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Schnelle ERP Implementierung
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IoTmaxx GmbH

Turbostart in der Cloud:

IoTmaxx startet mit Haufe X360 in wenigen Wochen durch.

Internet of Things Hardware - IoTmaxx GmbH

Kurzübersicht IoTmaxx GmbH

Branche
IoT-Dienstleister
Sitz
Hannover, Niedersachsen, Deutschland
Größe
7 Mitarbeiter
Software vor Haufe X360
gegründet mit Haufe X360

Über IoTmaxx GmbH

Das Startup IoTmaxx ist Spezialist für industrielle Internet-of-Things-Anwendungen für verschiedenste Branchen. Direkt mit Haufe X360 im Juni 2020 operativ gestartet, entwickelt das Unternehmen Hard- und Software-Lösungen zur Datenübertragung von Maschinen und Systemen. Zu den Kunden der IoTmaxx gehören Unternehmen, die Fernwartungslösungen ermöglichen und Bedarf für digitale Mehrwertdienste und Predictive-Maintenance Lösungen haben. Dazu zählen Unternehmen aus Bereichen der Automatisierungstechnik, dem Gebäudemanagement, Energienetzbetreiber, Ingenieurswesen, Bau- und Verkehr und viele mehr.

Nutzer von Haufe X360: Christian Lelonek IoTmaxx GmbH

Für den Start unseres Unternehmens haben wir uns für die Cloud-ERP Haufe X360 entschieden. Genau wie IoTmaxx setzt Haufe X360 auf Cloud-Technologie, eine offene Plattformarchitektur und die Integrationsfähigkeit mit Drittanwendungen. Haufe X360 wächst mit unseren Anforderungen mit und hilft uns zu skalieren. So können wir richtig durchstarten!

Christian Lelonek
Geschäftsführer der IoTmaxx GmbH
Portraitbild Tino Becker

Mit der alten Software waren wir nicht mehr in der Lage, unser wachsendes Unternehmen abzubilden und den agilen Marktprozessen zu folgen. Wir brauchten dringend eine vollintegrierte Unternehmenslösung.

Dipl.-Ing. (FH) Tino Becker
Geschäftsführer LaCoSys GmbH
Portraitbild Tino Becker

Die Zusammenarbeit mit der Bome GmbH war eine Partnerschaft auf Augenhöhe und so lief der Implementierungsprozess fast reibungslos.

Dipl.-Ing. (FH) Tino Becker
Geschäftsführer LaCoSys GmbH

Auf einen Blick:
Der Mehrwert für IoTmaxx

Schnelle Implementierung
Einführung und Go-Live der Plattform in nur sechs Wochen

Keine Anschaffungskosten für Soft- und Hardware
dank Cloud-Lösung

Standortunabhängiges Arbeiten von Mitarbeitern möglich

Effiziente Unternehmensprozesse
dank Best-Practice-Abläufen und Standards

360-Grad-CRM
Rundumblick auf Kundenentwicklung, Marketing- und Vertriebsaktivitäten

Effiziente Skalierung
dank flexiblem Zubuchen neuer Mandanten und Module

Externes Lager
Anbindung, Rechtevergabe und reibungslose Zusammenarbeit mit Lagerdienstleister in einem zentralen System

Herausforderungen

Gründung in der Corona-Krise: IoTmaxx startet Betrieb mit Haufe X360

IoTmaxx startete sein operatives Geschäft im Mai 2020 – mitten in der Corona-Krise. Da das fünfköpfige Team von Anfang an in unterschiedlichen Städten arbeitete, waren Lockdown und Kontaktbeschränkungen für IoTmaxx kein Problem. „Wir sind ein echtes Cloud-Unternehmen – und suchten entsprechend auch nach einer Unternehmenslösung, die uns dieses standortunabhängige Arbeiten ermöglicht.“  

Dass sie ihr Unternehmen nicht auf Word und Excel gründen wollten, war von Anfang an klar. Die Geschäftsführer, erfahren im Konzern- und Agenturumfeld, suchten eine Unternehmenssoftware, die schnell einsatzbereit ist, smarte Prozesse einführt und flexibles Wachstum ermöglicht. „In meiner Konzernzeit hatte ich selbst die Mammut-Einführung einer SAP-Lösung begleitet und wusste genau: Bei uns muss das schneller gehen“, schildert Christian Lelonek seine Erwartungen.

