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Lengers GmbH & Co. KG

Gesteigerter Gewinn:

Lebensmittelgroßhändler Lengers optimiert Prozesse und steigert Produktivität

Kurzübersicht Lengers GmbH & Co. KG

Branche
Lebensmittel Großhandel und Distributor
Sitz
Laer, Nordrhein-Westfalen
Software vor Acumatica [Haufe X360]
Lexware financial office premium

Über Lengers GmbH  

Die Lengers GmbH aus dem Münsterland ist ein inhabergeführter Großhandel für Wurst- und Aufschnittwaren. Das Traditionsunternehmen steht seit über 70 Jahren für Qualität, Regionalität, Geschmack und Service. Mit einem breiten Sortiment an vorwiegend regionalen sowie nationalen und internationalen Fleischspezialitäten beliefert Lengers viele unterschiedliche Kundensegmente – von Bäckereien, Kantinen und Dorfläden über Hotellerie und Gastronomie bis hin zu Krankenhäusern, Altenheimen und den Lebensmitteleinzelhandel.

"Wir blicken auf eine jahrzehntelange Erfolgsgeschichte zurück, in der wir unseren Kundenstamm kontinuierlich erweitern und an uns binden konnten. Dank Haufe X360 können wir unsere Qualitätsversprechen bestens erfüllen, denn wir arbeiten optimal zusammen, bieten exzellente Services und bauen unsere Vertriebswege kontinuierlich aus. Haufe X360 ist für den Großhandel bestens geeignet und verhilft uns zu neuen Wachstumspotenzialen."

Benjamin Frenzel
‍Geschäftsführer Lengers GmbH

Auf einen Blick:
Der Mehrwert für Lengers

Reibungslose Abläufe und minimierte Fehlerquoten dank standardisierter Prozesse im Warenlager.

Alle Unternehmensbereiche in einem vollintegrierten System: Reibungslose Synchronisation aller Prozesse von Auftragsverwaltung, Bestandsmanagement, Warenwirtschaft, Buchhaltung und Vertrieb.

Skalierbarkeit: Neue Mitarbeitende schnell als User angelegt, in Prozesse eingearbeitet und einsatzfähig.

Lebensmittelspezifische Scanner-Integration: Variabilität der EAN-Codes bestens abgebildet.

Plattform wächst mit: Sukzessive Erweiterung des ERP-Systems um neue Services, z.B. im Außendienst.

Herausforderungen

Vor der Einführung der Cloud-ERP-Plattform Haufe X360 nutzte die Lengers GmbH Lexware financial office premium. „Das Programm war gut, doch konnte es unsere immer komplexer werdenden Prozessabläufe nicht vereinfachen und optimieren. Gerade mit Blick auf tagesaktuelle Auskünfte und detaillierte Kundenstatistiken passte die Software nicht mehr zu unseren Bedürfnissen“, beschreibt Benjamin Frenzel, Geschäftsführer von Lengers.

Zu viele Einzel-Systeme: Umständliche Mehrfacheingaben und Fehlerquellen im Arbeitsalltag

Aus der Historie gewachsen, hatte das Unternehmen viele unterschiedliche Teil-Softwares und Datenbanken im Einsatz. „Die Stammdatenpflege kostete uns täglich Zeit und Nerven: Wenn ein neues Produkt im Sortiment erfasst werden sollte, mussten wir das nicht ein einziges Mal eintragen, sondern gleich mehrmals in fünf verschiedene Systeme hintereinander“, erinnert sich Frenzel. Gerade bei einem wachsenden und diversifizierenden Sortiment konnte sich der Großhandel diese Ineffizienzen und Fehlerquellen nicht mehr erlauben.

Scanner-Funktion: Alt-Software wurde branchenspezifischen Bedürfnissen nicht gerecht  

Außerdem erkannte der Geschäftsführer die Potenziale des Einsatzes moderner Scanner, mit denen die Wurstware detailliert gewogen und ausgewiesen werden konnte. Die richtige Lösung zu finden, die mit den Scannern korrespondiert, war schwierig. „Es gibt viele Unterschiede im Aufbau eines EAN-Codes. Im Lebensmittelhandel ist die Gewichtsaufschlüsselung essenziell, denn eine Salami wiegt nicht immer gleich viel. Diese Variabilität muss im Code abgebildet werden, unsere Alt-Software hatte aber nur starre Codes.“ Bis dahin mussten die Kommissionierer die Gewichte im Kopf hochrechnen und aufschreiben, was zu Fehlkalkulationen und hohen Fehlerquoten führen konnte.

