Als Großhändler für wichtige Medizinprodukte ist ApoHomeCare darauf angewiesen, dass Vertriebsprozesse perfekt funktionieren. Haufe X360 sorgt dabei für Sicherheit und Tempo.
Ob Medizinprodukte, Kosmetika oder Nahrungsergänzungsmittel – damit diese Produkte dauerhaft im Handel verfügbar bleiben, kommt es auf logistisches Know-how an. Großhändler wie ApoHomeCare sichern dazu den komplexen Lieferweg vom Hersteller bis zur Apotheke zuverlässig ab. Somit bekommen produzierende Unternehmen (als Kunden von ApoHomeCare) einen denkbar einfachen Marktzugang. Gleichzeitig profitieren Apotheken von stabilen Lieferketten. „Dabei agieren wir insgesamt sehr schnell und mit kurzen Entscheidungswegen. Das punktet im Markt“, erklärt Ralf Buse, Leitung IT und Prozessmanagement bei ApoHomeCare.
In den letzten Jahren sorgte dieser Ansatz für große Markterfolge bei der ApoHomeCare GmbH – das Unternehmen ist seit einer Neuausrichtung im Jahr 2017 schnell gewachsen. Allerdings stießen die vorhandenen IT-Prozesse mit der Zeit an Grenzen: Für die Steuerung des Auftragswesens kam zunächst Shopware zum Einsatz, was mit einer Reihe von manuellen Prozessen einherging. „Unsere logistischen Abläufe ließen sich so nicht perfektionieren“, erklärt Ralf Buse. „Ein Schwachpunkt war die Integration von Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten auf den Lieferscheinen. Wir mussten diese Informationen einzeln eingeben. Insofern lag die weitgehende Automatisierung per ERP-System auf der Hand.“
für eine automatisierte Verarbeitung der Bestellungen im ERP-System
und die Daten direkt mit der Lieferposition im System verbinden
„auf Knopfdruck“ aus dem System heraus
für eine schnelle und einfache Kommissionierung
per E-Mail im ZUGFeRD-Format
usgeführt vom ERP-System auf Basis von historischen Daten
Bei der Wahl von Haufe X360 spielte das Kriterium „Cloud“ eine entscheidende Rolle. Außerdem habe man das modulare ERP-System als perfekte Lösung wahrgenommen, um die sehr speziellen Prozesse präzise abbilden zu können, betont Ralf Buse im Gespräch. Ein zweiter Vorteil zeigte sich nach Projektstart: Der Implementierungspartner handeln.de initiierte einen reibungslosen Einführungsprozess. „Es ist uns dabei immer wichtig, dass wir Strukturen und Prozesse eines Unternehmens präzise erfassen“, erklärt Johannes Mantel von handeln.de. „Auf diese Weise entsteht eine passgenaue Lösung, die den Mitarbeitern im Alltag weiterhilft und für Tempo sorgt. Auch und gerade bei den anspruchsvollen Prozessen eines Großhändlers wie ApoHomeCare zahlt sich dieser Ansatz aus.“
Der Handel mit Medizinprodukten ist geprägt von Sicherheit: Alles genügt höchsten Qualitätsanforderungen, weshalb einerseits die Produktionsprozesse zahlreichen Regularien unterliegen – und man andererseits jedes einzelne Produkt später „zurückverfolgen“ kann. Sprich: Auf der Packung befinden sich genaue Angaben zu Verfallsdatum und Produktionscharge, was etwaige Rückrufe oder Ursachenanalysen vereinfacht. Für Großhändler wie ApoHomeCare sind diese Angaben deshalb keine Randinformationen, sondern sie stehen im Zentrum: Jeder Lieferschein und jede Rechnung muss Chargennummern und Mindesthaltbarkeitsdaten enthalten.
„Und genau das war mit Shopware nur schwer umsetzbar“, hebt Ralf Buse hervor. „Stattdessen mussten wir alle Angaben manuell in die Lieferscheine einfügen, was viel Zeit gekostet hat und fehleranfällig war.“ Im Übrigen fungierte Shopware hauptsächlich als Auftragsmanagementsystem – die bekannten Shop-Funktionen spielten zum Zeitpunkt der Entscheidung für ein neues System keine Rolle mehr. Die ungewöhnliche Nutzung zog allerdings weitere Einschränkungen nach sich. Beispiel „Auftragsbearbeitung“: Viele Dokumente der Kunden gingen seinerzeit per Fax und E-Mail ein, weshalb der Vertriebsinnendienst alle Bestellinformationen einzeln eintippen bzw. in Shopware erfassen musste. „Bei uns gibt es pro Woche verhältnismäßig wenige Bestellungen, die dann allerdings viele Einzelposten enthalten. Insofern haben diese Prozesse viel Zeit verschlungen.“
In der Folge machten sich die Verantwortlichen auf die Suche nach einem ERP-System und prüften mehrere Lösungen. Warum hat man sich am Ende für Haufe X360 entschieden? „Tatsächlich gab das Thema ‚Chargenrückverfolgung‘ die Richtung vor“, antwortet Ralf Buse. „In den Gesprächen mit Vertretern von Haufe X360 wurde deutlich, dass bereits im X360-Standard hierzu Lösungen vorliegen. Das System lässt sich mit Scannern vernetzen, die den Verpackungs-Code erfassen. Manuelle Eingaben entfallen. Das war für uns ein wichtiges Argument. Außerdem wollten wir unbedingt eine Cloud-Lösung, die eine flexible Nutzung sicherstellt.“
Für die Arbeit von handeln.de bedeutete diese Ausgangslage: Auf die Umsetzungsdetails kam es an! Die Spezialisten starteten im Juli 2023 mit einer Reihe von Workshops, um die Prozesse des Unternehmens zu erfassen. Anschließend stand den Usern eine Testversion zur Verfügung, wobei jeder Änderungswunsch in die Modellierung einfloss. Wie präzise das finale Ergebnis heute zum Unternehmen passt, macht beispielsweise der automatisierte Datenfluss im Auftragswesen deutlich: Alle Bestellaufträge der Kunden werden – nach der Konvertierung in ein einheitliches Datenformat – per API-Schnittstelle an Haufe X360 übergeben. Anschließend liegen alle Bestellungen im ERP-System vor.