Wichtig war, dass die Lösung relevante Abläufe der Kundenakquise, -kommunikation und -beziehungspflege abdeckt, damit sich das Unternehmen schnell einen Kundenstamm aufbauen kann. Auch Marketingkampagnen und Vertriebsaktivitäten sowie ein externes Lager mussten transparent abgebildet werden. Alle Unternehmensbereiche sollten in einem System miteinander integriert sein.

Ansprüche von IoTmaxx an eine ERP-Lösung

Cloud-Lösung für standortunabhängige Zusammenarbeit in einem zentralen System
Schnelle und unkomplizierte Implementierung
Vollintegrierte Lösung mit starkem CRM- und Marketingmodul
Skalierbarkeit:
Möglichkeit, Mitarbeiter flexibel dazu buchen zu können
Kostentransparenz:
Feste und planbare Kostenstruktur
Kollaboration mit Externen:
Individuelle Rechtevergabe für externe Lagerdienstleister

Wechsel zu Haufe X360

„Haufe X360 passt zu uns“: Richtige Lösung, richtiger Partner

Bei der Suche nach einer geeigneten Unternehmenssoftware entschied sich IoTmaxx zunächst für einen regionalen Partner. „Dieser zeigte uns die Cloud-ERP-Lösung Haufe X360, die uns durch ihren intuitiven Aufbau, die einfache Nutzung und das transparente Konditionenmodell überzeugte. Ich erkannte sofort: Haufe X360 passt zu uns,“ so Christian Lelonek.

Doch dann fiel mitten in den Projektplanungen der Partner aus. „Das hätte ein herber Rückschlag sein können, doch das Team von Haufe X360 sprang sofort ein und empfahl uns S+S SoftwarePartner“, erinnert sich der Geschäftsführer. Nach dem Erstkontakt im Mai 2020 war S+S sofort bereit, das Projekt zu übernehmen und Haufe X360 bei IoTmaxx einzuführen. „Dieser Elan und die Hands-on-Mentalität bestärkten uns in unserer Wahl.“

Ein echtes Erfolgsprojekt: Haufe X360 in wenigen Wochen implementiert

Ursprünglich wollte IoTmaxx im Mai 2020 seine Webseite launchen und im Juni das ERP-System live stellen. Durch den Wegfall des Partners schien dieser straffe Zeitplan nicht eingehalten werden zu können. „Da aber das operative Geschäft durch Corona ein wenig langsamer anlief als erwartet, konnten wir durch einen strukturierten Projektplan, intensives Online-Training und viel Disziplin aller Mitarbeiter das Projekt mit nur wenig Verzögerung durchziehen“, so Christian Lelonek.

Große Chancen boten der Start auf der grünen Wiese und das konsequente Vertrauen in die Standardprozesse der ERP-Lösung. „Wir wollten keine individuellen Prozessanpassungen, durch die wir viel Zeit verlieren und uns unnötige Komplexität einbauen“, so Lelonek weiter. „Wir haben uns völlig auf die bestehenden Workflows verlassen. Dass das die richtige Entscheidung war, hat sich bis heute bestätigt.“

Besonders hilfreich für den reibungslosen Projektverlauf und den schnellen Einsatz von Haufe X360 war das Testsystem, das vorab zur Verfügungstand. „S+S schulte uns auf dem Testsystem, wir konnten uns austoben und die Workflows kennenlernen. Durch die enge Betreuung unseres Partners waren wir schnell fit im System – bei Fragen stand uns das Team mit spontanen Videosessions, Screen Sharing und First Level Support stets zur Seite“, lobt Lelonek.

Erfolgsfaktoren für den Kickstart von IoTmaxx: In 6 Wochen live

Vertrauen auf Standardprozesse und Best-Practice-Workflows im System
Verzicht auf komplizierte Customizations, die schlanke Prozesse überfrachten könnten
Schulung und Gewöhnung an die Software durch ein Testsystem
Aufgabenbezogene Schulung: Fokus auf die wichtigsten Kernprozesse
Komplexere Spezialfälle erst nach und nach erlernen
Partner, der auch virtuellen Support bietet

Ergebnisse

Das Wichtigste im Blick: 360-Grad-Transparenz über die Kundenentwicklung.