Fehlender Echtzeit-Überblick, mangelnde Flexibilität: Kreislauf an Unstimmigkeiten im System

Um aussagefähig zu sein, wann wieviel Ware ausgeliefert werden kann, sind tagesaktuelle Lagerbestände essenziell. Auch Kundenhistorien, Kundenstatistiken und Umsätze konnte Lexware financial office premium nicht so detailliert darstellen, wie das Team es brauchte. „Täglich kam das Vertriebsteam zu mir und bat mich um Auskünfte über die heute gemachten Umsätze“, erinnert sich Frenzel. „Es fehlte an allen Ecken und Enden an Transparenz und Aussagefähigkeit – sowohl für mich als Geschäftsführer als auch für meine Mitarbeitenden.

Außerdem korrespondierten die Systeme nicht einfach miteinander, beschreibt Frenzel. „Wenn bei der Kommissionierung der Ware im Lager ein Fehler auffiel und manuell auf dem Kommissionszettel behoben wurde, so war der im Büro erstellte Lieferschein mit den Altinformationen bedruckt. Der Kunde wurde dann zwar korrekt beliefert, unsere Warenbestände waren aber falsch.“ Das wiederum führte zu Fehlern in der Warenbewegung, den Kundenstatistiken und trat einen ganzen Kreislauf an Unstimmigkeiten los. „Wir brauchten eine Software, die uns eindeutige Produktinformationen via EAN Code Scannern ermöglichte – und das war mit dem Lexware Produkt nicht möglich. Es war Zeit, sich nach einer Alternative umzusehen.“

Auf einen Blick: Anforderungen von Lengers GmbH an eine ERP-Lösung

Integrierbare Scanner-Funktion: System sollte mit variablen EAN-Barcodes arbeiten und detaillierte Statistiken bilden können.
Erleichterung bei der Stammdatenpflege: Neue Sortimentsinformationen über alle Unternehmensbereiche synchronisiert.
Detaillierte Auswertungen und übersichtliche Dashboards für Echtzeit-Überblick über alle Daten.
Skalierbarkeit und Erweiterbarkeit: System sollte mit veränderten Anforderungen mitwachsen.

Wechsel zu Haufe X360

Auf der Suche nach einer Softwarelösung, die mit der so dringend benötigen Scanner-Funktion dienen konnte war, fasste Benjamin Frenzel unterschiedliche Programme ins Auge: „Von Navision über Sage und einer Branchenlösung hatten wir einige ERP-Lösungen im Blick. Doch keine davon konnte mit einer integrierten Buchhaltung aufwarten.“ Am Ende stand Frenzel kurz davor, sich für Navision zu entscheiden, doch dann schreckte sie der Preis ab: „Eine Viertel Millionen Euro plus zusätzliche Hardwarekosten für einen Serverterminal vor Ort waren für uns schlichtweg nicht realistisch.“

Bei weiteren Recherchen stieß Frenzel dann auf den Lexware Partner Lutz Consulting. „Norbert Lutz hörte mir richtig zu, nahm meine Bedürfnisse zu Herzen und erkannte die Potenziale, die hinter meiner Anforderung nach einer Scan-Funktion lagen“, erinnert sich Frenzel. Lutz Consulting brachte die neue Cloud-ERP Haufe X360 ins Spiel, die alle Anforderungen abdeckte und neue Möglichkeiten offenbarte.

Bedenken wegen der Cloud: Doch Vorteile überwogen und entkräftigen alle Vorbehalte

„Als ich hörte, dass lexbizz eine cloud-basierte Software sei, war ich erst gar nicht begeistert“, erinnert sich Frenzel. „Ich wollte meine Daten bei mir haben und hatte Angst davor, bei fehlender Internetverbindung nicht aufs System zugreifen zu können.“ Doch alle Vorbehalte erwiesen sich im Nachhinein als völlig unbegründet. „Heute bin ich begeistert von der Cloud, denn ich kann jederzeit und von überall ins System einwählen, Zahlen checken oder Aufträge annehmen. Und seien wir mal ehrlich: Dass das Internet ausfällt, könnte doch nur bei einem Stromausfall passieren. Und dann bringen mir die Server vor Ort auch nichts“, lacht Frenzel.