„Der Prozess ist ausgesprochen sicher, wobei jede manuelle Erfassung von Bestellungen entfällt“, resümiert Johannes Mantel von handeln.de. Muss man den Bestelleingang im ERP-System trotzdem überprüfen, bevor Mitarbeiter im Lager mit ihrer Kommissionierung starten? „Aktuell schaut der Vertriebsinnendienst von ApoHomeCare zur Sicherheit über die Liste in Haufe X360. Wir können uns aber vorstellen, dass auch diese Überprüfung entfällt. Aktuell zeigen sich kaum Probleme oder Fehler.“
Ähnlich interessant ist ein Blick auf die Arbeitsergebnisse von handeln.de im Lager. Hier kommt das NEX.GO 360 Ökosystem zum Einsatz – eine Eigenentwicklung der Implementierungsspezialisten, die sich flexibel in Haufe X360 integrieren lässt und mit der NEX.GO 360 App einhergeht. Und: Im Rahmen der Einführung bei ApoHomeCare wurde die Anwendung erweitert, um Anforderungen der Branche rund um effiziente und fehlerfreie Prozesse punktgenau abzubilden. Mit dieser Lösung scannen Mitarbeitende jetzt den Code auf einer Artikelcharge im Wareneingang. Anschließend werden alle Informationen direkt in die Lieferposition übernommen. „Insgesamt ist diese Lösung besonders wichtig für ApoHomeCare, denn sie sorgt für eine einheitliche Datenbasis im ganzen Unternehmen. Und genau das ist eine Qualität, die wir bei jeder ERP-Implementierung anstreben“, hebt Johannes Mantel hervor.
Wie effizient die ERP-Gesamtlösung im Alltag ist, zeigt ein Blick auf die Informationskette vom Bestelleingang bis zur Warenauslieferung – die Daten „wandern“ automatisiert von A nach B und stoßen jeweils reibungslose Nachfolgeprozesse an. Im ersten Schritt punktet die bereits angesprochene EDI-Schnittstelle – alle Bestellungen der Kunden landen automatisiert im System. Nach einem kurzen Check dieser Eingangsliste klicken Vertriebsmitarbeitende auf den Button „Lieferung erstellen“, womit ihre Arbeit an dieser Stelle abgeschlossen ist – der Lieferauftrag erscheint umstandslos auf den Monitoren im Lagerbüro. Hier erzeugt das ERP-System wiederum eine Kommissionierliste, auf die alle Lagermitarbeiter per mobilen Endgeräten zugreifen.
„Noch einfacher lässt sich der Bestell- und Lieferprozesse eigentlich nicht umsetzen. Das Ganze funktioniert reibungslos“, betont Ralf Buse – wobei auch die Rechnungsprozesse ein derartiges Tempo aufweisen: Erstellung und Versand erfolgen aus dem ERP-System heraus, wobei ApoHomeCare auf elektronische Rechnungen setzt. Zum Einsatz kommt das sogenannte ZUGFeRD-Format – ein Hybrid aus XML- und PDF-Datenteil, den man per E-Mail versenden kann. Das ERP-System stößt den Prozess selbstständig an.
Bleibt zuletzt ein Blick auf den nächsten Entwicklungsschritt: ApoHomeCare arbeitet daran, die Warendisposition zu perfektionieren: Alle Nachbestellungen bei Produzenten werden zukünftig hochpräzise an einen prognostizierten Bedarf angepasst – auf Basis von historischen Verkaufsdaten, saisonalen Effekten und den „Reichweiten“ des aktuellen Warenbestands. Die Datenqualität von Haufe X360 liefert hierfür die Informationsbasis. „Diese Kalkulationen werden wir mit einem eigenen Algorithmus ausführen und die berechneten Bestellmengen den jeweiligen Lieferanten in einer Excel-Tabelle zuordnen“, erklärt Ralf Buse. „Zuletzt punktet das ERP-System, weil wir diese Tabelle mit wenigen Klicks in Haufe X360 überführen. Alle Bestellungen bei Lieferanten werden automatisch erstellt und werden – nach einer optionalen Prüfung – wiederum automatisch zum Lieferanten übermittelt.“
Zurück
