standen. Etwaige Sonderwege haben wir nicht akzeptieret.“
An dieser Stelle kommen wir vielleicht zu einer kleinen Überraschung, denn der angesprochene Produkt-Konfigurator läuft bei Beckmann nicht nur völlig reibungslos – er ist zudem im Standard von Haufe X360 enthalten! Das Ganze ist integraler Teil des ERP-Produktionsmoduls und lässt sich einfach für spezifische Aufgaben anpassen. Die Effekte bei Beckmann sind enorm: Vertriebsmitarbeiter:innen starten bei einer neuen Kundenanfrage den Konfigurator und beantworten hintereinander verschiedene Fragen zum gewünschten Produkt – einfach per Klick auf die angebotenen Optionen. Dabei beeinflusst jede Antwort die Auswahlmöglichkeiten bei der nächsten Frage. Und das heißt: Man kommt Schritt für Schritt dem Endprodukt näher. Am Ende erzeugt das ERP automatisiert ein Angebot. „Wir haben dieses Modul jetzt seit einigen Jahren im Einsatz und es kam zu keinem einzigen Fehler bei der Produktkonfiguration. In der Folge muss auch niemand in der Geschäftsführung die Angebote kontrollieren. Das ist eine riesige Entlastung für uns“, bestätigt Michael Beckmann.
Ein ähnlich durchschlagender Erfolg zeigt sich in der Buchhaltung, was man interessanterweise an den Papiermengen sehen kann: Wo früher 50 bis 80 Leitz-Ordner pro Jahr anfielen – gefüllt mit ausgedruckten Eingangs- und Ausgangsrechnungen –, kommt man heute bei Beckmann mit einem einzigen Ordner aus! Letztlich war der umständliche System-Mix für den Papierkrieg verantwortlich: Jede Debitoren- und Kreditorenrechnung wurde in Büro+ erfasst, dann ausgedruckt und zuletzt noch per Hand mit einer DATEV-Nummer versehen. Zwei Mitarbeiter:innen in der Buchhaltung hatten damit alle Hände voll zu tun. Mit Haufe X360 ist nun quasi das Gegenteil der Fall, denn der gesamte Rechnungslauf inklusive Controlling erfolgt automatisiert. Und das hat zwei konkrete Effekte: Zum einen benötigt das Unternehmen nur noch eine 16-Stunden-Arbeitskraft in der Buchhaltung, die dafür übrigens keine spezielle Ausbildung benötigt. Vorher war hierfür eine Vollzeitstelle (40 Stunden) nötig. Zum anderen hat die Zahl der offenen Rechnungen radikal um rund 90 Prozent abgenommen – denn das ERP erzeugt automatisiert alle Mahnungen, wenn das Zahlungsziel überschritten wird.
Ein Pluspunkt hat speziell für die Arbeit von Michael Beckmann die größte Bedeutung: Mit Haufe X360 überblickt er den Status seines Unternehmens in einer völlig neuen Weise. Wie sieht der Bestelleingang eines Monats aus, was für Produktaufträge wurden noch nicht abgearbeitet und wie entwickelt sich der Gewinn im Vergleich zum Vorjahr – und das anhand tagesaktueller Zahlen? „Diese Fragen konnten wir in der Vergangenheit nur sehr mühsam beantworten. Mit Haufe X360 haben ich jetzt einen wirklich fabelhaften Blick auf alle relevanten Entwicklungen. Dabei ist das Ganze sehr einfach zu bedienen und zu verstehen – und das sage ich als jemand, der nicht aus der Buchhaltungswelt kommt“, so der studierte Wirtschafsingenieur.
Bleibt am Ende die Frage nach einem Resümee: Auf was kommt es aus seiner Sicht bei der ERP-Implementierung im Mittelstand an? „Es ist ganz entscheidend, dass die Geschäftsführung voll dahintersteht und den Prozess vorantreibt. Es darf für die Mitarbeitenden keine Ausreden geben – und deshalb ist es wichtig, dass auch die Chefs die Lösung in vollem Umfang nutzen. Dann ist die Einführung machbar und die Wirkung überragend.“
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