ERP-Einführung: „Ganz anderes Arbeiten, aber wir sind froh, dass wir den Wechsel gewagt haben“

Ende 2019 startete das ERP-Projekt mit der Begleitung des Haufe X360 Partners Lutz Consulting. Einer dreitägigen Planungsphase vor Ort in Laer folgten die Migration der Daten und die Schulung der Mitarbeitenden. Benjamin Frenzel beschreibt die ersten Erfahrungen: „Zunächst war das Arbeiten mit Haufe X360 ungewohnt, denn wir mussten uns auf neue Abläufe einstellen, die wir so mit der alten Software nicht kannten.“ Standardisierte, professionelle Prozesse ersetzten kleinteilige, manuell ausgelöste Einzelschritte. „Unser Softwarepartner Norbert Lutz erklärte mir dann: Ein ERP-System bringt ein völlig anderes Arbeiten mit sich und ist mit einer einfachen Business Software von Lexware nicht zu vergleichen.“

Die Umgewöhnungsschmerzen dauerten nicht lange an und schnell erkannte das gesamte Team von Lengers die Vorteile der Cloud-ERP für ihr tägliches Arbeiten.


Ergebnisse

Transparenz, Kontrolle, weniger Fehler: Die Vorteile standardisierter Prozesse

Lengers setzt nun seit Sommer 2020 die Cloud-ERP Haufe X360 ein. In der täglichen Arbeit profitiert das Team immens von den neu eingeführten Prozessen. „Wir haben eine komplette Übersicht über unsere Bestände, Aufträge, Finanzen und Kunden. Insgesamt sind wir viel besser organisiert und die kontrollierten Prozessabläufe haben Ordnung ins Unternehmen gebracht – sowohl für mich als Geschäftsführer als auch für die Mitarbeitenden im Lager, Büro und Außendienst.“

Auf Wachstumskurs: Einfaches Onboarding neuer Mitarbeitender

Das hilft besonders beim Onboarding neuer Mitarbeitender. Die Ruhephase des Corona-bedingten Lockdowns hat der Geschäftsführer genutzt, um fünf neue Mitarbeitende einzustellen. „Diese sind superschnell ins System eingearbeitet und können sich alle an die gleichen Prozesse gewöhnen“, beschreibt Frenzel. „Früher haben wir bestimmte Aufgaben mal so oder so erledigt. Heute hat alles einen klaren Ablauf, es passieren keine Fehler mehr und wir können Prozessschritte transparent nachverfolgen.“ Dank der reibungslosen Abläufe ist der Großhandel für einen Aufschwung nach dem Lockdown gewappnet.

Verkaufszahlen und Umsatzentwicklung in Echtzeit: Vertrieb ist hochmotiviert

Dank der detaillierten Dashboards und Analysemöglichkeiten haben alle Mitarbeitenden bei Lengers die für sie wichtigen Informationen auf einen Blick verfügbar. „Vor Haufe X360 musste das Vertriebsteam für aktuelle Umsatz- und Kundenentwicklungen eigens bei mir nach Reportings fragen“, erinnert sich Frenzel. Heute haben die Vertriebsmitarbeitenden die aktuellen Dashboards als Startseite in ihrem Haufe X360 Account auf dem Smartphone und sehen jederzeit, wo sie in der Umsatzentwicklung stehen, welche Kunden welche Ware bestellt haben und viele weitere relevante Statistiken und Aufschlüsselungen. „Das spornt die Kollegen richtig an, denn sie vergleichen ihre Umsätze miteinander und motivieren sich so zu Höchstleistung!“, freut sich Frenzel.

Positive Zukunftsaussichten: Mit Plattform und Partner ist Lengers gut gerüstet für den Aufschwung

Um das Geschäft weiter voranzubringen, ist Frenzel die Ausstattung seines Vertriebspersonal auch unterwegs sehr wichtig. „Ich möchte alles dafür tun, meine Außendienstmitarbeitenden für einen exzellenten Service bei der Kundschaft vor Ort auszustatten“, so der Geschäftsführer. Er plant dafür, den Außenverkauf auszuweiten und seinem Vertrieb hilfreiches Rüstzeug für den mobilen Verkauf an die Hand zu geben. „Ob mit der Haufe X360 App oder einem digitalen Kundenportal – die Vertriebskollegen sollen die Kunden vor Ort noch besser beraten und Bestellungen abwickeln können“, so Frenzel.

Mit dem Partner Lutz Consulting geht er hier in die Planungen, was perspektivisch alles möglich ist. Dabei ist Frenzel sehr motiviert: „Wir fangen gerade erst richtig an: Schritt für Schritt wollen wir Haufe X360 erweitern und neue Funktionen für uns entdecken. Das ist das Besondere an der Cloud-Plattform: Was nicht ist, das kann noch werden! Ich bin sehr optimistisch, dass wir den richtigen Partner mit der richtigen Softwarelösung im Rücken haben!“


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