Die Facility-Spezialisten von awell betreuen eine riesige Zahl von Immobilien – und das in ganz Deutschland. Haufe X360 dient dabei einerseits als Steuerungszentrale, andererseits ist das System die Basis für eine weitgehende Digitalisierung.
Rund 1.500 Grundstücke und Gebäude, um die sich 700 eigene Mitarbeitende sowie diverse Partnerfirmen kümmern – bereits die „nackten Zahlen“ von awell sind mehr als beeindruckend. Und: Das dazugehörige Dienstleistungsspektrum ist breit – mit Leistungen wie Gebäudereinigung und -instandhaltung, Grünanlagenpflege, Parkplatzservice, Winterdienst und dem technischen Facility Management. Zahlreiche Industriebetriebe, Banken, Kliniken und ein Fußballstadion setzen auf dieses Rundum-Know-how, weshalb das Unternehmen seit Jahren konstant wächst.
Gibt es so etwas wie ein Erfolgsgeheimnis? „Alles dreht sich bei uns um die Anforderungen unserer Kunden“, antwortet Geschäftsführer Markus Wolf. „Wir arbeiten zuverlässig und orientieren uns präzise am Bedarf, der je nach Gebäude sehr unterschiedlich ist. Diese Zuverlässigkeit überzeugt.“ Zur Steuerung von Auftragsabwicklung, Vertragswesen und Co. kam dabei mehr als 30 Jahre lang ein eigenentwickeltes ERP-System zum Einsatz. „Das System funktionierte gut“, betont Christian Gutmann, ebenfalls Geschäftsführer bei awell. „Allerdings wollten wir uns weiterentwickeln und diverse Prozesse digitalisieren. Es wäre viel zu aufwändig gewesen, dafür die eigene Software weiterzuentwickeln.“
für eine kontinuierliche Digitalisierung und Optimierung des Unternehmens
erstellt per ERP (Geplant: Vernetzung von Teams und Zentrale per Tablet)
mit Direktversand der Reinigungsmittel an die Teams vor Ort
für die Entwicklung einer speziellen Lösung für die Unternehmensprozesse
für die direkte Verarbeitung von Aufträgen in Haufe X360
oder Smartphone – mit direkter Rückmeldung an das ERP-System
Bereits im Jahr 2021 kam es zum ersten Kontakt mit Haufe und SYSolution, um eine ERP-Lösung zu diskutieren – der Kick-Off für die Einführung von Haufe X360 erfolgte aber erst Anfang 2024. „Wir hatten zu diesem Zeitpunkt bereits eine Vorstellung von der Aufgabe. Die Infos aus dem Erstgespräch halfen“, erklärt Christian Omasmeier von SYSolution. „Nichtsdestotrotz startete 2024 zunächst eine Serie von Meetings, in denen wir die Prozesse des Unternehmens gemeinsam analysiert haben. Das war unverzichtbar – auch und gerade, weil wir Haufe X360 mit diversen Erweiterungen an die Prozesse der Branche anpassen mussten. Das Ergebnis ist die perfekte Basis, um das Unternehmen in den nächsten Jahren immer weiter zu digitalisieren.“
Flexibilität ist Trumpf – in kaum einem anderen Dienstleistungssektor müssen Unternehmen so variabel agieren wie beim Facility Management. Schließlich ist die Reinigung eines Fußballstadions etwas ganz anderes als der Winterdienst auf einem Firmengelände oder technische Wartungen im Bürogebäude. Und diese Unterschiede betreffen unzählige Details: Man kann zum Beispiel das Reinigungsmittel für einen speziellen Krankenhausboden nicht „einfach so“ in anderen Gebäuden zum Einsatz bringen. Außerdem unterscheiden sich auch scheinbar ähnliche Arbeitsaufträge, denn jeder Kunde legt auf etwas anderes Wert. Wie steuert man eine solche Komplexität? Die Antwort von awell war mehr als 30 Jahre lang geprägt von einem selbstentwickelten ERP-System, das perfekt zu typischen Branchendetails rund um Vertragsmanagement und Leistungsnachweise passte. Probleme? Fehlanzeige!
Stattdessen glich das Ganze eher einem gut geölten Uhrwerk, das sich aber (hier passt das Bild von der Uhr) kaum noch verändern ließ. „Wir haben die Lösung vor Jahren umfangreicher überarbeitet und dann gemerkt, wie aufwändig so etwas werden kann“, erklärt Geschäftsführer Markus Wolf. „Deshalb war es undenkbar, dass wir mit unserer Eigenlösung einen großen Digitalisierungsfortschritt hinbekommen. Immerhin wollen wir zahlreiche Prozesse – wie etwa die Unterschrift eines Kunden nach erbrachter Leistung – demnächst komplett vernetzt per Tablet und Co. ausführen. Vor diesem Hintergrund kam es bereits im Jahr 2021 zum Kontakt zu Haufe, denn wir kennen uns aus einer langjährigen Geschäftsbeziehung.“
Die ursprüngliche Idee der Facility-Spezialisten lautete damals: zusammen mit Haufe X360 und SYSolution eine ERP-Lösung für die Branche entwickeln. „Wir haben diese Möglichkeit sondiert, dann aber den Plan zunächst nicht weiterverfolgt“, so Geschäftsführer Christian Gutmann von awell. Stattdessen starteten die Partner im Jahr 2024 noch einmal neu mit Haufe X360 als Arbeitsbasis. „Es war dabei entscheidend, dass diese ERP-Lösung komplett modular aufgebaut ist und sich zugleich mit Programmierungen gut ergänzen lässt. Schließlich prägen sehr spezielle Prozesse unsere Abläufe im Unternehmen, weshalb der ERP-Standard nicht genügt. Die Offenheit von X360 war für uns also unverzichtbar“, so Christian Gutmann.