IoTmaxx nutzt Haufe X360 vornehmlich für Warenwirtschaftsvorgänge, Marketing und Vertrieb sowie das Kundenmanagement. Der größte Mehrwert ist hierbei die volle Transparenz über die Kundenentwicklung. „Wir haben es mit langwierigen und individuellen Projekten zu tun, unser Kaufzyklus dauert mehrere Wochen. Dank Haufe X360 hat das gesamte Team vom Erstkontakt bis zum Abschluss eine 360-Grad-Transparenz über die Kundenentwicklung“, so Lelonek. Und durch die Windows-Exchange-Integration können direkt aus dem Posteingang heraus neue Interessenten und Kontakte erstellt werden, die dann in Haufe X360 übertragen werden.

Datenzugriff und Zusammenarbeit von überall: Transparente Kollaboration

IoTmaxx hat zwar eine Bürozentrale in Hannover, die Mitarbeiter von IoTmaxx arbeiten aber vorwiegend an unterschiedlichen Standorten. Dank der Cloud-Architektur von Haufe X360 können alle orts- und zeitunabhängig auf das System zugreifen. Von der Produktverfügbarkeit über Preise und Konditionen bis hin zu Angebots- und Auftragsstatus sind alle Mitarbeiter stets auf dem gleichen Informationsstand. Auch die Vertriebsdaten weiterer externer Vertriebspartner lassen sich durch Schnittstellenintegration ins System importieren. So bedarf es keiner umständlichen Abstimmungen zwischen den Mitarbeitern. Jeder kann eigenständig agieren und sich auf die Produkte, Kundenakquise und Projekte konzentrieren.  

Externes Lager im Griff: Lagerdienstleister greift auf Haufe X360 zu

Seine eigenentwickelten und in Deutschland produzierten Industrie-Router und programmierbaren Gateways bewahrt IoTmaxx in einem externen Lager auf, das von einem Logistikdienstleister betreut wird. Räumlich getrennt greift der Lagerist auf das zentrale System Haufe X360 zu. Dank des festlegbaren Rollenkonzepts und eingeschränkter Berechtigungen sieht der Lagerist in Haufe X360 nur, was er für die Warenabwicklung benötigt. „Wir bewegen pro Jahr einige Tausend Gateways und ebensoviele Router. Unser Lagerist verschickt tagtäglich Sendungen, verbucht Eingänge, lagert Ware ein“, so Lelonek. „Dank Haufe X360 sind wir stets im Bilde, wo wir mit unserem Warenstand stehen.  Auch für den Logistiker war es kein Problem, sich auf Haufe X360 einzulassen und mit dem System zu arbeiten.“

Wichtige Unternehmens- und Kundenkennzahlen im Blick

„Das Management-Dashboard ist meins“, lacht Christian Lelonek. „Ich erkenne sofort, wie viele Kunden in den letzten 30 Tagen angelegt, wie viele Aufträge verfasst wurden und wie der Vorlauf der Rechnungen, der Erlöse und der Liefereingänge von Lieferanten ist.“ Besonders wertvoll findet der Geschäftsführer die Ampelübersichten: Durch die farbliche Darstellung der wichtigsten Kennzahlen in grün, gelb oder rot lässt sich auf einen Blick erkennen, wo das Unternehmen gerade steht oder wo er als Geschäftsführer eingreifen muss.

Vom Kickstart zum Wachstumsmotor: Startup IoTmaxx will hoch hinaus

Die Corona-Krise war zwar eine unvorhersehbare Herausforderung für das aufstrebende Startup-Team. Doch das Kundeninteresse an den IoT-Lösungen des Unternehmens ist riesig. „Wir wollen wachsen. Wir müssen wachsen. Daher planen wir den Aufbau weiterer Mitarbeiter im Service und Vertrieb, um der hohen Kundennachfrage nachzukommen und viele weitere erfolgreiche Projekte umzusetzen“, so Lelonek. Dass er dank der flexiblen Nutzerkonzepte von Haufe X360 problemlos neue Nutzer hinzubuchen kann, gibt Lelonek ein gutes Gefühl. „Die Plattform wächst mit uns. Darauf kann ich mich verlassen.“

Und wenn zukünftig auch die Beratung vor Ort wieder zunehmen sollte, ist IoTmaxx gewappnet: Weitere Module wie die Außendienststeuerung sind wertvolle Erweiterungen im System, um die veränderten Services des Unternehmens passgenau abzubilden.  

„Mit Haufe X360 können wir richtig durchstarten und uns darauf konzentrieren, unsere Kunden mit den zukunftsweisenden Lösungen von IoTmaxx erfolgreich zu machen.“

Christian Lelonek
Geschäftsführer IoTmaxx GmbH

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