In der Folge setzte das Team von SYSolution auf einen betont kleinteiligen Prozess, um Detaillösungen programmieren und das ERP-System stufenweise anpassen zu können. Woher stammten die Informationen für die gewünschte Qualität? „Zunächst haben wir eine Key-User-Gruppe aus verschiedenen Bereichen des Unternehmens gebildet“, erklärt Christian Omasmeier von SYSolution. „Im Rahmen von zahlreichen Workshops kamen dann die Aufgaben und Prozesse des Unternehmens auf den Tisch. Dieses Wissen floss umstandslos in alle Programmierungen und Modellierungen mit ein.“
Beispiele für die erwähnten Lösungen gibt es nun einige. Interessant ist etwa das umfangreiche „Vertragsmodul“, mit dem awell seine Kooperationspartner und deren Verträge managt. Auch für die Steuerung der Vergütungen von externen Leistungen entstand ein ähnlich spezielles Modul. awell ist rundum zufrieden mit dem Ergebnis, wie Geschäftsführer Markus Wolf betont: „Uns war von Anfang an klar, dass wir eine Art von Hybrid benötigen – aus dem bewährten Standard von X360 und einer umfassenden Anpassung an unsere speziellen Prozesse. So etwas entwickelt man nicht über Nacht. Insofern sind wir mit dem Ablauf und den Zeitfenstern vollauf zufrieden. Das Ergebnis ist sehr gut.“
Interessant ist darüber hinaus die Philosophie hinter diesem Prozess, denn awell wollte seine Digitalisierungsziele keinesfalls im ersten Schritt erreichen. Im Gegenteil: Die erste Version von Haufe X360 bildete „nur“ die vorherige ERP-Eigenentwicklung eins zu eins ab. „Aus meiner Sicht ist das ein cleveres Vorgehen“, sagt dazu Christian Omasmeier von SYSolution. „Wir haben ein bestehendes System durch eine andere Plattform ersetzt, mit der man viele Prozesse in ähnlicher Weise ausführt. In der Folge fühlten sich die Mitarbeitenden direkt wohl mit der neuen Software. Jetzt wird das Ganze langsam um neue Funktionen ergänzt. So gleitet das Unternehmen sanft in die neuen Prozesse.“
Der aktuelle Blick auf die ERP-Details bei awell offenbart nun zweierlei: Auf der einen Seite garantiert die angesprochene „Hybrid-Lösung“ komplett reibungslose Prozesse. Auf der anderen Seite ist das Unternehmen perfekt vorbereitet auf die weitergehende Digitalisierung. Beispiel „Auftragsabwicklung“: awell bekommt regelmäßige Großaufträge von Industrieunternehmen oder Handelsketten, zu denen zahlreiche Reinigungsleistungen an verschiedenen Immobilien gehören – und viele dieser Aufträge werden per SAP-System versendet. Aktuell kommt das Ganze noch per E-Mail-Anhang bei awell an, weshalb Mitarbeitende den Auftrag manuell in das ERP-System übertragen müssen. „Wir planen aber bereits eine Schnittstelle von Haufe X360 zum SAP-System der Kunden“, erklärt Geschäftsführer Markus Wolf. „Anschließend landet die Bestellung direkt im System und stößt weiterführende Prozesse an.“
Interessant ist darüber hinaus, dass nach der Erfassung eines Auftrags sogenannte „Leistungsscheine“ per ERP erzeugt werden. Diese gehen per E-Mail an die Reinigungsteams vor Ort. „Für die Kollegen ist das die entscheidende Arbeitsgrundlage. Der Schein gibt zum Beispiel darüber Auskunft, wie häufig etwas gereinigt werden muss und auf welche Weise“, so Geschäftsführer Christian Gutmann. Nach Abschluss der Reinigungsprozesse unterschreibt der Kunde auf dem Schein: Job ausgeführt! Und wie sieht hier die Zukunft aus? „Wir wollen den Prozess digitalisieren“, antwortet Christian Gutmann. „Die Infos zur Reinigung wandern ohne Umwege vom ERP-System zum Tablet des Leiters eines Reinigungsteams. Und nach Abschluss der Reinigung unterschreibt der Kunde einfach auf diesem Tablet. Die Leistungsscheine werden also überflüssig.“
Bleibt zuletzt ein Blick auf die Warenwirtschaft bei awell: Das Unternehmen verfügt nicht über große Lager. Stattdessen liefern Hersteller die meisten Materialien direkt an die Reinigungsteams vor Ort. Letztere melden dazu im Vorfeld ihren aktuellen Materialbedarf an die Zentrale, die wiederum per ERP die Bestellung ausführt. „Im Vorfeld prüfen unsere Mitarbeitenden in der Verwaltung anhand ihrer Erfahrungswerte, ob die Bestellmengen plausibel sind oder eine Korrektur nötig ist. In Zukunft könnte das ERP-System diese Prüfung anhand von historischen Daten ausführen. Es gibt diverse Ideen dieser Art“, betont Geschäftsführer Markus Wolf. „Insgesamt sind wir sehr zufrieden. Haufe X360 eröffnet uns alle Möglichkeiten, um Prozesse zu automatisieren, Kundensysteme zu integrieren und das Bestellwesen zu präzisieren. Das ist die technische Basis für unseren zukünftigen Erfolg.“
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